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• Leslie Selene Quispe Chinchay

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Cuestionario Para La Evaluación Del Control Interno

CAJA Y BANCOS TEMÁTICA VERIFICABLE A) GENERAL: 1. ¿Se halla el sector separado de otros?

NO

SI

RESPUESTAS

Los saldos de caja y bancos no suelen ser significativos al cierre de cada período bajo análisis.

2.- ¿Están las funciones dentro del sector de Caja segregadas de tal modo, que faciliten al máximo el control interno posible dentro de él? 3.- ¿Están claramente definidas las líneas de autoridad y responsabilidad?

Se necesita revisar el manual los procesos por cambios incorporados.

4.- ¿Existen manuales de funciones y procedimientos escritos?

Existen manuales pero no se encuentran implementados.

5.- ¿Hay normas o instrucciones por escrito?

Si existen manuales.

6.- ¿Se encuentra todo el personal que participa en cobros, pagos, manejo de efectivo y valores?

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad

a) Debidamente afianzado?

AUDITORIA I

El que objeto que tienen es de obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos, así como fomentar la eficiencia de operaciones.

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b) Obligado a tomar vacaciones anuales? b´) En tal caso, ¿son sus funciones realizadas por otros empleados? 7.- ¿Están las cuentas bancarias autorizadas por el Directorio? 8.- ¿Cuántas cuentas bancarias están abiertas y cuál es el propósito de cada una?

9.- Si existen cuentas bancarias abiertas inactivas, ¿por qué se mantienen? 10.- ¿Los firmantes de las cuentas bancarias, están autorizados por el Directorio? 11.- ¿Es informado el Banco cuando un firmante autorizado deja de pertenecer a la firma? 12. ¿Están todas las cuentas bancarias registradas en el Mayor General, en el SubDiario de Caja y en el Libro Bancos? 13. ¿Son registradas las transferencias de uno a otro banco en los libros contables, utilizándose una cuenta del Mayor General para las mismas? 14.-¿Las funciones del cajero están limitadas a las específicas de la Caja?

AUDITORIA I

Es una de las facultades que tiene como abrir y cerrar cuentas de ahorro y cuentas corrientes, girar 4 cheques, retirar dinero, entre otros. Se usan 6 PARA: _Diversificación de pagos _Porque quizá el banco no aplique el mejor tratamiento. – Que no exista un único banco que nos conceda todo el volumen de crédito que necesitarnos. Por Disposición del Vicerrectorado Porque dentro de la empresa ellos son los responsables.

Para que así pueda impedir algún tipo de actividad deshonrada o desfavorable para la empresa. De acuerdo a las normas establecidas.

Porque se debe especificar cuál es el banco que realiza los movimientos bancarios de la organización.

Dan el reporte a contabilidad

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15. ¿Tiene prohibido el cajero el acceso a la registración contable y las Cuentas de Deudores o Clientes? 16. ¿El cajero lleva solamente la documentación y registros oficiales de Caja? 17.- ¿Recae sobre un funcionario ajeno al sector la responsabilidad por la custodia de: a) Títulos negociables? b) Documentos a cobrar? c) Otros valores negociables? d) Quién es ese funcionario? 18. ¿Está centralizada la responsabilidad de los cobros y depósitos de efectivo en el menor número posible de personas? 19. ¿Se encuentran los empleados de otros sectores (Expedición, Despacho, Facturación, Créditos, Cobranzas, Compras, Recepción, etc.) que pudieran estar en situación de participar en irregularidades relacionadas con el efectivo u otros?

AUDITORIA I

Porque son registros que no les competen a él, sino a contabilidad. Es solo registros y documentos oficiales de caja, no de registro contable, además de ello no solo cumple las funciones designadas a él sino emite reportes. Controla la contabilidad, nadie más.

x x x x

No se encuentra centralizada en una sola persona la responsabilidad de los cobros y depósitos de efectivo en una sola persona responsable.

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20.- ¿No se realiza por el personal del sector, alguna de las siguientes funciones:

La confección de facturas, Notas no son realizadas por el personal mismo, sino por las imprentas.

a) Confección de Facturas, Notas de Débito o Crédito o llevar registraciones de las mismas? b) Llevar o tener acceso a los registros de Cuentas a Cobrar; ayudar a balancear y analizar la antigüedad de los saldos, o participar en la preparación y envío de los saldos de cuentas?

Es parte del proceso de contabilidad.

c) Autorizar créditos o aprobar descuentos, devoluciones o bonificaciones? d) Gestionar la cobranza de saldos o aprobar y dar de baja las partidas incobrables? e) Obtener extractos bancarios o cheques pagados de los depositarios, tener acceso a esos resúmenes y cheques o conciliar las cuentas de los bancos? f) Tener la documentos?

