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• Luis Alberto Ramirez Chuquihuanga

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2. CUALIDADES DEL AUDITOR, ALCANCE Y FACTORES LIMITANTES EN LA AUDITORÍA OPERATIVA 2.1 CUALIDADES DEL AUDITOR El auditor dispone de Título Profesional de Licenciado en Administración para el ejercicio de la Auditoría Administrativa; demostrarán su de experiencia profesional en la especialidad

de

preparación académica y

Auditoría. Cabe el enfatizar que

existen directivos y empresarios que desconocen las disposiciones legales sobre funciones y campos de acción de los profesionales cometiendo el error de considerar al Bachiller, así como al colegiado en economía para cubrir el puesto de auditor.

Todo auditor debe reunir las siguientes cualidades:

1. Actividad Profesional El auditor debe ser activo en su profesión, perteneciendo a su colegio y a otras organizaciones (a excepción de partidos políticos), participando en ellos, así como en el desarrollo de su especialidad.

2. Ética Profesional: El auditor en todos los actos públicos administrativos, guardará observancia de las normas de ética profesional. En el Perú, dichas normas se encuentran expresadas en el Código de Ética Profesional de los respectivos colegios profesionales. El auditor no debe propalar críticas destructivas y negativos de las actividades de sus colegas, que se encuentran desarrollando las acciones propias de la especialidad. No debe ser juez y parte a la vez, en los actos administrativos en donde comprometan su calidad profesional.

3. Comportamiento Profesional La conducta tanto en su vida personal como en su ejercicio funcional profesional, debe presentar una buena imagen en la práctica de la honradez, decoro y moralidad. La naturaleza del trabajo del auditor demanda un nivel de comportamiento adecuado que se refleja en las consideraciones y diferencias del personal.

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4. Carácter y Personalidad: El don de gente y el poder de ascendencia que pueda demuestran características diferenciales de su

personalidad

tener

una persona,

con aptitudes positivas

practicadas, que sustentan su actuación personal. El auditor no debe ser débil ni fuerte en su carácter, debe presentar una adecuada propiedad en su forma de actuar sin demostrarse despótico, neurasténico; pero tampoco complaciente o indiferente frente a los actos anormales. La pericia que demuestre será factor gravitante para poder alternar sus comunicaciones de amistad para con los auditados y ser aceptada su función. La personalidad es el conjunto de caracteres positivos que hacen resaltar su persona, diferenciadas de las demás.

5. Experiencia: El desarrollo profesional se logra por medio de las experiencias y vivencias, prácticas de trabajo especializado en las empresas o entidades buscando la actualización permanente dentro de su

competencia

profesional.

La experiencia no significa

simplemente que el auditor haya laborado durante varios años de servicios, sino que también demuestre capacidad o eficiencia porque puede haber pasado durante varios años en una actividad rutinaria y deficiente. Auditor Financiero y Auditor Administrativo, deben haber tenido experiencia suficiente para poder desempeñarse con eficiencia en el cargo de auditores; el Auditor Gubernamental debe tener experiencia en el área de Contabilidad Gubernamental. El Auditor Financiero Bancario tendrá experiencia en la Contabilidad Bancaria antes de llegar a ser auditor de un banco. Teniendo en consideración que las empresas deben seleccionar personal idóneo, para que no se interrumpa el crecimiento y desarrollo de sus organizaciones que siempre deben encontrarse en sobresaliente competencia. Uno de los progresos más importantes en la auditoría independiente durante los últimos tiempos ha sido la constantemente creciente comprensión, tanto por la gerencia como por el auditor, de la naturaleza complementaria de sus respectivas responsabilidades y de su dependencia mutua para cumplir con dichas responsabilidades, esto, unido a su deseo común de lograr eficiencia en la gestión digno de confianza, ha fomentado un alto grado de colaboración, para beneficio mutuo. Es así que se mencionan entre otros atributos del auditor del auditor a los siguientes: •

posesión de conocimientos acreditados sobre la materia en razón a su titulación.

