• Author / Uploaded
• Grace Ailyn

• Categories
• Contralor
• Auditoría financiera
• Planificación
• Calidad (comercial)
• Cognición

Citation preview

CICLO 2012-III Módulo: 1 Unidad: II

Semana: 2

AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

Mag. Luis Yucra Rodriguez

ILÜfifJU I

ORIENTACIONES Se recomienda al alumno revisar el campus virtual y reforzar sus estudios con el material enviado en Word, enlaces bibliográficos e interesantes, ingresar al Foro y realizar las autoevaluaciones.

EL AUDITOR OPERATIVO Y SUS ACTIVIDADES DENTRO DEL CAMPO DE LAS OPERACIONES. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

CONTENIDOS TEMÁTICOS • • • • • • • • • • •

Justificación de la auditoria operativa o de gestión. El auditor operativo. Funciones del auditor. Funciones, responsabilidades y tareas del auditor. ¿Como auditar? Normas de ética. Características del auditor. Perfil del auditor. Metodología. Planificación de la auditoria Ejecución de la auditoria

JUSTIFICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERATIVA O DE GESTIÓN. Para estudiar la Auditoria Operacional es importante mencionar una serie de aspectos que justifican su existencia y que permiten detectar el por qué de esta importante rama de la Auditoria. Veamos algunos:

1.

El desarrollo de los negocios que plantea nuevos problemas en procura de salvaguardar e incrementar los recursos económicos

y

humanos

comprometidos en el objeto social del negocio. 2.

Los adelantos técnicos y administrativos que permiten sustituir el manejo empírico de los negocios por nuevas y complejas técnicas de administración científica usando para ello medios técnicamente desarrollados.

3.

La complejidad y especialización en los negocios que crea la necesidad de departamentalización para facilitar un control mas adecuado de sus diversas operaciones.

4.

Las exigencias del consumidor que requieren de una mejor calidad de los productos elaborados.

5.

La necesidad de incrementar la productividad y buscar mayor eficiencia con el objeto de hacer frente a la competencia.

6.

La necesidad de implementar buenos controles que permitan el logro de mejores resultados.

DUÍD Dirección Universitaria de Educación a Distanda

INVESTIGA. REVISA Y EVALÚA

1

LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Si los controles con eficienc ia

Si se tienen controles adecuados

DISMINUIR COSTOS El NCREMENTAR LA.

permiten opa nar

PRODUCTIVIDAD

AUDITORIA FINANCIERA

AU DITO RIA O P E RACIONAL 7.

Agregar contabil idad emitien do una opinión indepe ndiente , sobre la razona bilidad de los estado s financie ros.

8.

Los estados

financie ros son el fin: se trata de determi nar si las cifras han sido acumula das de forma equitati va razonabl e y veraz.

9.

Aume ntar la eficien cia por medio de recom endaci ones tendie ntes a: increm entar ingres os, reduci r costos y simpli ficar operac iones.

10.

Los estado s financi eros son un medio usado por el autor en el análisi s cuanti tativo de la empr esa a la que tratar a de ayuda r con

' sus recome

ndacio nes.

E

n a m b a s s e e f e c

t ú a

i ó n

u n

d e l

e s t u d i o y e v a l u a c

c o n t r o l i n t e r n o ,

'

EL AUDITOR OPERATIVO Los auditores internos y de gestión, se diferencian en la especialización del objetivo que persiguen. Así cuando se persigue evaluar objetivos de carácter operativo estamos hablando de evaluar tareas de gestión. Se considera al auditor operativo como un rival o crítico de aquellos con los que trata, debido a los errores internos en las que pudieran encontrarse las diferentes áreas; siendo su interés del auditor operativo mejorar la operatividad del negocio en lugar de recibir felicitaciones por descubrir errores considerándose como dueño del negocio

LAS FUNCIONES TIPO DEL AUDITOR SON: •

•

•

•

• •

•

Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información. Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. Respetar las normas instancias normativas y, en su caso, globalizadoras. Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo. Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización. Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria. Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados. Revisar el flujo de datos y formas. Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances. Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. Evaluar los registros contables e información financiera. Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles. Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización. Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.

unciones, responsabilidades y tareas de los auditores

Funciones Responsabilidades

Del Auditor Jefe. Del equipo auditor auditores. Del auditado.

o o

equipo auditor auditores. ■ El auditado es elemento pasivo y no realiza ninguna función.