AUDITORIA I

custodia

de

valores

o

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g) Llevar el Mayor General, Subdiario de Caja? h) Preparar o aprobar Ordenes de Pago? i) Preparar, firmar o enviar por correo cheques? j) Firmar o endosar obligaciones (pagarés, letras)? k) Preparar sueldos y jornales, hacer los cheques y entregar los cobros al personal? l) Tener bajo su custodia salarios no reclamados?

21.- ¿Se efectúan controles o revisiones internas de las operaciones?

a) ¿Quién lo hace?

Auditoria Interna

b) ¿Con qué frecuencia?

Dos o tres veces al año

AUDITORIA I

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22. ¿Se realiza diariamente un arqueo de fondos? a) ¿Se deja constancia expresa de los mismos? 23. ¿Efectúa algún funcionario ajeno al sector el arqueo de los fondos: a) ¿Quién lo hace?

El cajero tiene la obligación de comparar y confirmar el informe de caja antes de firmar como responsable.

El cajero

b) ¿Con qué frecuencia?

Diariamente

c) ¿Deja constancia escrita?

En el Acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas. Ésta será de conocimiento de las autoridades de la empresa.

24. ¿Es política de la empresa no aceptar cheques con fecha adelantada?

El cheque que se cobra antes del día de emisión, será pagado sin problemas porque no existe legalmente lo que comúnmente se llama "cheque a fecha.

a) En caso negativo, ¿se lleva control de los cheques con fecha adelantada por cliente? b) ¿Quién lo hace?

AUDITORIA I

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AUDITORIA I

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e) ¿Centralización o descentralización de los fondos?

AUDITORIA I

Sí, hay La Descentralización que es una política que se enmarca dentro de lo que significa la urgente Reforma del Estado que necesita implementar nuestro país. La descentralización, incluso, debe ir de la mano con el desarrollo de sectores exportadores; la Región Ica (Departamento) es un claro ejemplo de cómo ha emergido una clase empresarial agroexportadora, que ha convertido a la tierra del Sol eterno en la vedette de las exportaciones en nuestro país. Es por ello que se sostiene que una verdadera descentralización debe simplificar la administración estatal, y no por el contrario, crear una nueva burocracia que, lo único que conseguiría, sería alejar al ciudadano del poder del Estado.

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b) Operatoria de los fondos

NO

SI

RESPUESTA

f) ¿Descuento de documentos en bancos o instituciones financieras     

Si, como el descuento comercial o bancario es un instrumento de financiación bancaria a corto plazo, utilizado principalmente por las empresas, y ofrecido como servicios por parte de las entidades financieras. Estos documentos pueden ser descontados ante una entidad de crédito para obtener liquidez: Contratos Recibos Pagarés Cartas de abonaré Cheques bancarios

g) ¿Solicitud de créditos de dinero?

PORQUE Cada entidad financiera cuenta con sus propias políticas para aceptar y tramitar solicitudes de crédito. La aprobación de una solicitud de crédito dependerá de la evaluación del cliente en función a sus ingresos, sus gastos, la capacidad de pago, la calificación crediticia en la central de riesgos y otros factores a considerar dependiendo del tipo de producto solicitado.

2. ¿Son adecuadas esas políticas?

Algunas de ellas sí.

3. ¿Esas políticas están por escrito?

Porque cada entidad tiene sus políticas escrita para que su personal y sus clientes sepan de ellas.

AUDITORIA I

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b) Operatoria de los fondos 6. ¿Se tiene información sobre el estado o situación financiera del ámbito donde actúa la empresa? a) ¿Que fuente de información es? b) ¿Con que periodicidad se recibe?

NO

SI

RESPUESTA El negocio exige disponer de información financiera comparable, en donde las empresas amplíen las miras de sus negocios más allá de las fronteras. Por el periodo de 12 meses.

9. ¿Hay medidas se seguridad y protección de fondos adecuadas a los valores en cartera?

9. ¿Qué clase de registros de ingresos de caja se usan?

La contabilidad de caja es particularmente útil porque le ayuda a manejar con precisión el flujo de efectivo, ya que sólo registra los ingresos y los gastos cuando los mismos aparecen en su cuenta. De esta manera usted sabe la cantidad de efectivo que tiene a mano en un momento en particular. El método de caja también puede desviar el panorama general. Si usted genera una gran cantidad de ingresos en un año, pero no ha recibido el pago hasta el próximo año, sus libros pueden parecer distorsionados – lo que muestra muy poca ganancia y un flujo de efectivo negativo en un año y demasiado en el siguiente.

AUDITORIA I

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c) cobranzas – ingreso de fondos 1. ¿hay normas o instrucciones sobre el procedimiento de cobranzas? a. ¿son claras y precisas? b. ¿son escritas? c. ¿son adecuadas?

2. ¿la correspondencia es abierta por personal no relacionado con el manejo de fondos y cuentas a cobrar? a. indique quien lo hace 3. ¿se lleva un registro o listado en el que se anotan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia? a. ¿Quién lo hace?

4. ¿son entregados los valores recibidos por correspondencia al cajero contra una constancia o firma de su recepción? a. ¿Cuál es la constancia?

