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TEMAS AUDITORÍA FINANCIERA Y ANÁLISIS FINANCIERO CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES 1.1. La Empresa 1.2. Administración de la Empresa 1.3. Evaluación de la Empresa CAPÍTULO II LA AUDITORÍA FINANCIERA 2.1. Introducción 2.2. Concepto 2.3. Auditoría - Un Nuevo Enfoque 2.4. Proceso de la Auditoría Financiera 2.5. Reglas de Conducta 2.6. Relación con los Clientes 2.7. Las Normas Internacionales de Auditoría 2.8. Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptada CAPÍTULO III PROGRAMA DE AUDITORÍA 3.1. Concepto 3.2. Fines – Contenido 3.3. Preparación del Programa 3.4. Planeamiento y Supervisión 3.5. Evidencia de Auditoría 3.6. Caso Práctico CAPÍTULO IV PAPELES DE TRABAJO 4.1. Concepto 4.2. Utilidad 4.3. Preparación 4.4. Clasificación 4.5. Organización y Codificación y Marcas 4.6. Archivos 4.7. Flujo 4.8. Modelos 4.9. Caso Práctico CAPÍTULO V CASO PRÁCTICO 5.1. Estados Financieros - Clasificación 5.2. Evaluación del Estado de Situación Financiera 5.3. Evaluación del Estado de Ganancias y Pérdidas 5.4. Evaluación sobre la Distribución de Resultados

CAPÍTULO VI

CAPITULO I 1.1.

:

ASPECTOS GENERALES

LA EMPRESA Es una organización que convierte factores en bienes y servicios que puede vender, desde las más simples (unipersonales) hasta las más complejas y de gran diversidad y potencialidad. ¿POR QUÉ EXISTEN LAS EMPRESAS? Por la necesidad de reunir un conjunto de factores y de dirigir la producción y desempeña una multitud de funciones dentro de una empresa, papel que realiza el empresario, a través de sus facultades directivas. Se debe tener en cuenta que existen dos (2) razones por las que la producción y la distribución se organizan mediante empresas: a. Uso del mercado : conlleva costos de transacción; y b. Producción en grupo, que permite la expansión del producto. OBJETIVOS DE LA EMPRESA Entre estos citaremos los más importantes: a. b. c. d.

La maximización del beneficio; La maximización del personal: La maximización de los ingresos por ventas; y La maximización del crecimiento.

MAXIMIZACION DE LOS BENEFICIOS Las empresas que tienen una vida más larga tienen una corriente de ganancias y pérdidas a través del tiempo. La suma que se paga a los propietarios cuando se compra una empresa refleja el valor de los beneficios futuros esperados. A los empresarios no les interesan maximizar el beneficio en un año dado, sino maximizar el valor de la corriente de beneficios y pérdidas a lo largo del tiempo, y para ello cada sol efectivo de beneficio o pérdida debe poderse comparar con un sol de beneficio o pérdida actual. EL PAPEL DEL DIRECTIVO Su papel es cada vez más creciente en el mundo actual dada la complejidad y diversidad de las operaciones empresariales del mundo actual, realizando multitud de tareas y otros aspectos:

  

   

Fijan el nivel de producción Adquieren los factores de producción Deciden el precio de venta, y para ello: - Deben predecir la demanda - Decidir la situación de las plantas - Fijar los niveles de existencias - El grado de seguridad en el trabajo - La asignación de fondos para la investigación y desarrollo Toma las decisiones financieras y de alta índole La composición de su cartera Las decisiones sobre la estructura de deuda El alcance y naturaleza de la cobertura de seguros.

Debemos expresar “que los beneficios se maximizan cuando el beneficio adicional resultante de la expresión de la actividad es igual al costo adicional asociado a la expansión de las actividades”. 1.2.

ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA SIGNIFICADO DE LA ADMINISTRACIÓN Puede definirse de maneras diferentes, considerando que su significado más genérico se refiere a un proceso, una serie de acciones coordinadas dirigidas a metas. Desde este punto de vista, la administración es el proceso de utilizar los recursos de la organización o empresa para obtener objetivos específicos a través de las funciones de planificación – organización – dirección y control debiéndose tener en cuenta: a) b) c) d)

Los recursos humanos. Los recursos financieros. Los recursos físicos. Los recursos tecnológicos.

EL PAPEL DE LOS GERENTES Al respecto se han realizado muchos estudios, estableciéndose que el trabajo de los gerentes en todos los niveles es muy complejo, en ocasiones más artístico que científico; a continuación señalamos las siguientes características que son comunes a los gerentes en todos los niveles; aunque, desde luego, existen muchas excepciones individuales:    

Realizar mucho trabajo son tregua. Las tareas gerenciales se caracterizan por la brevedad, variedad y fragmentación. Prefieren la acción viva – actividades breves, específicas, bien definidas, que no sean rutinarias ni reflexivas. Prefieren la comunicación oral a la escrita.

 

Mantienen muchos contactos, pasan la mayor parte del tiempo con los subordinados y vinculan a éstos con sus superiores y otros en una completa red. Buena parte del trabajo gerencias es iniciado por otros. DIEZ PAPELES QUE LOS GERENTES EN DIFERENTES NIVELES TIENEN EN COMÚN

PAPELES INTERPERSONALES Figuras Representativas

Líder

Enlace

Ejecuta deberes simbólicos Motiva, inspira, es el Mantiene relaciones con confiere honores, pronuncia ejemplo, valida el poder otras organizaciones, discursos, sirve en comités. de los subordinados. gobierno y otros grupos.

PAPELES INFORMATIVOS Monitor

Difusor

Portavoz

Observa y revisa. Recopila Trasmite información y Habla por la organización datos sobre el cumplimiento juicios acerca del medio y se ocupa de las de estándares. ambiente. relaciones públicas.

PAPELES EN EL ÁREA DE LA DECISION Empresarios Promueve cambios Autorización Fija metas Forma planes.

Solucionador de Problemas Maneja las quejas, agravios y conflictos. Contrarresta la competencia

Asignación de Recursos

Negociador

Aprueba los Gestiona acuerdos presupuestos, con los clientes y programas y proveedores y promociones. Fija agencias. las prioridades.

COMPRENSIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN EN CUANTO A SUS FUNCIONES

PLANEAMIENTO

ORGANIZACIÓN

LOGRO DE LAS

DESICIONES Y ACCIONES METAS GERENCIALES

Mantenimiento de los estándares DIRECCIÓN

CONTROL

Se debe enfatizar que administrar es el proceso de utilizar los recursos organizacionales para lograr objetivos específicos a través del planeamiento, la organización, la dirección y el control, aunque los recursos de una organización son básicamente humanos, físicos, financieros y tecnológicos, la actividad gerencias es también influenciada por la propia naturaleza de la organización – incluyendo su estructura y el clima psicológico. Los gerentes trabajan en ambientes complejos, compuestos éstos por estructuras de organización formal y de organización políticas y sociales informales, así como con numerosas personas y organizaciones externas a la empresa. 1.3.

EVALUACIÓN DE LA EMPRESA CONCEPTO DE EVALUACIÓN Es un concepto que comprende la observación y el análisis, así como la identificación de las causas, que ayudarán a ofrecer soluciones. En el terreno empresarial, se puede establecer una equivalencia, especialmente, cuando una industria se encuentra en dificultades. EVALUACIÓN HOMBRE EMPRESA HOMBRES

EMPRESAS

Problemas de salud

Disfunciones

Enfermedades Médico Analiza los síntomas busca las causas y orígenes Identificación

Diagnóstico

Programa de actuaciones + Terapia + Cirugía Tratamiento

Propuestas

Seguimiento médico

Verificación

Control de la gestión

Curación

Objetivos

Recuperación económica

Aplicación

Dificultades Consultor/Experto Analiza indicadores busca las causas y responsabilid Identificación Programa de actuaciones  Medidas de recuperación  Medidas estructurales

Puestos en marcha

DIFERENTES TIPOS DE EVALUACIÓN La evaluación es un medio de información que permite identificar un determinado grupo variable: a) De tipo externo, que comprende:  La evolución del mercado.  El volumen de la demanda.  Gasto de los consumidores.  Actuación de la competencia.  Evolución tecnológica.  Avance del mercado; y  Del capital desarrollo de las políticas económicas y sociales, así como la evaluación de los sistemas socio-culturales. b) De tipo interno, que se refieren a la situación empresarial en cuanto a materiales, conocimientos técnicos calificación y comportamiento del personal y recursos financieros. ESQUEMA DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ANÁLISIS EXTERNOS

ANÁLISIS INTERNOS

 Posición del mercado.  Actuación de la competencia  Evaluación tecnológica.  Mercado de trabajo.  Actuación política.  Factores socio culturales.  Sistema de valores.

 Medios materiales.  Medios humanos.  Medios financieros.  Conocimientos técnicos.  Estrategias.  Políticas.  Organización.  Métodos de gestión.  Sistema de Control

ACTIVIDADES Y RESULTADOS ACTUALES PROYECTOS Y TENDENCIAS PARA EL FUTURO

ACTIVIDADES FUTURAS – RESULTADOS POSIBLES

FASES

TÉCNICAS

1. Vocación de la empresa. Reformulación eventual 2. Finalidades y tendencias de directivos Expresión de alternativas y tendencias Definición de la política general 3. Objetivos cuantitativos y cualificativos Clasificación de objetivos que se quieren obtener: financieros, comerciales, técnicos, sociales, etc. 4. Análisis del entorno Análisis externo, mercado, clientes, competencia, proveedores, formas de financiación, situación del entorno sociocultural.

DIAGNÓSTICO

5. Análisis del potencial interno. Medios materiales y humanos, conocimientos técnicos, recursos financieros, comportamiento de los agentes.

DIAGNÓSTICO

6. Explicación de los resultados obtenidos En función del contexto externo y del potencial interno: análisis de interacciones.

DIAGNÓSTICO

7. Medidas aisladas y planes futuros Análisis de las necesidades y capacidades reales de la empresa, proyección de futuras tendencias.

DIAGNÓSTICO

8. Planificación de la estrategia Definición, según las posibles opciones, de una estrategia bien de tipo global o por actividades que tenga en cuenta siempre los objetivos previamente determinados.

REFLEXIÓN

9. Evaluación y simulación de estrategias Utilización de modelos de simulación, sobre todo de tipo financiero, para conocer sus posibles resultados.

PREVISIÓN

10. Elección de la estrategia adecuada A partir de criterios y preferencias de directivos, se decide la estrategia empresarial más idónea.

DECISIÓN

11. Planificación operativa Especificación de las acciones que se llevarán a cabo: objetivos sectoriales, medios necesarios, presupuesto, asociación/ negociación.

ACCIÓN

12. Supervisión de la gestión Organización de sistemas, elección de indicadores, procedimientos para analizar posibles desviaciones y medidas correctoras.

CONTROL

BASES METODOLÓGICAS DE LA EVALUACIÓN Justificación del Proceso Propuesto a) Misión, Tareas y Objetivos: a cada función de la empresa se le ha encomendado un cierto número de objetivos específicos. b) Políticas y Estrategias: para alcanzar los objetivos asignados por los responsables de cada función se formulan principios y reglas de actuación, así como las políticas y estrategias de cada función. MISIÓN Y TAREAS DE UNA FUNCIÓN Misión y tareas específicas

Objetivos sectoriales Organización de los medios Políticas y estrategias Métodos de gestión y control

c)

RESULTADOS medios, marcha las políticas y estrategias definidas.

Organización y para poner en

d) Métodos de gestión y control, definiendo las normas y métodos que fijen sus condiciones de utilización y los sistemas de control. Actividades y funcionamiento e) Actividades y funcionamiento: la actividad misma. f) Resultados, en cada función en términos de calidad, cantidad y costos (rendimientos, técnicas comerciales, etc) Coordinación del Proceso El problema básico es decir el punto de partida. Este proceso no es más que una herramienta para comprender lo que pasa en la empresa con el fin de intentar mejorar su funcionamiento y resultados. Se trata de descubrir cómo se ha llegado a ese nivel de rendimiento en el pasado y cómo evolucionará en el futuro si no se cambian los medios o las prácticas actuales.

Los resultados obtenidos en un período van a servir de medición para fijar nuevos objetivos que quizás requerirán una reformulación de políticas, una modificación de medios y un cambio en los métodos de gestión. El nuestro por lo tanto comprenderá: a) Análisis de Resultados, su favorable o desfavorable evolución, constituye un conjunto de indicadores que significarán un paso adelante en la comprensión del funcionamiento de la empresa. b) El estudio de las políticas llevados a cabo, cuyo objetivo principal es comprender la existencia o ausencia de estas estrategias sin juzgar su desarrollo. No se pueden adelantar juicios, aunque en principio parezca evidente, por ejemplo que una política de personal que no haya previsto la formación no puede constituir un modelo en su género, hay que evitar por norma, cualquier tipo de conclusión anticipada. Resulta apropiado durante el análisis de la estrategia empresarial, recoger las opiniones de terceros, como clientes proveedores, banqueros, etc. c) Evaluación de los medios y de la organización cuyo problema al realizar este trabajo, consiste en los criterios de evaluación que se deben emplear: Para tal efecto se deben evaluar:  

Los medios materiales. Los medios humanos.

d) La auditoría de los métodos de gestión por funciones sobre la base del terreno en que actúa para dar un juicio de valor en relación a unas normas, como por ejemplo, la inexistencia de un sistema de contabilidad analítica (costos) constituirá sin duda un punto débil en el método de gestión empresarial. Con la finalidad de asegurar que la existencia de tal sistema resulta un aspecto importante es necesario que se adopte a la naturaleza de unas actividades que proporcionen las informaciones pertinentes sobre costos y márgenes, y además faciliten la toma de decisiones. e) Análisis de la actividad y de su funcionamiento. Podemos establecer que cada función es un sub-sistema del sistema global dentro de la empresa.

Por lo tanto es necesario intentar comprender la naturaleza y calidad de sus actividades y la influencia sobre el funcionamiento del subsistema analizado. 3.4.

3.5.

PLANEAMIENTO Y SUPERVISIÓN 

El trabajo debe planearse adecuadamente y los ayudantes, si los hay, deben ser supervisados apropiadamente.



El nombramiento anticipado del auditor le facilita planear su trabajo a fin de que pueda llevarse a cabo oportunamente.



Beneficia al cliente. Permite que el examen se lleve a cabo de manera más eficiente y se termine oportunamente.



La naturaleza y grado de supervisión varían.

LA EVIDENCIA DE AUDITORÍA   

La opinión que emite un auditor acerca de los estados financieros que ha examinado, está basada y sustentada en las evidencias que ha obtenido. La evidencia de auditoría ha obtenerse, se aplica exclusivamente por el ejercicio del juicio profesional del auditor. La evidencia es el elemento de juicio que obtiene el auditor como resultado de las pruebas que realiza.



La evidencia debe ser :  Suficiente : Se refiere a la cantidad de evidencia a obtenerse.  Competente o adecuada : Se refiere a la calidad, confiabilidad y carácter concluyente de la evidencia.  Relevante:: Se refiere a la importancia de la evidencia.



Debe evidenciarse que las partidas incluidas en el conjunto de los EE.FF. se encuentren apoyadas en :  Los saldos de las cuentas del mayor, mostradas de acuerdo a las reglas de presentación que establecen los PCGA.  La información significativa o importante a que se refieren las políticas de contabilidad.

 

Los saldos de las cuentas del mayor deben corresponder al resumen de los numerosos asientos de cargo y abono. Los asientos de cargo y abono contenidos en las cuentas, representen una adecuada interpretación de todas las operaciones efectuadas por la empresa, de conformidad con PCGA y NICs.



Algunos tipos de evidencia son muy superiores a otros.

  

Por ejemplo  Un arqueo de caja VS un análisis de la cuenta caja chica o fondo fijo, firmada por un empleado de la empresa que se audita ¿Cuál proporciona una evidencia mas competente? El arqueo de caja, debido a que :  Es una evidencia generada por el auditor

 

¿Cuál proporciona una evidencia de mas calidad? El arqueo de caja, debido a que :  No es falsificable por parte del cliente



¿Cuál proporciona una evidencia mas confiable?



El arqueo de caja, debido a que :  Es evidencia generada fuera del cliente

TIPOS DE EVIDENCIA DE AUDITORÍA 

Física o visual : La que se obtiene a través de las técnicas de la observación, inspección, arqueos, inventarios, etc.



Documental o escrita : La que se obtiene a través de la indagación y revisión documentaria.

DONDE ENCONTRAR LA EVIDENCIA ESCRITA Este tipo de evidencia puede encontrarse : 

En documentación generada fuera del cliente Se considera como de mejor calidad o competencia por que la obtiene el auditor directamente sin pasar por las manos del cliente.  



Ejemplos : Cartas de confirmación de clientes. Sin embargo, muchos de los documentos generados fuera del cliente se encuentran dentro de la empresa que se audita (estados de cuenta del banco, facturas de los proveedores. Al respecto debe considerarse si son o no son falsificables.

En documentación generada dentro del cliente Se considera como evidencia de mas baja calidad,, excepto los cheques de bancos.  Ejemplos: Facturas de ventas, guías de remisión, notas de crédito.

CAPÍTULO II 2.1.

:

AUDITORÍA FINANCIERA

INTRODUCCIÓN AL SERVICIO DE AUDITORIA FINANCIERA

1. 2. 3. 4.

La función de atestación Concepto de auditoría Tipos de auditorías Tipos de auditores

FUNCIÓN DE ATESTACIÓN 

Atestar la Información significa asegurar la confiabilidad de esta. “Un Contador Público es contratado para emitir o hacer emitir una información escrita que expresa una conclusión sobre la confiabilidad de una afirmación escrita que es responsabilidad de un tercero”



Las AUDITORIAS son el tipo mas común de atestación y los auditores son profesionales que atestan sobre la confiabilidad de un amplio rango de muchos tipos de información, incluidos pronósticos financieros, control interno, cumplimiento de leyes. Etc. CASO ILUSTRATIVO PERUANO

Los CONTADORES PUBLICOS han asegurado (atestado) la confiabilidad sobre la afirmación de una entidad financiera privada – CMR Falabella en el sentido de que ha bajado sus tasas de interés. Los contadores Públicos seleccionaron una muestra de operaciones de crédito y evidenciaron las tasas de interés de algunos periodos anteriores.