Elección del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad Del Auditor Jefe. del equipo auditor y de la propia auditoría. Debe haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de Del comunicación y gestión del equipo.

area unciones responsabilidades y de los auditores

R e s p o n s a b i l i d a d e s

Responsable final de todas las fases de la auditoría; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditoría . Participar en la selección de los miembros

d y presentarlos ante el e auditado. l e Definir los requisitos de cada q trabajo de la auditoría. u Revisar la documentación i del SC. Dar instrucciones p al equipo auditor. o Informar y comunicar al auditado sobre los a resultados de la u auditoría, las d no i conformidades críticas y los t obstáculo importantes o durante el curso de la r auditoría.

Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores Responsabilidades

Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoria y consignar las observaciones. Cooperar con el auditor jefe. Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas.

AUDITORES

Funciones

Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de la auditoria. Respetar la deontología

profesion al.

Rec y analizar datos para oger relativas al SC auditado.

obtener conclusiones

Funciones responsabilidades y tareas de los auditores AUDITAD O

1

Responsabilidades

Informar al personal afectado sobre el objeto y finalidad de la auditoría; designar a los mandos de su personal para que acompañen al equipo auditor. Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para asegurar el desarrollo optimo de la auditoría. Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría. Determinar e iniciar las acciones correctoras atendiendo al informe de la auditoría.

¿Cómo auditar? DE LA PREPARACIÓN AUDITORIA Revisión

preliminar del SC auditado -Si el SC no es el adecuado conviene no continuar con la auditoría. -Base para preparar la auditoría y juzgar el SC auditado. Tareas del

A

equipo auditor -Conviene asignar a cada auditor la auditoría de elementos Específicos del SC. Esta asignación será hecha por el auditor jefe.

Documentos de trabajo Listas de verificación para cada elemento del SC. • Formulario s para recoger observacion es y formularios para consignar evidencias. P l a n

d e

•

l a a u d i t o r í a Conocido con antelación. • Flexible para permitir cambios durante la auditoría. -Debe incluir: •

objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar

de la auditoría, áreas a auditar...

¿Cómo auditar? DE LA AUDITORIA Reunión

inicial

Presentaci ón del equipo auditor y de un resumen de métodos y procedimie ntos a utilizar. • Confirmar el horario de reuniones intermedias y •

final, y la disponibilidad de medios e instalaciones que se precisen. EJECUCIÓN

O b s e r v a c i o n

e s d e l a a u d i t o r í a Documentar todas las observaciones y •

determinar las que deben considerarse no conformidades. • Las no conformidad es deben referenciar los requisitos que se Incumplen.

Recogida de evidencias • A través de entrevistas, examen de documentos y observación de las áreas afectadas. • Anotar los indicios de no conformidad para su posterior

t i g a c i ó n . R e u n i ó n i n v e s

f i n a

l con el auditado - Presentar: las observaciones de la auditoría a la dirección del auditado y asegurarse de su

comprensión; las conclusiones del equipo auditor relativas al SC. -Levantar acta de esta reunión.

¿Cómo auditar?

* Informe de la Auditoría Es responsabilidad del auditor jefe. El informe tiene por objeto exponer los hechos, no analizar las causas, ni recomendar acciones

correctoras. En caso de duda sobre alguna situación auditada, no considerarla. Debe contener: objetivo y alcance de la auditoría, observaciones de no conformidad, capacidad del SC para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribución del informe...

¿Cómo auditar?

Comportamiento del auditor

Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al interlocutor. Generalmente el auditor debe escuchar y mantener un tono de cooperación. Para estudiar una situación, usar las tradicionales: ¿qué? ¿cómo? ¿dónde?...

Reco mend acion es pract icas

EEHUJ

Retener solo los hechos. No tener en cuenta rumores o suposiciones. Tener en todo momento el control de la auditoría. Preguntar y escuchar, no discutir. Adaptarse a la situación y al auditado. Examinar en detalle la documentación.

CONTABILIDAD

b^ ™

¿Cómo auditar? PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA ¿NE CESI TA INS TRUC CION E ESCR ITAS? ¿E XIS

S

T

S

SI

¿A LC AN ZA OB JE TIV OS ?

