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BPM CON TI

FASE 3 – DIAGRAMA DE PROCESO MEDIANTE LENGUAJE BPMN

Presentado por: Esperanza Espitia Código: 52802669 Rafael Velásquez Nuñez Código: 14701679 Luis Fernando Pérez Código: 79466408 Jhonn Fredy Ospina Código: 1016035594 Boris William Royett Código: 7920424

Grupo: 212063_7

Tutor: Ing. Víctor Hugo Rodríguez

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS TECNOLOGIAS E INGENIERIAS PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL NOVIEMBRE DE 2020 BOGOTA D.C

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INTRODUCCION

En la actualidad, la tecnología ha desarrollado herramientas apropiadas para una gestión por procesos, como son la BPMS, que han posibilitado adelantos importantes a las organizaciones en cuanto a la mejora de la agilidad, control y rendimiento de sus procesos de negocio. En el presente trabajo vamos a desarrollar la fase 3 – Diagrama de procesos mediante el lenguaje BPMN, se hace con la intención de fortalecer la temática de la unidad 2 y saber emplear la herramienta Blueworks Live que apropósito es muy útil para el Ingeniero Industrial.

3

OBJETIVOS

Objetivos Generales: Hacer usos de las herramientas propuestas en la plataforma para entender el ciclo de vida de un proceso, la cadena de valor, los elementos de un proyecto BPM y los componentes de un mapa de descubrimiento.

Objetivos Específicos:



Revisar las temáticas de la unidad



Emplear la herramienta en línea Blueworks Live



Entender la importancia que tienen los componentes tecnológicos en la automatización del ciclo de vida de los procesos.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

a) El diagrama de flujo matricial del ejercicio de autocomprobación. Esperanza Espitia Ejercicio de autocomprobación Diagrama de flujo matricial del proceso "Mantenimiento de vías públicas", cuyas actividades son las siguientes: 1. Recibir aviso de necesidad de mantenimiento (administrativo). 2. Registrar aviso en base de datos (administrativo) 3. Recibir aviso y analizar situación (encargado) ¿Hay peligro? 4. (Sí) Ordenar vallado y señalizado (encargado) 5. Vallar y señalizar la zona (brigada) - Sigue en 6. 6. (No) Programar arreglo en la planificación de trabajos (encargado) ¿Se realiza con medios propios? 7. (No) Realizar contratación de servicio (encargado). Esta actividad se realiza según el proceso "Contratación" - Sigue en 12. 8. (Sí) Asignar parte del trabajo a brigada (encargado). 9. Preparar materiales, herramientas y medios de protección de PRL (brigada). 10. Realizar mantenimiento (brigada) 11. Segregar correctamente los residuos generados (brigada) 12. Supervisar realización de mantenimiento (encargado). ¿Arreglo correctamente ejecutado? 13. (No) Comunicar incidencia a responsable de arreglo (encargado) - Sigue en 9 y 12 14. (Sí), Cerrar parte de trabajo (encargado). 15.

Comunicar

(administrativo)

mantenimiento

realizado

a

persona

que

efectuó

aviso

El Diagrama del Proceso estándar de Reembolso de Gastos construido con la herramienta Blueworks Live de IBM.

Rafael Velásquez el diagrama de flujo matricial del ejercicio de autocomprobación (hecho en Excel)

Entrada: Docume ntos de referencia

Administrativo

Ejercicio de autocomprobación de la pagina 41 del libro configuración y usos de una mapa de procesos (Pardo,2012) Encargado: Rafael Velásquez Grupo_7

Brigada

Recibir aviso de necesidad de mantenimiento

Registrar aviso en base de datos

Recibir aviso y analizar situación

SI ¿Signifi ca peligro?

Ordenar vallado y señalizado

Vallar y señalizar la zona

Asignar parte de trabajo a brigada

Preparar materiales, herramientas y medios de protección de PRL

NO

Programar arreglo en la planifi cación de trabajos

SI ¿Se realiza con medios propios?

