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Realizado por: Víctor Chiluisa Daryl Ortiz

Fecha: 30-07-2012 RUC 1723037103001

Actual Proceso: Logística

Código: L7392 Procedimiento: Importación

8.4 PROPUESTA DE MANUALES TRAVELTEX CIA. LTDA.

DE

Página: 1 de

12

PROCEDIMIENTOS PARA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE “FERRETERIA DON LUCHO” El presente documento integra el objetivo de los manuales, su descripción, alcance, responsabilidades, autoridad, conceptos, procedimientos, documentos y flujo gramas a realizar por cada uno de los departamentos de FERRETERIA DON LUCHO para otorgar atención a los usuarios internos de la empresa. La descripción de los procedimientos que se realizaron en el manual contribuye permanentemente para que el personal funcionario la empresa conozca e identifique sistemáticamente el conjunto de actividades que se realizan durante el control y operación de cada una de sus funciones. En este contexto, el manual constituye un instrumento administrativo que servirá como guía metodológica para el desarrollo de las funciones, y en medida que se mejore o actualice se promoverá la eficiencia en los servicios prestados. En la siguiente tabla se presenta la clasificación de los procesos que serán aplicados a FERRETERIA DON LUCHO. Tabla 29. Índice de Procesos ORD. 1 2 3 4 5

PROCESO Logística Almacenamiento Ventas Financiero Talento Humano

Tabla 30. Índices de Procesos y Procedimientos No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Código Procedimiento L01 LI011 A02 AR021 V03 VC031 VD032 F04 FC041 FO042 TH05 THRSC051

13.

THSDE052

Descripción Proceso / Procedimiento LOGÍSTICA Importaciones ALMACENAMIENTO Recepción de Mercadería VENTAS Contacto y Venta de Mercadería a Clientes Distribución FINANCIERO Cobranzas Obligaciones por Pagar TALENTO HUMANO Reclutamiento, Selección y Contratación del personal Socialización, Desarrollo y Evaluación desempeño

1

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos necesarios para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados para los productos adquiridos por la empresa. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a los materiales, materias primas, productos en proceso o terminados manipulados por la empresa, es aplicable desde el momento en que se notifica el procedimiento de importación hasta que sale el producto inspeccionado, identificando su estado de Inspección. 3. DESCRIPCIÓN

2

Documento Actividades Tiempo Recibir la nota de pedido y realizar el pedido de Orden de Coordinadora de mercadería por teléfono o Internet, mediante compra Logística ¼ hora orden de compra. Envía confirmación del pedido si posee o no lo Confirma vía Proveedor ¼ hora solicitado e-mail Coordinadora de Recibe la confirmación del pedido que envía el e-mail Logística ¼ hora proveedor Coordinadora de Factura Pro Logística SI: Solicita factura-proforma al proveedor ó ¼ hora forma Coordinadora de Cartilla de Logística NO: Buscar otros proveedores. proveedores 1 hora Coordinadora de Recibir y verificar la factura proforma cantidad, Factura Pro Logística ¼ hora precio, artículo solicitado y valor total forma Coordinadora de Factura Pro Logística Verificar los valores de la factura ¼ hora forma Coordinadora de SI: La factura es mayor a 4000 solicitar inspección Factura Logística Proforma ¼ hora en origen a COTECNA Coordinadora de Solicitud de Logística NO: Realizar trámite normal de nacionalización Inspección ¼ hora Coordinadora de Negociar la forma de pago de la orden de compra Factura Logística Final ¼ hora Confirma la negociación de la compra a crédito o Factura contado Final Proveedor ¼ hora Dar instrucciones de embarque aéreo, marítimo o e-mail Coordinadora de terrestre al proveedor y solicitar factura original Logística 1 hora

Ord. Responsable 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Documento Actividades Envía factura original hasta FERRETERIA DON Factura Proveedor Final LUCHO Ecuador Entregar documentos para la nacionalización de Factura mercadería: factura final, orden de compra, Guía DUI Coordinadora de Aérea, DUI, Certificado de Inspección. Certificado Logística Guía Aérea Realiza el trámite de nacionalización de DAV CABLEC mercadería Transporte y entrega de mercadería a Guía de CABLEC FERRETERI Remisión A DON Factura el valor de sus honorarios por el trámite Factura CABLEC de nacionalización Asistente de Recepción de mercadería y documentos de Guía de Gerencia Remisión importación