¿

CO NF OR M E

N N O C O N F O R M

NO CON FOR ME O NO ADA PTA DA

NORMAS DE ETICA CAPACIDAD: para desempeñar eficientemente su trabajo junto con su personal. INDEPENDENCIA; el auditor actuara con entera libertad y los resultados deben ser imparciales.

EQUIDAD: los consejes del auditor al ponerse en predica pueden afectar los intereses. Por eso deben ser emitidos con equidad y proteger tos intereses morales.

NORMAS DE ETICA SELECCIÓN DE CLIENTES: el auditor rechazara aquellas preposiciones de trabajo cuya finalidad se oponga a los lincamientos morales y honestos. SECRETO PROFESIONAL: El auditor esta obligado a no divulgar por ningún motivo hechos, datos o circunstancias, HONORARIOS: deben estar estimados en relación directa con la importancia, responsabilidad, calidad y justa valoración del servicio. Por ningún motivo recurrirá a hacer dadivas o gratificaciones para obtener preferencia en la contratación de servicios. DIFUSIÓN DE SERVICIOS: para la difusión de sus servicios de auditoria, es aconsejable que el auditor participe en conferencias, seminarios, mesas redondas, colabore en publicaciones, etc.

CARACTERISTICAS DEL AUDITOR

IMAGINACIÓN: es la capacidad de una persona que le permite crear, apreciar y resolver determinadas situaciones. Esta en posibilidades de idear sistemas y procedimientos y proporcionar soluciones eficaces a favor de la empresa. INTELIGENCIA: el don de entender y comprender con agilidad. Podra razonar y apreciar

con mayor facilidad los problemas y discernir sobre ellos con acierto. CRITERIO: facultad de formar juicios con lógica y sentido común, encontrando soluciones sencillas y practicas. INICIATIVA: acción oportuna y razonada de formar planes y tomar decisiones con razpidez y eficacia. Le permite elegir los caminos a seguir y encontrar soluciones a los objetivos deseados.

CARACTERISTICAS DEL AUDITOR

RESPONSABILIDAD: es el juicio que forma la conciencia consecuencia de los actos que ejecuta una persona, Es la forma que en tanto lo moral como en lo material toma la continuidad del efecto de la acción ejecutada El auditor debe tener presente la responsabilidad social y de servicio que contrae al aceptar un trabajo profesional. Sus opiniones deben ser imparcíales. independientes y conciliar intereses morales. materiales y económicos de las partes afectadas. TRATO: Es la forma de conversar, comunicar y tratar a las personas.

I ■ EÉilfl P

PERFIL

DE L 0

A U D I T O R 1

2

3

4

5

PROMEDIO

DIMENSIÓN INTELECTUAL CULTO INGENIOSO PERSPICAZ CRÍTICO INQUIETO ACADÉMICO DIMENSIÓN PROFESIONAL LIDERAZGO DILIGENTE RESPONSABLE DISCIPLINA Y ORDEN EXPERIENCIA BUEN COMUNICADOR IDÓNEO ACTUALIZADO POLIFACÉTICO Dirección Universitaria de Educación a Distanda

DIMENSIÓN MORAL HONRADEZ JUSTICIA RESPETUOSO INTEGRIDAD BONDAD DIMENSIÓN ESPIRITUAL Y EMOCIONAL

MODERACIÓN / EQU ILIB IO R PRUDENCIA AGRADABLE INICIATIVA IMPARCIAL SOCIOAMBIENTAL SESNSIBLE SOLIDARIO ECOLÓGICO

METODOLOGÍA No existe aún una metodología que aplique el auditor operativo en la realización de su labor; éste debe utilizar su criterio profesional de acuerdo a su experiencia como auditor. Básicamente se aplican cuatro características de la auditoría operativa: 1. Familiarización: Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de la actividad, cómo van a lograrse y cómo van a determinar los resultados.

11.

12.

13.

Verificación: requiere que los auditores examinen en detalle una muestra de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico. Al realizar la verificación los auditores usualmente están interesados en tres temas: calidad, período correcto y costo. Evaluaciones y Recomendación: Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor está totalmente seguro; como resultado de su examen. Informar de Los resultados a la Dirección: El Auditor debe reservar su opinión para la conclusión del examen.

