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FASE 2 – UNIDAD 1: CAPÍTULO 2- COMUNICACIÓN Y LAS RELACIONES Protocolo de comunicaciones y plan motivacional ACTIVIDAD COLABORATIVA

EDWIN FABIÁN LIÉVANO – CÓDIGO: 1116546423 NÉSTOR SANTIAGO PINZÓN SALAZAR – CÓDIGO: 1053610015 GRUPO: 80007_236

PROTOCOLO

Mg. INGRID MARGARITA DURAN Tutora Mg. SANDY SIDNEY TORRES Directora

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL CEAD YOPAL

MARZO 28 de 2019

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se fundamenta en los contenidos de la unidad 1, capítulo 2, Comunicación y las Relaciones Laborales, y el análisis de estudios de caso como estrategia metodológica para el reconocimiento de los aspectos básicos de una buena comunicación empresarial, formal asertiva y efectiva a través de las relaciones interpersonales a nivel organizacional, la comunicación formal e informal, el trabajo en equipo y la importancia de la construcción de un protocolo de comunicación. Con el desarrollo de las actividades propuestas, estudio de la comunicación en empresas del sector, se pretende establecer la importancia que tiene una buena comunicación tanto formal como informal en las organizaciones, comunicación que debe ser asertiva, honesta y confiable, cuyas metas sean lograr los objetivos de la empresa a través de la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo, donde primen las reglas claras en cada área y siguiendo los lineamientos de la convivencia y armonía en el trabajo y la motivación permanente para el desempeño y cumplimiento laboral.

1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL Fortalecer las competencias comunicativas y las relaciones interpersonales con la construcción de un protocolo de comunicaciones y un plan motivacional a nivel empresarial.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

Comprender la importancia de las comunicaciones y las relaciones interpersonales a nivel empresarial.



Reconocer la problemática que se presenta en el estudio de caso a nivel empresarial por la mala comunicación.



Identificar los aspectos que diferencian la comunicación empresarial..



Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas con base en el estudio de caso de una empresa.



Reconocer los lineamientos que fortalecen un equipo de trabajo.

ACTIVIDAD COLABORATIVA CASO DE ESTUDIO CASO EMPRESA XX Descripción de la empresa: Microempresa que diseña y fabrica todo estilo de ropa para bebés de cualquier talla según lo solicita el comprador y distribuir a diferentes partes del país por la página web. Nombre de la empresa: Textiles Mimitos Ciudad Sede Principal: Bogotá D.C. Fecha de Creación: Septiembre del 2016 Número de empleados: 200 Aproximadamente

Características de la empresa Tipo de empresa: Mediana empresa, con aproximadamente 200 trabajadores en las ciudades de Bogotá, Medellín y Villavicencio La empresa XX tiene como actividad económica la producción y comercialización de ropa para bebé. Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por el gerente, los jefes de departamento y los subordinados (departamentos de producción y de ventas) y proveedores. Cuentan con una infraestructura física donde se encuentra ubicada las oficinas administrativas y de producción; tiene tres puntos de venta en diferentes ciudades de Colombia una en la sede principal la ciudad de Bogotá y las otras dos en las ciudades Medellín y Villavicencio. Tipo de comunicación que aplica

La comunicación de esta empresa es de manera formal e informal, pero su mayor comunicación es la informal, ya que en la sede principal se encuentra la fábrica de ropa donde es distribuida a las 2 sedes de Medellín y Villavicencio, su manera de comunicación es mediante correos internos especificando la fecha de envío, la cantidad de producción de ropa enviada, tipos y edades de ropas enviadas, precios de la ropa al detal y al por mayor, entre otras características que se envían en el correo. Comunicación formal La empresa cuenta con formatos diseñados para informar sobre las actividades de la empresa relacionados con las órdenes de pedido, en los cuales se trasmite a cada área de producción los parámetros para la confección de determinada prenda, ejemplo, una camiseta, especialmente aspectos de estampado o bordado, comunicación escrita; también cuenta con memorandos, comunicación directa a los operarios, sobre situaciones laborales ajenas al buen desempeño laboral, verbal permanente con el equipo de trabajo y especialmente en cada una de las áreas de la empresa, debido a la exigencia de cada una de las actividades que se llevan a cabo en un proceso de confección. Comunicación con los clientes y proveedores, por internet, vía telefónica, mensajería y personal. Comunicación informal En la empresa de confecciones de prendas para bebé, se mantiene una comunicación permanente entre empleados, y en cada una de las áreas de producción, que surge de la interacción de los operarios en las actividades relacionadas con la confección, necesaria para comunicar situaciones del momento de trabajo, hacer correcciones y el trato entre compañeros en la cotidianidad de la empresa, sin que falte la comunicación informal entre pares, por camaradería y también por