AUDITORIA I

NO

SI

RESPUESTA Si hay normas que son claras, escritas y adecuadas. Los procedimientos de cobranza son anticipados y planificados deliberadamente de modo que sigue una serie de pasos o etapas en forma regular y ordenada.

Los Libros, registros, comprobantes, correspondencia y documentos relacionados con los Acuerdos, Contratos, Convenios y Donaciones deberán conservarse en el archivo general de contabilidad hasta por un periodo de cinco años después de que termine el proyecto o por un periodo mayor si así lo estableciere el convenio. Documento que se entrega al cliente y no cliente, al momento de detectar un billete o moneda con características de ser presuntamente falso o adulterado, dejará constancia que ha quedado retenido el billete o moneda para su respectiva calificación en la entidad correspondiente. Se colocará los datos de la persona que realiza la transacción, los datos del billete o moneda, dicho documento será firmada por dos (2) representantes del banco en tres ejemplares. (Ver Anexo Nº 7 – MN y Nº 8 – ME).

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5. ¿son comparados el registro de cheques y valores con las anotaciones en el registro de cobranzas? a. ¿Quién lo realiza? b. ¿ mediante qué frecuencia?

Los ingresos obtenidos, en efectivo y/o con cheques, son registrados en los libros de contabilidad y se deposita íntegramente y de manera oportuna en las cuentas corrientes bancarias de la empresa. Los empleados que manejan dinero en efectivo, deben tener una supervisión continua por persona. Los empleados que manejan fondos no deben tener acceso a los registros contables. Es un estado financiero auxiliar o complementario, elaborado y utilizado con el objetivo de conocer de dónde provinieron los recursos de la organización en un periodo determinado y que destino se dio a tales recursos.

6. ¿Cuáles son las fuentes fundamentales u orígenes del efectivo recibido?

c) cobranzas – ingreso de fondos 7. ¿Dónde y cómo se recibe el efectivo? 8. ¿incluyen los ingresos de caja cantidades superiores de dinero efectivo, más bien que cheques u otros valores? 9.¿qué clase de registros de ingresos de caja se usan? a. ¿Quién los lleva? b. ¿con que frecuencia?

NO

SI

RESPUESTA Se recibe efectivo de Aportaciones de capital, Beneficios de periodos anteriores, Adquisición de deudas. Incluye el dinero en efectivo existente en caja y en las cuentas corrientes bancarias del país y del exterior, y otros valores con características similares de liquidez, certeza y efectividad. Para registrar los ingresos de Caja en el Libro Diario, se carga a la cuenta 10 Caja y Bancos, sub.-cuenta 101 caja con abono a todas las cuentas que están anotadas en el DEBE DEL LIBRO CAJA.

10. ¿no tienen acceso a los ingresos de caja personas ajenas al rector?

AUDITORIA I

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11.¿son los cheques cruzados y estampados, inmediatamente de recibirse, con un sello de depósito restrictivo? a) ¿Quién lo hace? a´)¿recibidos por correspondencia? a´´)¿en poder de los cobradores? b) ¿se hace de forma inmediata?

III. ACCIONES A DESARROLLAR - La recepción y custodia de cheques para la entidad debe efectuar bajo medidas de seguridad pre-establecidas. - Los cheques aceptados por la entidad serán inmediatamente cruzados a su reverso con el sello restrictivo de depósito: PARA SER DEPOSITADO EN LA CUENTA CORRIENTE Nº........ DEL BANCO DE LA NACION, indicando también el nombre de la entidad. - Los cheques serán depositados en el Banco de la Nación al siguiente día útil de su recepción. - Los cheques de montos significativos, es preferible estén previamente certificados por el Banco contra el cual se giran.

12. ¿es solicitado e indicado a los clientes que efectúen sus pagos con cheques emitidos a la orden de la empresa con el aditamiento “no a la orden”, o endosados restrictivamente? a) ¿Por qué medio se les comunica?

AUDITORIA I

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c) cobranzas – ingreso de fondos

NO

SI

RESPUESTA

13. ¿se depositan las cobranzas diariamente? a. ¿en su totalidad? b. ¿con la misma composición que se recibió? c. ¿cuantas veces al día? 14. ¿mantiene el cajero un control sobre las cobranzas y otros ingresos, que los mismos son depositados en los bancos? 15. ¿efectúa ocasionalmente algún funcionario independiente del sector y sin acceso alguno a los valores o libros o registros de cuentas a cobrar, una comprobación por sorpresas de las partidas de depósito contra el registro de ingresos de caja y la boleta de depósito después que este ha sido preparado y controla el deposito hasta el banco?

AUDITORIA I

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16. se recibe directamente del banco, por una persona independiente del cajero, una copia sellada de la boleta de depósito?