Ord. Responsable 13

14 15 16 17 18

TOTAL

3

Tiempo 24 horas

¼ hora 120 horas 2 horas 1 Hora 2 horas 153.5 HORAS

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD RESPONSABILIDAD Los siguientes son los cargos con responsabilidad para la ejecución de las distintas actividades establecidas en este procedimiento: Asistente de Gerencia Es la responsable de llevar el control de los productos que entran y salen de este departamento. Así como de verificar que este procedimiento se esté utilizando correctamente. Proveedor Tiene la responsabilidad de cumplir con su cliente (FERRETERIA DON LUCHO) en el pedido realizado tanto en la cantidad, precio, peso, color, referencias, entre otras. Verificadores Es el encargado de realizar la inspección del producto y de revisar el estado físico en el que se encuentra el material con la factura expedida. AUTORIDAD Los siguientes son los cargos con la autoridad para tomar decisiones dentro de este procedimiento: Gerente General Es la autoridad para dar vía libre al procedimiento siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos. 5. CONCEPTO (S) Verificadora Institución que comprueba si la realización de una obra o producto se ajusta a las normas o especificaciones técnicas establecidas, o si poseen las condiciones de funcionamiento exigidas. Aduana Oficina pública en costas, fronteras y aeropuertos, para registrar los géneros y mercancías que se importan o exportan, y cobran los derechos que adeudan. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Producto Es el resultado de un sistema de actividades que utilizan recursos para transformar entradas en salidas.

4

6. PROCEDIMIENTO a. LA COORDINADORA DE LOGISTICA recibirá la nota de pedido o el requerimiento que lo realiza Bodega y realizará el pedido de mercadería por teléfono o Internet, mediante orden de compra. b. LA COORDINADORA DE LOGISTICA revisa la confirmación del proveedor sobre la orden de compra. c. LA COORDINADORA DE LOGISTICA decidirá si el proveedor posee lo solicitado pedirá una factura proforma y d. LA COORDINADORA DE LOGISTICA si es el caso en el que el proveedor no cuente con el pedido buscara a otros proveedores, es decir realizara el pedido en base a otras alternativas. e. LA COORDINADORA DE LOGISTICA recibe la factura proforma que le emite el proveedor al cual solicito la orden y procede a revisar artículos solicitados, precios, cantidades, tiempos de entrega, etc. f. LA COORDINADORA DE LOGÍSTICA revisa el valor facturado, las cantidades del pedido para decidir si se realiza o no la Inspección en Origen. g. LA COORDINADORA DE LOGÍSTICA solicita a CABLEC realizar el trámite de Inspección en Origen en el caso de que la factura sea mayor a 4000 USD. h. LA COORDINADORA DE LOGÍSTICA en el caso de que la factura sea menor a 4000 USD realizara el trámite de nacionalización normal. i.

LA COORDINADORA DE LOGÍSTICA realiza la negociación sobre la forma de pago de la orden de compra sea a crédito o de contado.

j.

LA COORDINADORA DE LOGÍSTICA recibe del proveedor la confirmación sobre la negociación de la orden de compra.

5

k. LA COORDINADORA DE LOGISTICA procede a dar instrucciones de embarque al proveedor puede ser aéreo, marítimo, o terrestre. l. EL PROVEEDOR envía factura final para que FERRETERIA DON LUCHO proceda a realizar el trámite de la nacionalización de Mercadería.

M. LA COORDINADORA DE LOGÍSTICA entrega los documentos a CABLEC para que realice el trámite de desaduanización de la mercadería como: factura final, guía aérea, BL O Carta Porte, Nota de pedido. CABLEC a su vez deberá adjuntar el certificado de inspección emitido por OSRAM, RIVAL debidamente sellado y aprobado en el banco Central del Ecuador. n. CABLEC realiza el trámite de nacionalización de la mercadería el cuál se demora de 3 a 4 días promedio. o. CABLEC coordina el transporte de la mercadería desde las bodegas de la aduana hasta las bodegas de FERRETERIA DON LUCHO. p. CABLEC entrega la mercadería con los documentos de la desaduanización al Bodeguero de FERRETERIA DON LUCHO para realizar el respectivo costeo e ingreso de la mercadería.

7. DOCUMENTOS 1. Nota de pedido de mercadería 2. Orden de compra 3. Factura-Proforma 4. Factura comercial final 5. DUI (Documento Único de Importación) 6. Solicitud de Inspección 7. Certificado de Inspección 8. DAV (Declaración Aduanera Valorada) 9. Aprobación del DUI en el BANCO Central 10. Factura de Honorarios de CABLEC

6

11. Póliza de Seguro de Transporte 12. Carta Porte Internacional por Carretera.

FLUJOGRAMAS Asistente de Gerencia RECIBIR LA NOTA DE PEDIDO Y REALIZAR ORDEN DE COMPRA POR TELÉFONO O INTERNET.

