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BPM con TI Fase 3: Diagrama de Proceso mediante lenguaje BPMN

ESTUDIANTE: Jorge Andrés Sosa Peinado Cód. 13.571.769 Andrea Natalia Quevedo Cod.1.095.808.725 Lida Rocio Jaime Cód. 46.456.943

TUTOR: Víctor Hugo Rodríguez

GRUPO: 212063_13

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD INGENIERÍA INDUSTRIAL CEAD ACACIAS MAYO DE 2020

INTRODUCCION En el presente trabajo colaborativo se identifican los procesos de reembolso de gastos de la empresa Inversora LA PAZ, descritos en el diagrama de flujo matricial y la correlación del mapa de descubrimiento de dicho proceso en el programa de BlueworksLive.

El trabajo también contiene un diagrama de procesos estándar el cual contiene

elementos como hitos, actividades, subprocesos, eventos de entrada y

salida, Gateway, pool, lane, etc. utilizando la herramienta IBM Blueworks Live en el cual cada participante del grupo aporta para la construcción el mismo.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Reconocer metodología de BPM, que existen en el mercado y que apoyan la gestión de

procesos de negocio a partir

la construcción y uso de

diagrama de procesos a partir del lenguaje BPM

OBJETIVOS ESPECIFICOS Desarrollar individualmente el ejercicio de auto comprobación diagrama de flujo matricial del proceso “mantenimiento de vías públicas” Construir un diagrama de Proceso de reembolso de herramienta

Blueworks

Live

de

IBM, que

se

gastos con la permita trabajar

colaborativamente. Usar los elementos de un proyecto BPM y los componentes de un mapa de descubrimiento: hitos, actividades, subprocesos, eventos de entrada y salida, Gateway, pool, lane, etc. utilizando la herramienta IBM Blueworks Live.

Actividades a desarrollar Con base en las lecturas sugeridas cada estudiante presenta en el foro colaborativo un documento en Word con: a) el ejercicio de autocomprobación de la página 41 del libro Configuración y usos de un mapa de procesos (Pardo, 2012) – lectura 1 – (el flujograma se puede hacer en Excel) Ejercicio de autocomprobación Trate de elaborar el diagrama de flujo matricial del proceso “Mantenimiento de vías públicas”, cuyas actividades son las siguientes: 1. Recibir aviso de necesidad de mantenimiento (administrativo). 2. Registrar aviso en base de datos (administrativo). 3. Recibir aviso y analizar situación (encargado). ¿Hay peligro? 4. (Sí) Ordenar vallado y señalizado (encargado). 5. Vallar y señalizar la zona (brigada) – Sigue en 6.6. (No) Programar arreglo en la planificación de trabajos (encargado). ¿Se realiza con medios propios? 7. (No) Realizar contratación de servicio (encargado). Esta actividad se realiza según el proceso “Contratación” – Sigue en 12. 8. (Sí) Asignar parte de trabajo a brigada (encargado). 9. Preparar materiales, herramientas y medios de protección de PRL (brigada). 10. Realizar mantenimiento (brigada). 11. Segregar correctamente los residuos generados (brigada) 12. Supervisar realización de mantenimiento (encargado).

¿Arreglo correctamente ejecutado?13. (No) Comunicar incidencia a responsable de arreglo (encargado) – Sigue en 9 y 12. 14. (Sí) Cerrar parte de trabajo (encargado). 15.

Comunicar

(administrativo).

mantenimiento

realizado

a

persona

que

efectuó

aviso

DIAGRAMA DE PROCESO DE GASTOS PRODUCTOS INVERSORA LA PAZ APORTE JORGE ANDRES SOSA Administrativo

Encargado

Brigada

Entrada :Documentos de referencia, datos,

Información complementaria y/u observaciones

1 Formato de aviso a mantenimiento

Recibir aviso de necesidades de Mant enimient o

1

2 El administrador, registra en el sistema el aviso de mantenimiento 3 - 5 se verifica clase de mantenimiento

3 - 5 Se analiza el mantenimiento y se da alerta de peligro

6 - 11 Se programa el trabajo. Parte de trabajo

6 - 11 Según el parte de trabajo, se examina la ejecución del mismo

11 - 14 Se realiza inspección y supervición del mantenimiento

11 - 14 Verificación de la ejecución correcta del mantenimiento

Regist rar aviso en base de dat os

2 Recibir aviso y analizar sit uación

3

SI

¿Hay peligro?

