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LIBROS CONTABLES

INTRODUCCION La contabilidad cuenta con unos instrumentos materiales en los que se recogen las operaciones que se efectúan diariamente en un negocio y que afectan a su propio patrimonio. Estos instrumentos son los Libros de Contabilidad. Los libros de Contabilidad se pueden considerar como el arma principal de la Administración ya que sirven como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a tomarse. El empresario al consultar sus libros de contabilidad, determinará diariamente el volumen de su negocio. Por ello cada negocio aplica ciertos sistemas de registro ya sea manual, mecanizado o electrónico.

CAPITULO I LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

1. CONCEPTO.Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa, a fin de conocer la situación económica financiera de la misma en un determinado periodo de tiempo. Se constituye una herramienta fundamental que utiliza cada contribuyente para acreditar sus operaciones además de sustentar el cumplimiento adecuado de sus obligaciones. 2. IMPORTANCIA.Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país. Desde el punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas; en lo económico en base a los datos que nos proporcionarse podrán realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherente. Su importancia radica:

2.1 PARA LA EMPRESA: Faculta el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa. Nos dan a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un período determinado de tiempo. Sirven de sustentación y prueba de que

las operaciones mercantiles han sido registradas

objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar. 2.2 PARA LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA: Los libros y registros son importantes porque sirven para la determinación de las obligaciones tributarias ya que a través de las operaciones registradas en cada libro o registro tributario se puede verificar la buena o la mala intencionalidad del sujeto tributario y que en muchos de los casos deviene en una contingencia tributaria. Es por ello que mediante el Art.87 del TUO del Código Tributario se ha determinado que: “Los administradores están en la obligación de facilitar las labores de fiscalización llevando los libros de contabilidad u otros registros exigidos por ley registrando las operaciones y actividades que se vinculan con la tributación conforme a lo establecido en las normas pertinentes”. 3. CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD El art 33 del Código de Comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad, estableciendo los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. 3.1 CLASIFICACIÓN LEGAL LIBROS Y REGISTROS PRINCIPALES - Libro de inventarios y Balances - Libro Diario -Libro Mayor Balance de Comprobación LIBROS AUXILIARES OBLIGATORIOS: -Registro de Compras -Registro de Ventas e Ingresos -Libro de Caja y Bancos -Registro de Control de Inventario -Registro del Activo Fijo -Registro de Percepciones -Registro de Consignaciones -Registro de Costos -Otros 3.2 CLASIFICACION TRIBUTARIA Según la R.S. N° 234-2006-SUNAT Libro Caja y Bancos Libro de Ingresos y Gastos Libro de Inventarios y Balances Libro de Retenciones Libro Diario Libro Mayor Registro de Activos Fijos Registro de Compras Registro de Consignación 10. Registro de Costos

11. Registro de Huéspedes 12. Registro de Inventarios en Unidades Permanentes 13. Registro de Inventario Permanente Valorizado 14. Registro de Ventas e Ingresos 15. Registro de Ventas e Ingresos Art. 23 R.S. 266-2004-SUNAT 16. Registro de Régimen de Percepciones 17. Registro del Régimen de Retenciones 18. Registro de Retenciones Art. 77 Impuesto a la Renta 19. Registro de IVAP 20. Registro Auxiliar de Adquisiciones Art. 8 R.S. 022-98/SUNAT 21. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er párrafo Art.5 R.S.0.21-99/SUNAT 22. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er párrafo Art.5 R.S.142-01/SUNAT 23. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso C, 1er. párrafo. Art. 5 R.S.256-04/ SUNAT 24. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 257-04/SUNAT 25. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso C, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 258-04/SUNAT 26. Registro Auxiliar de Adquisiciones Inciso A, 1er párrafo. Art. 5 R.S. 255-04/SUNAT 27. Libro de Actas de la E.I.R. Ltda. 28. Libro de Actas de la Empresa General de Accionistas 29. Libro de Actas del Directorio 30. Libro de matrícula de Acciones 31. Libro de Planillas Así mismo los contribuyentes podrán optar por llevar otros libros y registros distintos a los señalados anteriormente según las necesidades de la empresa, previamente se dará a conocer a la SUNAT sobre tal determinación. LIBROS PRINCIPALES Representan la columna vertebral de todo sistema contable, son la base para la formulación de los Estados Financieros, en ellos se registra la información diaria recibida de los libros auxiliares. LIBROS AUXILIARES Son libros clasificados, como complementarios, es decir, que auxilian a los libros principales. OBLIGATORIOS En ellos se anotan las operaciones diarias que pueda tener la empresa. VOLUNTARIOS Como su nombre lo indica son voluntarios a fin de mejorar el aspecto administrativo facilitando la toma de decisiones.