NO Re alizar contratación de servicio

Ver proceso de contratación Realizar mantenimiento

SI Comunicar mantenimiento realizando a persona que

¿Arreglo correctamente ejecutado?

NO Comunicar incidencia a re sponsable de arreglo

Segregar correctamente los residuos generados

Observaciones

- Aviso

- Planifi cación de trabajo

- Copia de aviso para realizar el mantenimiento

- Base de datos de aviso - Realizar contratación de se rvicio - Soporte contable de la contratación y ejecución del mantenimiento.

- Elaboración de contratos

- Comunicado de incidencia - Entregar soportes de la realización del mantenimiento - Comunicar mantenimiento realizado

- Copia del comunicado del mantenimiento realizado

Salidas: Registros a archivar

El Diagrama del Proceso estándar de Reembolso de Gastos construido con la herramienta Blueworks Live de IBM.

Link Herramienta Blueworks Live de IBM

https://www.blueworkslive.com/scr/processes/20971581dad?selectAll=true#map

Luis Fernando Pérez El ejercicio de autocomprobación de las páginas 36 y 37 del libro Configuración y usos de un mapa de procesos (Pardo, 2012) – lectura 1 – (el flujograma se puede hacer en Excel). Mantenimiento de vías publicas 1. Recibir aviso de necesidad de mantenimiento (administrativo). 2. Registrar aviso en base de datos (administrativo) 3. Recibir aviso y analizar situación (encargado).  ¿Hay peligro? 4. (Sí) Ordenar vallado y señalizado (encargado). 

5. Vallar y señalizar la zona (brigada) - Sigue en 6. 6. (No) Programar arreglo en la planificación de trabajos (encargado).  ¿Se realiza con medios propios?  7. (No) realizar contratación de servicio (encargado). Esta actividad se realiza según el proceso “Contratación” - Sigue en 12. 8. (Sí) Asignar parte de trabajo a brigada (encargado).  9. Preparar materiales, herramientas y medios de protección de PRL (brigada).  10. Realizar mantenimiento (brigada).  11. Segregar correctamente los residuos generados (brigada) 12. Supervisar la realización de mantenimiento (encargado).  ¿Arreglo correctamente ejecutado?  13) (No) Comunicar incidencia a responsable de arreglo (encargado) - Sigue en 9 y 12. 14. (Sí) Cerrar parte de trabajo (encargado).  15.

Comunicar

(administrativo).

mantenimiento

realizado

a

persona

que

efectuó

aviso

Ejercicio de autocomprobación de la pagina 36 - 37 del libro configuración y usos de una mapa de procesos (Pardo,2012) Entrada: Documentos de referencia

Administrativo

Elaborado :

luis fernando perez grupo 7

Brigada

Recibir aviso de necesidad de mantenimiento

Registrar aviso en base de datos

Recibir aviso y analizar situación

SI ¿Significa peligro?

Ordenar vallado y señalizado

Vallar y señalizar la zona

Asignar parte de trabajo a brigada

Preparar materiales, herramientas y medios de protección de PRL

NO

Programar arreglo en la planificación de trabajos

SI ¿Se realiza con medios propios?

NO Realizar contratación de servicio

Ver proceso de contratación Realizar mantenimiento

SI Comunicar mantenimiento realizando a persona que

¿Arreglo correctamente ejecutado?

NO Comunicar incidencia a responsable de arreglo

Segregar correctamente los residuos generados

Salidas: Registros a archivar

El Diagrama del Proceso estándar de Reembolso de Gastos construido con la herramienta Blueworks Live de IBM. Mapa de descubrimiento

Mapa de procesos

Documentos

Link Herramienta Blueworks Live de IBM

https://www.blueworkslive.com/scr/processes/2017159bdab? processMode=VIEW&activityID=2017159bdea#doc

Jhonn Fredy Ospina Flujograma de mantenimiento de vías publicas

Mapa de descubrimiento del proceso Reembolso de Gastos

Actividad: Presentar formatos   

Hacer firmar formatos por gerencia Ingresar formatos para autorización por sistema Revisar formatos para que no exceda los límites de caja menor

Aprobación  

Imprimir documento para aprobación por gerente Firma y aprobación del gerente

Pagos   

Llevar documentos a caja mayor Realizar pago de dinero Legalizar caja menor

Archivo 

Archivar documentos

Participantes Director administrativo Coordinadora de compras Personal de tesorería Mapa de descubrimiento

Diagrama del proceso

Boris William Royett

El ejercicio de autocomprobación de las páginas 36 y 37 del libro Configuración y usos de un mapa de procesos (Pardo, 2012) – lectura 1 – (el flujograma se puede hacer en Excel).

