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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES ESCUELA ACADEMICA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

EXAMEN CAJA Y BANCOS

CURSO: Auditoría Financiera DOCENTE: Serrano Castillo, Elmo ALUMNA: Cueva Méndez, Alejandra Rachel Haro Guillen, Flor de Oliva Minaya Chihuala, Carol Aband Díaz, Maribel

Chimbote-Perú 2019

EXAMEN CAJA Y BANCOS A esta cuenta se le denomina también rubro del disponible y comprende el dinero en efectivo en caja o depositado en bancos, cheques, giros, etc., que utiliza la empresa como medios de cambios en forma inmediata. OBJETIVOS BÁSICOS DEL EXAMEN 

Determinar si se presentan todos los fondos recibidos o que existen.



Asegurarse de la corrección de los ingresos y egresos registrados.



Asegurarse de que el saldo de Caja Bancos sea correcto.



Determinar si los fondos o depósitos que se presentan llenan las condiciones de disponibilidad.

PLAN DE AUDITORIA PARA CAJA Y BANCOS Es planificar el trabajo general de manera adecuada, debe ser la guía de las tareas del examen en forma precisa y orientadas a hechos o aéreas especificas con explicación de lo que debe hacerse. ARQUEO DE CAJA El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”. FONDO FIJO Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisión de cheques para los egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa. Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se deben utilizar ingresos para efectuar pagos y éstos se deben realizar por medio de cheques.

El sistema de fondo fijo funciona de la siguiente forma: a) Se constituye una suma de dinero determinada (fija) para realizar pagos de menor cuantía. Para ello se debe establecer cuáles son estos pagos menores. b) Se efectúa el pago de éste tipo de gastos menores en efectivo. c) Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizados; para ello es conveniente confeccionar una plantilla que se utiliza para solicitar la reposición de los fondos. La documentación respaldatoria está formada por los componentes que dan origen al egreso agregando en este caso la planilla resumen a los efectos de que las áreas responsables de la emisión del cheque y de la contabilidad puedan efectuar la imputación contable. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CAJA Y BANCOS Control interno de caja y bancos: 

Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos.



En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas

Objetivos del control interno de caja 

Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.



Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.



Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.



Descubrir malversaciones

PROGRAMAS DE AUDITORÍA DE CAJA Y BANCOS Es un esquemadetallado del trabajopor realizar y los procedimientos a emplearse. OBJETIVOS DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA   

Determinar si se presentan todos los fondos recibidos o que existen. Comprobar la autenticidad tanto de la cantidad como de la calidad de los fondos de caja y bancos. Determinar si los fondos o depósitos que se presentan llenan las condiciones de disponibilidad.

PROPOSITOS DEL PROGRAMADE AUDITORÍA Sirve como guía de orientación a través de los procedimientos mínimos para ser aplicados durante el desarrollo de la auditoria

VENTAJAS DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA    

Proporcionar un plan Sistemático de cada fase. Ayuda evitar la omisión De procedimientos. Proporciona una base Sistemática para asignar tareas. Establece una rutina de trabajo.

CARACTERÍSTICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA   

Debe ser sencillo y comprensivo. Debe estar encaminado al objetivo principal. Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que se utilizaran.

ORIGEN DEL EXAMEN La auditoría a los estados financieros es una acción del control posterior planificada ,que se realiza en cumplimiento del plan anual de control. OBJETIVO DEL EXAMEN 

OBJETIVO GENERAL

Verificar y comprobar que la existencia del efectivo es real y que en el balance se incluyan todos los fondos de propiedad de la entidad. 

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Determinar la posibilidad inmediata o restricciones del efectivo. 2. Determinar si los fondos de efectivo corresponden o son propiedad de la empresa. 3. Controlar quien y como se realizan los pagos hechos por la caja. 4. Verificar fondos y depósitos ALCANCE DEL EXAMEN El Examen Especial se llevó acabo de conformidad con las Normas de Auditoría Gubernamental - NAGU, y comprendió la evaluación selectiva de la documentación relacionada con los ingresos captados a través de los mercados y otros centros de abastos de propiedad municipal, así como de los gastos ejecutados, a fin de determinar su correcta utilización, en cumplimiento a la normatividad vigente.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA



Control interno de las transacciones por caja.



