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hTeoría General de Sistemas

Fase 4 - Aplicar la metodología de Checkland

Presentado por: Luz Dary Amortegui

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Tutor: Carmen Adriana Aguirre

Grupo: 301307_66

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD 2020 1

INTRODUCCIÓN La metodología de sistemas suaves fue desarrollada por Peter Checkland para el propósito expreso de ocuparse de problemas de este tipo.  Su "metodología de sistemas suaves" fue creada en base a la investigación en un gran número de proyectos de la industria y su aplicación y refinamiento se concluyeron años después.  Con base en lo anteriormente mencionado, vale aclarar que en este trabajo se realizó la metodología de Checkland aplicado al análisis de sistemas blandos, Luego de tener el modelo conceptual y la situación problema bien estipulada, analizaremos las posibles falencias la situación problema y propondremos un diseño de cambios que se podrán aplicar para mejorarla.

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DESARROLLO DE ACTIVIDADES 1. Para realizar la actividad de la fase 3, revisar la lectura de la unidad 2: Evaluación de un programa de maestría en Educación a través de la MSS (pp. 240-245) 2. Una vez haya revisado detenidamente y entendido el material anterior, realice la lectura del caso de estudio, anexo 1_2020 y analice la situación planteada. 3. Cada estudiante debe desarrollar las 4 primeras etapas de la metodología de Checkland, puede apoyarse en la lectura: Evaluación de un programa de maestría en Educación a través de la MSS, para el caso planteado en el anexo 1_2020. a. Percepción de la situación-problema de manera no estructurada Falta de comunicación activa entre las diferentes áreas. Desactualización de sistemas informáticos utilizados por las diferentes áreas. El ambiente: Venta al por mayor y al por menor de productos alimenticios.

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b. Percepción de la situación problemática de manera estructurada

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Debe haber mayor comunicación entre las sucursales y el área de compras con el fin de que el área de compras no adquiera productos basados en proyecciones anteriores. Debe haber mayor comunicación entre el área de compras y el deposito principal, con el fin, de que el deposito reciba los pedidos de cada sucursal y este no haga el despacho y repartición de mercancía basado en proyecciones. Se deben de actualizar los sistemas informáticos utilizados, obtener un software con vigencia, que pueda actualizarse continuamente y que tenga compatibilidad con otros sistemas informáticos utilizados. Se debe de actualizar el software donde se registran las ventas con todos los productos, con el fin, de no tener inconvenientes en el momento de registrar determinado producto, por las cajeras. c. Selección de definiciones básicas

C

-> Clientes y Trabajadores de la línea de supermercados

A

-> Trabajadores de las áreas de compras, deposito principal, área de ventas y sucursales.

T

-> Venta de productos, Compra de productos.

W -> Dar un buen servicio y atención a los clientes. O

-> Proveedores, administración

E

-> Otros supermercados, Ventas al por mayor y al por menor.

4. Confección y verificación de modelos conceptuales.

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5. Comparación de los modelos conceptuales con la realidad, etapa 4 con la etapa 2. El objetivo de esta etapa es comparar el modelo conceptual elaborados en la etapa 4 con la situación problema analizada en la etapa 2 de percepción estructurada. Modelo conceptual Sistemas informáticos dependen de la actualización de software y esta depende de él buen funcionamiento del área de compras

Comunicación asertiva depende de trabajo colaborativo y este depende de que se estén haciendo correctamente los procesos en el depósito.

Si los sistemas informáticos compatibles están al día habrá en el proceso: disminución de contratiempos, agilidad en los procesos, y por ende clientes satisfechos.

Si la comunicación es asertiva la información será verás, por lo tanto, habrá disminución de contratiempos, agilidad en los procesos y, por último, clientes satisfechos. El área de ventas debe tener un personal necesario para así asegurar

Situación problema Acá se evidencia que el software esta desactualizado, por ende y comprándolo con el modelo conceptual se infiere que el supermercado tiene una deficiencia desde el área de comprar y que esto repercute negativamente en los sistemas informáticos y la actualización del software En primera instancia, se nota que los procesos que están estipulados para el depósito en este supermercado no son los óptimos, pues no cuenta con sistemas automatizados para realizar el inventario, por lo que necesita talento humano para cubrir esta actividad; sin embargo, el supermercado tiene bajos niveles de personal encargados en esta actividad Al tener los sistemas informáticos retrasados se ven consecuencias negativas en el proceso pues las compras de productos de la entidad para abastecer el supermercado se atrasan, por ende, los productos que deben repartirse a cada sucursal no llegan a tiempo, así que los supermercados no están abastecidos a tiempo y por ende hay clientes insatisfechos. En este caso la comunicación desde un principio no es asertiva así que todos los procesos se ven afectados con retrasos y desabastecimiento, por ello el cliente estará insatisfecho En este caso se observa que el personal que tiene el supermercado 6

