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• Adriana Calderon

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PARCIAL DE ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN INTEGRANTES: Melissa medina Adriana calderon Leer con atención el siguiente caso y elaborar: a) Elaborar el diseño organizacional como lo describe la lectura. b) Enumerar errores cometidos por la empresa en cuanto al proceso de organización c) Proponer rediseño organizacional: organigrama y descripción de funciones (diseñados por ustedes) d) Determinar una estrategia de mejora La industria de alimentos Riko Ltda. Tiene por finalidad la producción de alimentos en la ciudad de Bogotá. Fue creada hace 10 años con un patrimonio de $10.000.000 y presenta actualmente la siguiente estructura: • Una junta directiva que nombra al gerente de la empresa • Del gerente general depende un asistente de gerencia, y de éste depende un subgerente general • En el siguiente nivel jerárquico de la organización existe una subgerencia administrativa, una subgerencia de producción y una subgerencia financiera. • De la subgerencia administrativa dependen los departamentos de relaciones industriales y de ventas • Esta subgerencia tiene como funciones principales las de estudiar la posible ampliación del mercado a otras ciudades y al exterior, promover las ventas, diseñar los programas de publicidad del producto, capacitar los vendedores • Por otra parte, registra información sobre el personal, nómina, evaluación, bienestar y aplicación del reglamento, recibe asesoría de una oficina jurídica. • La subgerencia de producción cuenta con un departamento de producción y una sección de compras y almacenamiento • Del departamento de producción depende una sección de investigación y diseño de productos, una de programación de la producción, una sección de mezclas, una de procesamiento y una de control de calidad • Esta subgerencia de producción cuenta con 800 operarios y es responsable del diseño de nuevos productos, la programación de la producción y la mejora permanente de la calidad del producto • De la subgerencia financiera depende un departamento de contabilidad, un departamento de cobranzas y una oficina de presupuesto. Sus funciones básicas son las de registrar la información contable, controlar las cuentas por cobrar y coordinar la elaboración del presupuesto de ingresos y gastos La situación administrativa de Riko Ltda. ha presentado algunos problemas, entre ellos: • Existen deficiencias en la programación, la planeación de mediano y largo plazo es esporádica, no hay un responsable. • Existen conflictos en las subgerencias y niveles superiores por dificultades en la coordinación • Constantemente se presentan problemas originados en la dualidad de mando y duplicidad de funciones • No existe un responsable de la evaluación financiera • No hay un manual de funciones ni de procedimientos • Existe bajo nivel de motivación del personal, los trabajadores no tienen posibilidad de opinar ni de participar en las decisiones, el sistema de salarios no permite incentivara a aquellos trabajadores que rinden más. • Se está presentando incumplimiento en la fecha de entrega de pedidos.

• El índice de recuperación de cartera es deficiente • Se ha detectado hurto de materia prima • No se ha renovado la maquinaria industrial ni el equipo de transporte • Una empresa comercializadora nueva ha iniciado la importación de un producto norteamericano muy similar al tipo A con un precio de mercado 10% por encima de Riko Ltda

SOLUCIÓN A. diseño organizacional

B.

PROBLEMAS: Según la teoría clásica un principio general es el cumplimiento de los objetivos se ve que la empresa no cumple los objetivos requeridos a total plenitud ; un ejemplo de esto es el incumplimiento de la fecha de entrega en los pedidos; otro principio de esta teoría es la relación interpersonal la empresa tiene este problema; la empresa Riko ltda tiene problemas dado a la mala relación interpersonal entre los subgerentes y niveles superiores, por dificultades en la coordinación, la cual es fundamental para un buen funcionamiento, a la vez la empresa presenta dualidad de mando lo cual fracciona la disciplina de la empresa y genera desorden en la misma; esta empresa tiene una muy mala planeación lo cual era principio fundamental de la teoría científica pues no tienen definidas sus tareas ni para corto ni largo plazo es decir no tienen un diseño organizacional; no tiene una misión o visión además sus método de trabajo no es el mejor dado a que es desorganizado no se basa en normas ni manuales de procedimiento para regular sus actividades pues es algo esporádico, las líneas de trabajo

están mal organizadas pues tantos cargos hacen perder el desarrollo del objetivo de la organización, al no existir un responsable de la evaluación financiera, el sistema de organización de costeo es deficiente y al recuperar la cartera es deficiente; hace falta a la vez más profesionalismo en los cargos administrativos según la teoría burocrática cada cargo de alto mando debía ser ocupado con capacidades profesionales tanto mental como físicamente quizá por esto hay falla en la planeación; en la empresa Riko ltda existen problemas de motivación personal y de falta de participación en decisiones hace referencia a la teoría de las Relaciones Humanas; también hay un problema que se presenta y es la filtración de comunicación, es decir el comportamiento social de los empleados puede influir al departamento que pertenece pues una nueva empresa La comercializadora ha iniciado la importación de un producto norteamericano muy similar a uno de los productos producidos por la empresa. C.   o

rediseño organizacional Hay Una junta directiva la cual nombra al gerente general de la empresa del gerente general depende un asistente de gerencia el gerente general tiene que:  velar por todas las funciones de mercado y ventas de la empresa, así como las operaciones del día a día  en el siguiente nivel jerárquico de la organización existe un subgerente general del cual depende Una subgerencia administrativa, Una subgerencia de producción y una subgerencia financiera o el subgerente general tiene como función

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Formular y proponer a la Gerencia General normas, políticas y procedimientos para el mejor funcionamiento de las actividades relacionadas a las diferentes unidades de negocio de la organización. Supervisar la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto anual. Optimizar las áreas de venta y logística, estableciendo procesos y metodologías. Elaborar informes de estados financieros y reportes de gestión para su presentación, discusión y toma de decisión con Gerencia General. Planificar y supervisar el cumplimiento de metas por unidad de negocio Planificar la operación para los siguientes 5 años.

