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LAS 6 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO I.- LA APRECIACIÒN: Investiga lo que se puede hacer. Todo trabajo empieza con una cuidadosa apreciación. 1.- INTERPRETAR LOS VALORES DE CADA FACTOR DISPONIBLE: Lema “nuestra fuerza no depende de lo que tenemos, sino de lo que podemos hacer con lo que tenemos. Cada ser humano es una realidad en potencia: Se debe visualizar lo que él puede llegar a ser, se debe tener fe en los demás. Administración Eclesiástica, compiladopor Prof. Laura Perozo 2011 4 Las mejoras aumentan el precio: Se debe sacar del anonimato y de la ignorancia. No ver la ignorancia y la indiferencia que se manifiestan, sino la posibilidad de adiestrarlo y aumentar así su valor. 2.- APRECIAR LAS NECESIDADES COMUNITARIAS: Necesidades primarias: Físicas (la salud), materiales (sostén económico) y seguridad (vivienda, templo, escuela, condiciones apropiadas) Necesidades secundarias: Amar y ser amado, uso y expresión de habilidades. 3.- APRECIAR LOS CRITERIOS U OPINIONES EN LA ORGANIZACIÒN: Consultar individuos a través de entrevistas, conversaciones, con el fin de captar el grado de aceptación que tendrá el proyecto. Consultar opiniones de los oficiales. II.- PLANEACION: Determina exactamente lo que se va hacer.  Consiste en: Determinar el curso de acción a seguir  Fijar los objetivos a alcanzar  Establecer principios para regular la acción.  Designa los medios que se utilizaran al efecto. 1.- QUE ES UN PLAN? Son diseños y esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro (es el resultado del proceso de planificación) 2.- QUE ES LA PLANIFICACIÒN? Según Jorge Ahumada “Es una metodología para escoger alternativas, que se caracteriza porque permite verificar la prioridad, factibilidad y compatibilidad de los objetivos y permite seleccionar los instrumentos mas eficientes. 3.- CUAL ES SU UTILIDAD? Enfoca el futuro, proyecta la vida de la organización (permanencia y continuidad), sirve de fuerza impulsadora, busca maximizar los beneficios trazando objetivos de toda índoles, coordina la acción de los miembros. 4.- COMO HACER UNA BUENA PLANIFICACION? Involucrando todo el recurso humano, jerarquizando objetivos y actividades, contar con recursos económicos, diseño de planes por ámbitos, describir la situación actual, diseñar políticas – estrategias, definir programas y proyectos, tomar en cuenta el futuro, y la relación entre las metas y lamanera de obtenerlas. 5.- QUE ES LA FILOSOFIA DE GESTION? Expresa cual es el criterio de la

organización, en cuanto a cual debe ser la dirección primordial de la gestión, cuales son sus objetivos básicos, las distintas modalidades de acción y la línea de conducta . III.- PREPARACION: Se va a la práctica:Prepararse con dinero y cosas Preparar el personal, reclutamiento o integración, capacitación. RECLUTAR Y SELECCIÓN: Criterio:Debe procurarse adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Conocimiento claro de los puestos y de las personas. CAPACITACIÒN: Determina el éxito de la organización Resultados: genera obediencia racional, desarrolla la toma de decisiones. Métodos: cursos, convenciones, reuniones. Administración Eclesiástica, IV.- ORGANIZACIÓN SYNTASIS griego SYN con TAXIS orden. “proceso de descubrir trabajos ,ver quienes harán tales trabajos y señalar las interrelación. ESTRUCTURA JERARQUICA: JERARQUIA: Sistema de altos y bajos niveles. HIERARJIA: del griego orden, gradación, escala ascendente o descendente. ORGANIGRAMAS: Cartas lineales o esquemas que muestran sus relaciones en el tejido operacional del conglomerado, señalando además los canales de autoridad formal y la relativa. FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA: Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: a. Los cargos existentes en la compañía. b. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. c. Como la autoridad se le asigna a los mismos. FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. VENTAJAS DEL ORGANIGRAMA: El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959) Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción Muestra quién depende de quién (Leenerop. cit) Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles (Leenerop. cit)

Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía (Leenerop. cit) Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen (Melinkoff, 1990) Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización (Melinkoffop. cit) V.- LA EJECUCIÒN Proceso dinámico de convertir en realidad la acción que ha sido planeada, preparada y organizada, coordinando y supervisando directa e indirectamente cada fase de la misma. Se inicia: Motivando la voluntad y el entusiasmo de los que han de participar Hacer notar los beneficios que se obtendrán, familiarizar a cada participante con su papel en la organización. Dar a cada uno la importancia que se merecen Pedir opiniones y considerarlas con la mayor comprensión Dan un ejemplo digno, motivar con el propio ejemplo. EL CARÁCTER Y LA PERSONALIDAD DEL QUE MANDA AFECTA LA EJECUCIÒN Tipos de directores El que interrumpe tanto al individuo que no lo deja desarrollar sus propias habilidades El que lo descuida excesivamente El que capacita a sus colaboradores, delega y observa atentamente para ayudar en lo necesario. LO QUE PERJUDICA El autoritarismo: mal uso y abuso del poder y la libertad que se tiene sobre los demás La arrogancia y la jactancia LA COMUNICACIÓN ES INDISPENSABLE EN LA EJECUCIÒN Esta puede ser: Formal: Se siguen los canales oficiales de la organización, respetando el orden jerárquico para evitar confusión y contrariedades. Administración Eclesiástica, compiladopor Prof. Laura Perozo 2011 14 Informal: clandestino, ilegal, corre de boca a boca, no obstante debe tomarse en consideración para evitar contratiempos. Individual y colectivo Oral o escrito Vertical: ordenes, reglas, autorización, prohibición. Informes, reportes, sugerencias, peticiones, quejas. Horizontal: juntas, comités, asambleas (a un mismo nivel) LA EJECUCIÓN DEMANDA SUPERVISIÓN: EPISKOPOS (griego)

EPI sobre o encima SKOPOS vigilante u observador. Es vigilar sobre determinado aspecto del trabajo, o sobre determinado grupo de personas. VI.- EVALUACION Y CONTROL DE RESULTADOS EVALUACIÓN: Comparar lo obtenido con lo esperado: Aplicarse al final de cada operación de la obra Evaluación personal: analizar la labor de cada uno, según sus deberes y responsabilidades, mejorar la capacitación, otorgar recompensa y estimulo, hacer modificaciones necesarias. MANUAL DE FUNCIONES Toda empresa posee gran variedad de cargos y cada uno de ellos ofrece un grado de dificultad o complejidad diferente, por consiguientes es necesario elaborar un manual de funciones que permita a la empresa o institución funcionar en forma de engranaje. ¿QUÉ ES UN MANUAL? Libro que contiene pautas sobre una materia. Pueden ser de Funciones, de procedimientos, etc. ¿QUÉ ES UN MANUAL DE FUNCIONES? Es un instrumento que nos facilita la ubicación y orientación del personal y permite establecer claras delimitaciones en las responsabilidades del cargo. ¿CUÁL ES LA FINALIDAD DEL MANUAL DE FUNCIONES? Definir la estructura de la empresa, cargos que la conforman, así como funciones, responsabilidades, requisitos y relaciones jerárquicas. ¿CUÁLES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA ELABORAR UN MANUAL DE FUNCIONES? 1. Definir la denominación y numero de cargos que conforman la estructura 2. Analizar la ocupación de cada uno de los cargos. 3. Definir estructura organizacional. 4. Asignar a cada cargo las funciones que le corresponde. 5. Establecer requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para desempeñar las funciones asociadas. 6. Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos 7. Aprobar y divulgar el manual en la organización.