Dar orden de marcar y Señalizar

4

Marcar y señalizar zona

NO

5 Programar reparaión en la planificación de t rabajos

6

SI

¿Se realizará con medios propios?

Asignar part e de t rabajo a brigada

8

NO

Preparar mat eriales, herramient as y element os de prot ección EPI

Procesos de cont rat ación

Realizar cont rat ación de servicio

9

7 Realizar mant enimient o 10

Disponer correct amente los residuos generados 11

Supervisar realización de mant enimient o 12

NO

¿Se ejecut ó correct amente la reparación?

13

SI

Cerrar act ividad 14

Informar la realización del mant enimient o a persona que report ó la novedad

15

Report ar no conformidades al responsable de la reparación

APORTE EJERCICIO AUTOCOMPROBACION ANDREA QUEVEDO Administrativo Recibir aviso de necesidad de mantenimieto

Encargado

Brigada

Aviso

1

Registrar aviso en base de daos

Base de datos avisos

2

Recibir avisos y analizar situacion

3

si

Ordenar vallado y señalizado

¿Hay peligro?

4

No Planificacion de trabajos

Programar arreglo en la planificacion de trabajos

Vallar y señalizar la Zona

6

5

si ¿Se realiza con medios propios?

Asignar parte de trabajo a brigada 8

Parte de trabajo

No Vease proceso: Contratacion

Realizar contratacion de servicio 7

Material, herramientas, medis PRL

Via publica mantenida

Preparar materiales, herramientas y medios e proteccion de PRL

9

Realizar mantenimiento 10

Residuos

Segregar residuos 11

Super visar realizacion de mantenimiento 12

No

Arreglo correctamente ejecutado ejecutado?

Comunicar incidencia a responsabl de arreglo

si Si Cerrar part de trabajo 14

Comunicar mto. realizado a persona que efectuo aviso

15

Comunicado arreglo Andrea Natalia Quevedo Avellaneda

Parte de trabajo cerrado

13

EJERCICIO AUTOCOMPROBACION LIDA ROCIO JAIME ADMINISTRATIVO

Recibir aviso de necesidades de Mantenimiento

ENCARGADO

BRIGADA

OBSERVACIONES

1

Registrar aviso base de datos 2

Recibir aviso y analizar situación 3

SI

¿Hay peligr

Ordenar vallado y señalizado

4

NO vallar y señalizar la zona 5 Programar reparaión en la planificación de trabajos 6

¿Se realizará con medios propios?

SI

Asignar parte de trabajo a brigada 8

NO

Preparar materiales, herramientas y elementos de protección PRL

9

Realizar mantenimiento 10

Ver procesos de contratacio n

Realizar contratación de servicio 7

Segregar residuos 11

Supervisar realización de mantenimiento

¿arreglo correctam ente ejecutada ?

NO Comunicar incidencia a responsable de arreglo 13

SI

Comunicar mantenimien to realizado a persona que efectuó aviso

Cerrar actividad 14 15

12

b) el Diagrama del Proceso de Reembolso de Gastos (el estándar, esto es el que se hace con base en la información del paso a paso del manual que se entregó en la fase anterior) con todos los elementos: hitos, actividades, subprocesos, eventos de entrada y salida, Gateway, pool, lane, etc. utilizando la herramienta IBM Blueworks Live.

CORRELACION DEL MAPA DE DESCUBRIMIENTO DEL PROCESO DE GASTOS. JORGE ANRES SOSA DIAGRAMA DE FLUJO MATRICIAL REEMBOLSO DE GASTOS DE LA EMPRESA INVERSORA LA PAZ Entradas: Responsable de Salidas: Registros a Administrativo Responsable del gasto Documentos de Observaciones tesorería archivar referencia Realización de Copia factura Facturas facturas para Notas débito y Registro de entrega de crédito facturación pedidos.

