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Manual de Procedimientos

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010 Elaborado por:

Revisado por:

Sección de Compras y Administración de Bienes

Jefe Sección de Compras y Administración de Bienes

Aprobado por:

Vicerrector Administrativo

TABLA DE CONTENIDO

1

OBJETIVO .......................................................................................................................... 3

2

ALCANCE........................................................................................................................... 3

3

DEFINICIONES ................................................................................................................... 3

3.1

Quotation (Cotización) ..................................................................................................... 3

3.2

Incoterms......................................................................................................................... 3

3.3

Factura Pro forma (Pro forma Invoice) ............................................................................. 3

3.4

Junta de Contratación...................................................................................................... 4

3.5

Licencia de importación ................................................................................................... 4

3.6

Nacionalización................................................................................................................ 4

3.7

Orden Contractual – Solicitud de Importación.................................................................. 4

3.8

Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE -................ 4

3.9

Sociedad de Intermediación Aduanera – SIA................................................................... 4

4 4.1 5

POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ..................................................................... 5 Con respecto a las Importaciones.................................................................................... 5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL .................................................................................... 7

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COMPRAS INTERNACIONALES

PROCEDIMIENTOS:........................................................................................................... 8

6.1

Trámite de la Importación ................................................................................................ 8

6.2

Nacionalización y Recepción de la Importación ............................................................. 13

7. PROCESOS INVOLUCRADOS ............................................................................................ 14 8. FORMATOS.......................................................................................................................... 14 9. DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................................ 15 10. ANEXOS ............................................................................................................................. 15

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COMPRAS INTERNACIONALES

1 OBJETIVO Establecer las políticas, condiciones generales y actividades necesarias para la realización, compras y equipos y suministros que hace la Universidad en el exterior, cumpliendo con la normatividad del Estatuto de Contratación Resolución 046 de 2004 del Consejo Superior.

2 ALCANCE Involucra a todas las dependencias de la Universidad del Valle que requieran realizar compras internacionales

3 DEFINICIONES 3.1 Quotation (Cotización) Es un documento que comprende todos los elementos que figuran en la Factura Comercial definitiva. Se expide pero no crea compromiso de compra. 3.2 Incoterms Términos Internacionales de comercio aceptados y adoptados por compradores y vendedores en transacciones internacionales. Los Incoterms son usos que definen las obligaciones y responsabilidades de entrega de las mercancías hasta un lugar determinado. Los incoterms más usados son: EXW, CPT, CIP, DDU, Se aplican para embarques que se realizan por cualquier medio de transporte. Ejemplo: Incoterm carriage paid to (Transporte pagado hasta). 3.3 Factura Pro forma (Pro forma Invoice) Cuando el comprador (la Universidad) decide la compra a determinado proponente se solicita la Proforma Invoice con la cual se crea el compromiso con el exportador.

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COMPRAS INTERNACIONALES

3.4 Junta de Contratación Organismo cuya función principal es la de estudiar la recomendación de la adjudicación de las solicitudes de cotizaciones y convocatorias privadas y públicas para la adquisición de bienes y servicios que realice la Universidad. 3.5 Licencia de importación Autorización oficial que emite u otorga Mincomex, para permitir la entrada de mercancías al país del importador. Asociado a este permiso y dependiendo del tiempo de equipo y/o material a importar se requieren de otros vistos buenos. 3.6 Nacionalización Proceso para legalizar la entrada al País de mercancía comprada en el Exterior, incluye los pagos arancelarios, impuestos, gastos de transporte que la SIA realiza en nombre de la Universidad. 3.7 Orden Contractual – Solicitud de Importación Documento Contractual utilizado para los Contratos menores a 200 SMMLV, que se realicen con proveedores nacionales que representan a la firma internacional con la cual se va a realizar la importación. En este documento se establecen las condiciones de la contratación su detalle y valor. En el caso de importaciones si la compañía exportadora no tiene representante en Colombia, se tramita solicitud de importación (Formato F-01 - MP-08-02-01). 3.8 Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal de la Contraloría General de la República creado mediante Ley 598 de 2000 y reglamentado mediante el Decreto N° 003512 de Diciembre 5 de 2003; integra t odos los datos relevantes del proceso de contratación estatal, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicación de las operaciones. 3.9 Sociedad de Intermediación Aduanera – SIA También conocida Agente de Aduanas, es la persona jurídica cuyo objeto social principal es el ejercicio de la Intermediación Aduanera, para lo cual deben obtener