CLIENTE Preparó la afirmación

AUDITOR Reunió y evaluó evidencias

Emitió informe Los representantes de la financiera afirmaron que la credibilidad aportada por los CONTADORES PUBLICOS ha ayudado a convencer a los consumidores de que las tasas de interés efectivamente son más bajos que en periodos anteriores

Personas toman decisiones

Atestación

2.2. CONCEPTO DE AUDITORÍA

•

Una auditoría es el proceso sistemático de recopilación y evaluación de datos. • Sobre información cuantificable declarada (afirmada) por la gerencia de una entidad económica. • Para determinar sobre el grado de correspondencia entre la información declarada y los criterios establecidos. • Para comunicar los resultados a los usuarios interesados.

•

La auditoría debe ser realizada por una persona competente e independiente. TIPOS DE AUDITORES 1. Auditores independientes - externos 2. Auditores internos 3. Auditores gubernamentales TIPOS DE AUDITORÍA 1. Auditoría de estados financieros 2. 3. Auditoría de cumplimiento 3. Auditoría operacional

2.3.

• • • • • • • • • •

AUDITORÍA – UN NUEVO ENFOQUE Auditoría tradicional. Auditoría sólo de números, orientada a las cuentas del balance. Retrospectiva. Trabajo de auditoría por fases. Orientada a las tareas. Organizada por unidades de reporte financiero. Poca coordinación con auditores internos.

• • • • • • •

Enfoque de cumplimiento.

Auditoría moderna. Auditoría orientada a los riesgos del negocio. Preocupación por el impacto futuro. Auditoría continua. Orientada a los procesos. Organizada por unidades de negocio. Plan de auditoría integrado que genera valor a la empresa y disminuye costos.

• Enfoque de servicio. • Anticipar y prevenir. Trabajo intensivo. Tecnología y conocimiento. AUDITORÍA DE ESTADOS •FINANCIEROS Encontrar y corregir.

Una auditoría de estados financieros (auditoría financiera) se lleva a cabo: para determinar si el conjunto de los estados financieros de una entidad económica (se verifica la información cuantificable) se presenta de acuerdo con los criterios especificados

Por lo general, estos criterios son los principios de contabilidad generalmente aceptados Los estados financieros son: el balance general, el estado de ganancias y pérdidas, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujo de efectivo, así como las notas a los estados financieros que constituyen parte de los mismos estados financieros

Este tipo de auditorías de estados financieros son exámenes realizados por auditores independientes (auditores externos). El examen concluye con la expresión de una opinión profesional sobre los estados financieros de la entidad económica, Se opina respecto a si están o no presentados en forma razonable, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados (criterios establecidos).

AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS 

El supuesto tras una auditoría de estados financieros es que los utilizarán diferentes grupos para diferentes propósitos.



También las auditorías de estados financieros son realizadas por los auditores internos y auditores gubernamentales, conjuntamente con auditorías de cumplimiento y auditorias operacionales (auditorías de gestión).



Los estados financieros de una entidad económica son preparados bajo la dirección de su gerencia y no del auditor independiente. Los estados financieros son producto y propiedad de la entidad económica y el auditor independiente simplemente los examina y expresa su opinión profesional sobre ellos. Esta expresión de opinión del auditor independiente se conoce como su “función de atestación”.

AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO

Su propósito es determinar si la entidad económica ha cumplido con las políticas, procedimientos, leyes, reglamentos o contratos específicos que fije alguna autoridad superior (autoridad gubernamental, acreedores y gerencia de la entidad económica)

El criterio establecido en este tipo de auditoría podrá provenir de una variedad de fuentes. La

auditoría de cumplimiento podrá efectuarse con frecuencia durante el año, con base en criterios establecidos por la gerencia de la entidad económica.

En

algunos casos, podrán efectuarse sobre su calendario semanal o mensual, o podrán realizarse de manera intermitente, o por sorpresa.

Este tipo de auditoría la realizan general-mente los auditores internos.

AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO 

También las auditorías de cumplimiento son más amplias cuando se relacionan con criterios basados en leyes y reglamentos gubernamentales. Este tipo de auditoría la realizan generalmente los auditores gubernamentales.



Finalmente si las auditorías de cumplimiento se relacionan con criterios, establecidos por los acreedores, dichos criterios están relacionados con frecuencia con los estados financieros de la entidad económica. Por tanto, en muchos casos, este tipo de auditoría se realiza conjuntamente como “subproducto de una auditoría sobre estados financieros” o pueden ser realizadas como una auditoría especial.

AUDITORÍA OPERACIONAL

Una auditoría operacional (auditoría de gestión) es el examen sistemático de las actividades y métodos operativos de una entidad económica, en relación con objetivos y metas específicas (efectividad) y, respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía).

El alcance podrá abarcar a toda la entidad económica o a un subconjunto estipulado de ella: pro-grama o proyecto, división, departamento o sucursal, o bien con funciones tales como ventas, producción y compras, etc., cuya evaluación independiente se realiza con el propósito de mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de recursos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas.

AUDITORÍA OPERACIONAL

Se ejecuta para satisfacer 3 objetivos

• •

•

1 Evaluación del desempeño

2 Identificación de oportunidades para mejorar

Se refiere a los resultados de la entidad económica,

Se aplica después de la evaluación del desempeño cuando el auditor reconoce oportunidades para obtener una mayor economía, eficacia o eficiencia. Dichas categorías de mejoras se pueden identificar mediante: Análisis de información, Entrevistas con funcionarios y empleados de la entidad o fuera de ella, Observando el proceso de operaciones, Revisando los informes internos del pasado y presente y, Ejercitando la experiencia de auditor o entre otras fuentes.

Resultados que son comparados con las políticas estándares y metas establecidas por la propia entidad u otros criterios de medición aprobados. Ejemplo, las normas legales.

3 Formular recomendaciones para promover mejoras

U otras acciones correctivas, debido a la naturaleza y al alcance de las mismas es variable. En algunos casos, el auditor hará recomendaciones específicas. En otros, podrá ser necesario que recomiende un estudio adicional.

AUDITORÍA OPERACIONAL

Terminología utilizada para describir este tipo de auditoría

Cuyo enfoque excede el marco financiero, toda vez que evalúa: Las operaciones (eficiencia y economía) El logro de objetivos y metas establecidas (efectividad) Los controles gerenciales

Auditoría de Gestión

Auditoría Operacional Auditoría Operativa

Auditoría del Rendimiento

Auditoría de Valor por S/.

2.4

EL PROCESO DE LA AUDITORÍA FINANCIERA Carta compromiso

Contratación

Establecer objetivos

Carta compromiso

Desarrollar Plan Estratégico

Memo de Planificación

Evaluar Estruct. de Control Interno

Cuestionarios, Narrativos Flujogramas

SI ¿Se va confiar en los C.I?

Documentar estudio y evaluar controles donde se puede confiar

NO 1

Cuestionarios, Narrativos Flujogramas u otra documentación

2

NO ¿Hay confiabilida d suficiente?

NO

SI Documentar estudio y evaluar controles donde se puede confiar

Papeles de trabajo de pruebas de cumplimiento

¿Se confía en los controles ?

NO

SI 1

Diseño de Programas 2 Pruebas sustantivas

Programas de auditoría

NO +

__

Aplicar pruebas sustantivas

Papeles de trabajo

Modificar Programa Aplicar procedimien. adicionales

Programas de auditoría Papeles de trabajo

Formalizar conclusiones Completar procedim. de revisión

Papeles de trabajo

Papeles de trabajo Carta de representación

Emitir informes

2.5.

Informe Corto Carta a la Gerencia

REGLAS DE CONDUCTA El Contador Público debe conservar su integridad y objetividad y cuando esté entregado al ejercicio de su profesión, ser independiente de aquellos a quienes sirve 

INDEPENDENCIA Actuar con integridad y objetividad



INTEGRIDAD Rasgo fundamental para la confianza en el Contador Público  Rectitud  Sinceridad  Honestidad



OBJETIVIDAD Mantener imparcialidad ante todos los asuntos

NORMAS TÉCNICAS   

Clientes : PCGA Auditores : NAGAs Generales: o Competencia profesional

o o o o

2.6.

Cuidado profesional Planificación y supervisión Información pertinente y suficiente Presupuestos

RELACIONES CON LOS CLIENTES

•

Confidencialidad

•

–

– Mantenerla,

salvo consentimiento del cliente

•

Honorarios contingentes

•

– No

cobrar honorarios basados en resultados

•

Comisiones

Responsabilidad ante colegas

–

Publicidad

– No efectuar anuncios falsos • o engañosos – No

hacer comparaciones con otros colegas

No pagar o recibir una comisión por recomendaciones

Conducirse de manera que promueva la cooperación y las buenas relaciones entre los miembros

Otras responsabilidades prácticas

–

y

Conducirse de manera que enaltezca la profesión

– No autoelogiarse en hechos no comprobables

1. Evaluar la conveniencia de aceptar un trabajo (excepto si el servicio es prestado por el auditor interno)

COMO LA EVALUACIÓN Relacionados el del Relacionados conREALIZA eldeRelacionados con el Medir riesgocon general trabajo VS SE riesgo la firma o auditor cliente: situación negocio: con temas servicio de independiente, quelitigios comprende financiera, el cliente, costos auditoría: reputación, carácter adicionales, daño de dificultades para e integridad de la imagen profesional, obtener evidenciasConsiderar o gerencia y dueños intereses contrarios no contar con personal idóneo



  

Antecedentes conocidos del cliente y la gerencia: o Artículos periodísticos, o Conocimiento del sector, o Relación con auditores antecesores Indagaciones con terceros: abogados, bancos Uso de servicios de investigación Conversación con auditores antecesores

POLÍTICAS: 2. Definir términos del servicio de auditoría. Obtención de una carta compromiso o celebrar un contrato de servicios, para:   

Nuevos clientes Clientes recurrentes Auditorías para grupos económicos

3. Evaluar y mantener la independencia del personal de auditores 1. 2. 3. 4. 5.

Adquisición directa o indirecta de valores o retención de estos Endeudamiento con los clientes Compra de bienes o servicios Aceptación de regalos Grados de parentesco

4. Asignar un equipo de personal competente en conocimientos, habilidades y experiencia 5. Mantener una actitud de escepticismo profesional al planear, desarrollar y evaluar los resultados 

No suponer deshonestidad y honestidad indiscutible

6. Mantener confidencialidad sobre los asuntos o información obtenida del cliente o entidad 4. Excepto por mandato legal o autorización escrita 7. Sustentar los informes sobre la base de papeles de trabajo que deben evidenciar las labores realizadas y las conclusiones   

Deben revelar cumplimiento de NAGAs, NAGUs y NIAs Juicios de auditoría y evidencias obtenidas Cumplimiento del planeamiento y supervisión



Como mínimo incluyen: definición de términos, estrategia, planeamiento, programas, documentación de entendimiento del negocio, control interno y pruebas, hallazgos, conclusión final e información financiera auditada



Mantener el debido control sobre los papeles de trabajo.

CARTA COMPROMISO DE AUDITORÍA ¿QUE ES? 

El sustento y confirmación de la designación del auditor

¿QUE PERSIGUE? 

Prevenir interpretaciones equivocadas respecto al servicio de auditoría

¿QUE SE DEBE CONSIDERAR ?       

El objetivo de la auditoría El alcance de la auditoría Los lineamientos generales del examen Las responsabilidades de la gerencia Una declinación de responsabilidad por el riesgo inevitable de que distorsiones de carácter material puedan quedar sin descubrir El acceso a todos los registros y documentos relacionados con la auditoría Aspectos respecto a la participación de expertos o especialistas

   

Participación del auditor interno Cronograma de trabajo Tipo de informes u otra clase de comunicación sobre los resultados del examen Honorarios y forma de pago

Carlos Paredes y Asociados Contadores Públicos

Calle El Molino 309 Lima - 12 Teléfono 495 - 1628

Lima, 23 de agosto del 2001 Señor ............................................. Gerente General Industrias Canon S.A. PRESENTE.Estimado señor : Tenemos el agrado de confirmar nuestro arreglo de servicios para el examen de los estados financieros de INDUSTRIAS CANON S.A. por el ejercicio que terminará el 31 de diciembre del 2000. Lineamientos generales del examen

Nuestro trabajo consistirá en el examen del balance general y los estados de ganancias y pérdidas, cambios en el patrimonio neto y flujos de efectivo por el ejercicio indicado, ajustados por inflación, con el objeto de expresar una opinión sobre los mismos, la cual se referirá a la presentación de la situación financiera de la empresa, del resultado de sus operaciones, de los cambios en el patrimonio neto y de los flujos de efectivo, bajo principios de contabilidad generalmente aceptados y normas internacionales de auditoría – NICs. Nuestro examen incluirá una revisión del sistema de control interno contable que se limitará a obtener un entendimiento del ambiente de control interno y del flujo de transacciones a través del sistema contable, debido a que consideramos apropiado en las circunstancias aplicar pruebas sustantivas de las transacciones registradas. El trabajo será planeado de tal modo que los errores o irregularidades que podrían tener un efecto importante en los estados financieros, puedan ser detectados. En tal caso, estos serán comunicados al directorio. No obstante, nuestro examen no brindará la completa seguridad de que todos los errores o irregularidades serán detectados como resultado del mismo, por no haber sido diseñado con ese propósito. En este aspecto, deseamos comentar que la prevención y detección de errores descansa en el sistema de control interno establecido, dado que el mismo está en constante operación y cubre todas las transacciones. Sin embargo, un sistema no puede eliminar la posibilidad de que ocurran errores como resultado de instrucciones mal aplicadas, errores de apreciación, descuido u otros factores humanos. Por otra parte, el riesgo de que puedan pasar desapercibidos aumenta si se deja de lado la vigilancia sobre los controles internos, si ocurren casos de colusión, falsificación u omisión. Carlos Paredes y Asociados Contadores Públicos

Calle El Molino 309 Lima - 12 Teléfono 495 - 1628

Como parte de nuestro examen revisaremos la provisión y los pasivos por impuestos , pero este trabajo no incluirá la revisión de las declaraciones juradas que la compañía está obligada a presentar, salvo acuerdo por separado. Asimismo, nuestro examen incluirá la revisión de los procedimientos seguidos por la compañía para la preparación de sus estados financieros ajustados por inflación al 31 de diciembre del 2001. Fechas de inicio y de término La fase preliminar del trabajo se desarrollará en las próximas semanas, previa coordinación con ustedes. La fase final se iniciará el 15 de febrero del 2002 para estar en condiciones de entregar nuestro informe dentro del plazo requerido por la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores - CONASEV. Informes

Al final de nuestro trabajo emitiremos un informe en castellano por separado sobre los estados financieros de Industrias Canon S.A. de acuerdo al Reglamento de Información Financiera de la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores - CONASEV. Además, prepararemos un memorando de recomendaciones sobre asuntos administrativos, de control interno y procesamiento de datos para consideración de la Gerencia. Honorarios y facturación Nuestros honorarios están calculados considerando el tiempo necesario para examinar los estados financieros y preparar las recomendaciones surgidas como resultado de dicha revisión y alcanzan a ............................ dólares americanos (US $ .............). Los honorarios serán facturados a partir del 1ª de octubre del 2001 en cinco cuotas mensuales de ................... dólares. Adicionalmente facturaríamos los gastos que incurramos en relación con el trabajo, tales como : movilidad, franqueo, fotocopias y otros gastos menores en cuanto estos no sean directamente incurridos por ustedes. Nuestra estimación contempla la ayuda del personal de vuestro departamento de contabilidad en la preparación de información analítica sobre las cuentas a ser examinadas. La participación de vuestro personal será previamente coordinada con la Gerencia. Estaremos muy gustosos de atender sus preguntas en relación a esta carta y si la misma mereciera su aprobación, le agradeceremos devolvernos la copia adjunta firmada por ustedes. Atentamente, CPC Carlos Paredes Reátegui (Socio) 2.7. LAS NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA NIAs 

Son un conjunto coherente de lineamientos básicos, políticas y procedimientos que aseguran la uniformidad y calidad de la auditoría independiente. En el idioma inglés su nombre es International Standard on Auditing ISAs.

NIA 200: Objetivo y Principios Generales que rigen la Auditoria de Estados Financieros NIA 210: Términos de los Compromisos de Auditoria. NIA 220: Control de Calidad del Trabajo de Auditoria. NIA 230: Documentación. NIA 240: Responsabilidad del Auditor de Considerar el Fraude y Error en una Auditoria de Estados Financieros. NIA 250: Consideraciones de Leyes y reglamentos en la Auditoria de Estados Financieros. NIA 260: Comunicación de Asuntos de Auditoria a aquello9s con Jerarquía Plena de la Entidad.