Envío de facturación al cliente

SI

Generación de notas para devoluciones Facturación aprobada por contabilidad

Enviar informe de gastos

NO

Verificar pago factura

Soporte contable

Aprobación de pago por gerencia

Realizar corrección

Desembolso de pago

Comprobantes de Entregar soportes Copia soporte de pago pago de pagos o reembolsos realizados

CORRELACION DEL MAPA DE DESCUBRIMIENTO DEL PROCESO DE GASTOS. APORTE ANDREA QUEVEDO

CORRELACION DEL MAPA DE DESCUBRIMIENTO DEL PROCESO DE GASTOS LIDA JAIME

1. Solicitud De Dinero 1.1. Cotización Del Gasto Participantes Empleado 1.2. Lista De Proveedores Participantes Proveedores 1.3. Pasarela exclusiva 1.4. Solicitud de Formato Participantes Empleado 1.5. Diligenciamiento de Formato

Participantes Empleado 1.6. Solicitud De Aprobacion Participantes Area Financiera 2. Aprobacion del Gasto 2.1. Revision del Formato Participantes Area Financiera

2.2. Pasarela inclusiva

2.3. Correccion de Formato Participantes Empleado 2.4. Notificacion del Area Contable Participantes Contabilidad 3. Desembolso 3.1. Verificacion De Existencia de Recursos Participantes Area Financiera 3.2. esperando el recurso 3.3. Notificacion Canal de Entrega De Recursos Participantes Contabilidad 3.4. Entrega De Recursos Participantes Area Financiera 3.5. Notificacion recepcion del recurso Participantes Contabilidad

3.6. aprobacion gasto 4. Comprobacion 4.1. Aprobacion de Facturas

Participantes Contabilidad 4.2. Notificacion Aprobacion o Rechazo de Gastos Participantes Contabilidad 4.3. rechazo factura 4.4. Verificacion de Facturas

Participantes Contabilidad 5. Archivo 5.1. Area Contable Participantes Contabilidad

CONCLUSIONES

Basados en los diagramas elaborados de acuerdo con lo propuesto por el curso se puede observar que los procesos y de esta manera organizar los procesos dentro de una empresa y así poder visualizar y modelar usando mapas de descubrimiento. Viendo las etapas funcionales, existe la posibilidad de documentar poniendo propiedades y características que contiene cada proceso permitiendo así que el proceso pueda ser tenido en detalle, además incluir lineamientos como los costos, los indicadores que se usan en ese proceso, las entradas y salidas, los tiempos, que sistemas están ligados a este y también los riesgos asociados al mismo. En el diagrama de proceso creado a partir de la herramienta IBM Blueworks Live, se puede dar como consecuencia que los elementos de la actividad y de flujo son modelos principales dentro de cualquier proceso que se haga en cualquier ámbito empresarial por ello es necesario agrupar las actividades en pasos y tarea bien documentados para incluir elemento de decisión de flujo como los eventos de inicio, mensaje y temporizador donde desencadenen u resultado ya de sea en

en el trascurso del proceso inicio, en el intermedio y en la

finalización. Un elemento de inicio sucede cuan empieza el proceso y sus elementos son ninguno, evento de inicio mensaje, y evento de inicio del temporizador. Un evento intermedio sucede durante el proceso afectando el flujo del proceso y no se inician se finaliza dentro del proceso son usados en envió y en recepción y los elementos de finalización da fina un proceso de flujo y no tienen flujo de salida.

RECOMENDACIONES

Para construir un diagrama de Proceso proyecto

BPM y los

componentes

de

y usar

los elementos de un

un mapa de descubrimiento es

recomendable identificar el proceso previamente realizando una adecuada inspección de las actividades involucradas en el proceso, se debe establecer de forma organizada los límites de los subprocesos y se debe tener en cuenta cómo se van a usar los elementos hitos, actividades, subprocesos, eventos de entrada y salida, Gateway, pool, lane, etc para el proyecto IBM.

BIBLIOGRAFÍA

IBM, I. (2010). IBM Websphere Lombardi Edition V7.1 Process Modeling (1st ed., pp. 13-15, 99-102). IBM. IBM, I. (2010). IBM Websphere Lombardi Edition V7.1 Process Modeling (1st ed., pp. 1-54, 56-57, 63-81). IBM. Pardo, Á. J. M. (2012). Capítulos 5 y 6. En Á. J. M. Pardo, Configuración y usos de un mapa de procesos. (Pp. 45-63) Madrid, ES: AENOR Asociación Española

de

Normalización y Certificación. Recuperado

de: https://ebookcentral-proquestcom.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/reader.action?docID=3214182 &ppg=4 Rodriguez, V. H. (2018). Modelamiento de Procesos BPMN. [Archivo de video]. Recuperado de: http://hdl.handle.net/10596/22433