agilidad en el proceso de facturación al para ventas es insuficiente, por lo que cliente. los clientes deben esperar mucho para facturar y comprar sus productos, tema que crea molestias en el consumidor e insatisfacción. 6. Diseño de cambios deseables, viables y factibles.  Se deben realizar Cambios de procedimiento, como por ejemplo cambios tecnológicos para que mejore la capacidad de procesamiento de los datos  cambios estructurales son necesarios, como por ejemplo contratar más talento humano.  También se debe capacitar a los cajeros para que tengan una mejor atención al cliente y sepan controlarse en situaciones adversas y de estrés. 7. Acciones para mejorar la situación del problema.  Cambios tecnológicos: al implementar esta estrategia de cambio se podrá ver que las etapas de compra de productos y abastecimiento de los supermercados van a estar más organizadas, ya que, si se mejora en la etapa de compra de productos, es decir que las listas de productos necesarios este al día, se podrán abastecer los supermercados a tiempo, así la demanda de productos ejercida por los clientes estará mejor cubierta.  Al contratar más talento humano se cubrirán las deficiencias que hay en venta de productos y procesos de inventario y despacho de productos. Por lo tanto, en primera instancia al tener más personal capacitado en ventas las filas de clientes esperando que sus productos se facturen serán menores y el proceso se volverá más ágil, por lo que habrá mayor satisfacción en los clientes. En cuanto a los procesos de inventario y despacho de productos, si se tiene más personal para estas funciones el supermercado podrá saber a tiempo que productos necesita comprar y con qué frecuencia se deben compra, además, si se tiene más personal en bodega para despachar productos, el proceso se realizara con más agilidad y por ende los supermercados estarán abastecidos a tiempo.  Si se capacita al personal de ventas para mejor trato al cliente, se podrán manejar de mejor manera las situaciones dónde el cliente tenga que esperar más tiempo, es decir, si el personal maneja mejor esta situación se verá el resultado en un mayor nivel de satisfacción para el cliente.

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CONCLUSIONES En el estudio de esta metodología basada en el enfoque de sistemas, la cual es útil en situaciones problemáticas, en las que se dificulta la identificación de un sistema para su análisis y el consecuente diseño de una solución N para el problema que se desea solucionar. Como hemos visto, la Metodología de Sistemas Suaves fue desarrollada para ser aplicada en estas situaciones, siendo la obtención de la(s) definición(es) raíz, o lo que es lo mismo, la identificación de un sistema pertinente con un propósito definido, el punto crucial de la metodología. Además de esto, se evidenció en etapas pasadas el poco trabajo colaborativo y comunicación asertiva entre las diferentes áreas de la línea de supermercados Towers, es la causa principal de los problemas encontrados en el caso de estudio. La incompatibilidad de los sistemas informáticos y la desactualización del software es otra de las causas principales de los problemas encontrados en el caso de estudio. Este caso de estudio puede verse como un sistema que es influenciado y susceptible a cambios en las distintas variables en su interior, por lo que, si el área de compras realiza determinada acción, esta acción también va a repercutir en el área de ventas y así mismo, con todas las variables.

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REFERENCIAS Bazan, L. A. (s.f.). SlideShare. Obtenido de Fundamentos metodología de los sistemas blandos: https://es.slideshare.net/LeonardoAlipazaga/fundamentos-metodologa-delos-sistemas-blandos clasey. (s.f). Obtenido de METODOLOGIA DE SISTEMAS BLANDOS : http://www.clasey.260mb.com/teoriasis/ssmexpo.pdf FLORES, J. A. (s.f). ingenieria.unam. Obtenido de DEFINICION RAIZ.: https://www.ingenieria.unam.mx/javica1/planeacion/Planeacion/Etapa3.html Mendoza, J. R. (2014). Obtenido de Evaluación de un programa de maestría en Educación a través de la MSS*. scribd. (s.f.). Obtenido de Reflexiones sobre CATWOE, una tecnica de metodologia de sistemas blandos para los sistemas de diseño.: https://es.scribd.com/document/317394169/Definiciones-Basicas-CATWOE

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