Proponer y gestionar políticas comerciales para la empresa. de la subgerencia administrativa dependen los departamentos de relaciones industriales, de ventas y recursos humanos. El subgerente administrativo tiene como función

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asesorar a la Gerencia en la formulación de políticas, normas y procedimientos para la administración de los recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la entidad. Dirigir, programar y coordinar las actividades de administración de personal, seguridad industrial y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las políticas de la entidad y las normas legales vigentes establecidas sobre la materia.

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el departamento de relaciones industriales tiene como funciones principales las de estudiar las posibles ampliaciones del mercado a otras ciudades y al exterior el departamento de ventas tiene como función promover las ventas, diseñar los programas de publicidad de producto y capacitar a los vendedores el departamento de recursos humanos registra información sobre el personal de nómina, evaluación, bienestar y aplicación del reglamento este departamento recibe asesoría de una oficina jurídica la Subgerencia de producción cuenta con un departamento de producción

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la subgerencia de producción tiene como función

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Responder en tiempo y calidad a los requerimientos de los clientes. Liderazgo en el proceso de planificación.

Administra indicadores de productividad, proponiendo acciones de mejora a estos. Así mismo, elabora Reportes y/o Informes de producción necesarios para una buena gestión de su área. del departamento de producción depende una sección de investigación y diseño de productos, una sección de programación de producción, una sección de mezclas, una sección de procedimientos, una sección de control de calidad y una sección de compras y almacenamiento esta subgerencia de producción cuenta con 800 operarios, la sección de investigación y diseño de productos es responsable del diseño de nuevos productos y la mejora permanente de la calidad del producto. La subgerencia financiera tiene como función

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ser responsable del funcionamiento del área productiva de la empresa y sobre el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por el Gerente General y/o el equipo gerencial.

la crear y maximizar del valor de la empresa, el cual se verá reflejado en la generación de flujos de caja. de la Subgerencia financiera depende el departamento de contabilidad con una oficina de presupuesto y un departamento de cobranzas la función básica del departamento de contabilidad es la de registrar la información contable y coordinar la elaboración de presupuesto de ingresos y gastos junto con oficina de presupuesto el departamento de cobranzas controla las cuentas por cobrar.

A. ESTRATEGIAS La empresa debe adoptar estrategias tales como: ●

Análisis DAFO: dado que este método de análisis mostrará fortalezas y debilidades, como factores internos; los puntos fuertes que se pueden potenciar y los aspectos en que se es más débil; a la vez mostrará las Oportunidades y Amenazas como factores externos de la empresa; ajenos a la empresa relacionados con el mercado, la economía etc

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Relación empleado trabajador: esta empresa debe aplicar un plan de comunicación corporativa, para hacer llegar a los trabajadores las decisiones más importantes de cada área de trabajo, debe ser un canal de libre comunicación en cada departamento donde no exista la información entre los trabajadores, altos mandos, y la junta directiva. GESTIÓN DE PROCESOS (MÉTODO DE TRABAJO)

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Esta empresa debe fijar normas de trabajo, en escrito para detectar procesos de mejora, evitar consultas continuas a las áreas de alto mando y eludir la implementación de procedimientos incorrectos, eliminará la confusión en la empresa y aumentará la funcionalidad en esta y en procedimientos a realizar ●

dado a la ineficiencia de su cartera la empresa debe procurar en invertir en activos que no se vean afectados por situaciones externas es decir tener una buena diversificación en las carteras según el mercado o buscar si es necesario alternativas de activos líquidos e ilíquidos como inmobiliarios terrenos y no en fondos lo cual es lo más habitual y beneficioso

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Política de cartera- CARTERA SANA la empresa Riko Ltda debe establecer una política de cartera dado a su deficiencia en la misma, además debe garantizar que exista una rotación en la misma, para esto debe asignar a un responsable que se asegure de cobrar oportunamente a los clientes, para que la empresa no deje de financiarse y que así diferentes proveedores puedan confiar en la empresa.

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PROVEEDORES: los problemas con los proveedores se deben resolver lo más rápido posible pues a largo plazo pueden afectar en el desarrollo de la organización, tanto en la confiabilidad con otros proveedores , La empresa Riko Ltda debe resolver los problemas de falta de pago primero y así conseguir dinero para pagar los pedidos pues esto afecta directamente la cartera y por ende los proveedores no llegan con los pedidos.

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DIFERENCIACIÓN: La empresa Riko Ltda debe tener en cuenta aspectos de diferenciación con respecto a su competencia tanto interna como externa de la

empresa; debe tener en cuenta aspectos de innovación tanto en precios, producto de acuerdo al mercado al que quiere llegar teniendo en cuenta factores económicos, sociales, tecnológicos, ecológicos etc.