NIA 300: Planeamiento. NIA 310: Conocimiento del Negocio. NIA 315: Entendiendo la Organización y su Ambiente y Evaluando los Riesgos de Imprecisiones o Errores Significativos. NIA 320: Materialidad. NIA 330: Procedimientos del Auditor Frente a los Riesgos Evaluados. NIA 400: Evaluación de Riesgos y Control Interno. NIA 401: Auditoria en un Ambiente de Sistemas de Información por Computadora. NIA 402: Consideraciones de Auditoria relativa a Entidades que utilizan Organizaciones de Servicios. NIA 500: Evidencia de Auditoria. NIA 501: Evidencia de Auditoria – Consideraciones Adicionales para Partidas Específicas. NIA 505: Confirmaciones Externas. NIA 510: Trabajos Iniciales, Balances de Apertura. NIA 520: Procedimientos Analíticos. NIA 530: Muestreo en la Auditoria y otros procedimientos de Pruebas Selectivas. NIA 540: Auditoria de Estimaciones Contables. NIA 545: Auditando Mediciones y Revelaciones del Valor Razonable. NIA 550: Partes Vinculadas. NIA 560: Hechos Posteriores. NIA 570: Empresa en Marcha. NIA 580: Representaciones de la Administración. NIA 600: Utilización del Trabajo de Otro Auditor. NIA 610: Consideración del Trabajo de Auditoria Interna. NIA 620: Utilización del Trabajo de un Experto. NIA 700: El Dictamen del Auditor Sobre los Estados Financieros. NIA 710: Comparativos. NIA 720: Otra Información en Documentos que Contienen Estados Financieros Auditados. NIA 800: Dictamen del Auditor sobre Compromisos de Auditoria con Fines Especiales.

2.8.

LAS NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADA

•

DEFINICION BASICA “Son lineamientos que señalan los cursos de acción o la manera de seguir los procedimientos” “Son los requisitos de calidad relativos a la personalidad del auditor y al trabajo que desempeña, que se derivan de la naturaleza profesional de la actividad que desarrolla. Son una especie de derecho natural de la profesión” S

Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas

•

Fueron elaborados por el AICPA en 1947 y han permanecido iguales, salvo algunos cambios mínimos.

•

CONGRESO DE CONTADORES PUBLICOS

“El Perú adoptó las normas en 1965, en la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad celebrado en Mar del Plata – Argentina.

• “Las “Fueron reafirmadas en octubre de normas son aquellas que tienen que 1968 en el II Congreso Nacional de ver con la medida de la calidad de la Contadores Públicos celebrado en la ejecución de los actos del auditor y con los ciudad de Lima, y desde esa fecha objetivos que habrán de alcanzarse por la están vigentes en el Perú” aplicación de los procedimientos adoptados.

Las normas de auditoría se ocupan por si mismas no sólo de las cualidades profesionales del auditor, sino también del juicio ejercitado por él en la ejecución de su examen y en su dictamen” CLASIFICACIÓN DE LAS NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS PERSONALES Capacidades generales y de conducta Independencia Entrenamiento Técnico y capacidad Profesional

TRABAJO DE CAMPO Desempeño del trabajo de Auditoría Estudio y evaluación de laPlaneación estructuraydel control interno supervisión

INFORMACIÓN Y DICTAMEN Informe de Resultados Opinión de conducta Acuerdo a Revelaciones Relación Cuidado Evidencia con Declaración y diligencia suficiente PCGA los EE.FFProfesional y competente Consistencia Adecuadas

LA INDEPENDENCIA Guardián financiero de terceras personas La Independencia debe ser: 



Real o Independencia de ideas o Independencia de actitud mental Aparente o Independencia de imagen o Independencia aparente

COMO MANTENER LA INDEPENDENCIA 

La

Independencia del Auditor y su relación con el interés financiero.



 No existe independencia cuando el auditor o un miembro profesional de su firma :  Durante el servicio de auditoría ha adquirido o está por adquirir cualquier interés financiero directo o indirecto.  Durante el período que abarcan los estados financieros, está relacionado como suscriptor, promotor, director o miembro de la administración. La Independencia del Auditor respecto a los servicios de contabilidad.  No existe independencia cuando al auditor también lleva la contabilidad.



Se considera compatibles :  Si no existe conflicto alguno de intereses que pueda perjudicar su objetividad.  Si el auditor no es funcionario o no ejerce autoridad a nombre del cliente.

¿SE PIERDE LA INDEPENDENCIA? 

La Independencia del Auditor y los servicios administrativos:  Instalación de sistemas computarizados.  Toma de inventarios.

 Contratación de personal ejecutivo.  Diseño de sistemas y procedimientos.  Asesoría en estudios de factibilidad, presupuestos, etc.  Considerar :  Si incluyen una opinión sobre los EE.FF.  Si sólo se limitan a asesorar sin tomar decisiones.  Si no se subordina el juicio profesional y se expresan conclusiones honestas y objetivas.  Normas Técnicas  El Contador Público debe observar las normas técnicas y generales de la profesión, así como tratar de mejorar constantemente su competencia y la calidad de sus servicios. (NAGAs).  El Cliente debe observar los PCGA y las NICs.

COMO EJERCER PROFESIONAL

EL

DEBIDO

CUIDADO

Y

DILIGENCIA



Se ejercitará el debido cuidado profesional en la ejecución del examen y en la preparación del informe.



Impone la responsabilidad sobre cada una de las personas que integran la organización del auditor.



Cada auditor que ofrece sus servicios a otra y es contratado, asume la obligación de ejercer en el empleo, la destreza que posee, con cuidado y diligencia razonables.



Su compromiso debe ser de buena fe e íntegramente, pero no infaliblemente.



Es responsable por negligencia, mala fe o deshonestidad.

CAPÍTULO III

:

PROGRAMA DE AUDITORÍA

CONCEPTO Es un procedimiento de examen planeado con flexibilidad. Son de dos tipos: a) b)

Un esquema detallado planead y determinado por adelantado para la practica de cada auditoría. Un formulario o forma progresiva indicando brevemente el alcance, carácter, objetivos y limitaciones de la auditoría.

Debe ser sencillo y conciso, de manera que los procedimientos empleados en cada auditoría estén de acuerdo con las circunstancias del examen. Al planear un programa de auditoría debe hacerse uso de todas las ventajas que ofrecen los conocimientos y el criterio del personal experimentado de la firma, con el objeto de no incorporar en el programa procedimientos excesivos. El programa planeado de auditoría para cualquier cliente deben revisarse periódicamente de acuerdo con las condiciones cambiantes en las operaciones del cliente y siguiendo los cambios en los principios, normas, procedimientos y técnicas de auditoría, cada uno de los cuales desempeña un papel importante en la formación del programa.

FINES – CONTENIDO FINES Teniendo en cuenta que el Programa de Auditoría es un instrumento de planeamiento, dirección y control del proceso de Auditoría, los fines son los siguientes: a) Sirve como elemento de autocontrol y evita la toma de decisiones apresuradas. b) Es flexible a la ampliación o reducción del examen. c) Permite distribuir racionalmente el trabajo. d) Provee un registro del trabajo efectuado y controlar el tiempo que demanda la labor por efectuar. e) Permite una supervisión efectiva al personal de auditoría y proporciona un orden secuencial en la distribución de las tareas. f) Ayuda a evitar la omisión de asuntos importantes de la Auditoría. g) Determina el costo de la auditoría y el alcance de la responsabilidad de todo el personal de auditores. h) Sirve como un historial de la labor efectuada y como una guía para futuras auditorías. CONTENIDO El programa de Auditoría, generalmente contiene: a) Objetivos del área u operación establecidos por la empresa. b) Controles establecidos por la dirección de la empresa para obtener los objetivos del área u operación. c) La manera cómo debe ejecutarse el examen. d) Técnicas y procedimientos de auditoría para verificar el cumplimiento de los controles establecidos por la dirección de la empresa. PREPARACIÓN DEL PROGRAMA Se prepara en el campo para cada una de las fases del proceso del examen, antes de iniciar la primera fase del trabajo: La Revisión Preliminar, requiriendo para la experiencia y habilidad del auditor, debiéndose tomar en cuenta los principios de: a) Economía. b) Flexibilidad (no sea rígido). c) Tener en cuenta el objetivo de la auditoría, su alcance y la solidez de los controles internos. d) Dividir las operaciones de la empresa en fases o actividades. e) Identificar al personal de auditores que debe hacerse cargo de cada una de las áreas o actividades. f) Estimar el tiempo requerido para el examen de cada área. g) Considerar los elementos de apoyo como personal administrativo, movilidad, etc.

PAPELES DE TRABAJO CONCEPTO Son un conjunto de cédulas donde se registran las evidencias, así como las informaciones obtenidas en el examen, con la finalidad de sustentar las observaciones, conclusiones, recomendaciones y la opinión del auditor. UTILIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo sirven principalmente para: a) Ayudar al auditor en la conducción de su trabajo; y b) Proporcionar un importante apoyo a la opinión del auditor, incluyendo la sustentación y evidencia en cuanto al cumplimiento con las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS). Los papeles de trabajo son los registros conservados por el auditor independiente de los procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones arribadas pertinentes a su examen. Por lo tanto, éstos pueden incluir programas de trabajo, análisis memorándums, cartas de confirmación y representación, documentos generales de la compañía y cédulas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor. Los factores que afecten el juicio del auditor independiente, referentes a cantidad, tipo de contenido de los papeles de trabajo deseables para un compromiso particular incluyen: a) La naturaleza del informe del auditor.

b) La naturaleza de los estados financieros, las cédulas u otra información sobre la que el auditor está informado; c) La naturaleza y las condiciones de los registros y controles internos del cliente; y d) Las necesidades en circunstancias particulares para supervisión y revisión del trabajo realizado por cualquier asistente. Los papeles de trabajo generalmente deben incluir o mostrar: a) Datos suficientes para demostrar que los estados financieros u otra información, sobre la que el auditor está informando, están de acuerdo (o conciliados) con los registros del cliente. b) Que el compromiso, haya sido planeado a través de programas de trabajo y que el trabajo de los asistentes haya sido supervisado y revisado, indicando la observancia de la primera norma de trabajo en campo. c) Que el sistema de control interno del cliente, haya sido revisado y evaluado para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de las pruebas de auditoría, indicando la observancia de la segunda norma de trabajo en campo. d) Los procedimientos de auditoría seguidos y las pruebas realizadas al obtener la evidencia comprobatoria, indican la observancia de la tercera norma de trabajo en campo. El registro de éstos, pueden tomar varias formas, incluyendo memorándums, listas de comprobación, programas de trabajo y cédulas que generalmente permitirán una identificación razonable del trabajo efectuado por el auditor. e) Cómo se resolvieron y trataron las excepciones y los asuntos poco normales, si los hubieran, revelado por los procedimientos del auditor independiente. f) Los comentarios apropiados preparados por el auditor, indicando las conclusiones concernientes a aspectos significativos del compromiso. PREPARACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO a) Mientras que el trabajo se esté desarrollando, preparar una relación de los puntos que uno no pueda resolver, a fin de que la mayoría de los problemas puedan ser aclarados en una conferencia, con el socio o gerente a cargo del compromiso, antes de que la auditoría se termine. b) Sea Limpio  Escriba en forma legible.  Use lápiz tipo medio.

   

Use lápices de color para marcas de cheques y símbolos. Use su regla (una líneas sub-totales, doble línea para totales). Mantenga las cifras en la sección correspondientes a la columna. No ponga mucha información en una sola página.

c) Sea Exacto Asegúrese de que las cantidades usadas y los totales estén correctos. d) Ponga título a cada papel de trabajo  Nombre del cliente (preferible sello de goma).  Nombre del asunto.  Breve descripción del contenido, análisis, resumen, reconciliación, etc.  Período de tiempo cubierto.

e) Firmar y fechar hoja (esto lo debe efectuar cada miembro del personal que realiza algún trabajo en la hoja, debiendo indicar que parte del trabajo ha realizado). f) Si la cédula fue prepara por la organización del cliente, coloque el sello “preparado por el cliente”. Es conveniente dar el nombre del empleado del cliente que preparó la cédula, aunque en muchos casos esto no es importante. g) Indique claramente la fuente de los datos  Cuenta del mayor.  Referencia de los libros, el asiento original, número de comprobantes, etc.  Opiniones o información suministrada por parte de la organización del cliente.  Deletrear los nombres correctamente. h) Explique todos los símbolos usados. La leyenda o clave de otros símbolos usados deberá aparecer en algún lugar de la cédula. Si hay varias hojas, la explicación de los símbolos debe consignarse en una sola hoja. i) Emplear hojas de trabajo de tamaño adecuado. j) Dejar suficiente espacio en cada hoja, a fin de anotar los asientos de ajuste o de reclasificación. k) Hacer referencia cruzada a otros papeles de trabajo, cuando fuera apropiado.

l) Ver que la cifra final concuerde con la cifra en la cédula matriz y/o el balance de comprobación y hacer referencia cruzada al respecto. m) Indicar claramente el alcance de las pruebas efectuadas. n) Escribir vuestras conclusiones, teniendo cuidado de diferenciar, entre otras cosas, opiniones y explicaciones recibidas por parte del cliente. o) Considerar el uso de las palabras, tales como “sumado”, “probado”, “comprobado” o “verificado”. Evitar el uso de la palabra “verificado” como descripción de la hoja de trabajo del procedimiento de la auditoría realizada. p) Coordinar con el auditor encargado del compromiso, en cuanto a la forma de la cédula a ser preparada, el alcance del trabajo, etc.

q) Para fines de cartas de información:  Usar sobres con la dirección de la oficina de la Firma de Auditores.  Consignar el código del cliente en el formulario de respuesta.  Depositar personalmente en el correo, todas las cartas de confirmación. r) Siempre es necesario tener una justificación para todo lo que se haga. Lo que no debe hacerse:  No se debe seguir ciertamente los papeles de trabajo de auditoría anteriores; sin embargo, se debe evitar efectuar cambios, a menos que exista una razón definida para ello.  No es recomendable preparar análisis, separados de las cuentas de ganancias y pérdidas, cuando el examen de éstas ya han sido cubiertas en el análisis de las cuentas del balance general.  Indicar en el programa de trabajo, el número de cédula donde ha sido desarrollado cada procedimiento.  Se debe evitar preparar cédulas que pueden ser elaboradas por la organización del cliente.  Nunca se debe escribir en el reverso de una hoja de trabajo.  Evite retener cuadros reemplazados o cintas de máquina sumadora que no tenga valor posterior.  No dejar puntos y preguntas pendientes en sus papeles de trabajo, a menos que éstos, representen partidas que se hayan preparado para discusión con el auditor encargado.  Los puntos a las preguntas contenidos en los papeles de trabajo, no deben ser tarjados por el simple hecho de hacerlo. Se deben explicar las razones.

 

 

Cuando sea suficiente un resumen de transacciones, no se debe hacer una transcripción o un análisis detallado de una cuenta. Cuando el alcance del trabajo haya sido descrito en el programa de auditoría, no se debe repetir dicho alcance en las cédulas de trabajo. Sólo será suficiente indicar que el programa ha sido cumplido, indicando los cambios, si los hubiere. Los papeles de trabajo no deben salir fuera de las oficinas de los auditores. Este asunto, en todo caso, debe ser decidido por el socio gerente de la firma. Es recomendable que los papeles de trabajo no permanezcan en el escritorio (dentro de las oficinas del cliente), a menos que éste presente otro miembro de la firma de auditores.

MODELO DE PAPEL DE TRABAJO

1

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3

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35

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39

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40

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41

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42

43

43

44

44

45

45

46 47 48 49

46 HECHO P OR: FECHA REVISADO P OR: FECHA:

47 48 49

50

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Preparados por el cliente

Quien los formula

Preparados Preparados por terceros por el auditor

50

Conciliación bancaria Organigrama Estatutos Análisis de cuentas Organigrama Permanentes Contratos Por su Arqueo de Cartas cajade confirmación utilidad Prueba del Prueba costo del costo Confirmaciones Planeamiento Pruebas de Corrientes cumplimiento Informes de especialistas

ENFOQUE GLOBAL DE AUDITORÍA RESPECTO A PAPELES DE TRABAJO OBJETIVOS Utilizar técnicas de auditoría asistidas por Cumplir los principales requisitos de el computador para formular: documentación de trabajo un trabajo de auditoría Papeles de Programas de auditoría Establecer pautas para el archivo de la documentación y sistema de codificación

OBJETIVOS

PAUTAS GENERALES

Está obligado a documentar los procedimientos de auditoría A aplicar su juicio al diseñar la forma y darles la extensión a los P/T documentación y sistema de codificación

No debe ceñirse ciegamente a P/T anteriores. Debe tener presente que las formas contenidas en el MAGU son: Recomendaciones de Cumplimiento Obligatorio

CONSIDERAR

Los requisitos generales según las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. SAS 41 (AU 339) NIA 9 - Documentación

ENFOQUE GLOBAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO

FORMATO DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN GENERAL

 

NO EXISTE un formato específico Existen prácticas aceptadas en uso e tipo general que dan un FORMATO ACEPTABLE Los requisitos generales según las Normas de Auditoría Gubernamental. NAGU 3.50

ENCABEZADO Nombre de la entidad Título del P/T

FINAL Indice o código del P/T

Los objetivos – Alcance – Metodología. Iniciales del de que formuló Los requisitos de algunos Papeles Trabajo. Específicos – Programas de Auditoría.

Fecha o periodo cubierto

Iniciales del revisor

Papeles de trabajo Programas de auditoría

CONTENIDO Detalles del trabajo realizado Resultados del trabajo Conclusiones

INSTRUCCIONES PARA LA FORMULACIÓN Sea ordenado y limpio  Escriba en forma legible  Use lápiz negro  Use lápiz de color rojo para marcas y símbolos  No coloque mucha información en una sola página Sea exacto 

Coloque título a cada papel de trabajo

 Nombre del cliente  Breve descripción de su contenido  Período de tiempo cubierto

  

Colocar las iniciales del auditor que lo formula y la fecha Indicar claramente la fuente de datos Utilice papeles de trabajo de tamaño adecuado

COSAS QUE NO DEBEN HACERSE        

No seguir ciegamente los papeles de trabajo de años anteriores Preparar papeles que pueden ser formulado por el cliente Escribir en el reverso de una hoja de trabajo Retener cintas de máquinas sumadoras sin valor Dejar puntos o preguntas pendientes Tarjar puntos sin explicar sus razones Dejar símbolos y marcas sin explicar Repetir el alcance de la prueba si este ya consta en el programa de auditoría

ORGANIZACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Y MARCAS DE AUDITORIA ORGANIZACIÓN UNIVERSAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Permanentes

Por su utilidad

Corrientes

1. Refrescan la memoria de los auditores durante un periodo de muchos años 2. Proporciona a los nuevos auditores un resumen rápido de las políticas y organización de la entidad. 3. Conserva los P/T que contienen asuntos de poco o ningún cambio, eliminando la necesidad de prepararlos año tras año.