4.

PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD De acuerdo con la legislación peruana, la obligación de llevar libros de contabilidad es como sigue: El artículo 65° del TUO de la ley del impuesto a la Renta detalla la relación de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que deberán llevar los contribuyentes en tanto resulten obligados

en función a la categoría de renta que genere así como según los ingresos y rentas brutas anuales que hayan obtenido. Los perceptores de rentas de Tercera Categoría que generen ingresos brutos anuales desde 150UIT hasta 1700 UIT deberán llevar los libros y registros contables de conformidad con lo que establezca la SUNAT. Los demás perceptores de rentas de Tercera Categoría, es decir, aquellos que generen ingresos brutos anuales mayores a 1700 UIT están obligados a llevar contabilidad completa. Mientras que los mismos contribuyentes, cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150UIT, seguirán estando obligados a llevar como mínimo un Registro de Compras, Registro de Ventas y el Libro Diario de Formato Simplificado. 5.

DISPOSICIONES SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD a. Se deben llevar en castellano y en moneda nacional. b. Se deben conservar en el domicilio fiscal. Para los libros de Inventarios y Balances (en el Régimen Especial del Impuesto a la Renta), Diario, Caja, Mayor, es infracción llevarlos con atraso mayor a tres meses. Para los Registros de Ventas y de Compras, el plazo máximo de atraso es de solo 10 días. Ese plazo tan corto es para que la SUNAT pueda controlar mejor el Impuesto General a las Ventas. c. En caso de pérdida o de destrucción de los libraos por siniestro, se hará la denuncia policial y se informará del hecho a la SUNAT. De todas formas se deberá rehacerlos libros perdidos. d. En el caso de empresas que cambien de nombre o razón social, podrán si lo desean, abrir nuevos libros o continuar usando los libros existentes, hasta su terminación. Esto es válido para las personas jurídicas. e. En el caso de sucesiones indivisas, se puede continuar con los libros existentes, hasta su terminación. f. Para efectos tributarios se deberán conservar durante el tiempo en que el tributo no este prescrito; es decir, mientras la autoridad tributaria pueda requerir los respectivos libros o registros.

6. FOLIACION DE LOS LIBROS CONTABLES Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliación: Foliación Simple: Cada registro tiene su propia numeración y van de uno en uno. Ejm: 1, 2, 3, 4, etc. Foliación Compuesta o Doble: La numeración correlativa de las páginas van de dos en dos. Ejm: 1-1,2-2,3-3, etc.

7. LEGALIZACION. Según el Art. 3 de la R.S. Nº 234-2006/ SUNAT indica que los libros de contabilidad vinculados a asuntos tributarios deben de estar legalizados debidamente, ante un Notario Público o Juez de Paz cuando corresponda de la provincia en la que se encuentre el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá

ser efectuada por los Notarios de dichas provincias. La legalización consiste en una constancia puesta en la primera hoja del libro o primera hoja suelta con indicación del número de folios de que consta y si está llevada en forma simple Número de RUC Número de legalización asignado por el Notario o Juez según sea el caso. Apellidos y nombres, denominación o Razón Social del deudor tributario Denominación del libro o registro Número de folios de que consta Fecha y lugar en que se otorga Sello o firma del Notario o Juez según sea el caso No existe un plazo determinado para efectuar la legalización pero se debe tener en cuenta el plazo máximo establecido para el momento de su registro, ya que deben ser legalizados antes de su uso. De acuerdo a los sistemas de contabilidad a emplearse, la legalización observa las siguientes formas: Manual: En estos caso los libros son empastados por consiguiente la constancia de legalización será registrada en la primera hoja procediendo luego a sellar todas las hojas del libro o registros, las mismas que deberán estar debidamente foliadas. Computarizado: En estos casos se debe proyectar o calcular el número de hojas a utilizar por cada libro, para

luego proceder a su foliación sellándose y firmando cada una de ellas

procediéndose a su legalización, posteriormente se deberá empastar las hojas respectivas. Electrónico: Con la implantación del sistema electrónico, la legalización no es necesaria en vista que la descarga de los libros y registros a través de este medio se dará por cumplido. En cuanto a los plazos máximos de atraso para su registro en este sistema se siguen manteniendo según lo previsto por las normas legales respectivas.

8. PROHIBICIONES a.

No alterar orden cronológico de operaciones.

b.

No dejar renglones en blanco. De hacerlo, inutilizarlos.

c.

No hacer raspaduras o enmiendas.

d.