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autorización por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Las SIAS son empresas intermediarias que ayudan en todo el proceso de exportación e importación, gestiona por la Universidad el proceso de licencia se importación y el proceso de nacionalización. 4 POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES •

Resolución No. 046 de 2004 del Consejo Superior por la cual se expide el Estatuto de Contratación.

4.1 Con respecto a las Importaciones Para efectuar compras mediante el proceso de importación, el Ordenador de Gastos de la dependencia que requiera los bienes, deberá presentar una solicitud escrita a la Sección de Compras y Administración de Bienes de la Universidad, detallando la siguiente información: - Descripción de los bienes - Indicar el uso que se dará a dichos bienes. Si, e acuerdo con el valor estimado de la compra y la representación, el proceso se debe ejecutar mediante solicitud de cotización u orden contractual, se deben aportar las respectivas cotizaciones y adjuntar la recomendación de adjudicación debidamente sustentada. Si, solamente se ha obtenido una cotización como consecuencia de que el proveedor goza de exclusividad en el suministro de los bienes, se deben presentar las certificaciones enunciadas en el Numeral 1 del Artículo 35º del Estatuto de Contratación. - Presentar la cotización, acompañada de la traducción oficial de la descripción de los bienes a adquirir. En la cotización o adjunto a ella, se debe especificar la información bancaria del proveedor necesaria para el pago de la importación, el término de negociación Internacional y la Moneda de Negociación Internacional. - Indicar la imputación presupuestal contra la cual se ejecutarán los gastos que demande la importación. Realizar Certificado de Disponibilidad Presupuestal. - Indicar el nombre y código de Colciencias, cuando se trate de proyectos de investigación financiados por dicha Entidad.

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COMPRAS INTERNACIONALES

- Suministrar los demás documentos e información que soliciten las diferentes entidades relacionadas con el Comercio Exterior. - Cuando el peso de los bienes a importar sobrepasa los 50 Kg. O el valor supera los USD$2.000, se requieren: licencia de importación y trámites de nacionalización con una Agencia de Aduanas. 2. El trámite de las importaciones lo podrá efectuar directamente la Sección de Compras y Administración de Bienes o se podrá solicitar para ello la contratación de las entidades de logística de distribución física internacional y comercio exterior que se requieran para llevar a cabo dicha labor. En cualquier caso, deberá cumplirse la reglamentación contenida en el Estatuto de Contratación. La Sección de Compras y Administración de Bienes solicitará el certificado de disponibilidad presupuestal para cubrir el costo de la importación y de los gastos que se deriven de los servicios de distribución física o de comercio exterior que se contraten, con cargo a la imputación presupuestal suministrada por la Dependencia interesada para el trámite de la importación. 3. El pago de las importaciones se efectuará exclusivamente a través de la División Financiera de la Universidad del Valle. La forma de pago seleccionada dependerá de la cuantía de la compra y de la negociación que se haga con el proveedor. 4. La transferencia bancaria anticipada se podrá realizar hasta por el cien por ciento (100%) del valor de la importación, según se establece en el Artículo 21º del Estatuto de Contratación, cumpliendo con los siguientes requisitos: - Se podrán realizar transferencias bancarias anticipadas por cualquier valor, en el caso que haya representante en Colombia por parte del proveedor en el exterior y se constituya la respectiva póliza de buen manejo de anticipo. La autorización para el pago se hará por parte del respectivo Ordenador de Gastos y requiere de las demás autorizaciones estipuladas en el Capítulo IV del Estatuto de Contratación, según el monto de la contratación. - Cuando no haya representante del proveedor en Colombia o no se pueda obtener la póliza de buen manejo de anticipo, solo se podrán efectuar transferencias bancarias

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COMPRAS INTERNACIONALES

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anticipadas hasta la suma equivalente a cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$5000).Para montos enter US $5000 y US$ 10.000, la Junta de Contratación podrá recomendar transferencias bancarias anticipadas. En los demás casos deberá realizarse el pago de la importación mediante el sistema de Carta de Crédito o posterior al recibo a satisfacción.