1. Son el apoyo principal del informe. 2. Sólo sirven para cada auditoría terminada

CODIFICACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO Sistema ALFA NUMERICO Combinación de letras ( A, B, C, D, ........ y números (1, 2, 3, 4, 5 .......... ) Queda a criterio de cada auditor la forma de utilizar o combinar las letras y los números. Para las entidades conformantes del Sistema Nacional de Control, las pautas de codificación están estipuladas en el MAGU. MARCAS DE AUDITORÍA DEFINICION. 

Se les conoce también como “Claves de auditoría” , son símbolos, signos particulares y distintivos que. hace el auditor para señalar el tipo de trabajo, prueba efectuada, técnica o procedimiento aplicado.



Toma varias formas y se puede utilizar varios colores. de lápices para realizarlos.



Generalmente se utiliza lápiz rojo. EJEMPLOS

• @

 µ    Σ 

µ

Cotejado con registro auxiliar Verificado con libro de actas Conforme Cheque devuelto por falta de fondos Operación no comprobada Comprobante no autorizado Pendiente de reembolso Suma verificada No aplicable Suma comprobada

LOS ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO 1. 2. 3. 4.

Clasificación Tipos de archivos y contenido. Codificación. Referenciación cruzada

ARCHIVO PERMANENTE P1

HISTORIA DE LA COMPAÑIA. P1.1 Escritura de constitución. P1.2 Ultima modificación de estatutos. P1.3 Organigrama de la compañía. P1.3 Actas de sesiones de Junta de Accionistas. P1.3.1 Ordinarias. P1.3.2 Extraordinarias. P1.4 Actas de sesiones de Directorio. P1.5 Actas de sesiones del Comité .............

P2

ORGANIZACIÓN CONTABLE. P2.1 Organigrama administrativo y contable. P2.2 Plan de cuentas. P2.3 Manual de contabilidad. P2.4 Relación, ubicación y responsables de los libros contables. P2.5 Políticas contables. P2.6 Formas contables – Uso y lugar de formulación. P2.5 ...........................................

P3

CONTROL INTERNO. P3.1 Relación de accionistas, directivos y funcionarios – Indicar: cargo, firma, postfirma, facultades. P3.2 Niveles resolutivos de autorización de: compras, ventas al crédito, firma de cheques, etc. P3.3 Relevamiento del Sistema de Control Interno: Cuestionarios, narrativos y/o diagramas de flujo. P3.3 Copias de informes de trabajos especiales. P3.4 ........................................

P4

ESCRITURAS, CONTRATOS Y CONVENIOS. P4.1 Públicos. P4.1.1 Contrato con ....................... P4.2 Privados. P4.2.1 Contrato con ..................... P4.3 Convenios. P4.4 ...........................................

P5

SITUACION TRIBUTARIA Y LEGAL. P5.1 Relación de tributos a los que está afecto - periodicidad. P5.2 Relación de tributos exonerados – Fecha límite de exoneración. P5.3 Declaraciones juradas impuesto a la renta. P5.3.1 Impuesto a la renta año ............ P5.3.2 Impuesto a la renta año ............. P5.4 Declaraciones juradas impuesto .................. P5.4.1 Impuesto ............. año ............

P5.4.2 Impuesto ............. año ............. P5.5 Copia del RUC. P5.6 ........................................ P6

INFORMACION FINANCIERA. P6.1 Informes de auditoría del año anterior. P6.2 Balance General comparativo de los últimos 4 años. P6.3 Estado de Ganancias y Pérdidas comparativo de los últimos 4 años. P6.4 Resumen del movimiento del capital y reservas de los últimos 4 años. P6.5 Resumen del movimiento del activo fijo de los últimos 4 años. P6.6 ...........................................

P7

VARIOS. P7.1 Modelos de cartas que se envían cada año. P7.2 Modelos de papeles de trabajo de uso frecuente. P7.3 Memorando de asuntos especiales de auditoría. P7.4 Programas de auditoría. P7.5 Índice de precios al por mayor, factores de ajuste y tipos de cambio. P7.6 ........................................

P8

PAPELES DE TRABAJO EN DESUSO. P8.1 ........................................... P8.2 ...........................................

CONTENIDO DEL ARCHIVO DE PLANEAMIENTO (L) INCLU IDO ()

CÓDIGO L1 L2 L3 L4 L5 L6

L7 L8 L9 L10 L11 L12

CONTENIDO

INCLU CÓDIGO IDO ()

Memorando de planificación Programa de auditoría

CONTENIDO ÁREAS A EXAMINAR

PLANIFICACIÓN GENERAL Actualización del archivo permanente. Conocimiento y entendimiento previo de las actividades de la entidad. Procedimientos de revisión analítica. Identificación de las actividades mas importante de la entidad.

LA

ABASTECIMIENTO

LB

TESORERIA

LC

PERSONAL

PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA Entrevista con los funcionarios de la entidad examinada. Conocimiento del proceso de las actividades más importantes. Evaluación de la estructura del control interno. Definición de las actividades a auditar y del enfoque de auditoría. Determinación preliminar del riesgo de auditoría. Determinación de los criterios de materialidad.

LE

LD

LF LG .. .. .. ..

L13

Identificación de las áreas críticas y puntos de atención.

CONTENIDO DEL ARCHIVO CORRIENTE – AUDITORIA FINANCIERA (F) CÓDIGO

CONTENIDO

F1 F2

Balance de Comprobación y Asientos de Ajustes Estados Financieros

FA FB FC FD FE FF FG FH FI DJ FK FL FM FN FO FP FQ FR FS FT

Caja – Bancos Valores Negociables Cuentas por Cobrar Existencias Gastos Pagados por Adelantado Inversiones en Valores Inmuebles, Maquinaria y Equipo Bienes Agropecuarios Bienes Culturales Infraestructura Pública Otros Activos Proveedores Tributos por Pagar Otras Cuentas por Pagar Provisión para Beneficios Sociales Deudas a Largo Plazo Ingresos y Costos Diferidos Patrimonio Estado de Gestión Cuentas de Orden

CONTENIDO DEL ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA (OC) INCLU COD. IDO ( )

OC

CONTENIDO

HALLAZGOS CURSADOS

INCLU COD. IDO ( )

DR

CONTENIDO

DESCARGOS

CONTENIDO DEL ARCHIVO RESUMEN DE AUDITORÍA (R) INCLU COD. IDO ( )

CONTENIDO

INCLU COD. IDO ( )

R1

PUNTOS SUPERADOS

PENDIENTES

R2

INFORME DE AUDITORÍA

R3

MEMORANDO DE CONTROL INTERNO

R4

RESUMEN DE LOS ACONTECIMIENTOS SIGNIFICATIVOS DURANTE LA AUDITORÍA

R5

COMENTARIOS DE LAS MODIFICACIONES SOBRE EL ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA POSTERIORES A LA PLANIFICACIÓN

R6

CARTA DE PRESENTACIÓN

R7

CARTA DE ABOGADOS

R8

PUNTOS DE ATENCIÓN

R9

COMENTARIOS SOBRE HECHOS SUBSECUENTES

CONTENIDO

R 10 LISTAS DE VERIFICACIÓN DE CONCLUSIÓN DE AUDITORÍA R 11

CONTROL TIEMPO

R 12

RELACIÓN TOTAL DE ARCHIVOS UTILIZADOS

CONTENIDO DEL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA (C) INCLU COD. IDO ( )

CONTENIDO

CA CB

.....................................

CC

.....................................

CD

.....................................

CE CF CG CH CI CJ CK

INCLU COD. IDO ( )

CONTENIDO

DE

CONTENIDO DEL ARCHIVO OPCIONAL (O) INCLU COD. IDO ( )

CONTENIDO

OA

.....................................

OB

.....................................

OC

.....................................

INCLU COD. IDO ( )

CONTENIDO

OD OE OF OG OH OI OJ OK

CONTENIDO DEL ARCHIVO VARIOS (V) INCLU COD. IDO ( )

CONTENIDO

VA

.....................................

VB

.....................................

VC

.....................................

VD VE VF VG VH VI VJ VK

INCLU COD. IDO ( )

CONTENIDO

FLUJO

Hoja de Trabajo de Activo Hoja de Trabajo de Pasivo Hoja de Trabajo de Resultados

Efectivo Cuentas por Cobrar Inventarios Activo Fijo Pasivos, Etc.

Sumarias

Estados Financieros Balance de Comprobación

Clientes Deudores Diversos Documentos por Cobrar

Relaciones MODELO DE CÉDULA U HOJA DE TRABAJO DE ACTIVOS, PASIVOS, Analíticas Auxiliares PATRIMONIO Y RESULTADOS OVNI S.A. Hoja de Trabajo – Balance General 31 de diciembre de 2011 Cédu la FA FB FC FD FE FF FG FH FI FJ FK

Descripción

Saldos al 31.12.10 Histór. Reexpres.

Ref. P/T

Saldo 31.12.11

Ajustes Debe Haber

Reclasificaciones Debe Haber

Saldo Final

ACTIVOS Caja y Bancos Valores Negociables Cuentas por Cobrar Existencias Gastos Pagados por Adelantado Inversiones en Valores Inmuebles, Maquinaria y Equipo Bienes Agropecuarios Bienes Culturales Infraestructura Pública Otros Activos TOTAL ACTIVOS Hecho por: Fecha Revisado por: Fecha

OVNI S.A. Hoja de Trabajo – Balance General 31 de diciembre de 2011

HF Activos

Cédu la

Descripción

Saldos al 31.12.10 Histór. Reexpres.

Ref. P/T

Saldo 31.12.11

Ajustes Debe Haber

Reclasificaciones Debe Haber

Saldo Final

PASIVOS Y PATRIMONIO NETO FL FM FN FO FP FQ FR

Proveedores Tributos por Pagar Otras Cuentas por Pagar Beneficios Sociales Deudas a Largo Plazo Ingresos y/o Costos Diferidos Patrimonio Neto

TOTAL PASIVOS Y PATR. NETO Hecho por: Fecha

HF

Revisado por: Fecha

Pasivo y Patrimonio

OVNI S.A. Hoja de Trabajo – Estado de Resultado 31 de diciembre de 2011 Cédu la

Descripción

FS

Ingresos

FS

Costos y Gastos

Hecho por: Fecha Revisado por: Fecha

Saldos al 31.12.10 Histór. Reexpres.

Ref. P/T

Saldo 31.12.11

Ajustes Debe Haber

Reclasificaciones Debe Haber

Saldo Final

HF Resulta dos

MODELO DE CÉDULA PRINCIPAL O MATRIZ

MI PERU S.A. CAJA - BANCOS 31-Dic-01 CODIGO

DENOMINACION

SALDOS AL 31/DIC/00

REFERENCIA SALDOS AL

HISTORICOS REEXPRESAD

P/T

AJUSTES

31-Dic-01

DEBE

RECLASIFICACIONES

HABER

DEBE

SALDOS

HABER

FINALES

1 2

1

101

Caja

200,000

211,000

FA - 1

300,000

0

0

0

0

300,000

102

Fondo Fijo

100,000

105,500

FA - 2

100,000

0

0

0

0

100,000

103

Remesas en Tránsito

50,000

52,750

FA - 3

5,000

0

0

0

0

5,000

104

Cuentas Corrientes

1,200,000

1,266,000

FA - 4

-975,000

0

0

2,975,000

0

2,000,000

8

106

Depósitos a Plazo

1,500,000

1,582,500

FA - 5

70,000

0

0

0

0

70,000

10

0

0

2,975,000

0

2,475,000

2

3 4

3 4

5 6

5 6

7 8

7

9 10

9

11

11

12

3,050,000

13

N

B/G

3,217,750 N

B/G

-500,000 N

B/G

N

N

N

N

B/G

12 13

N

14

14

15

15

16

16

17

17

18

18

19

19

20

20

21

21

22

22

23

23

24

24

25

25

26

26

27

27

28

28

29 30 31 32

HECHO POR: FECHA REVISADO POR: FECHA:

FA

29 30 31 32

4.9.

CASO PRÁCTICO PAPELES DE TRABAJO - CODIFICACION ACTIVOS HA

Hoja resumen de activos

FA

Caja - Bancos (Cédula principal) FA-1

Resumen del arqueo de caja FA-1.1 Efectivo recontado FA-1.2 Cheques para depósito FA-1.3 Comprobantes definitivos FA-1.4 Comprobantes provisionales

FA-2 Fondo Fijo FA-2.1 Efectivo recontado FA-2.2 Cheques para depósito FA-2.3 Comprobantes definitivos FA-2.4 Comprobantes provisionales FA-3 FA-4

Remesas en Tránsito Hoja resumen de cuentas corrientes. FA-4.1 Banco ........ FA-4.1.1 Conciliación Cta. Cte. ........ FA-4.1.2 Conciliación Cta. Cte. ........ FA-4.2 Banco ........ FA-4.2.1 Conciliación Cta. Cte. ........ FA-4.2.1 Conciliación Cta. Cte. ........

FA-5. ............................................................ FA-5.1. .............................................. FA-5.2. ............................................. PROGRAMAS DE AUDITORÍA SAS 22 Y NAGU 2.30 SAS 22 (AU 311) ESTIPULA

LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA a. Su preparación es obligatoria b. Debe desarrollarse detalladamente Objetivos y procedimientos c. Su forma y extensión de los procedimientos es variable según las circunstancias d. Si ocurren condiciones cambiantes deben ser modificados e. Se trata de verificar la razonabilidad de las afirmaciones

NAGU 2.30 ESTIPULA

LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA “Para cada auditoría gubernamental se prepararán programas específicos que incluyan: a. Objetivos b. Procedimientos c. Naturaleza, alcance y oportunidad de su ejecución d. Personal

EJEMPLO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA (CASO PRACTICO)

PROGRAMA DE TRABAJO Cliente: ________________________ Preparado por: _________ Área de Fecha Auditoría: ________ Trabajo: ________________________ Fecha Programa: _______ ALCANCE DEL TRABAJO I.

Objetivos de auditoría

II.

Procedimientos de auditoría

III.

Oportunidad de aplicación Visita del 18 de octubre al 19 de noviembre de 1999

IV.

__________ Socio

Personal encargado del desarrollo del programa de trabajo

____________ Gerente

PROGRAMA DE TRABAJO

___________ Señor

Cliente: ____________________________ Área de Trabajo: _______ CAJA–BANCOS ______

Preparado por: _______ Fecha Auditoría: ______ Fecha Programa: ______

PROGRAMA BASADO EN CONDICIONES PRESUNTAS O ANTICIPADAS TIEMPO ESTIMADO S A P E P E

TRABAJO COMPLETADO REF POR P/T P E I. Objetivos de auditoría Determinar si: 1. Los saldos representan todo el efectivo en poder de la empresa, en tránsito hacia o de las instituciones financieras, en las instituciones financieras o mantenidos en custodio por otros. 2. Los saldos de efectivo se encuentran debidamente descritos y clasificados en los estados financieros y si se han efectuado adecuadas exposiciones sobre dichos saldos (incluyendo saldos restringidos, en prenda o comprometidos) II. Procedimientos de auditoría B. Arqueo de Caja 1. Contactarse con la persona responsable de los fondos 2. Efectuar el conteo 3. Revisar la documentación soporte de los egresos de caja 4. Formular el acta. 5. Firmas el acta conjuntamente con el responsable de los fondos 6. Cotejar el contables

saldo

con

los

registros

PROGRAMA DE TRABAJO Cliente: ____________________________ Área de Trabajo: _______ CAJA–BANCOS ______

Preparado por: _______ Fecha Auditoría: ______ Fecha Programa: ______

PROGRAMA BASADO EN CONDICIONES PRESUNTAS O ANTICIPADAS TIEMPO ESTIMADO S A P E P E

TRABAJO COMPLETADO REF POR P/T P E

B. Circularización 17. Solicite a la empresa la preparación 18. de cartas de confirmación para todos 19. los bancos. 8. Revise el tipeo de las cartas y envíelas a. co n cargo. 9. Gestione las respuestas y si es necesario efectúe el segundo y tercer aviso. 10. Cuando recepcione las respuestas, 11. crúcelos con los papeles de trabajo. 12. Cualquier diferencia con los registros contables solicite aclaración o conciliación . C. Revisión de conciliaciones bancarias 11. Obtenga una hoja resumen de las conciliaciones, solicite dichas conciliaciones y efectúe el siguiente trabajo: o

Pruebas de exactitud aritmética.

o

Coteje los saldos según bancos con los estados bancarios y crúcelos con las conciliación bancaria.

o

Coteje los saldos según libro mayor con los saldos que figuran en el libro y crúcelos con la cédula matriz.

12. El alcance de revisión de las partidas de conciliación serán fijadas por el Jefe de Equipo y Supervisor. En base a dicho alcance efectúe lo siguiente:

PROGRAMA DE TRABAJO Cliente: ____________________________

Preparado por: _______

Área de Trabajo: _______ CAJA–BANCOS ______

Fecha Auditoría: ______ Fecha Programa: ______

PROGRAMA BASADO EN CONDICIONES PRESUNTAS O ANTICIPADAS TIEMPO ESTIMADO S A P E P E

TRABAJO COMPLETADO REF POR P/T P E



Obtenga la relación de cheques girados y no cobrados y efectúe pruebas de suma y compare el total con las conciliaciones bancarias. Revise la antigüedad de las partidas e investigue la razón del desembolso. Compruebe el cobro posterior de los cheques contra los estados de cuenta del mes siguiente.