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•

dilatada experiencia profesional en el ejercicio de la profesión.

•

objetividad o imparcialidad en su actuación.

•

integridad personal y profesional, amparada por el código de ética profesional y por otras disposiciones inherentes a su calidad profesional.

El informe del auditor permite a terceras personas interesadas en la situación y marcha de la empresa contar plenamente con la validez de la información gestionaría. En síntesis, actúa como fedatario público (como un notario) que proviene de su situación profesional externa independiente lo cual debe diferenciarse del auditor interno, porque este está incluido en la planilla de la empresa como trabajado.

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2.2 ALCANCE Y FUNCIÓN SOCIAL DE LA AUDITORÍA OPERATIVA

1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERATIVA El alcance de la auditoría es ilimitado ya que todas las operaciones de una entidad son susceptibles de auditarse operativamente. Sin importar si se trata de un área operativa, financiera o administrativa, ya que la labor que se desempeña toma en consideración tanto factores internos (generados dentro de la organización) como externos (generados fuera de organización ejemplo: reglamentos, servicio al cliente, condiciones de entrega, etc.)

Este nuevo enfoque integral de auditoría operativa nos ofrece la alternativa de conformar equipos multifuncionales, donde intervienen, ingenieros, administradores, abogados, contadores, etc., pero normalmente este trabajo es encomendado y realizado por profesionales con preparación en auditoría. De los puntos importantes dentro del alcance se mencionan algunos: Verificación de cumplimiento a los objetivos y metas establecidas. Evaluación de indicadores propios de operación o administración (ejemplo: indicadores de eficiencia, reportes plazo de servicio, reporte de desviaciones, etc.)

Se menciona algunas de las áreas o Unidades organizativas jerárquicas Funcionales tanto en el sector privado y en el sector público, tales como: •

Área de Administración de Personal.

•

Área de Abastecimientos y Logística.

•

Área de Comercialización y Ventas.

•

Área de Planificación.

•

Área Organizativa y de Racionalización Administrativa.

•

Área o Sistema de Trámite Documentario y Archivo.

1.1 Área de Administración de Personal. Comprende la reunión, examen y evaluación analítica de las

actividades

y

procedimientos que implican la administración integral, para el aprovechamiento eficiente y eficaz de los recursos humanos. Contiene los siguientes procesos: •

Selección de personal

•

Registro y Control

•

Desarrollo del personal: Capacitación, adiestramiento, entrenamiento,

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especialización y perfeccionamiento. •

Evaluación y calificación de personal.

•

Técnicas de movimiento de personal

•

Seguridad social y seguridad.

1.2 Área de Abastecimiento o Logística Comprende el examen y evolución de las actividades y procedimientos que implican: •

Programación de las compras.

•

Adquisición de los productos, materia prima, insumos, mercaderías, útiles de escritorio u otros artículos.

•

Almacenamientos y

•

Distribución de los bienes Esta área comprende a todo el sistema de compras cuya organización y

administración le compete a la Gerencia.

1.3 Área de Comercialización y Ventas: •

Comprende el examen y/o evaluación en los siguientes procesos:

•

Programación de ventas

•

Mantenimiento y conservación de productos

•

Utilización de comprobantes de pedidos, comprobantes de salida.

•

Verificación física de las existencias y

•

Comparación con las fichas de existencias valoradas de almacén.

1.4 Área de Planificación Se manifiesta examinando y evaluando los planes de trabajo o planes operativos, así como la programación y ejecución de las actividades y tareas que coadyuvan al logro de los objetivos y metas propuestas. No hay que olvidar que la proyección de las actividades se sustenta en el presupuesto asignado para la realización de dichas actividades; por consiguiente, es una grave deficiencia de las funciones y técnicas que programen las actividades en planes de trabajo, sin la debida justificación del gasto que conlleva su realización.