En estos casos, la autorización para el pago procederá de la siguiente manera: • Para valores hasta el equivalente de cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$5.000), requiere autorización emitida por el respectivo Ordenador de Gastos. •

En todos los casos de compras en el exterior, especialmente en las importaciones sin representante en Colombia, es obligación del funcionario que requiera los bienes, obtener la información sobre la existencia y referencias del proveedor, de tal manera que se minimice el riesgo en el cumplimiento del despacho y garantías por parte del mismo.

•

En caso de haber diferencia con el valor real en pesos pagados al proveedor, el operario de la Unidad solicitante debe realizar los ajustes correspondientes al Registro Presupuestal.

•

Documentos soportes para la legalización del Bien: Documentos de Nacionalización: Documento de Transporte, Declaración de Importación (Guía Área cuando no haya Declaración de Importación) Factura de Compra Informe de Recepción

•

El trámite de importaciones que requiera Licencia de Importación se deberá realizar únicamente a través de la Sección de Compras y Administración de Bienes de la División de Administración de Bienes y Servicios.

5 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL No Aplica

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6 PROCEDIMIENTOS: Indica que es una actividad de control. 6.1 Trámite de la Importación No. ETAPA 1

ETAPA Solicitud de Importación

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

A- Diligenciar Formato de Solicitud de Importaciones, con el respectivo informe técnico Jefe - Unidad y cotizaciones B- Elaboración y trámite de Certificado de Disponibilidad Presupuestal C- Autorizar la solicitud de Importación

Realización de la Solicitud de Factura Proforma

A- Verificar la solicitud, que envió la dependencia en el formato. B- Registrar los datos para solicitar la Factura Pro forma al proveedor y enviar la solicitud al proveedor. D- Enviar la Factura Proforma a la Sección de Compras y Administración de Bienes

Formato de Solicitud de Importaciones F-01-MP-08-02-01

Operario-Unidad Ordenador de Gastos

D- Enviar la Solicitud de Importación, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), la cotización a la Sección de Compras y Administración de Bienes y si la importación es mayor a 200 SMMLV el Formato de Estudio y Conveniencia Operario-Unidad

2

REGISTROS

Formato de Solicitud de Importaciones F-01-MP-08-02-01 Certificado de Disponibilidad F-02-MP-09-01-02 Estudio de Conveniencia y Oportunidad F-01- MP-08-01-03

Funcionario-Compras

Funcionario-Compras

Proveedor

Factura Pro-forma

E- Ingresar la información de la factura proforma (Días de entrega, garantías, seguros, valor en Funcionario-Compras pesos, peso y medidas aproximadas)

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010 No. ETAPA 3

ETAPA

ACTIVIDAD

Si el peso del Bien es mayor a 50 Kg o el costo supera los US $2000, se realizan las actividades de nacionalización de los bienes

A- Generar solicitud para la Preliquidación (Costos aproximados de los trámites con el Agente de Aduanas), anexar y enviar comunicación de solicitud al Agente de Aduanas

RESPONSABLE

Funcionario-Compras

B- Enviar preliquidación (Costo aproximado del valor del trámite de nacionalización) Agente aduanas C- Ingresar los datos al sistema de la Preliquidación (gastos de nacionalización, derechos arancelarios, etc.) 4

5

Elaboración y Trámite del Registro Presupuestal

REGISTROS

A- Enviar información de la proforma y de la preliquidación al operario de la Unidad Solicitante B- Elaborar y tramitar los Registros de Disponibilidad Presupuestales correspondientes (Agente de Aduanas y Proveedor) C- Completar la Preliquidación en el sistema (Costo de la Nacionalización) y Orden Contractual de Importación con los números de los Registros Presupuestales

