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EJEMPLO DE LA RUTA DE LA CALIDAD 1. (Planear) SELECCIONAR EL TEMA. Especificar el tema o problema a trabajar. En una organización que distribuye productos de aseo se ha presentado una reducción de las ventas que el gerente quisiera analizar. El problema podría describirse así: 

Reducción de las ventas en un 20% para el 2do semestre.

EL problema puede generar los siguientes efectos:     

Reducción de los ingresos Reducción de la rentabilidad Despido de personal Mayores costo de inventario Desperdicios por pérdida de producto

2. (Planear) COMPRENDER EL ESTATUS ACTUAL DEL PROBLEMA Y ESTABLECER OBJETIVOS. De seguir así la compañía estaría en 6 meses con serios problemas de liquidez. Las ventas se han reducido en los últimos 4 meses y han alcanzado un 20% de reducción. El gerente de ventas cree que esto es solo un problema pasajero y que sus vendedores pronto equilibrarán las ventas. El gerente general no está confiado y solicita pronta acción. El gerente comercial se establece el objetivo de: Aumentar el nivel de ventas en un 25% para el próximo mes de septiembre de 2012.

3. (Planear) REALIZAR ANÁLISIS DE CAUSAS. Mediante la técnica de lluvia de ideas, definimos posibles causas a este problema. Una vez estén definidas las causas que pueden ser reales o potenciales, las clasificamos y agrupamos según el tipo de recurso o según alguna característica común, las causas se representan en un diagrama de espina de pescado: Material preparado por Carlos Ariel Buriticá Gómez

Competencia

Personal de Ventas

Costos bajos Falta de Planeación Mejor Precio

Desmotivación

Reducción de un 20% en las Ventas Mala Calidad Fallas de almacén

Poca Disponibilidad Inventarios bajos

Mal Servicio

Productos

Servicio (Método)

4. (Planear) PLANTEAR ACCIONES A REALIZAR.

i. ii. iii.

iv. v.

vi.

Establecer una escala de bonificaciones que sean atractivas para los vendedores. Realizar capacitaciones y clínicas de ventas para mejorar las competencias de los vendedores. Realizar un control adecuado de los inventarios y establecer stocks de seguridad para evitar el agotamiento de los inventarios. Realizar negociaciones de largo plazo para reducir los costos de los productos comprados. Incluir un sistema de información para administrar bien los inventarios y las existencias, garantizando confiabilidad y eficiencia. Reorganizar el almacén, diferenciando, demarcando y las áreas de almacenamiento, ubicando los productos de mayor rotación más cerca de las zonas de salida.

Material preparado por Carlos Ariel Buriticá Gómez

vii. viii.

Realizar un análisis de los precios de venta y establecer unos altamente competitivos. Reforzar el servicio al cliente mediante el acompañamiento y asesoría a los clientes para lograr fidelización.

5. (Hacer) IMPLEMENTAR CORRECTIVAS.

MEDIDAS

PREVENTIVAS

Las medidas mencionadas en el numeral 4 (8 implementaran de acuerdo al siguiente plan de acción: No

Actividad

Responsable

1

Crear bonificaciones

Gerente de ventas

2

Realizar Capacitaciones de ventas

Gerente de ventas

3

Controlar Inventarios

Jefe de Almacén

4

Negociar con proveedores

Jefe de Compras

5

Implementar Sistema de información de almacén

Jefe de Sistemas / Jefe de almacén

6

Organizar el almacén

Jefe de Almacén

7

Definir precios de venta

Gerente de Ventas

8

Reforzar el servicio al cliente

Gerente de ventas

acciones),

Método Se definen metas de cumplimiento de ventas y se definen % de bonificación. Contratan personal experto para realizar clínicas de ventas, se programan para la 4 semana de agosto. Revisar los stocks de seguridad y clasificar los inventarios ABC, Aplicar JIT Establecer productos de mayor consumo y negociar tarifas de largo plazo Identificar con JIDOKA actividades a automatizar. Cotizar, seleccionar y sugerir la compra de un sistema de información Aplicar 5 S’s y KANBAN Realizar benchmarking y compararse con la competencia establecer puntos de mejora y definir nuevas tarifas Capacitar al personal de servicio y definir estrategias de atención

Material preparado por Carlos Ariel Buriticá Gómez

Y se

Fecha Cumplimiento Agosto 15

Agosto 30

Agosto 30

Agosto 30

Septiembre 10

Agosto 30

Agosto 30

Agosto 30

6. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES. Se utilizarán los indicadores de: Indicador

Formula

Incremento de las ventas Satisfacción del cliente

𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑚𝑒𝑠 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙 − 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑚𝑒𝑠 𝑎𝑛𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑟 × 100 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑚𝑒𝑠 𝑎𝑛𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑟 𝐶𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑆𝑎𝑡𝑖𝑠𝑓𝑒𝑐ℎ𝑜𝑠 × 100 𝐶𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠

Unidad de Medida % %

7. (Actuar) DEFINA ACCIONES DE CONTINGENCIA FRENTE A LO QUE PUEDE SALIR MAL. Actividad Realizar capacitaciones Negociar con proveedores Organizar el almacén Definir precios de venta

Problema Potencial

Contramedida

No hay presupuesto Solicitar al Jefe para su realización. Financiero facilitar el presupuesto. Productos con proveedor Identificar productos único y poca posibilidad sustitutos para su de negociación reemplazo y negociación. No hay espacio Adecuar el almacén con suficiente para los pisos. productos necesarios El nuevo precio podría Realizar una reducción generar pérdidas. de costos sistemática aplicando conceptos de LEAN y KAIZEN.

8. (Actuar) REVISAR O REDEFINIR ESTÁNDARES. Se establecen procedimientos para la gestión del almacén y la negociación de las compras, se realiza seguimiento de manera mensual, se establece una política variable de remuneración de los vendedores. Todos los gerentes deben participar de revisiones mensuales de cumplimiento de metas con el gerente general.

Material preparado por Carlos Ariel Buriticá Gómez