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1.5 Área Organizativa y de Racionalización Administrativa Examinando y evaluando el documento de constitución y funcionamiento de la empresa o entidad, así como en los siguientes documentos: •

Estatuto de la Empresa o Entidad

•

Reglamento Interno

•

Manual de organización y funciones

•

Manual de procedimientos

•

Manual de evaluación y categorización de puestos

•

El Organigrama.

1.6 Área o Sistema de Trámite Documentario Se da examinando y evaluando los procedimientos e instancias de los trámites de documentos y archivo, y la operación de las mismas de las fases de: •

Recepción

•

Registro

•

Trámites de Revisión

•

Tiempos de Tratamiento Resolutivo

•

Seguimiento del Proceso

•

Retroalimentación, y

•

Archivo.

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2. FUNCIÓN SOCIAL Y ECONÓMICA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA La principal función que desempeña la auditoría en la sociedad es la de permitir a sus integrantes que tomen decisiones sobre bases más sólidas al hacerlo a partir de una información financiera y operativa a la que se ha dotado de credibilidad. la posición del auditor independiente es vital para el funcionamiento exitoso de la economía de una nación con sus diversos intereses competitivos. la confianza en la información financiera es un elemento clave en la operación de la economía. el rol del auditor independiente es especialmente importante para las empresas poseídas por el público porque los inversionistas y otros interesados están por lo general lejos de las operaciones reales de tales

negocios

y

para

tomar

sus

decisiones

económicas

deben

descansar

significativamente en la información entregada a publicidad de acuerdo con la legislación. el principal objetivo de la auditoría financiera y operativa es, por tanto, el de satisfacer la necesidad que tienen los usuarios de la información financiera de que la empresa presente sus estados financieros y la gestión auditados. debemos señalar que el objetivo mencionado puede considerarse como el propósito informativo de la auditoría, pero que existen otros objetivos a largo plazo que son el de servir de guía para las decisiones futuras de la administración respecto a asuntos financieros, tales como pronósticos, control, análisis e información. Las razones por las que el público está interesado en contar con cuentas anuales auditadas podemos resumirlas así: •

Existe un claro conflicto de interés entre los emisores de las cuentas y la gestión anuales y sus usuarios.

•

Las decisiones que puedan tomar los usuarios, por ejemplo, otorgar crédito a una empresa o adquirir una parte significativa de su producción pueden efectuarse significativamente.

Aunque cuenten con la información profesional requerida, muchos usuarios no tienen acceso a los elementos necesarios para la evaluación recién referida por la dificultad que puede ter su origen en razones de distancia, restricciones legales u otros factores

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2.3 FACTORES LIMITANTES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA Entre estos factores tenemos los siguientes: •

Costos muy elevados.

•

Tiempo Excesivo que demanda su ejecución.

•

Utilización de personal técnico especializado.

•

Crecimiento de las empresas y su complejidad.

•

Criterios de evaluación.

1. COSTOS Y TIEMPOS Los factores del costo y tiempo van paralelos, es decir a mayor tiempo aplicado en la auditoría, mayor es el costo y gasto por concepto de honorarios, movilidad, útiles y otros.

2. PERSONAL TÉCNICO ESPECIALIZADO En cuanto al personal, se requiere especialistas competentes para que integren equipos polivalentes en las diferentes áreas de la empresa o entidad.

3. CRECIMIENTO DE LAS EMPRESAS Y SU COMPLEJIDAD Es notorio apreciar en la actualidad, la era de la globalización de la evolución de las necesidades humanas, del estándar de vida, de las exigencias del desarrollo de las naciones, de los cambios de infraestructura, de la investigación tecnológica, del crecimiento de los mercados, del desarrollo de nuevos proyectos; existe un crecimiento de las empresas en general, para satisfacer esos requerimientos; en ese sentido las empresas han duplicado o triplicado el uso de sus recursos y están utilizando

nuevas

líneas

de productos;

sus operaciones se tornan cada vez más

amplias y complejas además entre otros factores, el volumen de recursos, y a su proceso administrativo; consecuentemente la auditoría financiera, administrativa y operativa en las empresas para ejecutarse requiere el doble o más tiempo utilizado en exámenes y/o evaluaciones.