-El "Recibo Oficial" consta de un original y dos copias que se distribuirán de la siguiente forma: Original para la persona o institución que efectúa el pago o donación, una copia para el documento contable y otra para el archivo consecutivo de caja. Dichos recibos deben tener un número asignado por el sistema. -El cajero preparará los depósitos bancarios de las diferentes cuentas que opera el centro de acuerdo al origen de los ingresos recaudados en el transcurso del día, el cual debe ser revisado por una persona de la oficina de contabilidad a la cual se le haya designado esa responsabilidad, dejando evidencia de ello a través de su firma en la boleta del depósito bancario. -La boleta de deposito bancario, una vez sellada por el banco se adjuntará a las copias de los recibos oficiales de caja que conforman el depósito, esta documentación se pasará al encargado designado para su revisión final antes de su archivo con los otros documentos contables.

17. ¿se comparan con el registro de ingresos de caja, partida por partida, dichas boletas de deposito selladas por el banco? 18. ¿se cerciora la gerencia que las cobranzas fueron depositadas en los bancos?

AUDITORIA I

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c) cobranzas – ingreso de fondos NO 19. ¿contienen las boletas de depósito detalles que puedan identificar los valores depositados?

20. ¿los débitos efectuados por el banco como consecuencia de depósitos que no fueron acreditados por falta de fondos, endosos, cuenta cerrada, etc. …, son entregados a un funcionario independiente del cajero?

SI

RESPUESTA 1.6.1. Depósitos por ventanilla en las condiciones que se convengan. Las boletas que se empleen deberán contener, como mínimo, los siguientes datos: 1.6.1.1. Denominación de la entidad financiera. 1.6.1.2. Nombres y apellidos y número de cuenta. 1.6.1.3. Importe depositado. 1.6.1.4. Lugar y fecha. 1.6.1.5. Cuando se trate de depósitos de cheques u órdenes de pago oficial nominativas, la denominación de la entidad girada y el importe de cada uno de los documentos depositados Si, son entregados a un funcionario independiente del cajero .Se cerrarán por el giro de cheques sin fondo aquellas cuentas corrientes que permitan el uso de chequera, se incluyen las que sean mancomunadas. No se cerrarán por ejemplo, aquellas cuentas corrientes que se hayan abierto por motivos operativos como para un crédito hipotecario, un crédito personal para la compra de un auto u otras similares y con la condición de que éstas no faculten a usar chequera.

21. ¿se pagan cheques con dinero en efectivo proveniente de las cobranzas? 22. ¿se le han dado instrucciones por escrito a los bancos de no canjear o cambiar o pagar, directamente cheques pagaderos de la empresa?

AUDITORIA I

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23. ¿le está prohibido al cajero el canje de cheques de funcionarios y empleados de la empresa? a) si no lo estuviera: a´) ¿son autorizados por un funcionario jerárquico? a´´)¿Quién es? a´´´)¿se registran en los libros? 24. ¿se pasan los cobros a los libros de cuentas por cobrar con los datos de los ingresos de caja diarios?

c) cobranzas – ingreso de fondos 25. si no se puede identificar el remitente del pago se hace: a) el depósito de la remesa de inmediato? b) en caso contrario, entrega al cajero tales valores a un funcionario responsable, quien no tiene acceso al efectivo o a los valores o a los libros de cuentas a cobrar? c) se controlan tales remesas no depositadas mediante registración en una cuenta transitoria? 26. ¿se preparan recibos por toda cobranza? a)¿son pre numerados? b) ¿son confeccionados el original y las copias en forma simultanea?

AUDITORIA I

Los ingresos de caja deberán ser depositados en el banco el mismo día que se reciben o a más tardar el día siguiente. Se debe preparar un informe de caja diario, donde se muestren los ingresos recibidos y los cheques girados.

NO

SI

RESPUESTA

si, El Recibo consta de un original y dos copias que se distribuirán de la siguiente forma: Original para la persona o institución que efectúa el pago o donación, una copia para el documento contable y otra para el archivo consecutivo de caja. Dichos recibos deben tener un número asignado por el sistema.

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27. ¿existen recibos: a) oficiales? b) Provisorios? c) De documentos? d) Para casos no provenientes por ventas o cobranzas? 28. ¿figura en los recibos: a) detalle del pago? b) Descuentos otorgados? c) valores recibidos? d) Son legibles las copias? e) ¿el formulario es adecuado?

Existen Recibo de arrendamiento o alquiler, Recibo de caja o comprobante de ingreso, Recibo de caja o comprobante de egreso, Recibo de Depósito en cuenta corriente, Recibo de Depósitos en garantía, Recibo de Depósito judicial, entre otras.

Lo que figura en el recibo Nombre de la entidad financiera que nos ha cargado el recibo, Fecha operación en la que se ha realizado el cargo en la cuenta del pagador, Número de recibo, número que identifica al recibo, Titular del recibo, identificación de la persona, física o jurídica, que ha de realizar el pago, Importe del recibo, cuantía del recibo.

29. ¿son los descuentos controlados contra las condiciones de venta?

30.¿se efectúa el control numérico de los recibos antes del depósito?

