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Área Auditoría

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Contenido Informe especial

El Auditor de Operaciones

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Ficha Técnica Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil Título : El Auditor de Operaciones Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 195 - Segunda Quincena de Noviembre 2009

1. Aspecto general En la auditoría de las operaciones puede ser deseable un historial contable, pero no indispensable; las cualidades, atributos, responsabilidad y estatus del auditor interno de operaciones son similares a las del auditor financiero tradicional, pero más orientado hacia la perspectiva de dirección. Muchas organizaciones de auditoría incluyen en sus nóminas a personal cuya experiencia está basada en la especialidad o en el campo de la ingeniería y análisis del sistema, la habilidad del auditor de acumular, poner orden y analizar la información de naturaleza operativa es tan importante en la auditoría operativa como financiera. Es importante el conocimiento experto del auditor sobre la evaluación del control interno, el auditor puede sentirse como en su casa en cualquier área operativa de la empresa, esta familiaridad dependerá del buen conocimiento que tenga de ella, la relación entre las distintas actividades dentro de la empresa, flujo del trabajo y del personal que lo realiza.

2. Atributos El auditor de operaciones deberá tener cuidado y persistencia, debe ser adaptable y debe tener un enfoque constructivo, finalmente debe ser cooperador, como: - Curiosidad El auditor de operaciones debe estar interesado y tener curiosidad por todas las operaciones. Cuando se revisa N° 195

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una operación debe preguntarse ¿qué está haciendo?, ¿es necesario hacer esto? ¿Cómo encaja con el resto del negocio? ¿Se estará duplicando el trabajo? ¿Existe algún medio mejor para hacerlo más fácil o barato? - Persistencia No debe seguir adelante hasta que esté seguro de que se entiende la situación, se aplican pruebas, verificaciones o se comprueba de cualquier otra forma que las cosas realmente se realizan como se ordenó o como deben hacerse. - Adaptabilidad Debido a que su trabajo lo lleva a conocer todas las áreas de la empresa, debe sentirse cómodo en los distintos entornos. Ejemplo, debe ser capaz de adaptarse rápida y fácilmente a las formas de lenguaje en las áreas de producción, de ingeniería y de publicidad, y mejorar su habilidad de trato con todo el personal en su terreno. - Constructivo No hay que considerar los errores o deficiencias como el final de su estudio, debe comprobar que se evitan las repeticiones en lugar de enfatizar los errores. Considerar la deficiencia como guía de mejora para el futuro. - Sentido del negocio Debe observarlo todo desde la perspectiva del efecto sobre la eficacia y el beneficio de la operación del negocio. Cuando evalúa un área en particular, debe tener en mente las fases de la operación con otras y su relación con el negocio. - Cooperación Debe considerarse a sí mismo como un asesor del negocio, no como un rival o crítico de aquellos con los que se trata; trabaja con ellos, los consulta y

revisa sus recomendaciones; su interés es mejorar la operatividad del negocio en lugar de recibir felicitaciones por descubrir errores.

3. Responsabilidad general El auditor de operaciones tiene la responsabilidad de ayudar tanto a la dirección operativa como a la general, los directivos operativos deben ofrecerle recomendaciones constructivas que apunten hacia la mejora de las operaciones.

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Al realizar su función, los auditores tienen las responsabilidad de observar las normas profesionales de auditoría en sus revisiones y evaluaciones, estas normas coinciden a la adecuación y claridad de ejecución de su trabajo y a la adecuación del informe.

4. Responsabilidad, política y procedimientos Los auditores tienen ciertas responsabilidades básicas hacia la dirección con respecto a las políticas, procedimientos y otras medidas de control de dirección que se establezcan. Al revisar estas políticas y procedimientos deberán considerarse lo siguiente: - Coherencia El enlace de procedimientos, empezando con las declaraciones de política general y terminando con las políticas de detalle, deben ser coherentes consigo mismas, el auditor es responsable de comprobar que todos los procedimientos estén bien coordinados. - Adecuación Los procedimientos deben constituirse de tal manera que puedan proporcionar una medida de cumplimiento de los objetivos de la dirección. El auditor es responsable de determinar que los procedimientos sean adecuados para su propósito.

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- Cumplimiento El trabajo realmente efectuado debe estar de acuerdo con los procedimientos establecidos. El auditor es responsable de medir este cumplimiento. - Efectividad Deben obtenerse los resultados deseados. El auditor es responsable de diseñar pruebas que indicarán si los procedimientos son verdaderamente efectivos.

5. Organización Es esencial que el auditor de operaciones tenga la posibilidad de tratar de igual a igual al director de operaciones, no como un subordinado que trata de persuadirlo de que es capaz de ayudarle. Como concepto general, la función de auditoría se asigna organizativamente a la división financiera bajo la dirección de la supervisión de altos ejecutivos (Contralor o el tesorero, etc.), esta posición en la empresa es satisfactoria, teniendo en cuenta que el ejecutivo al que la auditoría informa tiene entrada en todos los departamentos operativos y no es el supervisor inmediato de las operaciones contables. Un estatus inadecuado crea grandes problemas para lograr una acción correlativa de las deficiencias descritas en el informe de auditoría; si se ignoran los hallazgos del auditor, éste no puede funcionar eficazmente.