No arrancar los folios u hojas de los libros CAPITULO II

SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE Es un conjunto de métodos y procedimientos que se emplea para recabar, clasificar y presentar la información financiera de una empresa a fin de tomar decisiones en lo posterior. Toda la información contable la podemos recabar a través de los diferentes sistemas de registro que se utilizan como puede ser manual, computarizado a electrónico. Una vez elegido el sistema de contabilidad no podrá ser variado en el curso del ejercicio hasta el hasta el ejercicio siguiente: 1.1 SISTEMA MANUAL

Este es un procedimiento de registro contable que todavía esta vigente en nuestro país por la diversidad de empresas que existen, ya que no se acostumbran o adaptan a los nuevos sistemas de registros. Los registros llevados a mano funcionan de una manera razonable cuando los datos obtenidos y recopilados son relativamente pequeños, pero en una empresa grande la situación es diferente, el proceso manual se convierte en costoso y lento, en sí los libros contables resultan siendo ineficientes, no satisfacen en forma rápida las necesidades empresariales. 1.2 SISTEMA COMPUTARIZADO El registro de datos y obtención de la información lo realizamos a través de una computadora cuyas instrucciones que utiliza se derivan de un programa llamado software, el cual consiste en una serie de programas que hace que la computadora realice el trabajo deseado, el software de contabilidad, acepta, edita y almacena datos de operaciones y genera los informes que utilizan los administradores para manejar el negocio. El sistema computarizado paulatinamente va remplazando al sistema manual porque presenta ciertas ventajas que lo hacen más asequible ya que simplifican el proceso de registro de los libros contables. 1.3 SISTEMA ELECTRONICO A través de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT de fecha 31 de diciembre de 2009 se estableció como tercera opción el llevado de libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica cuya información también está ligada a un programa de software el cual debe ser llevado por la SUNAT mercaderías para la venta, sus muebles y equipos, créditos a su favor, facturas y otros documentos por cobrar, etc. 2.

SISTEMAS DE CONTABILIDAD

Todo proceso contable, tiene un sistema de integración, donde se entrelazan todos los libros de contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales están conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lógica de acuerdo a sus funciones que cada uno de ellos tiene. A medida que los hechos se producen, se van registrando en los libros de Contabilidad los elementos contables según las características patrimoniales que han intervenido en ellos como son causa y efecto. La secuencia cronológica que todo proceso contable sigue, se basa en el siguiente esquema:

Veamos la importancia que tienen los libros y registros vinculados a asuntos tributarios en el proceso contable. Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor representan la columna vertebral de todo sistema contable. Los auxiliares como Registro de Compras, Registro de Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable según la importancia o potestad que se les dé en la empresa. El balance de comprobación representa la hoja de enlace entre los libros contables y los Estados Financieros. Los Estados Financieros nos demuestran el resumen general de todo ejercicio contable, en ellos se reflejan si la empresa obtuvo pérdidas o ganancias y en qué condiciones patrimoniales se encuentran. Todo proceso contable se basa en un periodo económico de tiempo determinado el cual se inicia el 1 de Enero de cada año, con la apertura del Libro de Inventarios y Balances y termina el 31 de Diciembre del mismo año, con la formulación de los estados financieros y notas a los mismos; éstas últimas serán remitidas a la Superintendencia Nacional de Mercados y Valores SMV (ex CONASEV) 3. EL CICLO DE LA CONTABILIDAD Las etapas del ciclo de la contabilidad pueden expresarse así: Recolección de información (comprobantes de pago y otros documentos). Registro de las operaciones en los libros y registros contables. Análisis y corrección de la información registrada. Presentación de información financiera en los Estados Financieros. El más importante de todos los libros es el Diario. Todas las operaciones deberán llegar a este libro.

Otras

operaciones

se anotaran primero en otros

libros

pero luego,

indefectiblemente, llegaran al Diario. El diario recibirá también los ajustes y correcciones. Luego, el Libro Mayor procesa la información del Diario, determinando los saldos de todas las cuentas. Teniendo ya todos los saldos finales es posible preparar la información financiera que se condensa en unos cuadros llamados Estados Financieros.

CONCLUSIONES

El mundo de los negocios ha tenido cambios profundos originados por la globalización, la economía de libre mercado y la tecnología ante la cual los directores de empresas, tienen que ser actores del cambio, conduciendo a los negocios a la conquista del éxito mediante la transformación administrativa, para ello se ha diseñado los nuevos libros y registros vinculados a asuntos tributarios mediante Resolución de Superintendencia N° 234/2006/SUNAT los cuales tienen vigencia a partir del 1 de enero del 2010, de esta forma las empresas mantienen un mejor control sobre sus negocios y al Estado se le facilita la supervisión tributaria sobre las mismas.