4. CRITERIO DE EVALUACIÓN Todavía no se ha fijado criterios uniformes para evaluar la gestión empresarial; de este modo puede apreciarse que, el contador público, el administrador, el economista, el ingeniero y cualquier otro profesional que tiene que opinar sobre el comportamiento de una empresa, aplican sus propios parámetros; en consecuencia, está pendiente la tarea de establecer criterios uniformes para evaluar la gestión de las empresas.

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INSTRUMENTOS NORMATIVOS Y CONTROL INTERNO 1.1 INSTRUMENTOS NORMATIVOS Son todos aquellos documentos que son medios para el control y que contienen y/o evidencian por control de operaciones y/o transacciones. Se mencionan los siguientes:

1. ESTATUTOS Que disponen las personas jurídicas en donde se indican normas que redundan en torno a la administración o gestión empresarial. los estatutos1 son las normas que marcan el régimen interno de la empresa a nivel legal. No prestarles la debida atención supone pasar por alto muchos aspectos que pueden plantear problemas en el futuro, sobre todo si surgen conflictos entre los socios. En los estatutos se recogen datos esenciales como la denominación, el capital y el domicilio social. Se decide cuál va a ser el órgano de administración y si el administrador va a ser una sola persona o varias (administradores solidarios o mancomunados). También se especifica la duración del cargo y si va a ser retribuido. La mención de esto último tiene especial importancia, ya que la retribución del administrador como tal no será deducible si el hecho no consta en escritura pública. Otro aspecto que suele verse como lejano es el momento en que uno de los socios decide dejar la sociedad o fallece. Lo usual es que, en caso de venta, se establezca el derecho a adquisición preferente por parte de los demás socios, pero pueden plantearse alternativas. Lo mismo ocurre con la transmisión mortis-causa, en la que los herederos pasan a formar parte de la empresa al adquirir por esta vía las participaciones sociales. Sin embargo, es posible pactar, al igual que ocurre con la venta, un reparto entre los socios supervivientes de la parte del fallecido. También pueden establecerse pactos con respecto al reparto de dividendos o al procedimiento de disolución de la sociedad.

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https://www.pymesyautonomos.com/legalidad/para-que-sirven-los-estatutos-de-una-sociedad

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2. ORGANIGRAMA Es un documento importante en el cual se encuentran los niveles jerárquicos funcionales de los trabajadores que laboran en las empresas o entidades. El organigrama de una empresa consiste en la representación gráfica de la estructura de la empresa, de manera que no sólo representa a los empleados y recursos humanos de la empresa, sino que también representa las estructuras departamentales, además de ser un buen esquema de las relaciones jerárquicas y competenciales dentro de la empresa. El organigrama de una empresa define los roles y responsabilidades de cada miembro de la estructura, su importancia es tal que llega a marcar la cultura laboral y la forma de trabajar dentro de la empresa.

Una empresa que no tiene organigrama tiende a ser una empresa desorganizada.

3. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - (MANUAL DEL PERFIL DEL PUESTO MPP) Es un documento que contiene normas respecto a las funciones de los trabajadores y el nivel jerárquico correspondiente que representa una determinada organización empresarial.

También

indica

los requisitos para

ejercer las funciones en determinado

nivel jerárquico. 10

El Manual de Organización y Funciones2, más conocido como MOF por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal. El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación. Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo, aumenta la productividad individual y organizacional, etc. Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros. La existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración. Aquí algunas recomendaciones para este proceso: ▪

Se necesita la participación y compromiso de todos en la organización, especialmente de los líderes como promotores.

▪

Se necesita que los líderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales para las decisiones referentes a estos temas.