AUDITORIA I

si, los recibos se emiten estrictamente en orden numérico

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c) cobranzas – ingreso de fondos

NO

SI

RESPUESTA

31. ¿son los talonarios en blanco o que no forma están en uso, controlados en forma tal que se impida su utilización indebida? a) ¿son custiados por una persona ajena a caja? b) ¿Quién es? c) ¿son entregados contra recibo? d) ¿son entregados ante la devolución del talonario anterior? 32. ¿en los casos de cobranzas al mostrador, el recibo es preparado y controlado por una persona ajena a la caja? 33. si se utilizan cajas registradoras, boletas de ventas al mostrador, recibos de cobradores, etc.., ¿se hace una comprobación de dichos cobros por una persona independiente del cajero? 34. ¿en el caso de usarse cajas registradoras : a) se encuentra la llave de acceso a la cinta totalizadora en poder de una persona ajena a la caja? b) quién es? c) se realiza el control del total de la maquina con el dinero entregado por el cajero? d) Quien lo hace?

AUDITORIA I

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35. ¿en el caso de cobranzas por cobradores o viajantes: a) hay controles efectivos? b) se comparan los valores recibidos con los recibos rendidos? c) se controla la correlatividad? d) Quien realiza estos controles? e) Rinden los cobradores con una correcta periodicidad? c) cobranzas – ingreso de fondos NO 36. ¿en los casos de cobranzas por sucursales, agencias, etc.: a) hay controles efectivos? b) depositan en bancos locales? c) Se utilizan cuentas recaudadoras? d) Con que frecuencia rinden su cobranza?

AUDITORIA I

SI

RESPUESTA Si, las cobranzas importante servicio que permite el mantenimiento de los clientes al igual que abre la posibilidad de “volver a prestar”; es un proceso estratégico y clave para generar el hábito y una cultura de pago en los clientes. La cobranza es un control efectiv, puede ser vista también como un área de negocios cuyo objetivo es generar rentabilidad convirtiendo pérdidas en ingresos. La cobranza es parte integral del ciclo del crédito, no debe ser entendida como el paso final ya que es durante este proceso cuando la institución recibe valiosa retroalimentación sobre las políticas generales y actividades específicas de cada subproceso: promoción, evaluación, aprobación y desembolso/seguimiento.

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37. ¿existe control contable independiente fuera del sector de caja sobre los siguientes cobros: a) alquileres? b) intereses? C) Dividendos? d) Venta al contador?

38. ¿se depositan y contabilizan rápidamente: a) los depósitos del cliente? b) Los pagos por adelantado? 39. ¿se realizan comprobaciones por sorpresa a fin de comprobar que todo el efectivo recibido ha sido debidamente registrado y contabilizado? 40. indique que personas están autorizadas para endosar cheques a depositar 41. efectué el cursograma de los cheques o valores recibidos por correspondencia, así como también la correspondencia que los adjunta. 42. realice una breve descripción de cómo se realiza el control de las cobranzas efectuadas por los cobradores y/o viajantes.

AUDITORIA I

Los cheques son documentos que entregan los bancos al titular de una cuenta corriente y que pueden ser girados al portador o a nombre de un particular o de una persona jurídica.

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AUDITORIA I

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6. ¿Se encuentra separadas las siguientes funciones? a. ¿Autorización de pago? ‘ b. ¿Preparación de la Orden de Pago? c. ¿Firma de cheque? d. ¿Pago al acreedor? 7. ¿Llevan los cheques numeración pre impresa y están hechos con papel de seguridad?

Si ya que No tendrá validez como Cheque el documento al que le falte alguno de los requisitos indicados en el artículo 174°.

8. ¿Se utiliza una maquina protectora de cheque?

Los protectores de cheques serán usados para prevenir la alteración de figuras monetarias, tales como cheques o títulos valor y otros documentos financieros. En algunos casos, los primeros protectores de cheques eran usados para prevenir la alteración del monto, firma y fecha.

Es imprescindible que los cheques se emitan en formularios impresos, desglosables de talonarios numerados en serie o con claves u otros signos de identificación y seguridad. Dichos talonarios pueden ser proporcionados por el banco o pueden ser impresos por los propios clientes, siempre que sean autorizados previamente por el banco respectivo y en las condiciones que acuerden.

9. ¿son los talonarios de cheques o chequeras que no están en uso, controlados en forma tal que impidan su utilización indebida? a. ¿donde se guardan? b. ¿Quién es el responsable o custodio?

AUDITORIA I

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10. ¿Está prohibida la firma de cheque en blanco?

11. ¿Se preparan simultáneamente con el cheque, una copia (en la chequera) o un registro de cheque?

Por lo general el cheque en blanco se entrega e un tercero al que se tiene plena confianza pues se trata de un documento ya firmado pero con los campos del monto a pagar sin llenar. Si Ya que es necesario tener constancia de lo que se emitió

12. ¿Se quiere para la emisión de un cheque más de una firma?