PLANIFICACIÓN LA AUDITORIA Las empresas operan en diferentes negocios, están expuestos a diferentes riesgos y tienen diferentes sistemas de información, contables y de control. Por lo tanto, es necesario planificar el enfoque de auditoría con anticipación a fin de evaluar adecuadamente las circunstancias específicas de cada cliente en particular.

El plan estratégico representa el fundamento sobre el cual se basaran todas las actividades de planificación posteriores y la auditoría en si misma. El socio y gerente emplean su experiencia, criterio y perspectiva para analizar cual es el enfoque de Auditoría apropiado.

EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA: La ejecución de la auditoria esta focalizada en la obtención de evidencias, suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos mas importantes aprobados en el Plan de la Auditoria. Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecución, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe.

1.

Elaboración del Programa de Auditoria: Un programa de auditoría es un plan detallado del trabajo que debe comunicar, tan precisamente como sea posible el trabajo a ser ejecutado.

2.

Procedimientos y técnicas de auditoria: Durante la fase ejecución, el equipo de auditoría se aboca a la obtención de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y técnicas de auditoría, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Las técnicas de evidencia son:

auditoría

más

utilizadas

para

reunir

3.

Evidencias de auditoria de información:

y métodos de obtención

Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor.

4 Evaluación de la efectividad de los programas La evaluación consiste en la verificación periódica del resultado a la luz del grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía que hayan exhibido en el uso de los recursos como del cumplimiento por las entidades de las normas legales y de los alineamientos de políticas y planes de acción.

5 Evaluación del control interno gerencial El auditor debe concentrar su esfuerzo de su trabajo en áreas donde el rendimiento no es satisfactorio, axial como en aquellos controles gerenciales que no funcionan apropiadamente o simplemente no existen.

6.

Elaboración y revisión de los Papeles de trabajo: El auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.

PAPELES DE TRABAJO Son

documentos en donde se consignan los resultados de análisis e investigaciones Tienen como objeto normar el criterio del auditor sobre determinado asunto. Los papeles de trabajo constituyen para el auditor el punto de apoyo para formar sus juicios y determinar sus conclusiones y recomendaciones. Es aconsejable que se utilicen formas preimpresas que contengan el formato y los puntos que deben ser investigados, a fin de normar el criterio de las personas que las manejan, evitar malas interpretaciones, perdida de tiempo! preguntas innecesarias.

PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son propiedad del auditor y de gran importancia por la utilidad que le reportan: • Constituyen prueba fehaciente del trabajo realizado. • Son el punto de apoyo para emitir las recomendaciones. • Son fuentes de información en los momentos de aclaraciones. • Son memorias de experiencia a las que se puede recurrir en demanda de información para mejorar trabajas posteriores Siendo los papeles de trabajo los que encierran su calidad profesional y los indicadores de la situación de la empresa, requieren que estén protegidos contra toda intervención ajena, deben ser archivados en forma

Dirección Universitaria de Educación a Distanda

DXÜFJÉD

conveniente.

^

««V

Requisitos de los papeles de trabajo. • • • •

Completos y exactos. Claros, comprensibles y detallados. Legibles y ordenados. Información relevante.

7

Desarrollo de hallazgo de auditoria Es el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un área, actividad u operación.

8 Comunicación de hallazgos de auditoria Durante el proceso de la auditoría, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente, para su evaluación y consideración en el informe correspondiente.

9. Terminación de la fase de ejecución. La comunicación de los hallazgos y la evaluación de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase ejecución y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el informe de auditoría . El retiro del equipo de auditoría debe ser coordinado con los niveles gerenciales pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dará por terminado el trabajo.

LA RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR El auditor debe responder por su trabajo, pero no por el contenido de la información contable examinada, que es de responsabilidad de los administradores del ente emisor. El auditor que ejecute una auditoría negligentemente o que informa inadecuadamente las conclusiones de su trabajo debe asumir responsabilidades de tipo profesional, civil y hasta penal. Los errores (no intencionales) y los fraudes (intencionales) producen omisiones o exposiciones inadecuadas de importes o informaciones en los estados contables.

Cada auditoría realizada culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la alta gerencia de la entidad auditada.

^■GüllB

CONTABILIDAD

ílí

bi\

L^f

GRACIAS

r^EBp

Dirección Universitaria de Educación a Distanda