Preliquidación

Funcionario-Compras

Funcionario-Compras Registro Operario-Unidad / Funcionario Compras Presupuestal

Funcionario-Compras

Trámite de A- Enviar al Agente Aduanero la solicitud de licencia de Licencia de Importación. Funcionario-Compras Importación (Sólo para B- Tramitar Licencia de Importación en el VUCE Agente aduanero bienes mayores (falta definir este término) a US$1.000 y C- Tramitar y obtener ante las autoridades la peso mayor a 26 licencia de importación y enviar a la Sección de Licencia de Agente aduanero Kg Importación Compras y Administración de Bienes. D- Ingresar los datos al sistema de la Licencia de Importación, fecha y número de Licencia.

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Funcionario-Compras

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010 No. ETAPA 6

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

Si tiene A- Generar la solicitud de Exención de IVA y exoneración de Certificado de Impacto Ambiental. IVA por aportes de Colciencias

Solicitud de Exoneración de Funcionario-Compras IVA y Certificado de Impacto Ambiental B- Revisar y firmar solicitud de Exención de IVA Solicitud de y Certificado de Impacto Ambiental Exoneración de Rector/Vicerrectoría IVA y Certificado de Investigaciones de Impacto Ambiental C- Enviar Solicitud de Exención de IVA y Certificado de Impacto Ambiental al director de Solicitud de Funcionario-Compras Exención de IVA proyectos con instrucciones para trámite ante Colciencias D- Tramitar Solicitud de Exención de IVA a Docente director del través de la página web de Colciencias. proyecto E- Recibir la notificación de Colciencias por el Funcionario-Compras valor a exonerar. F- Enviar notificación a la oficina de la Universidad del Valle en Bogotá para que Funcionario-Compras realice el trámite correspondiente con Colciencias. G- Elaborar, tramitar y enviar carta firmada por el Rector, autorizando a un funcionario para Funcionario reclamar la Resolución Compras

Carta de Autorización

H- Reclamar la Resolución en Colciencias con el valor a exonerar y enviar a la Sección de Resolución de Funcioanrio Univalle Compras y Administración de Bienes. aprobación de la Bogotá exoneración I- Registrar el número de Resolución de Colciencias y el valor de la exención J – Registrar y enviar al Agente Aduanero la Resolución emanada de Colciencias para trámites de nacionalización

DEFINITIVO

Funcionario-Compras

Funcionario-Compras

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010 No. ETAPA 7

ETAPA Documento Contractual de Importación

ACTIVIDAD A- Diligenciar el Documento Contractual

B- Revisar y Firmar Documento Contractual.

C- Reportar al SICE el documento contractual

8

Pago a proveedores

RESPONSABLE

REGISTROS

Contrato con Formalidades Plenas Orden Contractual Funcionario-Compras F-03-MP-08-01-02 Solicitud de Importación F-01-MP-08-02-01 Coordinador Administrativo Ordenador de Gastos Técnico encargado de Reportes a Entes de Control

A- Ingresar información de los datos a pagar al proveedor y crear artículos a importar (si no Funcionario-Compras existen) en el Sistema de Información SABS C- Elaborar Formato de solicitud de importación, anexar CDP, RP, licencia, factura proforma.

D- Revisar y autorizar el pago.

DEFINITIVO

Tramite de Importación F-02-MP-08-02-01 Certificado de Disponibilidad F-02-MP-09-01-02, Funcionario-Compras Registro Presupuestal F-03-MP-09-01-02 Licencia de Importación Factura proforma Jefe de la Sección de Compras y Administración de Bienes Coordinador Administrativo Ordenador del Gasto

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010 No. ETAPA

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

E- Entregar documentación a la Sección de Pagaduría de la División Financiera

Tramite de Importación F-02-MP-08-02-01 Certificado de Disponibilidad F-02-MP-09-01-02, Registro Presupuestal Funcionario-Compras F-03-MP-09-01-02 Copia de la Licencia de Importación Factura pro forma Resolución de Rectoría (Proveedor Exclusivo)