Compruebe que las remesas en tránsito correspondan a operaciones de los 2 último días. Asimismo, compruebe el abono bancario contra el estado de cuenta del mes siguiente.



Revise las demás partidas de conciliación y verifique si son cargos o abonos que debió ajustar la empresa. Explique la naturaleza y propiedad de las mismas.

13. Indague sobre la existencia de fondos restringidos y deje evidencia en una nota en la cédula de caja y bancos. 14. Indague con el contador general y con los responsables de controlar las cuentas corrientes si se han efectuado transferencias bancarias vía cartas a los bancos. 15. Asegúrese que se estén procesando correctamente según estados de cuenta bancarios. 16. Probar que todas las partidas en moneda extranjera del rubro caja y bancos estén al tipo de cambio de compra. Proponer ajustes de ser necesarios. D. Otros 17. Escriba y firme su conclusión del rubro.

CAPITULO V

:

CASO PRACTICO

El aspecto esencial para el desarrollo del presente caso es la aplicación de la metodología a seguir, adecuando al giro del negocio a que pertenece la empresa examinada, la forma como se ejecute la auditoria, las técnicas los procedimientos de auditoría y los resultados que se obtienen al finalizar el examen

5.1.

ASPECTOS PRELIMINARES PARA FORMALIZAR EL CONTRATO. La Cía. Industrial “TAURO” S.A.; dedicada a la fabricación (ensamble) de artículos electro-domésticos solicitando los servicios de la Sociedad de Auditores Bravo y Asociados, con el objeto de realizar un estudio de la eficiencia operativa de todos y c/u de las áreas funcionales de la empresa ya citada. Luego de algunas deliberaciones, se firmó un contrato sobre las bases siguientes: a) b) c) d) e)

Realizar un examen de la operatividad de las áreas funcionales de la Cía. Industrial “TAURO S.A.” La base: actividades y operaciones de la empresa, incluyendo su sistema informático. El informe que se emita al final del examen debe contener recomendaciones positivas para optimizar los controles internos, particularmente en las áreas críticas. El personal de Auditoría estará conformado al inicio por su supervisor, un auditor Señor (encargado) y un auditor asistente. A su vez la empresa evaluada deberá poner todas las facilidades del caso.

5.2. EL PROGRAMA INICIAL 1)

Efectuar la entrevista al Presidente del Directorio con el Gerente General, teniendo en cuenta los puntos siguientes.   

3) 4)

La metodología a seguir, debiendo tomar debida nota de los aspectos más importantes de la entrevista. Ser receptivo a posibles deficiencias que puedan captarse teniendo muy en cuenta las áreas críticas Solicitar un coordinador del personal del cliente.,

Preparar un cuestionario para el personal ejecutivo del cliente. Preparación de un Programa para la fase de la Revisión Preliminar, que debe comprender: a) Se encarga de la fabricación (ensamble) de electro domésticos. b) Su actividad central se sitúa en Lima, y tienen algunas sucursales en provincias. En la reunión con el Presidente del Directorio o el Gerente General se debe prestar muchas atención a ciertos aspectos: 

Procedimiento de las partes que son motivo de ensamble de las partes y las dificultades y/o facilidades para obtenerlas (obtención de divisas).



Que el cliente tiene sucursales en provincias, teniendo el proyecto de aumentar éstas. Que el cliente tiene sucursales en Arequipa, Piura, Jaen y Chiclayo. Que existen áreas críticas, como es el caso de áreas como producción, marketing, talleres y mantenimiento operaban deficientemente, debido sobre todo a la falta de eficiencia de los jefes de esas áreas, aunque, el área de compras no significaba economía y rentabilidad a la empresa.

 

Hacia el final de la entrevista se presenta al auditor interno, al contador general y a otros funcionarios de la empresa luego se trataron puntos importantes como: a. b. c. d. e.

Objetivo del examen. Alcance en las diversas áreas. Tiempo, personal a emplearse y honorarios. Metodología a seguir y las coordinaciones generales. Apoyo de parte del cliente.

CUESTIONARIO AL PERSONAL 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

8.

5.3.

Nombres y apellidos Cargo desempeñado, sueldo actual y anteriores. Descripción de sus responsabilidades señalando si tiene objetivos definidos (generales y específicos). Debe señalarse a quién o a quiénes reporta sus informes y los conceptos básicos de los mismos. Su dependencia directa. Descripción breve de su tarea.  Personal a su cargo.  Como ha distribuido las funciones de su tarea.  Instrucciones impartidas a su personal. Apreciar:  La cantidad y calidad de los recursos asignados.  Relaciones y coordinaciones con el directorio, gerencias y otras áreas. Si es posible que señale a su juicio los problemas principales en su empresa y otros aspectos que crea conveniente.

PROGRAMA DE AUDITORÍA. Su creación y desarrollo. 1. Base Legal sobre su creación:

    2. 3. 4. 5.

Escritura de constitución. Estatutos Acta de Directorio. Memoria Anual.

Relación de los accionistas y miembros del directorio. Acuerdos de la junta de Accionistas. Contratos celebrados con los proveedores del exterior. Informes con el objeto de observar:  La evolución del cliente en los últimos 4 años.  Las necesidades de financiamiento.  Las fuentes de recursos financieros.  Posición de la empresa en el mercado nacional.

ORGANIZACIÓN; Facilitar: 1. 2. 3. 4.

Manual de Organización y Funciones. Organigramas. Directivas de la Gerencia General. Flujogramas de las operaciones.

Luego de obtener la documentación requerida, se realizará un recorrido en toda la empresa examinada, para lograr una apreciación objetiva acerca de sus actividades de acuerdo con el siguiente programa: PLANEAMIENTO 1. Determinación breve de los planes del cliente a corto, mediado plazo. 2. Solicitar los cronogramas delineados. 3. Investigar si todas las actividades importantes de la empresa son planificadas. 4. Solicitar cuadros estadísticos. CONTROL PRESUPUESTAL Solicite los presupuestos formulados. PERSONAL 1. Determinar los controles sobre la asistencia del personal. 2. Determinar de la existencia de una archivo actualizado y completo de todos los antecedentes del personal. 3. Indagar sobre las labores de horas extras. 4. Apreciar la existencia o inexistencia de conflictos o problemas entre el personal. CONTABILIDAD 1. Los estados financieros de los últimos 4 años:  Balance General.

  

Estado de Resultados. Estado de Cambios en el Patrimonio. Estado de Flujos de efectivo.

2. Investigar si dichos estados se preparan con toda oportunidad. 3. Investigar si dichos estados han sido examinados por auditores externos y si el departamento de contabilidad se encuentra debidamente implementado. 4. La confiabilidad que merecen a la Dirección del Cliente, la información brindada por contabilidad. AUDITORIA 1. Informes de auditoría interna. 2. Entrevistar al auditor interno sobre: a) examinados; y b) críticas.

áreas las

que

han

posibles

sido áreas

ACTIVO FIJO E INSTALACIONES 1. Distribución de los activos en cada una de las oficinas. 2. Inspeccionar el almacén de activos malogrados e investigar sobre los mismos. 3. Debe apreciarse si las instalaciones en general pueden causar pérdidas al cliente debido a sus deficiencias. TALLERES DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO 1. Determinar la ubicación del taller. 2. Indagar brevemente sobre el personal que lo integra y su implementación. 3. Investigar si existe programación de sus actividades. 4. Investigar si se han establecido cuadros de costos para determinar si los talleres son o no rentables. 5. Investigar acerca de sus problemas. INVENTARIOS 1. Visitar los diversos almaceneros. 2. Apreciar el almacenamiento de las partes, productos en proceso y productos terminados. 3. Observar y su organización:    

Personal Recepción Despacho Almacenamiento

    

Control de Stock Determinar la existencia de un almacen de repuestos. Investigar si existen toma de inventarios frecuentes por los menos de los elementos más valiosos. Establecer si existen productos obsoletos, malogrados e indagar las razones de esta situación Apreciar si existen la protección de los almacenes contra pérdidas, robos y otros siniestros, mediante la cobertura de pólizas de seguros.

MARKETING 1. Determinar su ubicación y la cantidad de personas que lo integran. 2. Apreciar la implementación de las oficinas en relación a los elementos indispensables para su funcionalidad. 3. Apreciar la manera de operar en el proceso de ejecución de ventas. 4. Inventariar si existen cuadros estadísticos de las ventas, así como los medios de distribución de las ventas al público en cuanto a cantidad, estado de operatividad, etc. 5. Investigación de la evaluaciones al público. 6. Modalidades de operación. LOGÍSTICA 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Modalidad de compras y abastecimientos Conocimientos de mercado Selección de suministros. Programación de recepción de pedidos. Control de recepción de pedidos. Análisis de la situación de las compras.

TÉCNICA 1. 2. 3. 4. 5.

Apreciar e investigar el ciclo de transformación. Apreciar el tamaño de la empresa. Modalidad de la producción. Aplicación de nuevos proceso. Definición y organización de medios materiales y humanos de la producción. 6. Volumen de la producción. GESTION Y FINANZAS; Apreciar y Observar: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

La realización de la contabilidad (general y de costos) Seguimiento de ingresos y gastos. Gastos de asistencia financiera La inversión en los recursos. Información contable y financiera confiable y apertura. Reducción de los gastos de gestión.

7. Respetar el equilibrio entre la rentabilidad y liquidez para controlar el desarrollo de la empresa. 8. La política financiera. ANÁLISIS ESTRATÉGICO; Apreciar: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

El papel y el objetivo. Su segmentación. Sus factores de éxito y sus límites. Tendencias del sector industrial. Estructura de la industria. Posición competitiva.

SISTEMA INFORMATICO; Apreciar : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Su auditoría y el objetivo de esta. Auditoría de la administración del desarrollo de sistemas. Auditoría de la administración y proceso. Auditoría de la administración y procedimientos. Auditoría del sistema. Técnicas para la interpretación de la información.

5.4. INFORMACIÓN Y RESULTADOS OBTENIDOS Consideramos lo siguiente: DOCUMENTOS RECEPCIONADOS 1. Memorias de los 4 últimos años. 2. Escritura de Constitución y Estatutos. 3. Actas de Directorio. 4. Acuerdos de Accionistas. 5. Manual de organización y funciones. 6. Plan de cuentas (P.C.G.R.) 7. Manual de Técnicas de Ventas. 8. Manual de Créditos y Cobranzas. 9. Planes de desarrollo a corto y mediano plazo. 10. Presupuesto anuales. 11. Estados Financieros (1995-1998) 12. Informes de Auditoría Interna. 13. Informes de Auditoría Externa. 14. Directivas emanadas de la Gerencia General. DOCUMENTOS QUE NO PUDIERON OBTENERSE 1. 2. 3. 4. 5.

Organigramas actualizado. Flujograma de las operaciones de la empresa. Manual de seguridad y mantenimiento. Manual de organizaciones de almacenes. Manual del área de marketing.

6. Estudios de la demanda y competencia de los productos electro domésticos en el mercado. 7. Cuadros de costos. De toda la documentación recepcionada se resumió la siguiente información. OBJETIVO GENERAL DE INDUSTRIA “TAURO S.A.” La fabricación (ensamble) y ventas de productos electro-domésticos. RECURSOS a) Financieros, Comenzó a operar en 1990 con S/. 500,000 de capital; al año siguiente se aumentó a S/. 6’000,000 y actualmente el capital suscrito y pagado es de S/. 15’000,000. b) Humanos, El comenzar sus operaciones era solo de 5 personas y actualmente cuenta con 80 empleados. RESULTADOS DE RECORRIDO EFECTUADO EN LA EMPRESA. Al respecto debemos considerar: ORGANIZACIÓN: Una distribución adecuada de las diversas áreas. PLANEAMIENTO, CONTROL PRESUPUESTAL Y AUDITORÍA. Se recepcionaron los informes y documentos de cada una de estas áreas, los que serán revisados en la Revisión Preliminar. PERSONAL 1. El personal marca sus tarjetas en el reloj electrónico. 2. Existen archivos y el personal trabaja sobre tiempos casi continuamente. 3. Existencia de problemas entre los vendedores, así como entre mecánicos y técnicos. 4. Aparente exceso de personal en la administración, así como en Relaciones Industriales. 5. Existencia de equipos de vendedores y cobradores por separado tanto para Lima, como para provincias. CONTABILIDAD. 1. Los estados financieros se preparan con toda oportunidad y los que corresponden a los años 1995-1996 han sido examinados por auditores externos.

2. El departamento de contabilidad se encontraba adecuadamente implementado.} 3. Existencia de instrucciones escritos de parte de la alta dirección, respecto a la actuación de este departamento, considerando un área eficiente. OFICINAS Adecuadamente implementados y protegidos por acertadas medidas de seguridad. ACTIVOS FIJOS E INSTALACIONES. a) Son adecuados y se encontraban operativos. b) Tienen una flota de 10 unidades de vehículos repartidores. c) El mantenimiento es un tanto deficiente. INVENTARIOS 1. Existe un jefe de almacén y 2 personas que están bajo su mando. 2. No se toman inventarios frecuentes, por lo menos de los elementos más valiosos. 3. El personal que realiza la recepción es el mismo que despacha. MARKETING 1. Existencia de una programación de actividades. 2. Deficiente control de los vendedores. 3. Las ventas se efectúan en la tienda a través de los vendedores. TALLERES; Se aprecio: 1. Varias máquinas ligeramente malogradas. 2. El personal técnico y obrero no marcaba tarjeta en el reloj electrónico. 3. Existencia de desorden en la ubicación de las herramientas, implementos y artículos por preparar. 4. Gran cantidad de devoluciones de los clientes. LOGÍSTICA 1. 2. 3. 4.

Ausencia de una catalogación y codificación de los proveedores. Conocimiento un tanto deficiente del mercado. La programación fue realizada por un tiempo. Cierta deficiencia en el control de los pedidos.

TÉCNICA 1. Ausencia de un plan de capacitación del personal. 2. Recurso materiales y humanos insuficientes.

3. A pesar de lo anotado se tiene buen volumen de producción, aunque con ciertas deficiencias, por falta de un programa de técnicas actualizadas. Gestión y Finanzas, el análisis estratégico y el Sistema Informático Son áreas que funcionan con eficiencia por contar con personal altamente especializado, capacitado, dentro de los recursos con que cuenta la empresa examinada. RESPUESTAS OBTENIDAS AL CUESTIONARIO REMITIDO AL PERSONAL EJECUTIVO DE INDUSTRIAL “TAURO S.A.” 1. Las gerencias de Relaciones industriales, logística, técnica y marketing expresaron que era necesario reajustar las metas establecidas y los procedimientos administrativos en las respectivas áreas. 2. Las gerencias administrativa y de Relaciones Industriales señalaron que tenían abundante trabajo pendiente. 3. Las instrucciones impartidas al personal son generalmente verbales. 4. El departamento de contabilidad, debido a su abundante labor, solicitó mayor cantidad de personal 5. No existe mayormente coordinación entre las gerencias, con respecto a la política uniforme de la empresa. 6. Las gerencias financiera, a veces efectúa ventas sin consultar al gerente de ventas, cuando la empresa necesita fondos con urgencia. 5.5.

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA. ORGANIZACIÓN. No existe una distribución lógica de los oficinas fundamentalmente en las dependencias a fines. PLANEAMIENTO, CONTROL PRESUPUESTAL Y AUDITORÍA. Como órgano de apoyo y asesoramiento, el Presidente del directorio expreso que no se incidiera en las mismas, recomendándose no continuar su examen en la fase siguiente. PERSONAL. 1. Fijación de responsabilidades del personal de las áreas de administración y relaciones industriales. 2. La medición de su actuación desarrollada por el personal. 3. Organización y alcance de los problemas de los vendedores y de otra parte los problemas de los técnicos y mecánicos.

CONTABILIDAD. Cumple en general con sus responsabilidades, recomendándose no continuar con el examen y evaluación de su área. ACTIVO FIJO E INSTALACIONES. Estudiar la capacidad de instalación y construcción de la empresa y, la operatividad de los Activos Fijos. INVENTARIOS Investigar respecto a la distribución de funciones y responsabilidades del personal y, sobre las medidas de seguridad de los almacenes. MARKETING. 1. Estudiar la organización. 2. Investigar respecto a los controles sobre el personal y de la razón de la existencia de productos pendientes de entrega. TALLERES. 1. Estudiar la capacidad de aprovechamiento de los instalaciones. 2. Investigar respecto a los controles sobre el personal. 3. Estudiar el cumplimiento de las responsabilidades de esta área. LOGÍSTICA 1. Estudiar las modalidades de las adquisiciones, su respectiva programación y el control de los pedidos recepcionados. TÉCNICA Estudiar si es suficiente el tiempo del ciclo de transformación, las modalidades de producción y apreciar si al volumen de producción es adecuado a las circunstancias. Gestión y Finanzas, el análisis estratégico y el sistema informático Funcionan eficientemente, acorde con su personal especializado y los recursos disponibles de la empresa examinada. REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS CONTROLES INTERNOS Programa de Auditoría ORGANIZACIÓN 2. Realización de estudios técnicos para una racional distribución de las oficinas. 3. Establecer el efecto que origina la actual distribución de oficinas.