Mantenimiento de vías publicas 1. Recibir aviso de necesidad de mantenimiento (administrativo). 2. Registrar aviso en base de datos (administrativo) 3. Recibir aviso y analizar situación (encargado).  ¿Hay peligro? 4. (Sí) Ordenar vallado y señalizado (encargado).  5. Vallar y señalizar la zona (brigada) - Sigue en 6. 6. (No) Programar arreglo en la planificación de trabajos (encargado).  ¿Se realiza con medios propios?  7. (No) realizar contratación de servicio (encargado). Esta actividad se realiza según el proceso “Contratación” - Sigue en 12. 8. (Sí) Asignar parte de trabajo a brigada (encargado).  9. Preparar materiales, herramientas y medios de protección de PRL (brigada).  10. Realizar mantenimiento (brigada).  11. Segregar correctamente los residuos generados (brigada) 12. Supervisar la realización de mantenimiento (encargado).  ¿Arreglo correctamente ejecutado?  13) (No) Comunicar incidencia a responsable de arreglo (encargado) - Sigue en 9 y 12. 14. (Sí) Cerrar parte de trabajo (encargado).  15.

Comunicar

(administrativo).

mantenimiento

realizado

a

persona

que

efectuó

aviso

Mapa del proceso

PROCESO REEMBOLSO DE GASTOS

MAPA DE PROCESO

PROCESO REEMBOLSO DE GASTOS

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El desarrollo de esta actividad, nos permitió utilizar la metodología BPM, haciendo énfasis en su ciclo de vida, para conocer los puntos críticos de los procesos estudiados; involucrándonos en la implementación de una plataforma o herramienta tecnológica. Adicional se pudo desarrollar un conjunto de buena prácticas y recomendaciones que ayudan a mejorar los procesos dentro de una empresa, haciéndolos más eficientes fundamentalmente en relación a la dimensión del tiempo. De esta manera se agrega valor, al reducir el tiempo necesario que transcurre desde el momento que un cliente solicita una cotización hasta el momento en la que la misma es enviada recordemos que para ello contamos con BlueworsLive, herramienta necesaria para nuestra facilidad en los temas y procesos a desarrollar.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS



Pardo, Á. J. M. (2012). Capítulos 5 y 6. En Á. J. M. Pardo,  Configuración y usos de un mapa de procesos. (Pp. 45-63) Madrid, ES: AENOR Asociación Española de Normalización y Certificación. Recuperado de: 



https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/53587



IBM, I. (2014). Introduction to Business Process Management (1st ed., pp. 7-8). IBM, Anexo B - WB8141G01.pdf



IBM, I. (2010). IBM Websphere Lombardi Edition V7.1 Process Modeling (1st ed., pp. 13-15, 24-73). IBM, Anexo B - ZB001 – Student Notebook.pdf



IBM, I. (2014). Websphere Education (1st ed., pp. 1-54, 56-57, 63-81). IBM. Anexo C - WB8141G04.pdf 



Sosa, F. M. (., & Hernández, P. F. (2007). Capítulos 5 y 6. En F.M. Sosa, La cadena de valor y el costeo ABC: herramientas fundamentales para el proceso de toma de decisiones. (Pp. 10-35) Córdoba, AR: El Cid Editor. Recuperado de: https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/98060



Cuatrecasas, A. L. (2012). El producto: análisis de valor. Madrid, ES: Ediciones Díaz de Santos. Recuperado de:  https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/62605