13. Si no es necesaria más de una firma, indique el motivo o justificativo que se da por parte de la empresa. a. ¿existe limitación en cuanto al importe de los cheques que llevan una única firma? 14. ¿La autorización para firmar cheques es concedida por el directorio? 15. ¿Hay suficiente independencia entre los funcionarios autorizados a firmar cheques para que exista una eficiente garantía y seguridad?

AUDITORIA I

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16.¿Ninguno de los funcionarios autorizados a firmar cheques cumple alguna de las siguientes funciones: a. apertura de correspondencia o relacionar ingresos recibidos por correspondencia? b. Actuar como cajero, o tener acceso a la caja? c. Realizar las conciliaciones bancarias? d. Aprobar o preparar comprobantes de pago? e. Tener a su cargo el fondo fijo?

17. ¿Se comunica a los bancos cuando un firmante autorizado deja de serlo? a. ¿se guarda una constancia del banco como que fue comunicado

AUDITORIA I

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18. Donde se usan medios mecánicos para imprimir la firma de cheques, ¿se guarda el facsímil dado o matriz de la firma bajo debido control? a. ¿Quién lo custodia? 20. ¿Revisan quienes firman el cheque, la orden de pago y los comprobantes que la respalden?

21. ¿Se anotan los datos del pago en los comprobantes, para evitar duplicación de pagos? a. ¿Cómo se hace? b. ¿Cuándo se hace? c. ¿Quién lo hace? d. ¿se coloca un sello que dice “pagado”? e. ¿se coloca un sello fechador? 22. ¿Se deja constancia de la firma mediante el estampe de la inicial del firmante en los comprobantes? 23. ¿Está prohibida la emisión de cheques al portador? a. Si no fuera asi, ¿se cerciora la gerencia que estos fueron utilizados únicamente para los fines propuestos?

AUDITORIA I

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24. ¿Se cruzan los cheques emitidos?

Cruzamos un cheque cuando dibujamos dos líneas diagonales paralelas en su anverso. De este modo sólo puede ser cobrado en una determinada entidad bancaria, para que ésta a su vez lo cobre en la entidad librada. Los cheques pueden “cruzarse”, bien por el librador, bien por el tenedor.

25. ¿Se emiten los cheques a la orden del beneficiario con el aditamento “no a la orden o con endoso restrictivo?

Es otra forma de girar un cheque. Su transmisión podrá realizarse solo en la modalidad en la cesión ordinaria. No es posible trasmitirlo por endoso, por cuanto la cláusula "no al orden" lo impide.

26. ¿Son los talones: a. ¿Inicialados por los firmantes? b. ¿Adosados a los comprobantes de pago? c. ¿Guardados con la chequera? 27. ¿Se conservan los cheques anulados o mal redactados a fin de controlar la correlatividad numérica?

28. ¿Son los cheques una vez firmados: a. Entregados o remitidos al beneficiario por una persona ajena a caja? b. Entregados al sector correspondencia por el único firmante?

AUDITORIA I

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30. ¿Se expiden cheques cuyos beneficiarios son: a. Funcionarios o empleados (¿excepto por sueldos y jornales, gastos de viaje, reembolsos de cajas chicas o fondos fijos? ¿En el concepto de que el efectivo será usado para atenciones o gastos de la empresa? b. ¿Cheques emitidos a un tercero el cual no es el verdadero beneficiario?

AUDITORIA I

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E) DESEMBOLSOS EN DINERO EN EFECTIVO

NO

SI

RESPUESTA

X

Al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuesto la misma cantidad cada vez que se va gastando.

X

Porque es una herramienta que tendrá mucha utilidad para los ejecutores y beneficiarios del conjunto de acciones que recoge, pues servirá de guía para que los Analistas

X

A estos efectos, el sistema de control interno comprende los métodos y los procedimientos precisa que la evidencia sea suficiente, pertinente y válida.

b) ¿Están por escrito?

X

Para que no hayan alteraciones.

c) ¿Son adecuadas?

X

Porque ayuda a ver con claridad los acontecimientos que se puedan presentar.

1. ¿Se realizan los pagos de gastos menores por medio de fondos fijos? 2. ¿Existen normas o procedimientos al efecto?

a) ¿Son claras y precisas?

3. Indique la cantidad de fondos fijos o cajas chicas que hay distribuidos en la empresa y quiénes son sus representantes?

AUDITORIA I

La Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuesto la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determinen la mejor forma de administrar dichos fondos.

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E) DESEMBOLSOS EN DINERO EN NO EFECTIVO

SI X

4. ¿Los montos de los fondos son adecuados?

X

a) ¿Se ajustan por desvalorización del poder adquisitivo de la moneda? b) Mediante qué sistema?

5. ¿Está el fondo fijo responsabilidad del cajero?

bajo

la

x

7. ¿Es una sola persona la responsable de cada caja chica? X 8. ¿Se confunden o mezclan ingresos de caja con el fondo fijo?