Control interno sobre ventas en efectivo



Control interno sobre los cobros al cliente



Control interno sobre los desembolsos en efectivo.



Aspectos de control de los fondos de caja chica.



Control Interno sobre el manejo de fondos en las Sucursales.



Verificar la autenticidad de los saldos



Analizar el software contable

PAPELES DE TRABAJO PARA CAJA Y BANCOS 

Hoja de agrupamiento



Arqueos de caja



Confirmaciones bancarias.



Confirmaciones de saldos de compensación



Conciliaciones bancarias.



Listas de cheques en circulación.



Listas de cheques investigados



Libro de bancos.



Lista de préstamos otorgados



Lista de pendientes de pago.

DESGLOSES La clasificación de caja y bancos en el balance de situación incluye normalmente depósitos bancarios y cheques no depositados, libretas de ahorro, certificados de depósito y depósitos a la vista. CONTROLES ADMINISTRATIVOS Los controles administrativos de las operaciones por parte de la dirección, constituye una función de dirección asociada con la responsabilidad de logro de los objetivos de la organización y constituye el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones.

El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los controles administrativos, ya que están relacionados de forma indirecta con los registros financieros y no es necesaria su evaluación. Sin embargo, si el auditor independiente cree que ciertos controles administrativos "pudiera tener una influencia importante sobre la fiabilidad de los registros financieros", debería plantearse la evaluación de los mismos. CONCLUSIONES Auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos. La auditoría de Caja y Bancos, es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de caja y bancos, esto con el propósito de verificación de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco. La auditoría de caja y bancos deberá proponer controles internos que ayuden al control de transacciones en efectivo y el buen manejo de los fondos.

PROGRAMA DE AUDITORIA CAJA Y BANCOS A. BALANCE GENERAL Examen de caja y bancos 1.- CONCEPTO DE LA CUENTA A esta cuenta se le denomina también rubro del disponible y comprende el dinero en efectivo en caja o depositado en bancos, cheques, giros, etc., que utiliza la empresa como medios de cambios en forma inmediata.

2.- COMENTARIOS Muchos de los errores y anormalidades que suceden en las empresas con el respecto al dinero tiene principalmente en las deficiencias de control interno, tanto con el manejo como en su contabilización, tales como:      

Falta de separación de funciones entre caja y contabilidad Falta de unidad de caja Falta de póliza de fianza para los empleados que manejan efectivo. No se registran los ingresos en forma inmediata, ni se depositan intactos en el banco a la brevedad posible. No se acostumbra como medida de seguridad pagos con cheques sino en efectivo; es decir, no se utiliza fondo fijo para los gastos menudos y cheques para todos los demás. No se practican arqueos de caja en forma sorpresiva dejándose constancia escrita de ellos.

Por tal razón, es sumamente importante la evaluación del control interno que practica el auditor, no solamente para graduar el alcance de sus procedimientos de auditoría, sino también para sugerir recomendaciones a la empresa, que permita fortalecer sus controles, en resguardo de sus recursos financieros. De otro lado, debe entenderse que nuestro examen a este rubro se orienta básicamente a obtener suficientes elementos de juicio que nos permita formarnos una opinión razonable sobre el dinero en efectivo y en bancos expuesto en el balance general, así como su correcto manejo y contabilización durante el periodo que se examina. Asimismo, debemos tener presente que el examen de caja y bancos, no se debe visualizar como un aspecto aislado, sino más bien interrelacionado con otras cuentas, tales como ventas, cuentas por cobrar, gastos, etc.

3.- OBJETIVOS BÁSICOS DEL EXAMEN Los objetivos que persigue el auditor al examinar caja y bancos, puede resumirse en los sgtes: 1. 2. 3. 4.

Determinar si se presentan todos los fondos recibidos o que existen. Asegurarse de la corrección de los ingresos y egresos registrados. Asegurarse de que el saldo de Caja Bancos sea correcto. Determinar si los fondos o depósitos que se presentan llenan las condiciones de disponibilidad.