F- Revisar Documentos y registrar la Información

Técnico Sección de Pagaduría

G- Realizar los trámites necesarios para el Traslado Bancario. Ver Procedimiento 10. Pago Técnico de la Sección de Pagaduría en Moneda Extranjera del Manual de Procedimientos de Egresos MP –09-01-05 H- Enviar la confirmación del traslado (Swift) a la Sección de Compras y Administración de Técnico de la Bienes. Sección de Pagaduría I- Enviar comunicación al proveedor con la confirmación de la transferencia para enviar los artículos Jefe - Compras

9

A- Enviar factura a la Sección de Compras y Pago al Agente Administración de Bienes. Si el valor del IVA a a pagar es superior a $2.000.000 se envía la de aduanas Declaración de Importación para tramitar pago a la DIAN, de lo contrario se incluye en la factura

DEFINITIVO

Agente de Aduanas

Swift y carta de instrucciones de envío

Factura y Declaración de Importación

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010 No. ETAPA

ETAPA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

B- Elaborar la Pre-Solicitud de Pago en el Sistema de Información SABS

FuncionarioCompras / Operario Unidad

Pre-Solicitud de Pago

C- Elaborar y tramitar Solicitud de Pago en Interfinanzas

FuncionarioCompras/ Operario Unidad

Solicitud de Pago

D- Tramitar de pago al Agente de Aduanas y del IVA si es el caso

Técnico de Sección de Pagaduría

6.2 Nacionalización y Recepción de la Importación •

Recepción de los bienes importados por parte de la Sección de Compras y Administración de Bienes o de la dependencia solicitante.

No. ETAPA 1

ETAPA

ACTIVIDAD

Confirmación de A- Ingresar información de los pagos reales legalización del realizados y costos de transporte, I.V.A y Bien Aranceles B- Enviar comunicación a la Sección de Contabilidad y a la Sección de Pagaduría, con la información de la importación anexando documentos soportes. (Cuando tiene IVA)

DEFINITIVO

RESPONSABLE

REGISTROS

Funcionario-Compras Documentos Soportes: Copia de la Declaración de Importación sellada por el Funcionario-Compras Banco Copia de la Factura Definitiva Copia del Formato Trámite de Importación

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010 No. ETAPA 2

ETAPA Recepción del Bien

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTROS

A- Recibir notificación de la entrega del bien en Funcionario de el Depósito Aduanero. Compras B- Notificar al Agente Aduanero del arribo de los Funcionario de bienes (información enviada por el depósito). Compras C- Tramitar nacionalización de mercancía. Agente Aduanero D- Entregar a la Sección de Compras y Administración de Bienes o directamente a la dependencia los bienes importados. E- Recibir la Factura del agente, factores de nacionalización y los bienes recibidos. F- Confrontar la Factura con el documento Contractual de Importación realizada G- Confrontar y colocar las cantidades y precios reales H- Asignar y enviar el bien a la persona solicitante I- Recibir y aceptar el bien adquirido J- Ejecutar el manual de Control de Bienes Muebles Devolutivos o Control de Bienes Muebles no Devolutivos o de Consumo, según sea el caso.

Factura y documentos de nacionalización

Agente Aduanero

Funcionario-Compras Factura Funcionario-Compras Funcionario-Compras Funcionario-Compras Empleado -Unidad

Informe de Recepción

Funcionario – Inventarios

7. PROCESOS INVOLUCRADOS Proceso de Gestión Financiera 8. FORMATOS Solicitud de Importación Tramite de Importación Certificado de Disponibilidad Registro Presupuestal Informe de Recepción Orden Contractual

DEFINITIVO

F-01-MP-08-02-01 F-02-MP-08-02-01 Interfinanzas - F-02-MP-09-01-02 Interfinanzas - F-03-MP-09-01-02 Preimpreso – SABS F-03-MP-08-01-02

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COMPRAS INTERNACIONALES

Marzo 2010

9. DOCUMENTOS EXTERNOS No.

DOCUMENTO

Expedido por

10. ANEXOS

CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO

DESCRIPCIÓN

1.0

Versión Inicial

2.0

Actualización de Procedimientos y Normatividad

FECHA Enero de 2007 Marzo 2010 Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

F-04-MP-12-01-02 V-01-2008

DEFINITIVO

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