AUDITORIA I

los

RESPUESTA porque estos fondos están de acuerdo a la necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar. Porque si la moneda pierde poder hará falta cada vez dinero para adquirir las cosas por lo tanto si la inflación es la pérdida del poder adquisitivo de la moneda Dirección Nacional de Tesorería

Porque este fondo debe ser cuidado celosamente su utilización, debiendo ser gastado en los fines y propósitos de la empresa. Dinero de curso legal. Exclusivamente para fines de la empresa. Porque realizara movimientos de dinero cotidiano y se requerirá pedir siempre un recibo y anotar todas las cantidades entregadas y el concepto del pago, sin importar lo pequeño que sea el monto. Porque los ingresos de caja solamente son utilizados para el saldo inicial de caja mientras que el fondo fijo son desembolsos para los que han sido destinados se liquidan periódicamente, de tal manera que los fondos se mantengan en el tiempo, solo la empresa determina la forma, moneda y los límites para su utilización.

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E) DESEMBOLSOS EN DINERO EN NO EFECTIVO 10.- ¿Los comprobantes de gastos están autorizados?

SI X

a) ¿Por quién? X 11.- ¿Se comprueban correctamente los comprobantes de pago por fondo fijo antes de efectuar el reembolso? 12.- ¿Al realizarse el reembolso se deja constancia del pago en los comprobantes para evitar duplicación de pagos?

RESPUESTA Es un documento que trata de certificar o ratificar la realización de un gasto por parte de una persona que se encuentre dependiente de una institución. Resolución de la Superintendencia – SUNAT Porque luego de ello se realizará oportunamente previa documentación sustentadora debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados. El reembolso se efectuará como mínimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al requerimiento de lo que se necesite. Porque todo desembolso de caja chica esté debidamente respaldado con la presentación de un justificante; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelación.

a) ¿Se aplica el sello de “Pagado”?

X

Porque para que conste que el pago fue realizado

b) ¿Se coloca el sello fechador?

X

Porque puede generar problemas en caso no tenga el sello fechador.

13.- ¿Cuándo se presentan gastos para ser reintegrados se acompañan los comprobantes respaldatorios?

X

Porque el beneficiario tendrá que adjuntar originales de los recibos y tickets en referencia al reintegro solicitado. los mismos deben ser tickets legales b o c (no se reintegra iva). llenar la planilla de solicitud de reintegro disponible en nuestra página web para cada presentación. se debe presentar una planilla de reintegro por cada beneficiario indistintamente de los tipos de gastos por cada presentación Es revisada por Jefatura Financiera y Dirección Ejecutiva.

a)¿Dicha presentación o rendición es revisada por otro sector que no sea caja? b) ¿Quién la autoriza? AUDITORIA I

Lo autoriza la SUNAT. Página 31

Cuestionario Para La Evaluación Del Control Interno

c) ¿La autorización es previa al pago? 17.- ¿Se cambian o canjean cheques por dinero en efectivo del fondo?

x

a) ¿Se requiere autorización previa?

Autorización e Dirección Nacional de Tesoreria.

19.¿Se comprueban frecuentemente los fondos mediante arqueos sorpresivos a) ¿Quién los efectúa?

X

AUDITORIA I

Para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Una persona autorizada de la empresa en lo referente a los fondos de la Caja Chica, para comprobar la eficiencia y el correcto uso que se está haciendo de este dinero, por parte de las personas responsables. Se realiza que cada cierto tiempo y de manera sorpresiva.

b) ¿Con qué frecuencia?

f) MOVIMIENTO BANCARIO

El monto reconocido es el monto que la SUNAT autoriza, en forma previa a la aplicación contra deuda exigible. Para hacer efectivo el pago de un cheque personal, es necesario que el librador disponga de los fondos necesarios en la entidad.

SI

NO

N.A

RESPUESTA Página 32

Cuestionario Para La Evaluación Del Control Interno

1.-¿ Son las cuentas bancarias conciliadas regularmente por la sociedad? a) ¿Con que frecuencia? 2.- ¿Se usa un formulario especial para efectuar las conciliaciones? 3.- ¿Son las conciliaciones preparadas y supervisadas por un empleado que no tiene X intervención en la preparación, aprobación o firma de los cheques emitidos al que maneja dinero? 4.- ¿Obtiene la persona que efectúa las conciliaciones, directamente del banco o del sector correspondencia, los extractos bancarios y los cheques pagados si son devueltos por el banco? 5.- ¿Incluye el procedimiento administrativo de conciliación? a) ¿La comparación de todos los movimientos de un periodo entre los extractos bancarios y los registros de la contabilidad? b) ¿La comparación del saldo bancario con los saldos del mayor general? c) ¿Comparación de los cheques con el libro de egreso en cuanto a número, fecha, beneficiario e importe? d) ¿Examen de las firmas y endosos?

AUDITORIA I

 Para asegurar que todos los depósitos correctamente reflejados en saldo bancario.