EXAMEN DE CAJA Y BANCO

EMPRESA:………………………………………………………………………………………………………………………………………….. PROGRAMA DE AUDITORIA: CAJA Y BANCO………………………………………………………………………………………. EXAMEN AL:……………………………………………………………………………………………………………………………………….. PROCEDIMIENTOS 1.

CAJA Aplique el cuestionario de control interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del examen.

2.

Enumere los fondos que deben recontarse, confirmando su naturaleza y nombre de los custodios con un funcionario autorizado.

3.

Efectúe un saque simultáneo de los fondos y valores.

4.

Determinar el saldo de caja de la siguiente forma: Saldo según libros a la fecha del último asiento. Mas ingresos no registrados desde la fecha del saldo según libros a la fecha del arqueo. Menos egresos no registrados desde la fecha del saldo según libros a la fecha del arqueo. Saldo al momento del arqueo.

5.

Recuente o inspeccione físicamente:  Billetes y monedas  Cheques, observando que estén a nombre de la empresa o debidamente endosados o investigando cheques de fecha posterior a la del recuento o fuera de lo normal.  Facturas, recibos o vales provisionales que estén formando parte de los fondos, observando que estén debidamente aprobados, sean de fechas recientes y se refieran a desembolsos normales, propios del negocio. En cuanto a los no autorizados, obtengan aprobación de las personas autorizadas.

6.

Detalle en sus papeles de trabajo: Billete es y monedas recontadas Cheques recibidos, indicando: fecha, banco, girador, beneficiario, endoso e importe. Factura, recibos, vales, indicando: fecha, nombres, concepto, importe y aprobación. Cheques girados por la empresa y aún no entregados a los beneficiarios, señalando: fecha, banco, beneficiario e importe.

Ref. P. T.

Hecho Por

Fecha de Termino

7.

Si como resultado del arqueo encontrara diferencia (faltante o sobrante), obtenga una explicación escrita del custodio. En caso de importes significativos, investigue esta diferencia después de levantada el acta de arqueo.

8.

Para los distintos fondos arqueados, obtenga declaración de los custodios donde se haga constar que mostraron todos los fondos, documentos y valores bajo su custodia y que estos fueron recontados en su presencia y devueltos conformes.

9.

Controle el monto del fondo fijo arqueando con la cuenta control del mayor general.

10.

Verifique que el último cheque de reposición del fondo emitido antes del arqueo haya sido debidamente contabilizado.

11.

Si existiera efectivo por sueldo y/o jornales impagos en poder del cajero, deberá proceder como sigue: 11.1. Si el efectivo no está ensobrado: Efectúe el arqueo tota del mismo. 11.2. Si está ensobrado: Deberá comprobarse que todos los sobres efectivamente tienen contenido, arqueando un número representativo de los mismos y verificando que el total ensobrado concuerde con el de la nómina.

12.

Tome nota de los últimos documentos girados a la fecha del arqueo, tales como: cheques, facturas, recibos, papeletas de depósito, partes de cobranza, etc.

13.

Establezca independientemente el momento de las cobranzas pendientes por depositar mediante la suma de: facturas por ventas al contado, partes de cobradores, totales de cintas de cajas registradoras y los listados de cobros por correspondencia. Durante esta labor: 13.1 Observa la fecha y secuencia numérica de los documentos. 13.2 Pase revista a los talonarios de los documentos, verificando el último utilizado y los posteriores aún no usados.

14.

Asegúrese posteriormente que los fondos provenientes de cobranzas fueron depositados intactos, cotejándose contra el libro caja o bancos, papeletas de depósitos y después con los estados bancarios, investigando cualquier cheque devuelto por el banco.

15.

Verifique que los comprobantes de gastos tomados en fondos fijos arqueados, hayan sido incluidos en la

reposición inmediata al arqueo. 16.

Indague acerca de los cheques de la misma empresa, incluidos en los fondos arqueados. Verifique si los cheques del personal tienen un motivo legítimo de ser (canje autorizado)

17.

Con relación a los cheques de canje incluidos en el arqueo, verifique posteriormente que no hayan sido devueltos impagos por el banco.

18.

Si el arqueo de caja se efectúa posteriormente a la fecha del balance, compruebe la documentación sustentatoria de las transacciones realizados desde esa fecha del arqueo.