VERIFICACIÓ N DEL PEDID

Proveedor

ENVÍA CONFIRMACIÓN DEL PEDIDO SI POSEE O NO LO SOLICITADO

NO

BUSCAR PROVEEDORES

SI

7

OTROS

CABLEC

SOLICITAR FACTURA PRO FORMA AL PROVEEDOR

RECIBIR Y VERIFICAR LA FACTURA PROFORMA CANTIDAD, PRECIO, ARTÍCULO SOLICITADO Y VALOR TOTAL

FACTUR AMAYO R DE 4000 DÓLARE

SOLICITAR INSPECCION EN ORIGEN A COTECNA

SI

NO REALIZAR EL TRAMITE NORMAL DE NACIONALIZACIÓN

SI

Asistente de Gerencia

NEGOCIAR LA FORMA DE PAGO DE LA ORDEN DE COMPRA

DAR INSTRUCCIONES DE EMBARQUE AEREO, MARÍTIMO O TERRESTRE AL PROVEEDOR Y SOLICITAR FACTURA ORIGINAL

ENTREGAR DOCUMENTOS PARA LA NACIONALIZACIÓN DE MERCADERIA

Proveedor

CABLEC

CONFIRMA LA NEGOCIACIÓN DE LA COMPRA A CREDITO O CONTADO

ENVIA FACTURA ORIGINAL HASTA TRAVELTEX ECUADOR

REALIZA EL TRAMITE DE NACIONALIZACIÓN DE MERCADERIA

TRANPORTACION DE MERCADERIA HASTA LA BODEGA DE TRAVELTEX

FACTURA EL VALOR DE SUS HONORARIOS POR EL TRAMITE DE NACIONALIZACION

RECEPCIÓN DE MERCADERIAY DOCUMENTOS DENACIONALIZACION

GESTION DE RECURSOS HUMANOS Partiendo del concepto de gestión como la acción y efecto de gestionar, y entendiendo por gestionar la realización de diligencias encaminadas a la obtención de un negocio o beneficio empresarial, y tomando a las personas como los recursos activos de las organizaciones podría decirse que la gestión de recursos humanos sería “el conjunto de actividades que ponen en funcionamiento, desarrollan y movilizan a las personas que una organización necesita para realizar sus objetivos”.

De esta definición se desprende lo siguiente:

1. En el proceso de gestión de recursos humanos intervienen todos los miembros activos de la empresa, entendiéndose por tales: la dirección general con tareas de mando, los asalariados con la negociación de un contrato y los representantes del personal.

2. Para poner en funcionamiento a las personas de una organización necesitamos definir las políticas de personal, y articular las funciones sociales considerando los objetivos de la organización (premisa estratégica).

3. Pero además se necesitan métodos para conseguir, conservar y desarrollar esos recursos humanos (premisa operativa).

4. Todo ello no podrá ser llevado a cabo sin la ayuda de instrumentos administrativos, reglamentarios e instrumentales (premisa logística).

Este debería ser el procedimiento habitual, normalmente los procesos operativos deberían basarse en la estrategia y generar los cometidos logísticos.

Pero en muchas empresas el trabajo administrativo aparece como consecuencia de normas jurídicas o proceso estructurado por técnicas, por eso el proceso habitual ha pasado a ser:

Además la logística corriente hoy en día es la respuesta a la incertidumbre de la actividad cotidiana con unos reflejos más tácticos que estratégicos. Y la adopción de un procedimiento u otro incide en la gestión de recursos por que si en el primer caso consideramos que la organización se ocupa de definir una estrategia, es decir en definir las políticas de personal y articulación de funciones sociales, y , para ello utiliza métodos que derivan en tareas administrativas, reglamentarias e instrumentales necesariamente en este caso la organización se preocupará por integrar objetivos personales y, se preocupará por sus proyectos individuales y trayectorias profesionales. Pero si opta por el segundo procedimiento en el cual las tareas reglamentarias, instrumentales... son el resultado la mayoría de las veces de métodos establecidos de antemano, los cuales pueden o no, dependiendo de la urgencia con la que se presenten, derivar en políticas de personal y articulación de políticas de personal, la organización dará prioridad a sus propios objetivos tratando de garantizar el clima social y equilibrio que se requiere, al mismo tiempo que desarrolla sus resultados, potencial y flexibilidad.

La problemática en recursos humanos consistiría en dar prioridad a los objetivos de la organización o a los del asalariado, por ejemplo ¿ayudaremos a un asalariado a que abandone la empresa, aunque sea útil en ella, si su carrera profesional requiere el despido para que le contraten en otra empresa, en condiciones más favorables a su progreso? De manera más general, ¿según qué criterios vamos a gestionar los conflictos de intereses entre los individuos y la organización? Está claro que, en caso de oposición frontal, se dará generalmente prioridad a la organización. Pero ¿sabremos explicar las razones al asalariado que ha salido perjudicado? Y cuando el trance es de poca importancia para la organización y muy importante para las personas ¿podremos adoptar el punto de vista del asalariado?