X

X X

X

están

 Semanas  Formulario denominado “CONCILIACION DE CUENTAS BANCARIAS ”  La persona que tendrá que realizar mes a mes el proceso de conciliación bancaria será la misma que se ocupa de la contabilidad  El extracto bancario es un documento que el titular de una cuenta corriente puede solicitar o recibe periódicamente

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Cuestionario Para La Evaluación Del Control Interno

d´) ¿se devuelven al banco los cheques indebidamente endosados para su corrección? e) ¿Revisión de los cheques anulados? f) ¿llevar cuenta del número de serie de los cheques? g) ¿comparación de fechas e importes de los depósitos diarios, según caja ingresos con los extractos bancarios? h) ¿Se investiga los cheques pendientes de cobro? h´) ¿en cuanto a antigüedad? h´´) ¿vencidos? h´´´´) ¿se ordena al banco la suspensión del pago y se efectúa un asiento de diario correctivo? 6.- ¿se emplean cuentas de movimiento para la transferencia entre bancos? a) ¿se hace la comprobación de las transferencias entre bancos para determinar que han sido contabilizadas sin demora por los bancos y que fueron debidamente registradas? 7.- ¿son las conciliaciones revisadas por un funcionario responsable? a) ¿Quién es? B) ¿ con que frecuencia? AUDITORIA I

X

La cuentas de movimientos son aquellas que intercambian un activo por un pasivo o un pasivo por un activo Una transferencia bancaria suele demorar 24 horas

X

Funcionario asignado en contabilidad

X

Mensual

X

X

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Cuestionario Para La Evaluación Del Control Interno

8.- ¿los importes conciliatorios no usuales son investigados? 9.- ¿son las notas de débito y crédito bancarias confeccionadas por un sector ajeno a la casa? a) ¿quién es? b) ¿con que frecuencia? c) ¿son analizadas en cuanto a monto, cálculo y origen o concepto? 10.- ¿se realizan cartas reclamatorias a los bancos? a) ¿quién la realiza? b) ¿hay un seguimiento de las mismas?

AUDITORIA I

X X

Se utiliza para realizar una queja o reclamación sobre un producto o servicio Cualquier cliente puede realizar su reclamo por ley.

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Cuestionario Para La Evaluación Del Control Interno

G) MOVIMIENTOS CONTABLES

NO

SI

RESPUESTA

1.-¿Existen Normas o Procedimientos Administrativos?

Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades a futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

2.- ¿Los libros e vigencia cumplen las disposiciones legales?

Si Los libros de contabilidad son registros especiales que sirven para anotar las operaciones mercantiles y administrativas en forma cronológica y ordenada. Sirven para conocer la situación económica financiera de una empresa y demostrar si las operaciones comerciales fueron realizadas.

3.- ¿Existe Libro de Caja?

Si De acuerdo al Código de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliación doble. Según las disposiciones legales vigentes. EI LIBRO CAJA Y BANCOS tiene por objeto registrar mensualmente las operaciones que significan movimiento de dinero en efectivo, cheques o valores representativos de dinero.

4.- ¿Existen los Subdiarios? a) ¿Caja Ingresos o Entradas? b) ¿Caja Egresos o Salidas?

En general los comprobantes de ingresos de caja, solamente son utilizados para el saldo inicial de caja al arranque de Zetalibra en producción, o cuando se realiza algún aporte de socio. El concepto de egresos, se encuentra muy asociado a la contabilidad. Se denomina egresos a la salida de dinero de una empresa.

AUDITORIA I

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Cuestionario Para La Evaluación Del Control Interno

5.- ¿La registración es adecuada a la planificación financiera?

6.Indique que informativos se utilizan. a) ¿Son adecuados?

Si por que Planificar es elaborar un plan detallado para lograr un objetivo. El plan es, por tanto, el proyecto ideado para lograr el objetivo. Implica una solución y registra un proceso que permita alcanzarlo, dos razones que justifican porqué las organizaciones aprecian tanto esta manera de pensar y actuar. Si son adecuados por que ayuda a llevar un orden a la planificación financiera.

complementos

G) MOVIMIENTOS CONTABLES

NO

SI

RESPUESTA

7.- ¿La registración contable está al día?

Si para que lleve la anotación que se realiza en un libro de contabilidad para registrar un movimiento económico... Por lo general, el registro contable siempre mantiene su doble condición, debe estar al día.

8.- ¿Obtiene el sector contaduría los siguientes comprobantes: a) Facturas de contado? a) ¿Recibos? b) ¿Orden de pago? c) ¿Rendición de fondos fijos? d) ¿Notas de débito y de crédito? e) ¿Notas de débito, Crédito y extractos bancario?

Si obtiene los comprobantes mencionados porque la contaduría se encarga de registrar e informar cada una de ellas.

9.- ¿Se realizan los controles de cada uno de los formularios recibidos?

Si tiene constante revisión los formularios recibidos.

AUDITORIA I

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