▪

Se necesita formar un equipo técnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y puede ser interno o externo a la organización.

▪

Se necesita que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF.

▪

Se necesita que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del organigrama y para que el plan estratégico se refleje en las funciones.

▪

Se necesita finalmente hacer un plan de implantación de este manual, especialmente con los cambios fuertes. Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por ejemplo,

colgarlo en la intranet institucional o tener en línea.

2

http://blog.pucp.edu.pe/blog/perfil/2010/04/20/la-importancia-del-manual-de-organizacion-y-funciones/

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4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Contiene normas que describe la forma como se realizan las actividades o cómo se ejecutan las operaciones al trabajar. Por lo general por cada procedimiento de ejecución de cierta actividad deben estar plasmados los flujogramas. El Manual de Procesos (MAPRO) está compuesto por a) el Mapa de Procesos, que es la representación gráfica de los procesos y sus interrelaciones en la organización, y b) las fichas de cada uno de los procesos de la organización, donde se definen los pasos a seguir para la realización de productos, servicios, acciones estratégicas y acciones de soporte de la institución. El Mapa de Procesos tiene la misma jerarquía que un Organigrama. si el MOF nos ayuda a dividir el trabajo en la organización basado en la especialización, el MAPRO nos ayuda a integrarlo, creando mecanismo de coordinación que contribuyan a la organización a no formar islas, pues es muy frecuente escuchar: “yo hago mi trabajo, el problema es la otra área”. El clásico caso de la vida real organizacional, es que el área de Ventas se queja siempre de las demás áreas porque no les ayudan a vender. Las áreas vapuleadas son siempre: Sistemas, Recursos Humanos, Logística u otros de acuerdo al rubro de la empresa. La verdadera visión es que, si los resultados no se dan o se generan problemas, no es culpa de un área en particular sino de toda la empresa en su conjunto. A raíz de esto, siempre recuerdo un caso en una empresa multinacional, en la cual me contrataron para analizar el Almacén, pues el gerente de ventas se quejaba que los camiones de reparto salían muy tarde y no terminaban de repartir la mercadería a los clientes, generando devoluciones y claro pedidas a la empresa. La causa del problema era que los gerentes no tenían una visión de procesos, y en las reuniones de coordinación atacaban a la parte Logística por su ineficiencia (almacén), pero lo real era que los camiones salían con retraso, no porque se demoraban en despachar los productos, sino debido a que la programación de camiones (que mercadería llevaba cada camión y a donde) tenía mucho retraso. Esto último sucedía como consecuencia de que el área de Sistemas no entregaba la información a tiempo a los programadores, y esto le sucedía al área de Sistemas, porque Ventas no entregaba a tiempo la información o generaba muchos cambios al momento de realizar los pedidos, es decir un círculo vicioso, que tenía su origen en el área que tenía las 12

quejas. Que una Organización tenga un Manual de Procesos ayuda a identificar esos problemas, y después de eso mejorarlos, automatizarlos o tercerizarlos a empresas proveedoras especializadas, generando así espacios y conocimiento del funcionamiento para el desarrollo organizacional de la empresa.

5. REGLAMENTO INTERNO DEL TRABAJO. Es

un

documento

que

indica normas respecto al desarrollo laboral de los

trabajadores, teniendo en consideración la legislación laboral. El Reglamento Interno de Trabajo3 es una norma elaborada por la empresa en donde determina las condiciones que deben sujetarse todos los trabajadores sean estos empleados u obreros, es decir en este documento los empleadores consignarán las condiciones o reglas de una empresa.

Las empresas que cuenten con más de 100 trabajadores, sea cual fuere su modalidad contractual, están obligadas a contar con un Reglamento Interno de Trabajo.