6. Relación con los auditores independientes Es difícil para el personal operativo sin la parte financiera distinguir entre el trabajo del auditor interno de operaciones y el del auditor independiente. Observan que ambos utilizan técnicas similares para comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuación de los controles protectores. En ambos casos se pretenden comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuación de los controles que los protegen, a menudo observan que ambos pretenden comprobar que los activos están apropiadamente protegidos y contabilizados. Las responsabilidades de los dos son diferentes. El auditor independiente es delegado por el consejo de administración como responsable de informar a los accionistas, a la dirección y al público de la adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera de los negocios y de los resultados financieros de operaciones por un período específico. Examina y realiza prueba sobre los registros y los controles internos (incluye auditoría interna) hasta que llega a la convicción de que los estados financieros que está examinando están adecuadamente presentados.

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Los auditores internos de operaciones, por el contrario, son responsables ante la dirección general de la adecuación y efectividad del sistema de control en toda organización. Se ocupan de los registros financieros y su trabajo está dirigido generalmente hacia la manera en la que éstos sirven a la dirección para obtener operaciones con beneficios. Aun cuando las responsabilidades básicas difieren, existen intereses comunes entre el auditor independiente y el de operaciones. El independiente ha utilizado durante mucho tiempo el trabajo del auditor interno orientado financieramente. Ambos operan bajo programas comparables, y éstos pueden ser realmente coordinados para lograr una mutua y aceptable división del trabajo en el análisis de las cuentas y la verificación de las transacciones financieras.

7. El auditor independiente y el auditor de operaciones El trato del auditor independiente con el de operaciones es más reciente, pero también puede existir una estrecha relación y cooperación. Las revisiones de los auditores del control interno sobre asuntos financieros y contables pueden utilizarse por los independientes como ayuda en su revisión. En esta área, la coordinación puede mejorar si ambos utilizan los mismos métodos para analizar el control interno. Ejemplo, ambos pueden emplear diagrama de flujos y símbolos similares en los papeles de trabajo. También los auditores internos de operaciones pueden planificar sus revisiones de forma que no exista duplicación de esfuerzos y así el independiente puede utilizar este trabajo en el momento en que lo necesita. Las revisiones de los auditores de operaciones no financieras tienen mucho interés para el auditor independiente, pues sabe que la mayoría de las cosas que ocurren dentro de una empresa tienen algún efecto sobre los libros de contabilidad y sobre los estados financieros de la entidad. A través del trabajo del auditor de operaciones, el independiente puede asegurarse de la adecuación y efectividad de los aspectos operacionales de los sistemas de control. Esta seguridad puede ser mutuamente positiva y eliminar posibles confusiones o duplicación de esfuerzos.

8. Relación con la auditoría interna Se ha propuesto, sobre todo por los que practican la auditoría interna, que la auditoría de dirección sea una extensión de trabajo constructivo del auditor interno para mejorar los controles y el rendimiento, puesto que, bien mirado, la auditoría

para la dirección no es otra cosa que una auditoría interna realizada a fondo. Es considerablemente cierto. La auditoría para la dirección y la interna son muy parecidas, aunque aquella no está, obviamente, limitada al trabajo realizado por los auditores internos. La auditoría interna es una función independiente establecida dentro de la organización para examinar y evaluar las actividades como un servicio propio. Su objetivo es asistir a los miembros de la organización en el descargo efectivo de sus responsabilidades; en este sentido, la auditoría interna proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones concernientes en las actividades revisadas. El alcance de la auditoría interna debe abarcar el examen y evaluación de lo adecuado y efectivo de los sistemas de control interno y la calidad de ejecución de la organización, para poder llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Tiene como objetivo de control interno: - Fiabilidad e integridad de la información. - Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, y normativas legales vigentes. - Salvaguarda de los activos. - Utilización económica y eficaz de los recursos. - Logro de objetivos establecidos y de las metas para las operaciones o programas. El objetivo general de la auditoría interna es asistir a la dirección para que logre sus metas y proporcionar información, análisis, evaluaciones y recomendaciones relativas a las obligaciones y objetivos de la dirección. Al definir el alcance del trabajo de auditoría, las normas especifican que un alcance completo de una auditoría de un programa, función, efectividad, organización debe contar con lo siguiente: - Un examen de transacciones financieras, cuentas e informes, incluyendo una evaluación del cumplimiento con las normativas aplicables. - Una revisión de la eficacia y economía de la utilización de los recursos. - Una revisión para determinar si los resultados deseados se logran efectivamente. La auditoría interna y la de dirección son parecidas, un punto posible diferencial es que el alcance de la interna se extienda a aspectos de auditoría financiera (revisiones internas financieras son distintas de las que emiten una opinión sobre los estados financieros). No existe un consenso sobre si el alcance de la auditoría para la dirección incluye tales revisiones financieras. N° 195

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