1.

BANCOS Aplique el cuestionario de control interno, a efectos de evaluar el grado de confiabilidad del mismo, teniendo en cuenta que las respuestas deben ser confirmadas, variando en algunos casos el alcance del examen.

2.

Obtenga de la empresa, una relación de las personas autorizadas a firmar cheques durante el periodo bajo examen, comprobando si los cambios suscitados fueron comunicados oportunamente al banco.

3.

Obtenga asimismo de la empresa, lo siguiente: Conciliaciones bancarias de los meses seleccionados como prueba y los subsiguientes. a. Estados Bancarios b. Talonarios de cheques c. Libro de Caja y/o Bancos d. Archivo de comprobantes de ingresos y egresos y de asiento de diario.

4.

Solicite confirmación directa de los saldos con bancos, incluyendo todas las cuentas que hayan tenido movimiento durante el ejercicio, aún cuando no tengan saldos al fin del año. La confirmación deberá comprender también información adicional sobre préstamos por pagar, intereses, gravámenes, juicios o contingencias de toda clase que el cliente pueda tener.

5.

En relación a las conciliaciones bancarias a la fecha del balance, realice lo siguiente: 5.1. Verifique su corrección aritmética. 5.2. Compruebe las partidas que aparezcan en la conciliación, comparando el movimiento registrado durante el mes en el libro auxiliar de bancos contra el que muestra los estados bancarios. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: FONDO FIJO DE CAJA CHICA Examen al …………………………………………..

PREGUNTA

SI

RESPUESTA NO N/A

1.- Está limitado el desembolso de efectivo a cubrir necesidades urgentes de monto limitado?

2.- Existe un Fondo Fijo de Caja Chica? 3.- Ha señalado el Director General de Administración o quién hago sus veces el monto de dicho Fondo Fijo? 3.1. Se ha determinado el Fondo Fijo de acuerdo a las necesidades de la entidad? 3.2. Se han determinado los conceptos que debe cubrir? 4.- Se ha determinado cuál es el máximo de los gastos individuales a cubrir con tal Fondo Fijo? 5.- Se repone el Fondo Fijo de Caja Chica por lo menos una vez al mes? 6.- Se ha nombrado responsable del Fondo Fijo a una determinada persona? 6.1. Es el responsable independiente del Cajero u otros empleados que recepcionan dinero? OBSERVACIONES:

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CAJA Y BANCOS Examen al …………………………………………..

REF. P.T.

PREGUNTA INGRESOS 1. Se lleva un registro detallado del control de los ingresos? 2. Son sellados y firmados los comprobantes de ingresos por el Cajero? 3. Se giran a nombre de la entidad los cheques recibidos de los contribuyentes o usuarios? 4. Se cruzan y estampan en el reverso los cheques a la orden de la entidad, inmediatamente después de recibidos con un sello de depósito restrictivo que diga: “Para depositar en la Cuenta Corriente N°……..”? 5. Está prohibido el canje de cheques personales de ejecutivos, funcionarios, empleados y terceros? 6. En relación a los ingresos: 6.1. Son depositados exclusivamente en el Banco de la Nación? 6.2. Se depositan todos, cualquiera sea su concepto? 6.3. Se depositan intactos? 6.4. Se depositan al siguiente día de su recepción? 7. En los casos en que las Oficinas Regionales, las Departamentales y las Provinciales realicen cobranzas: 7.1. 7.2. 7.3.

Son depositados en una cuenta bancaria de sus jurisdicción? Están sujetas solamente a retiros o giros de cheques desde la sede central de la entidad? Se contabilizan los fondos que de acuerdo a su presupuesto, están financiados con recursos propios?

8. Son preparados y efectuados los depósitos bancarios por un empleado ajeno a la Sección Caja? 8.1. Las labores de esas personas son independientes de las cuentas corrientes deudoras?

9. De las Boletas de Depósito Bancario: 9.1. Se recaba una boleta de depósito o una copia de la misma sellada por el Banco? 10. Se ha tomado medida para la recuperación de estos fondos?

RESPUESTA SI NO N/A

REF. P.T.