¿Qué debe contener el reglamento interno de trabajo? El reglamento debe contener las principales disposiciones que regulan las relaciones laborales, tales como: La hora de ingreso de los trabajadores Las Jornadas y horarios de trabajo. 3 http://gacetalaboral.com/que-es-un-reglamento-interno-de-trabajo-y-que-empresas-estan-obligadas-contar-con-el/

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El tiempo de alimentación principal. Normas de control de asistencia al trabajo. Normas de permanencia en el puesto de trabajo, permisos, licencias, inasistencia. Descansos semanales. Derechos y Obligaciones del empleador Derechos y Obligaciones de los trabajadores. Normas relacionadas al fomento y mantenimiento de la armonía. Medidas disciplinarias (sanciones). Persona o dependencia encargada de atender asuntos laborales. Disposiciones de Seguridad y Salud en el trabajo. Otras disposiciones que disponga el empleador. ¿Qué obligaciones debe cumplir el empleador para registrar su Reglamento Interno deTrabajo? El empleador debe entregar por triplicado a la Sub. Dirección de Registros Generales, el Reglamento Interno de Trabajo para su respectiva aprobación, una vez aprobado por la Autoridad de Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo debe ser puesto a disposición de los trabajadores, dentro de los 05 días naturales posteriores de su aprobación, debiendo constar el cargo de recepción de dicho reglamento a todos los trabajadores. 6. OTROS REGLAMENTOS También son documentos en los cuales están estipulados normas respecto a las actividades de ciertas áreas específicas. Por mencionar: Reglamento de compras, reglamento de ventas; Otros manuales necesarios que requiera cada empresa.

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1.2 CONTROL INTERNO EN LA AUDITORÍA OPERATIVA El sistema de control interno es un proceso de control integrado a las actividades operativas de los entes.

1.2.1 CLASES DE CONTROL INTERNO El control interno puede clasificarse desde diferentes puntos de vista, así tenemos:

1. POR LA NATURALEZA DE LAS OPERACIONES 1.1 Control Financiero: Es el control que se hace a todas las operaciones y/o transacciones con respecto al recurso financiero, también se denomina control contable. Los controles internos contables tienen por objeto verificar la corrección y fiabilidad de la contabilidad. La gerencia necesita conocer las entradas y salidas en términos monetarios con la finalidad de conocer el presente, para anticiparse al futuro. La contabilidad tiene para la empresa funcionalidad múltiple: Finalidad fiscal, que sirve para el cumplimiento de leyes en relación a los impuestos. Finalidad informativa interna, permite facilitar datos de la marcha económica de la entidad, por tanto, la información contable interna debe ser capaz de facilitar información rápida y veraz sobre las áreas productivas y centros de costos de la empresa, la naturaleza y características de las operaciones, el costo y margen de utilidad de los distintos productos. Los controles contables, son imprescindibles para la auditoría externa o independiente

1.2 Control Administrativo: Es el control que se realiza a la gestión empresarial, es decir a las operaciones y funciones administrativas. Incluye planes, procedimientos y registros concerniente al proceso de decisión sobre la autorización de la Dirección, en el logro de los objetivos de la organización, El control Interno operacional es también denominado control interno administrativo y establece responsabilidad fundamental de la dirección de una Empresa en gerenciarla, con la finalidad de obtener utilidades mayores o rentabilidad y en el caso de una entidad que no persigue fines lucrativos será para lograr el mejor uso posible de los recursos en bien de los usuarios quienes la integran. 15