4. Revisión de manual de organización y funciones con la finalidad de optimizar las actividades del cliente. PERSONAL. 1. Revisión de las disposiciones para el pago de horas extras. 2. Establecer el origen y alcance de los problemas administrativos entre los vendedores, y entre los técnicos y mecánicos. 3. Determinación de las responsabilidades y/o actividades que deben cumplir las diversas áreas funcionales, particularmente las de administración y relaciones industriales, para luego comparar con las necesidades de personal, requeridas, con el objeto de determinar el nivel adecuado. 4. Determinar los controles que se utilizan para medir la actuación desarrollada por el personal así como establecer si se realiza una selección de personal ingresante. 5. Investigar si existe un programa de capacitación para el personal. 6. Investigar la operatividad del sistema de remuneraciones particularmente en lo que respecta a la determinación de responsabilidades. 7. Preparar un flujograma de las actividades. ACTIVO FIJO E INSTALACIONES. 1. Revisión de las normas internas en vigencia. 2. Observar la capacidad instalada, y si esta es aprovechada de manera conveniente. 3. Investigar si existe la posibilidad de mejorar o ampliar las instalaciones. INVENTARIOS. 1. Revisar las políticas internas emitidas para la administración del área de logística. 2. Estudiar detalladamente la distribución de los elementos que componen la estructura del almacén. 3. Realización de un seguimiento del proceso del abastecimiento en cuanto a recepción, almacenamiento, despacho, control y mantenimiento. 4. Solicitar la programación de las existencias donde se señale los stock máximos y mínimos. 5. Investigar el tipo de control vigente para el stock de existencias, así como la oportunidad de su aplicación. MARKETING. 1. Revisar el Manual de Organización y Funciones para determinar las líneas de autoridad y responsabilidad y las políticas emitidas para la administración de esta área. 2. Solicitar la programación de ventas mensuales y anuales.

3. Investigar las formas de supervisión existente para los vendedores, y también con respecto a estudios que se hubieran efectuado sobre el potencial del mercado y la competencia. 4. Revisar la información correspondiente a las rendiciones de cuenta y otros emitidas por la sección de la tienda y los vendedores 5. investigar su operatividad realizando un seguimiento de los métodos de venta empleados. 6. Realizar una revisión cuidadosa de los cuadros estadísticos sobre el volumen de ventas, así como investigar las evaluaciones efectuadas a los vendedores. TALLERES; Determinar: 1. La fluidez de la documentación para solicitar repuestos, así como los controles aplicados a la asistencia del personal. 2. Investigar la razón de la existencia de herramienta malogradas. 3. Las responsabilidades de la gerencia técnica referentes a la actividad de su área. LOGÍSTICA Estudiar en forma detallada y analítica su operatividad, particularmente su control interno y sus modalidades de adquisición a los proveedores. TÉCNICA Analizar si es posible con auxilio de técnicos al respecto para determinar la suficiencia del tiempo de producción así como el volumen de producción de acuerdo con los recursos con que cuenta la empresa. Gestión y Finanzas, el Análisis Estratégico y el Sistema Informativo, las áreas que actúan eficientemente, ya que cuentan con personal idóneo. RESULTADOS DE LA SEGUNDA FASE ORGANIZACIÓN Luego de la entrevista con el Gerente General y otros gerentes de las diferentes áreas funcionales, se obtuvo la siguiente información: 1. Para la distribución de las oficinas no se consideró el aspecto funcional, de las operaciones de la empresa, y sólo se tuvo en cuenta el deseo particular de cada uno de los jefes de las diferentes áreas, desconociéndose los efectos administrativos, originados por la ubicación de las oficinas. 2. Las Gerencias de Relaciones Industriales y Técnica expresaron estar conformes con la ubicación de sus oficinas. 3. En otros aspectos se debe manifestar que:

  

La asesoría legal, la oficina de organización y método, Relaciones Públicas y de Bienestar Social, no figuran en el organigrama. La gerencia técnica está a cargo de un ingeniero que a su vez depende de la gerencia administrativa, la que está a cargo de un abogado. En muchas ocasiones se entrecruzan las actividades de las gerencias de finanzas y de ventas, ya que en algunas oportunidades ventas ordena al Banco, respecto a operaciones comerciales y saldos bancarios y la primera realiza ventas.

PERSONAL 1. No se han dictado disposiciones uniformes para el pago de horas extras de tal suerte que cada jefe autoriza, el monto de los sobretiempos a pagar, aunque no se justifica la razón de las horas extras. 2. Con respecto a los problemas con los vendedores, se investigó lo siguiente: En su Origen  No se han determinado las responsabilidades específicas de cada uno de los vendedores.  Se abonan diferentes porcentajes a los vendedores y existen desorden en la distribución de las zonas de ventas. Alcance  Los problemas comprenden a supervisores y vendedores.  Que entre el personal que debía laborar y el persona que realmente labora en la Gerencia Administrativa y de Relaciones Industriales, existe un exceso de más o menos 15 personas.  Que existe deficiencia en la medición de la actuación del personal, ya que sólo se tiene en cuenta que el trabajo se haya concluido.  No existe un real proceso de selección del personal ingresante.  Tampoco existen programas de capacitación y actualización al personal.  Que se encuentran algo recargadas las labores del departamento de contabilidad. Activo Fijo e Instalaciones  Los activos se encuentran operativos y no existe mayormente capacidad ociosa de los mismos. Inventarios 1. Su espacio construido satisface las necesidades de la empresa y se considera por lo tanto funcional acorde con lo recomendado por consultores a este respecto. 2. Se debe tener en cuenta que la programación de las existencias es mensual estableciéndose los ajustes necesarios.

3. Se toman inventarios físicos solo tres veces al año. Marketing 1. Habitualmente el gerente de ventas dicta órdenes verbales a los vendedores sin conocimiento del supervisor y a su vez los vendedores rinden cuentas, tanto a uno como a otro funcionario. 2. La programación de las ventas ,mensuales y anuales, incluye una estimación de las posibles ventas para cada uno de los productos, por meses años, zonas y sucursales, no investigándose las diferencias a la luz de los resultados reales. 3. Los empleados de la tienda y los vendedores, no hacen liquidaciones diarias de sus operaciones, sino la efectúan semanalmente. 4. Los cuadros estadísticos de ventas se encuentran con atraso significativo y además no se hacen comparaciones entre los precios y los costos de venta de los productos. 5. No se ha efectuado estudios sobre el potencial del mercado y la competencia. Talleres 1. A pesar de que la documentación para solicitar repuestos y suministros es numerada, el “llenado” de esta es burlada por el personal técnico y obrero. 2. La carencia de personal calificado hace que se malogren continuamente las herramientas. 3. Se encuentra mal ubicado en el tercer piso. 4. Las responsabilidades de la Gerencia Técnica sólo se han expresado verbalmente y las normas dispuestas para este aspecto no han sido aprobadas por el Directorio. 5. Existencia de muchas devoluciones de los clientes originadas entre otras causas por:  Utilización de material de calidad inferior.  Carencia de personal calificado.  Ausencia de programas de capacitación al personal. EXAMEN Y EVALUACIÓN PROFUNDAS PROGRAMA DE AUDITORÍA ORGANIZACIÓN 1. Establecer las causas de la inadecuada distribución de las oficinas y áreas. 2. Examen exhaustivo en el cumplimiento de las políticas establecidas sobre la organización en toda la empresa. 3. Examen profundo de las metas y objetivos establecidos por la gerencia general. 4. Establecer la ubicación y el grado de dependencia de los órganos, como Asesoría Legal, Oficina de Organización y Métodos, Relaciones Públicas y de Bienestar Social.

PERSONAL. Determinar 1. Las causas para no efectuar evaluaciones al personal. 2. Investigar respecto a la necesidad de las horas extras por el personal. 3. Determinación de los efectos de los problemas originados entre los vendedores, causados en la producción de las ventas, así como de los problemas entre técnicos y mecánicos. 4. Determinar los efectos originados por la falta de control de la actuación del personal en la empresa. 5. Establecer los efectos que en los gastos financieros, origina el pago de horas extras. MARKETING. Determinar 1. El cumplimiento de las metas anuales trazadas por esta área. 2. Investigar y determinar el hecho de que los vendedores no rindan cuentas diariamente sino semanalmente. 3. Las medidas que deben adoptarse para uniformar los métodos de ventas. 4. Que la falta de datos estadísticos afecta negativamente la toma de decisiones de la empresa. TALLERES. Determinar 2. Los efectos que causa la falta de separación de sus responsabilidades entre los técnicos y los mecánicos. 3. El tipo de control existente para los productos terminados y los repuestos así como el control aplicado a los trabajos de reparación. RESULTADOS OBTENIDOS EN LA TERCERA FASE ORGANIZACIÓN. Consideramos: Causas: a) Ausencia de:    

Reflexión sobre las ventajas que traería consigo una distribución funcional de las actividades. De previsión y estudios de investigación para optimizar la operatividad de la empresa. De un enfoque empresarial de manera integral que determine el equilibrio del uso de recursos que cuenta, con la capacidad de realización. De reuniones de ejecutivos para tratar los problemas de la empresa.

Efectos: a) Ejecución de trabajos sin mayor trascendencia.  Pérdida de tiempo en la ejecución de las labores administrativas.  Pérdidas de tiempo en la ejecución de las diversas tareas originando mayores costos, así como el retardo en el cumplimiento de las actividades.  Existencia de confusión en el área de marketing (ventas), porque solamente algunas normas sobre la ejecución de las ventas, han sido adecuadas a la realidad y gran parte de las mismas se dejó a criterio de los supervisores de venta. b) Inexistencia de normas y disposiciones actualizadas emanadas de la Gerencia General, referentes a las metas y objetivos de la estructura organizativa de la empresa. c) Los órganos de Asesoría Legal Organización y Métodos y Relaciones Públicas, actuaban en calidad de asesores dependiendo de la Gerencia General. Personal 1. Falta de una política de nivel de empresa que determine la forma y contenido de la evaluación, así como de conocimiento de los efectos positivos que genera. 2. No había justificación de los sobretiempos en la mayoría de los casos, lo cual causó un cierto despilfarro de fondos. 3. Las ventas disminuyeron en un 10% en comparación con las del año anterior, debido entre otros factores a:  Un aumento de los costos operativos del área de ventas, ocasionando así mismo una disminución de su mercado. 4. No se cumplió con reparar los artículos adquiridos y los vehículos. 5. Desprestigio de la empresa ante sus clientes por falta de responsabilidad por no efectuar los trabajos de reparación a tiempo. 6. Retardo en la entrega de los productos vendidos. 7. Elevados costos de operación. 8. La ausencia de una auténtica evaluación de la actuación del personal con sus efectos de:  Desconocer la productividad del personal.  Desconocimiento del avance de las tareas asignadas y el costo de operación devengado. Marketing 1. No se cumplieron las metas anuales del área. 2. No se controló al personal de vendedores que laboraba además en otras empresas.

3. Como quiera que el personal de vendedores al rendir cuentas semanalmente sobre sus actividades, retarda la ejecución de las ventas y brinda la ocasión a malos manejos del efectivo recibido del cliente (cuota inicial). 4. Se aprecia descuido de la empresa en mejorar los métodos de ventas. Talleres 1. Los técnicos no hacen parte diario de su labor. 2. No se controlan las visitas a los clientes por reparaciones, ni los repuestos utilizados en las ventas a los clientes. 3. El único control que existe sobre los productos y repuestos, lo constituyen relaciones históricas del ingreso de éstos, pero no existe el descargo correspondiente por las salidas. INFORME DEL ALCANCE, DE LAS ACTIVIDADES POR EFECTUAR EN LA SIGUIENTE FASE Para tal efecto debe preparar la hoja de apuntes para cada una de las áreas de la empresa que se consideran críticos, con el fin de clasificar, ordenar y sintetizar la información significativa que va a figurar en el informe, lo que facilita la redacción de ésta. ORGANIZACIÓN 1. Inadecuada ubicación de las oficinas. 2. Ausencia de previsión y estudios de investigación. PERSONAL 1. No se han efectuado evaluaciones o rendimientos del personal. 2. No existe una auténtico control de las horas extras no justificativos de las mismas en términos generales. 3. Carencia en la mayoría de personal calificado. 4. Falta de uniformidad en los montos de las remuneraciones pagada, lo que causaron a veces serios problemas. MARKETING 1. Incumplimiento de la metas fijadas para el año. 2. Falta de control del personal de vendedores. 3. Rendición de cuentas de manera semanal de parte de los vendedores, lo que origina desequilibrio financiero y puede dar lugar a malos manejos. 4. Carece de una información estadística sólida. TALLERES

1. La ausencia de separación de responsabilidades entre técnicos y mecánicos, que origina problemas. 2. No se controlaban adecuadamente los ingresos y salidas de repuestos ya que solo existe relaciones históricas. RECOMENDACIONES MARKETING 1. Resolver los problemas detectados en el área de marketing para recuperar terreno en el mercado. 2. Mejora y optimización de los métodos de comercialización. 3. Formular nuevas políticas y estrategias. 4. Renovación y/o creación de nuevos productos. LOGÍSTICA 1. 2. 3. 4.

Cambiar la relación jerárquica. Crear un servicios de compras dentro de la logística. Reducir los riesgos recurriendo a varios proveedores. Perfeccionar los métodos de gestión.

PRODUCCIÓN 1. Reforzar y/o reformular la política de inversión. 2. Dar más libertad en la realización de tareas y conceder responsabilidades a aquellas personas competentes. 3. Simplificar la estructura y mejorar la fluidez de la información. PERSONAL 1. 2. 3. 4. 5.

Mejorar la política de remuneraciones. Formulación de planes de capacitación y actualización. Efectuar estricta selección a los ingresantes. Efectivo control del ausentismo. Mejora de las condiciones de trabajo.

GESTIÓN Y FINANZAS 1. Reforzamiento de la estructura financiera con: a) Una política más consecuente en cuanto a resultados. b) Reforzar el endeudamiento si se ha realizado inversiones importantes. c) Mejorar el control de crecimiento de las necesidades en fondos de operación mediante:  Una mejor gestión (rotación del stock).  Reducción del crédito a los clientes en forma racional.  Obtención de mejores condiciones con los proveedores.

REDACCIÓN DEL INFORME SOCIEDAD DE AUDITORES: BRAVO Y ASOCIADOS CONTENIDO: 1. 2. 3. 4.

Síntesis Introducción Observaciones Recomendaciones

DESCRIPCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA INTEGRAL SECCIÓN I Hemos preparado o actualizado la descripción de las actividades de Industrial “TAURO S.A. (el cliente) como prólogo a nuestra revisión. Hemos preparado o actualizado el esquema de organización del cliente y sus respectiva reestructuración. Hemos revisado los sistemas y procedimientos empleados correspondientes; rastreado algunas transacciones a través de los diversos pasos que comprende cada sistema, habiendo preparado o revisado nuestros diagramas, con la finalidad de documentar la auditoría de manera integral. Hemos analizado el sistema de control interno teniendo como base los diagramas diversos de nuestra auditoría de la hoja guía de cuestionarios, y de nuestras anteriores recomendaciones al cliente. Hemos descrito todos los puntos débiles encontrados, errores y deficiencias en nuestro esquema y ha completado la evaluación de acciones en las hojas guía. Hemos revisado y escrutado los libros contables. Hemos revisado y analizado en cuanto a seguros, que nos merece las consideraciones siguientes: 

Que el cliente ha tomado las precauciones necesarias teniendo una eficiente cobertura de seguros contra todo riesgo.

Hemos revisado los informes y procedimientos de auditoría interna, con el objeto de formar un juicio sobre el control interno. Los puntos débiles descritos en los esquemas han quedado resumidos en la hoja de seguimiento de debilidades; hemos preparado el borrador

de investigación sobre debilidades departamento de auditoría interna.

y/o

programa

revisado

del

Hemos propuesto también cuatro pruebas suplementarias para aplicarlas en aquellas zonas donde el control parecía satisfactorio, con el objeto de confirmar nuestra opinión sobre el control. Hemos preparado un borrador de recomendaciones, como consecuencia de todas las debilidades aparentes encontradas y deficiencias observadas y resumidas en un esquema. En el curso de la auditoría hemos informado de todas las recomendaciones que urgentemente deben ponerse en práctica. Hemos informado al cliente de manera verbal de todos los errores importantes descubiertos, así como de las pequeñas deficiencias y debilidades del sistema que podrían ser corregidos sin demora. Las sugerencias expresadas verbalmente quedaron incluidas en el borrador de recomendaciones. He completado los cuestionarios a la parte tributaria (impuestos) que se encuentran archivados junto a nuestras recomendaciones, habiéndose relacionado todas las dudas y observaciones que quedan pendientes de aclaración. Los siguientes cambios corresponden a: a) Las operaciones del cliente. b) Los sistemas del cliente. Fecha

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/

__________________ Auditor Encargado

SECCIÓN II (Auditoría de seguimiento) Hemos examinado la consistencia de los datos financieros y estadísticos y examinado la consistencia de sus datos financieros y estadísticos y hemos aclarado todas las aparentes discrepancias satisfactoriamente, excepto: A métodos de venta y parte de la política financiera del cliente, así como la política de créditos a los clientes. Hemos interrogado a funcionarios responsables del cliente sobre los cambios ocurridos en el personal o en los procedimientos, que pudieran afectar el control interno, y sobre nuevos posibles puntos débiles surgidos y su tratamiento en la investigación sobre los mismos. Con la descripción requerida hemos discutido los comentarios y sugerencias hechas en nuestro borrador de memorándum, con los

empleados afectados por los mismos, la reacción de estos junto con nuestras sugerencias definitivas anotadas en el borrador. Hemos completado el resumen de tiempo y nuestra proposición de estimaciones del tiempo para el próximo año. Hemos relacionado todas las dudas y observaciones que quedan pendientes de aclaración. Hemos revisado los archivos de auditoría de sucursales y los hemos considerado con respeto a la investigación sobre debilidades y el memorándum de recomendaciones. Fecha

/

/

Auditor Encargado

Investigación sobre debilidad revisada. Prueba suplementarias revisadas Escrito de recomendaciones preparado, copia en esta carpeta Fecha

/

/

Jefe de Auditoría

CAPITULO VI

6.1.