diferencias. De ahí la importancia de la comunicación asertiva y segura, confiable en beneficio de la empresa. -Diagnóstico de la eficiencia de las comunicaciones internas La empresa cuenta con normas claras para cada área de trabajo, planillas de materiales, planillas de elaboración de costos por prenda, planillas de diseño y la ficha técnica de diseño de pedido, además de memorandos, e información. La comunicación interna es eficiente, clara y precisa en cada dependencia y entre los operarios y personal de diseño de órdenes de pedido. En la empresa XX, es primordial la buena comunicación, tanto formal como informal, puesto que una mala interpretación de una orden de pedido, es causa de pérdida de trabajos, tiempo y costos, lo que significa responder por un pedido completo, al igual que el incumplimiento en una entrega, causando insatisfacción e inconformidad con los clientes, demoras en los envíos a las otras dos ciudades, al igual que la imagen de la empresa. -Diagnóstico de la eficiencia en las relaciones laborales y el trabajo en equipo. Objetivos definidos, la empresa cuenta con buena posición en el mercado de la ciudad de Bogotá, una imagen que debe conservar, para mantener la competencia, e incursionar en otras ciudades a nivel nacional. Reglas y procedimientos claros, en cada área de producción, para llegar a los productos terminados siguiendo las exigencias de los clientes, pues el trabajo se realiza por órdenes de pedido, según el diseño y la innovación en las prendas para bebé

La buena comunicación del equipo de trabajo lo exige la actividad de la empresa, la comunicación formal, establece la conexión con cada área de trabajo, es oportuna y confiable, se hace de forma verbal, a través de la expresión oral, por mensajes, y por medios tecnológicos (celular, chats, correo electrónico). La comunicación informal amable y cordial en cada área de trabajo, además de la cotidianidad entre empleados, para comunicar aspectos positivos en el trabajo, de las fallas y superar errores en producción y las vivencias personales, que hacen parte del rol de los trabajadores. Para esta clase de actividad laboral, se requiere un buen equipo de trabajo, coordinado, mancomunado y con objetivos comunes, donde prime el diálogo y la comunicación cordial, teniendo en cuenta las diferencias personales y respeto por el otro. Las fallas más comunes en la empresa XX, relacionadas con la comunicación Mala comunicación cuando no se concretan bien los parámetros de producción según la ficha técnica. Falta de comunicación asertiva en los equipos de trabajo, cuando se trabaja de manera aislada y no se comunican los errores a tiempo, lo cual acarrea demoras en los pedidos, pérdida de materiales e insumos, y altos costos para la empresa. Inconformidad laboral, por falta de comunicación asertiva con los superiores para exigir mejores condiciones de trabajo y remuneración salarial

Construcción de un protocolo de comunicaciones y plan motivacional para la empresa XX

Comunicación interna La empresa XX, es una empresa que está a la vanguardia de las nuevas tecnologías en el sector de las confecciones de ropa para bebé, razón por la cual debe tener presente que su insumo principal son los trabajadores, debe proponer un plan motivacional permanente, que ayude al bienestar y conformidad de los empleados, abriendo canales de comunicación directos, asertivos y precisos, que promuevan el desarrollo humano e incentiven el trabajo en equipo con eficiencia y eficacia, según las normas establecidas en la empresa y las responsabilidades para el equipo de trabajo

para cada área de producción, generando el compromiso por el trabajo y el cumplimiento con calidad. La comunicación interna debe ser permanente, por mensajes, publicaciones, reconocimientos y esquemas claros de trabajo, vía internet, cartelera informativa, buzón de sugerencias, telefonía móvil, etc. Como estrategia de mejoramiento en la comunicación interna se recomienda conformar un comité de comunicación empresarial. Como plan estratégico de la motivación empresarial, fomentar y organizar eventos que brinden oportunidades al trabajador, incentivos, bonificaciones, especialmente por las jornadas extras de trabajo, capacitación del personal con motivación al ascenso en la empresa, en los cuales se cuente con la participación, compromiso y lealtad del empleado. Promover charlas y foros sobre los lineamientos del trabajo en equipo, en los cuales se concreten los objetivos empresariales, los procesos de producción, la clasificación de las tareas y la negociación en la remuneración y jornadas laborales, que permitan reconocer la importancia del trabajo mancomunado y la importancia de las relaciones interpersonales en la empresa para lograr el éxito y permanecer en la competitividad del sector, que asegure el sostenimiento empresarial y de a la empresa XX la imagen que sus trabajadores desean tener.

CONCLUSIONES

El desarrollo empresarial y sostenimiento en la productividad y competitividad en el sector, se fundamenta en la calidad de las comunicaciones formal e informal, interna y externa en la empresa, que genere confiabilidad, asertividad, compromiso, lealtad y fidelidad del trabajador y construcción de la imagen organizacional, hacía la consolidación del equipo de trabajo que busque la satisfacción del cliente y la comunicación con los proveedores.

BIBLIOGRAFÍA

Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional : técnicas y estrategias. Barranquilla [Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?dire ct=true&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live Esteban Lario, J. (2014). Comunicación y protocolo empresarial en los países de la zona euro. Madrid: Dykinson. Retrieved from http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?dire ct=true&db=nlebk&AN=853940&lang=es&site=eds-live Torres, S. ( 26,11,2018). Comunicación y las Relaciones Laborales. [Archivo de video]. Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281 Video (foro trabajo colaborativo, lineamientos para mejorar trabajo en equipo y relaciones interpersonales).