Esto significa que la Administración debe cumplir con los siguientes objetivos: • Producir con el menor costo posible. • Mantenerse informado de la situación de la empresa. • Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas. • Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos. • Tener en cuenta los factores de la competencia y la innovación tecnológica. Para verificar el logro de estos objetivos la administración establece: • El control del medio ambiente o ambiente de trabajo. • El control de la evaluación de riesgos. • El control gerencial y sus actividades. • El control del sistema de información y comunicación. • El control de supervisión y monitoreo. Por consiguiente, la entidad tendrá que desarrollar estrategias y políticas que promuevan la eficacia en todas las actividades de la empresa. Tales como compra, producción, distribución, publicidad, venta, etc. Además, para conseguir estos objetivos, la empresa deberá seleccionar, formar y entrenar a su personal rigurosamente, aplicando técnicas necesarias para optimizar todas las tareas necesarias, así como para supervisar y controlar las mismas. Por ejemplo: La adquisición de materiales y servicios mediante una gestión de compras honesta y eficiente contribuirá a reducir costos, el estudio de los tiempos y movimientos para conducir a una mejora en la productividad de la mano de obra y una gestión de cobranza rápida y tecnificada puede disminuir la erosión del patrimonio. El control interno administrativo u operacional se ejerce por departamentos operacionales, más que los financieros y contables.

2. POR LA NORMATIVIDAD Y EJECUCIÓN CIRCUNSTANCIAL 2.1 CONTROL PREVIO Tiene diversos significados, siendo uno de ellos la formulación, elaboración y aprobación de las distintas normas jurídicas y administrativas que sirven para regular, encuadrar y regir la ejecución de las operaciones y acciones de cualquier Organización, ya sea de una Empresa o entidad, así como de un área funcional (por ejemplo: Mesa de Recepción y Registro de Almacén). Estas normas pueden ser de carácter general y de carácter específico contenidas en: 16

❖ Normas Generales Reglamento Interno Manual de Organización y Funciones Manual de Procedimientos Diagramas de Procedimiento ❖ Normas Específicas Instancias de Autoridad, facultad para tomar determinadas decisiones. Niveles de Autorización para firmar los comprobantes o documentos de pago. El Control Previo, consiste en la precisión o el aprovisionamiento de los recursos para hacer frente a las circunstancias y contingencias.

2.2 CONTROL CONTINUO Que es conocido como el control ejercido por los jefes y/o supervisores en las diversas áreas empresariales. La circunstancia en que se realiza debe ser oportuna, al supervisar y controlar al personal subalterno.

2.3 CONTROL POSTERIOR Es el control que se realiza mediante labor de auditoría externa o interna. La circunstancia en

que se

realiza es posterior a los controles previo y continuo de

conformidad con las disposiciones de los entes reguladores como son la SMV, SBS, Contraloría General de la República (para empresas públicas). Ruiz (1989)

1.2.2 ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO Los elementos que conforman al ambiente interno de control son los siguientes: •

Integridad y valores éticos,

•

Autoridad y responsabilidad.

•

Estructura organizacional

•

Políticas de personal. El ambiente de control es la base para los otros componentes del control interno, dado

que provee la disciplina y estructura. Dentro de él las personas conducen sus actividades y llevan a cabo sus responsabilidades de control. Álvarez (2003). 17

1.2.3 AMBIENTE DE CONTROL Respecto al ambiente de control explica que del ambiente de control se refiere al establecimiento de un entorno que estimule las tareas de las personas con respecto al control de sus actividades. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riegos. Igualmente, tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. Son elementos del ambiente de control, entre otros, integridad y valores éticos, estructura orgánica, asignación de autoridad y responsabilidad y políticas para la administración de personal. En este contexto de personal resulta la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que lo conduce y la base sobre la que descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente, tienen relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. Álvarez (2003).

1.2.4 EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CONTROL Respecto a la evaluación del riesgo considera que: “la evaluación del riesgo de control consiste en evaluar la efectividad de los Sistemas de Contabilidad y el Control Interno establecidos a fin de prevenir y detectar y corregir distorsiones materiales identificados. Generalmente se evalúa el riesgo de control a un nivel alto en relación con una aseveración”. Por otro lado, el riesgo se define como la probabilidad de un evento o acción que afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riegos relacionados con la elaboración de estados financieros y que puede incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamientos y reporte de información financiera, así como los estados financieros. El auditor debe documentar con papeles de trabajo, el estudio y la evaluación del riesgo mediante las técnicas más comunes como son narrativas, cuestionarios o flujogramas. 18