:

HERRAMIENTAS FINANCIERAS PARA LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL PRIVADA

CONCEPTO DE FINANZAS Y ADMINISTRACION FINANCIERA Las Finanzas se pueden definir como el hecho de proveer los medios o recursos para asumir los pagos o desembolsos. Si nos ubicamos dentro de la gestión de una empresa típica podemos establecer que usualmente sucede lo siguiente : el Gerente de Ventas trata de incrementar la cartera de clientes a fin de proporcionar mayores ingresos; el Gerente de Producción debe, para ello, aumentar el nivel productivo, debiendo invertir dinero en ampliar, mejorar o comprar maquinaria nueva (inversión); el jefe de Compras adquiere una mayor cantidad de materias primas y auxiliares; el jefe de Publicidad tendrá que incrementar su presupuesto de gastos de publicidad para apoyar el aumento de la demanda; el Gerente de Finanzas considera que la empresa debe tener mayor liquidez, para enfrentar las contingencias imprevistas (financiamiento) y, por último, el Presidente del Directorio, con la finalidad de complacer a los accionistas, desea pagar los dividendos en el tercer trimestre del año (pago de dividendos) citada, en cada parte de su organización, necesita dinero para un propósito u otro. Por otro lado, también nos sugiere que dentro de ella debe existir un ejecutivo encargado del manejo de los recursos financieros y éste es el Gerente o Administrador Financiero. El Gerente Financiero es el ejecutivo que maneja las finanzas o desarrolla la Administración Financiera, la misma que comprende : la solución de los problemas de inversión, financiamiento y Pago de Dividendos, principalmente.

6.2.

FUNCIONES DEL GERENTE FINANCIERO El Gerente Financiero tiene como principal responsabilidad la de decidir si las proposiciones de las demás áreas de la organización son factibles de llevarse a cabo y cómo deberán financiarse. Por lo tanto, de las acertadas acciones que él tome, dependerá el crecimiento y desarrollo de la empresa, en el menor tiempo posible. Si bien las decisiones que adopte serán de su responsabilidad, el Gerente Financiero coordinará dichas decisiones con la Gerencia General de la Empresa y con las Gerencias de otras áreas. Sus funciones se amplían cada día y son de vital importancia para todo tipo de organización. Inicialmente se ocupaba del manejo del efectivo, de mantener la liquidez necesaria para afrontar el pago de las deudas y de conseguir los recursos necesarios, cuando éstos son insuficientes;

actualmente ha adquirido mayores funciones y las más importantes son las que a continuación se indican : a) b) c) d) a)

Planeamiento y control financiero Obtención de fondos y determinación de la Estructura de Capital Determinación de la Estructura del Activo. Orientación de su Actividad al logro de los objetivos de la Empresa Planeamiento y Control Financiero : El Gerente Financiero participa en el Planeamiento estratégico o a largo plazo, por lo que, normalmente, inicia sus funciones tomando un profundo conocimiento de todas las operaciones de la empresa, debiendo analizar los planes a largo plazo que determinen la expansión de la planta, la sustitución y modernización de maquinarias y equipos, así como también identificar todos aquellos gastos que vayan a originar fuerte desembolsos de efectivo. Conocidos los planes a largo plazo, así como el pronóstico de las ventas a corto plazo, deberá planear las políticas de Créditos y Cobranzas, las cuales le permitirán, contar con los ingresos estimados para realizar la proyección de los flujos de efectivo para un período próximo. Al desarrollar la Planeación Financiera, el Gerente deberá tomar en consideración la existencia de factores externos o exógenos que podrían obstaculizar lo planeado, ya que por lo general es difícil ejercer control o manejo de estos aspectos; estos factores son normalmente el fenómeno que pueda afectar al planeamiento y la variable riesgo. El Gerente Financiero debe pues utilizar una planeación financiera flexible, que le permita afrontar tales riesgos.

b)

Obtención de Fondos y determinación de la Estructura de Capital : Cuando los egresos de efectivo son mayores que los ingresos, el Gerente Financiero deberá orientarse hacia la obtención de recursos, dentro o fuera de la empresa. Dentro de la empresa, tales recursos se obtienen a través de los aumentos del capital social, y, fuera de ella, se consiguen en el Mercado Financiero, que es el lugar donde se ofertan fondos a diferentes tasas y plazos, o modalidades de cancelación. El Gerente deberá lograr la financiación apropiada, es decir, al mínimo costo, y decidir, al mismo tiempo, cuál deberá ser la estructura de dicho financiamiento o estructura de capital (Pasivo a Largo Plazo y Patrimonio Neto), más adecuada para la empresa.

c)

Determinación de la Estructura del Activo :

El Gerente Financiero deberá determinar la composición o estructura del Activo (el que comprende aquellos bienes y derechos entregados a la Gerencia para su salvaguarda). Para tomar dicha decisión, tendrá que elegir entre si aplica los fondos o recursos financieros a los Activos Corrientes, Circulantes o a Corto Plazo, en ayuda de la liquidez empresarial; o a los Activos No Corrientes, Permanentes o Activos Fijos, en ayuda a la rentabilidad o productividad de la empresa. Respecto al Activo Corriente, deberá establecer los niveles óptimos de cada elemento o cuenta de dicho activo. En torno al Activo No Corriente, deberá decidir cuáles Activos Fijos deben adquirirse, cuando reemplazar las maquinarias y equipos, etc. La determinación de la estructura óptima del Activo de la empresa es un proceso que exige inteligencia, perspicacia y un adecuado análisis de experiencias pasadas, así como también el conocimiento de los planes y objetivos a largo plazo, de la empresa. d)

Orientación de su actividad al logro de los Objetivos de la Empresa: El Gerente Financiero deberá tener como finalidad, la de alcanzar los objetivos de los dueños de la empresa. En tal sentido, evaluará cada una de sus funciones principales sobre la base de los efectos que éstas generen sobre los objetivos empresariales. Actualmente el Gerente Financiero cuenta para el desempeño de sus funciones con la ayuda de diversos métodos cuantitativos, así como con los avances que día a día se realizan en el área de computación, lo cual le permite estudiar, planificar, controlar y evaluar con mayor eficiencia las actividades de la empresa. Su papel es cada vez más activo dentro de cualquier tipo de actividad empresarial.

6.3.

Estructura de la Organización y Ubicación del Gerente Financiero El gráfico que vamos a mostrar mas adelante nos indica como esta organizada la empresa Latina S.A. La estructura de la organización de Latina S.A. que muestra el gráfico anteriormente mencionado, establece, como todos los Organigramas, que la Autoridad y Responsabilidad fluyen hacia arriba, y que la responsabilidad final por las operaciones de la empresa recae sobre el Presidente del Directorio, aunque el Gerente General es responsable solidario con los miembros del Directorio, cuando participa en actos que den lugar a responsabilidad de éstos, o cuando conociendo la existencia de esos actos, no informe sobre ellos al Directorio, Consejo de Vigilancia

o Junta General de Accionistas. Por otro lado, la Dirección y el Control fluyen hacia abajo. Como puede notarse en el gráfico, la organización parte de la Junta General de Accionistas, que es el órgano de la empresa que posee la máxima Autoridad y Responsabilidad, pero que no desempeña ningún nivel de Dirección, ni de Administración. La Junta General es quien, entre otras funciones, debe elegir al Directorio, el cual deberá reportarse a ella. El directorio posee la Autoridad delegada por la Junta General de Accionistas y la Responsabilidad inherente a ella; ejerce Dirección pero ningún nivel de Administración; entre sus funciones está la de nombrar al Gerente General y éste, nombrar a su vez, a sus diversos Gerentes, con aceptación del Directorio. El Gerente General tiene la máxima Autoridad y Responsabilidad otorgadas por el Directorio al nombrarlo, así como también el más alto nivel de Dirección y en Administración. En el organigrama de Latina S.A. pueden observarse las diversas áreas funcionales de responsabilidad en que se divide la empresa, además, se puede notar quién es el responsable de cada área, así como los diversos canales de comunicación. Latina S.A., se divide a nivel ejecutivo en cinco Gerencias : Ventas, Logística, Producción, Financiera y Administrativa. El Gerente, o Administrador Financiero, es el ejecutivo que se encarga de las finanzas de la empresa y de quien dependen directamente las siguientes Divisiones o Departamento, cuyas principales funciones son : 1.

Tesorería. Manejar el efectivo, debiendo coordinar las entradas y salidas del mismo, y desarrollar el flujo de caja.

2.

Planeamiento Financiero. Realizar el planeamiento financiero, mediante la preparación de los presupuestos y sus correspondientes control y evaluación.

3.

Créditos y Cobranzas. Estudiar y proponer al Gerente Financiero las principales estrategias en torno al otorgamiento de sus créditos, previo análisis de los clientes antiguos y potenciales, así como también debe evaluar el nivel de las cobranzas y establecer su aceleración o flexibilización.

4.

Análisis Financiero. Analizar permanentemente la situación económica y financiera de la empresa, mediante : la aplicación de Razones o Ratios Financieros, el Estado de Cambios en la Situación Financiera, los Ajustes de Estados Financieros por la Inflación, etc..

5.

Banca y Valores. Mantener buenas relaciones con bancos, financieras y empresas corredoras de valores. Además deberá negociar los préstamos y evaluar las fuentes de financiamiento, establecer las líneas de crédito, proponer la contratación de arrendamiento de equipos; supervisar las nuevas emisiones de acciones y bonos, así como controlar y evaluar las inversiones de la empresa en valores, y determinar qué valores se deberán vender o comprar de manera de maximizar la inversión. Esta importante área, ubicada dentro de la Gerencia Financiera, puede, en un futuro, determinar la creación de una Gerencia de Valores o de Inversiones. Las funciones señaladas anteriormente, para Latina S.A. dentro de su Gerencia Financiera, son aplicables en una empresa grande. En el caso de empresas más pequeñas, el Gerente Financiero podría desempeñar varias de esas funciones al mismo tiempo o en momentos diferentes, de acuerdo con las necesidades de la empresa.

6.4.

El Análisis Financiero 4.4.1. Concepto El Análisis Financiero es un instrumento de diagnóstico empresarial, que consiste en relacionar las diversas cuentas que integran los Estados Financieros, valiéndose principalmente de los “ratios” (conocidos también como razones, coeficientes, índices financieros o proporciones), permitiendo evaluar los aspectos favorables y desfavorables, de la situación económica y financiera de la empresa, en el pasado, el presente o el futuro. Los Estados Financieros que sirven de base para el análisis mediante razones o ratios son: El Balance General o Estado de Situación y el Estado de Ganancias y Pérdidas o Estado de Resultados, siendo el ratio el coeficiente o cociente obtenido al comparar dos datos. 4.4.2. Partes Interesadas en el Análisis Financiero El Análisis Financiero es un interés para diversas personas, de tal manera que este varía según los objetivos del Analista, sea éste Acreedor, Accionista Actual o futuro y la propia empresa a través del Gerente Financiero. El Acreedor de la empresa estará interesado, si el crédito es a corto plazo, en la liquidez de la empresa. En cambio si su crédito es a largo plazo, estará preocupado por determinar la capacidad de aquella para generar recursos financieros que permitan

atender el servicio de la deuda, es decir, pagar los intereses y la amortización del préstamo a su vencimiento. A los inversionistas, sean éstos Accionistas actuales o probables, les interesa fundamentalmente los intereses de rentabilidad o utilidades presentes y futuras. La Gerencia Financiera de la empresa pondrá especial cuidado den el análisis financiero, como un medio de evaluar la gestión económica y financiera de la entidad a su cargo a fin de poder tomar las decisiones contundentes a fin de corregir las deficiencias encontradas. 4.4.3. Bases de Comparación Las razones financieras son susceptibles de varias formas de comparación: a) Se puede comparar dos razones de la misma empresa, es decir, efectuando un análisis intraempresa, al relacionar una razón actual con razones históricas pasadas o con razones presupuestadas o futuras. Las actuaciones pasadas pueden mostrar la naturaleza de los cambios habidos y determinar si ha ocurrido un deterioro o una mejora en su situación financiera. La medición de la realidad con lo presupuestado al conciliar ambas razones permite establecer en principio que los resultados han sido satisfactorios. b) Pueden comprarse las razones financieras de la empresa con las de otras empresas similares, ya sean consideradas en forma aislada o agrupándolas por el mismo tipo de actividad, obviamente la validez de la comparación estará en función de la similitud existente entre las empresas cuyo índice sirvieron de base. Estas razones se pueden encontrar en “Indicadores Financieros de Empresas Inscritas en Bolsa”, Publicación de la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y valores (CONASEV). Y en el Vademe cum Bursátil, que es una publicación de la Bolsa de Valores de Lima. 4.4.4. Limitaciones de las Razones Financieras Una razón o ratio es un coeficiente o índice y debido a ello, tiene ciertas limitaciones, entre las que se puede mencionar: a) Una sola razón, en forma aislada, no proporcionará la suficiente información como para determinar la situación y rendimiento de una empresa, en tal sentido, sólo analizando un grupo de ratios puede llegarse a conclusiones razonables en torno a la situación financiera total de aquella empresa.

b) Por otro lado, los Balances Generales son informes financieros que reflejan la situación de la empresa en un momento determinado, por ello, al compararlo, se puede verificar que las fechas de los Estados que se comparan sean las mismas de no ser así, en el caso de empresas estacionales, los Balances de dos fechas distintas pero muy cercanas, pueden provocar conclusiones erróneas. c) Es muy importante verificar y asegurarse que la información que presentan los Estados Financieros que se comparan se harán elaborando de la misma manera, ya que el uso de prácticas contables afectan la comparatibilidad. d) Finalmente es de gran importancia considerar que si debido a la inflación, las unidades monetarias referentes a años distintos son diferentes en su poder de compra o poder adquisitivo, una razón cuyo numerador y denominador se expresan en unidades monetarias diferentes puede no tener significado alguno. 6.5.

Principales Razones Financieras Las principales razones financieras o índices financieros se pueden agrupar en cuatro categorías : 4.5.1. Razones de Liquidez 4.5.2. Razones de Rotación 4.5.3. Razones de Endeudamiento 4.5.4. Razones de Rentabilidad Las tres primeras categorías se basan principalmente en los datos que se obtienen del Balance General, en cambio las restantes toman la información necesaria para su cálculo, del Estado de Ganancias y Pérdidas. Por otro lado, si bien todas son importantes, las razones de liquidez y rentabilidad, en un análisis a corto plazo, ofrecen una información más precisa para fines de control y planeamiento de la empresa. El cuadro que lo vamos a encontrar posteriormente ilustra las razones financieras de uso más frecuente, que se explicarán más adelante. Evidentemente sólo algunas de ellas serán apropiadas dentro del análisis de una situación determinada, conviene, en tal sentido, utilizar las más significativas en el problema que se trata de estudiar.

PRINCIPALES RAZONES FINANCIERAS

4.5.1. Razones de Liquidez

4.5.2. Razones de Rotación

4.5.3. Razones de Endeudamiento

4.5.4. Razones de Rentabilidad

a) Razón Corriente b) Razón de Acidez c) Razón de Efectivo d) Posición Defensiva e) Capital de Trabajo a) Rotación de Cuenta por cobrar b) Período Promedio de Cobro c) Rotación por cuentas por Pagar d) Período Promedio de Pago e) Rotación de Inventarios f) Período Promedio de Inventarios g) Rotación del Activo Fijo h) Rotación del activo Total a) Razón de Endeudamiento a Corto Plazo b) Razón de Endeudamiento a Largo Plazo c) Razón de Endeudamiento Total d)Razón Endeudamiento del Activo Fijo e) Razón de Endeud. del Activo Total f) Respaldo del Endeudamiento a) Rentabilidad Bruta sobre Ventas b) Rentabilidad Neta sobre Ventas c) Rentabilidad Neta de Patrimonio d) Rentabilidad de la Inversión e) Rentabilidad por acción f) Dividendo por Acción e) Valor en Libros por Acción

4.5.1. Razones de Liquidez. Las razones de liquidez, llamadas también Ratio de Tesorería o de Estructura Financiera, son el medio de apreciar la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones a corto plazo, corrientes o circulantes. También se conocen como Indices de Solvencia Financiera y se caracterizan por centrar el análisis en el activo y pasivo corrientes. a) Razón Corriente

La Razón Corriente llamada también Ratio de Liquidez, es uno de los indicadores más utilizados en el análisis financiero, expresándose de la siguiente manera : RAZON CORRIENTE

=

Activo Corriente Pasivo Corriente

Un índice elevado puede significar una mayor capacidad de la empresa, para cumplir con sus deudas a corto plazo; sin embargo, se debe considerar que no está tomando en cuenta la liquidez relativa de los elementos, o cuentas, que integran el activo corriente. Una razón corriente, para ser considerada aceptable, depende mayormente del sector industrial en que la compañía desarrolla sus actividades. b) Razón de Acidez La Razón de Acidez, o Prueba Acida, es una medida más severa, que permite evaluar críticamente la liquidez de la empresa. Para su cálculo, se deducen del activo corriente los inventarios, debido a que éstos constituyen la parte menos líquida del activo a corto plazo o circulante. La razón de acidez se obtiene según la siguiente formula :

RAZON DE ACIDEZ =

Activo Corriente - Inventario Pasivo Corriente

Generalmente, es recomendable una razón de acidez de 1.00 o mayor, ya que tal índice expresa una situación financiera bastante aceptable. c) Razón de Efectivo La Razón de Efectivo o Prueba Superácida, es un análisis más profundo de la liquidez, ya que considera la relación entre el efectivo en Caja y Bancos frente a las deudas de vencimiento a corto plazo. La razón de efectivo se expresa :

RAZON DE EFECTIVO

=

Caja y Bancos Pasivo Corriente

Al concentrarse el numerador de esta razón en las disponibilidades de efectivo en Caja y Bancos, el índice obtenido se constituye en la medida más penetrante de la liquidez; obviamente, cuanto más elevada sea la razón, mayor será la disponibilidad de efectivo para el pago de las deudas. d) Posición Defensiva Otra medida de la liquidez de la empresa es la Posición Defensiva o Período de Liquidez Extrema, la cual se define como el período dentro del cual la firma podría funcionar sobre la base de sus activos líquidos, sin tener que financiarse de recursos, vía ventas u otras fuentes, es decir, el tiempo en que podría vivir sólo con sus activos líquidos. Los activos líquidos, para el cálculo de este índice, incluyen básicamente el efectivo en Caja y Bancos, los Valores Negociables y la Cuentas y Letras por Cobrar a Corto Plazo. La posición defensiva se calcula con la siguiente formula :

POSICION DEFENSIVA =

Activos Líquidos Egresos operativos diarios presupuestados

El denominador de la fórmula está representado por los egresos de operación diarios presupuestados de la empresa. e) Capital de Trabajo El Capital de Trabajo, Fondo de Maniobra, o Capital Neto de Trabajo, es una cifra monetaria y no propiamente una razón financiera. Se obtiene deduciendo al Activo Corriente el Pasivo Corriente. En el grado en el que el Activo Corriente exceda al Pasivo Corriente, la empresa dispondrá de mayores recursos que financien sus actividades operativas, siendo, además, un índice de estabilidad financiera o de protección marginal para los actuales acreedores, permitiéndole a la empresa poder soportar períodos de depresión, recesivos o emergentes. El capital de trabajo es útil solamente para efectuar análisis intraempresa, o sea para evaluar la liquidez de la firma en el transcurso del tiempo, no debiendo emplearse en forma comparativa con otras compañías, ya que no tendría sentido esa clase de comparación intraempresa. 4.5.2. Razones de Rotación Las Razones de Rotación, conocidas también como Ratios de Gestión, de Actividad o Ratios Operativos, constituyen un medio para evaluar el nivel de actividad, así como para medir la eficiencia en la gestión de los recursos financieros de la empresa. A menudo esta evaluación de la actividad recae sobre las cobranzas, los pagos, los inventarios, los activos fijos y el activo total.

a) Rotación de Cuentas por Cobrar Esta razón tiene como objetivo medir el margen o plazo promedio de los créditos que la empresa otorga a sus clientes, y le permite, a su vez, evaluar la política de créditos y cobranzas empleadas. También se dice que este ratio, presenta la liquidez de las cuentas por cobrar, al reflejar la velocidad en la recuperación de los créditos concedidos, velocidad dada por el número de veces que las cuentas por cobrar se convierten en efectivo en el curso del año. Esta razón se calcula con la formula siguiente : ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR

=

Ventas Anuales al Crédito . Promedio de Cuentas por Cobrar

Cuanto mas elevado sea el índice o Razón de Rotación de Cuentas por Cobrar, mayor será el nivel de recuperación de los créditos concedidos, ya que existirá un más rápido cobro de las ventas al crédito durante el ejercicio contable y las cuentas por cobrar representarán una mayor liquidez para la empresa. b) Período Promedio de Cobro Un método alternativo para medir la liquidez de las cuentas por cobrar es el Periodo Promedio de Cobro. Plazo Promedio de Cuentas por Cobrar, Días de Ventas Pendiente de Cobro o Simplemente el Período de Cobro, que viene a ser el número de días promedio en que se recuperan las cuentas por cobrar. Para el calculo de esta razón se parte del supuesto de que el año tiene 360 días, y que todos los meses tienen 30 días, es decir, se utiliza el año financiero. El período promedio de cobro se puede calcular de dos maneras : 

Dividiendo 360 días entre la Razón de Rotación de Cuentas por Cobrar, o sea transformando la Razón de Cuentas por cobrar de la siguiente manera:

PERIODO PROMEDIO = DE COBRO



360 . Rotación de Cuentas por Cobrar

Invirtiendo la fórmula de la Razón de Cuentas por Cobrar y multiplicando el resultado obtenido por 360 días. PERIODO PROMEDIO = DE COBRO

Promedio de Cuentas por Cobrar X 360 Ventas Anuales al Crédito

Otra técnica para evaluar la estructura de las cuentas por cobrar y el nivel de liquidez de los créditos, es examinado más a fondo, antigüedad las cuentas por cobrar. Para ello es preciso, dividir y desdoblar las cuentas por cobrar que se consignan en el Balance General, según la fecha de emisión de las facturas correspondientes. ANTIGÜEDAD O AGING DE LAS CUENTAS POR COBRAR

MESES

Diciembre Noviembre Octubre Setiembre Anteriores

ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS POR COBRAR PORCENTAJE DEL SOLES TOTAL 65 % 10% 6% 7% 12%

TOTALES

ANTIGÜEDAD O DIAS DE ATRASO Normal o corriente 0 a 30 días 31 a 60 días 61 a 90 días más de 90 días

100%

El cuadro anteriormente nos indica que las cuentas por cobrar del mes de diciembre, representan el 65% del total de cuentas por cobrar o créditos a los clientes y son corrientes o normales ya que se supone que las condiciones de pago de la empresa son a 30 días. Las cuentas por cobrar del mes de noviembre están constituidas por el 10% del total y tienen un mes de atraso; las del mes de octubre son el 6% y está vencidas en dos meses; las de setiembre están vencidas o atrasadas tres meses y son el 7%; el 12% tiene más de tres meses y corresponde a meses anteriores a setiembre. Al analizar el aging de Cuentas por Cobrar, es posible que se desee investigar aquellas cuentas cuya antigüedad sea de setiembre, o las anteriores, con el fin de poder determinar su cobrabilidad o incobrabilidad; por otro lado, el hecho de tener un alto porcentaje en cuentas por cobrar retrasadas; implica que la firma está perdiendo liquidez, al estar invirtiendo sus recursos financieros en cuentas de dudosa cobrabilidad. c) Rotación de Cuentas por Pagar El índice de Rotación de Cuentas por Pagar mide el plazo promedio en que la empresa cancela sus obligaciones o sea el número de veces que las cuentas por pagar se convierten en efectivo durante el año; siendo su fómula la siguiente : ROTACION DE CUENTAS POR PAGAR

=

Compras Anuales al Crédito . Promedio de Cuentas por Pagar

Generalmente las compras anuales al crédito no se pueden extraer del Balance General o del Estado de Ganancias y Pérdidas, por ello debe estimarse el Porcentaje del Costo de Ventas que comprenderá las compras anuales al crédito. Cuanto más elevada sea la Razón de Rotación de Cuentas por Pagar, más rápido será el pago de nuestras compras al crédito o lo que es lo mismo, mayor será el número de veces que la empresa ha rotado sus cuentas por pagar durante todo el año. d) Período Promedio de Pago El Período Promedio de Pago es semejante al Periodo promedio de Cobro y permite determinar el número de días promedio, que la empresa demora en pagar sus deudas por compras a los acreedores. El Período de pago se puede calcular bajo dos modalidades :  Dividiendo 360 días entre la Razón de Rotación de por Pagar como sigue : PERIODO PROMEDIO DE PAGO

=

Cuentas

360 . Rotación de Cuentas por Pagar

 Multiplicando el recíproco de la Rotación de Cuentas por Pagar por 360 días, de la siguiente forma : PERIODO PROMEDIO = Promedio de Cuentas por Pagar x 360 DE PAGO Compras Anuales al Crédito Cuanto menor sea el número de días obtenidos, significa que la empresa cancela en menos tiempo sus obligaciones provenientes de las compras al crédito. Tal como se mencionó para establecer la liquidez de las Cuentas por Cobrar, es también posible establecer la antigüedad o AGING de las Cuentas por Pagar, lo que permite precisar las causales en los problemas de lentitud en el pago de las cuentas por pagar. e) Rotación de Inventarios La Rotación de Inventarios, o Liquidez de los Inventarios, indica la rapidez o velocidad con que los inventarios se convierten en cuentas por cobrar mediante las ventas, al determinar el número de veces que rota el stock promedio durante el año.

Este Ratio se calcula mediante la siguiente formula : ROTACION DE INVENTARIOS

=

Costo de Ventas . Inventario Promedio

El coeficiente obtenido se debe comparar con rotaciones anteriores o futuras de la empresa, así como en su relación con otras empresas de la misma actividad económica. Cuanto más alta es la rotación de inventarios, tanto mayor será la capacidad de mercadeo y más eficiente la gestión de los inventarios de la empresa. Aunque debe aclararse que esta aseveración es relativa, ya que un alto ratio de rotación puede ser el resultado de disminuir los niveles de inventario; lo que puede originar, a su vez, problemas en el cumplimiento de los compromisos de ventas. Por otro lado, la razón de rotación de inventarios está en función del tipo de empresa, ya que algunas de ellas puede tener generalmente índices elevados de rotación, en tanto que otras empresas pueden tener siempre bajos índices de rotación, debido a las características de los productos que se comercializan. f) Período Promedio de Inventarios El Período Promedio de Inventarios, denominado también Período de Inmovilización de los Inventarios es el número de días que transcurre entre la adquisición de una materia prima y la venta del producto terminado o sea el tiempo en que un Sol invertido en stock tarda en convertirse en efectivo. Esta razón se calcula de dos formas :  Dividiendo 360 días entre la razón de rotación de inventarios, de la siguiente manera : PERIODO PROMEDIO DE INVENTARIOS

=

360 . Rotación de Inventarios

 Multiplicando el recíproco de la Rotación de Inventarios por 360, de la siguiente forma : PERIODO PROMEDIO DE INVENTARIOS

=

Inventario Promedio Costo de Ventas

x 360

g) Rotación del Activo Fijo La Razón de Rotación del Activo Fijo o Inmuebles, Maquinarias y Equipo es un indicador de la eficiencia relativa con que una empresa emplea su

inversión en activos fijos o bienes de capital, para generarse ingresos. Para su calculo se emplea la siguiente fórmula : ROTACION DEL ACTIVO FIJO

=

Ventas Anuales Netas . Activo Fijo o Inmuebles, Maquinaria y Equipo Neto

Cuanto más elevada sea la rotación del Activo Fijo, tanto mejor ha sido la utilización de éste. h) Rotación del Activo Total Este ratio es muy similar al anterior, con la diferencia de que se relaciona la Ventas Netas con el Activo Total de la Empresa, permitiendo establecer el nivel del empleo de todo el activo o en la generación de ingresos, a través de las ventas. Esta razón se calcula con la siguiente fórmula : ROTACION DEL ACTIVO TOTAL

=

Ventas Anuales Netas Activo Total

4.5.3. Razones de Endeudamiento Para una mejor comprensión de las Razones de Endeudamiento en el gráfico que vamos a mostrar a continuación, se ilustra como el pasivo de la empresa (que comprende la fuente de recursos o fondos de la empresa) está conformado por el Pasivo Total, integrado por los fondos o recursos aportados por los acreedores vía deudas u obligaciones, y en segundo lugar por el Patrimonio Neto, integrado por los fondos o recursos aportados por los propietarios de la empresa. El Pasivo Total, a su vez, está compuesto por el Pasivo Corriente u Obligaciones a Corto Plazo y por el Pasivo No Corriente u Obligaciones a Largo Plazo. Por otro lado, los recursos financieros proporcionados por el Pasivo son usados o aplicados en el Activo Corriente y en Activo No Corriente de la empresa. USOS Y FUENTES DE FONDOS

ACTIVO

PASIVO

ACTIVO CORRIENTE

PASIVO TOTAL RECURSOS APORTADOS POR ACREEDORES

ACTIVO NO CORRIENTE

RECURSOS APORTADOS POR

PASIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE PATRIMONIO NETO

PROPIETARIOS USO DE FONDOS

FUENTES DE FONDOS

Aclarados estos conceptos, las razones de endeudamiento o ratios de solvencia económica se definen como aquellos indicadores, que permiten conocer principalmente la contribución de los propietarios, frente a la de los acreedores o terceros. Es obvio que a mayor endeudamiento menor probabilidad de pago a los acreedores. Las razones de endeudamiento también informan en torno al margen de seguridad ofrecido a los acreedores, el grado de control que ejercen los propietarios sobre la empresa y el monto de recursos financieros de los acreedores que se emplean en la generación de ingresos. a) Razón de Endeudamiento a Corto Plazo La razón de endeudamiento a corto plazo mide la relación entre los fondos a corto plazo aportados por los acreedores y los recursos aportados por los propietarios de la empresa, permitiendo avaluar el grado de palanqueo financiero a corto plazo. Esta razón se obtiene así: Razón de Endeudamiento a Corto Plazo = Pasivo Corriente Patrimonio Neto

b) Razón de Endeudamiento a Largo Plazo Esta razón mide la relación entre los fondos a largo plazo proporcionados por los acreedores y los recursos aportados por los propietarios de la empresa, permitiendo determinar además el grado de palanqueo financiero a largo plazo. El endeudamiento a largo plazo se calcula del siguiente modo:

Razón de Endeudamiento a Largo Plazo = Pasivo No Corriente Pasivo Neto c) Razón de Endeudamiento Total Este ratio, evalúa la relación entre los recursos totales, a corto y largo plazo, aportados por los acreedores y los aportados por los propietarios de la empresa. Además, este coeficiente se utiliza para estimar el nivel de palanqueo o leverage financiero de la empresa y se calcula como sigue: Razón de Endeudamiento Total = Pasivo Total Patrimonio Neto d) Razón de Endeudamiento del Activo Fijo Esta razón evalúa la relación del pasivo no corriente o a largo plazo y el activo fijo o Inmueble, Maquinaria y Equipo permitiendo establecer el empleo de los recursos financieros de largo plazo en la adquisición de activos fijos. La razón de endeudamiento del activo fijo se calcula con la siguiente fórmula:

Razón de Endeudamiento del Activo Fijo= Pasivo No Corriente o a Largo Plazo Activo Fijo Neto o Inm., Maq. y Eq. Neto

e) Razón de Endeudamiento del Activo Esta razón tiene como objeto medir el nivel del activo total de la empresa, financiado con recursos aportados a corto y largo plazo por los acreedores, y se calcula de la siguiente forma: Razón de Endeudamiento del Activo = Pasivo total Activo Total f) Respaldo del Endeudamiento Esta razón tiene como objetivo, indicar la relación que existe entre el activo fijo neto y el patrimonio Neto, considerando el primero como una garantía o respaldo del segundo; su forma para el cálculo es la siguiente:

Respaldo de Endeudamiento = Activo Fijo Neto o Inm., Maq. y Eq. Neto Patrimonio Neto

4.5.4. Razones de Rentabilidad Estas razones permiten conocer la rentabilidad de la empresa, en relación con las ventas, el Patrimonio y la Inversión, indicando además la eficiencia operativa de la gestión empresarial. a) Rentabilidad Bruta sobre las Ventas Esta razón conocida también como margen bruto o utilidad bruta sobre las ventas, muestra el margen o beneficio bruto de la empresa, respecto a las ventas. La utilidad bruta se obtiene al deducirle a las ventas el costo de ventas. O costo de mercaderías vendidas. b) Rentabilidad Neta sobre Ventas El ratio de Rentabilidad Neta sobre Ventas es un índice de rentabilidad más concreto, ya que determina el margen obtenido luego de deducir de las ventas todos los costos y gastos, incluyendo el Impuesto a la Renta, esta razón se obtiene de la siguiente forma: Rentabilidad Neta Sobre Ventas = Utilidad Neta Después de Imptos. Ventas Netas Un coeficiente elevado nos indica gran eficiencia relativa de la empresa. Si se toman las razones de rentabilidad bruta y neta en forma conjunta, se puede derivar una valiosa información. tal es el caso que sí, por ejemplo la razón de rentabilidad bruta sobre las ventas permanece constante durante varios años, pero la razón de rentabilidad neta sobre ventas disminuye durante el mismo período, puede deberse a un incremento en los gastos de administración, de ventas o financieros, o a un aumento en la carga impositiva que soporta la empresa. Del mismo modo si la rentabilidad bruta sobre venta disminuye, puede deberse a un incremento en los costos de producción, o a un descenso en el precio de venta. Como puede notarse, es posible desarrollar de causas de variaciones entre las razones de rentabilidad bruta y neta sobre ventas, permitiendo determinar rubros específicos de deterioro o mejoría en la actividad operativa de la empresa. c) Rentabilidad Neta del Patrimonio

Esta razón mide la capacidad de generar utilidades o beneficios con la inversión de los accionistas o patrimonios de la empresa, según el valor en libros. La Rentabilidad neta se puede expresar así: Rentabilidad Neta del Patrimonio

=

Utilidad Neta después del impto. Patrimonio Neto

El índice de rentabilidad neta del patrimonio, es muy útil cuando se desea comparar el rendimiento de la empresa con el de otras de similar actividad, y además cuando se desea averiguar la tasa de retorno del capital invertido en la empresa. Otra forma de medir la rentabilidad del patrimonio, es la de considerar en el numerador de la fórmula, la utilidad neta antes de interés e impuestos (U.A.I.I.) en lugar de la utilidad neta después de impuestos. Esta modalidad resulta menos conveniente de emplearse, cuando los intereses o gastos financieros son bastante elevados, efectuando por consiguiente el beneficio o utilidad neta obtenida después de impuestos. Empleando esta modalidad se limpia o elimina de la influencia de las diferentes formas, en que se financia la empresa. d) Rentabilidad de Inversión Este ratio es conocido también como rendimiento de la inversión, tasa de rendimiento sobre los activos o capacidad generadora de los activos y determina la productividad o rentabilidad de las ventas como resultado del empleo de los activos totales o los activos de operación. también se dice que determina la capacidad de generar utilidades con los activos totales. La rentabilidad de la inversión es considerada como el ratio más representativo de la marcha global de la empresa ya que informa que puede ser incrementado ya sea por un volumen mayor de ventas por Nuevo Sol invertido o sino aumentando el margen de rentabilidad neta por Nuevo Sol invertido. Para obtener esta razón se parte del producto de dos razones. a) Rentabilidad neta Sobre Ventas b) Rotación del Activo Total y se obtiene la fórmula de E.I. du Pont de Nemours & Co., que se enuncia de la siguiente manera: Rentabilidad Neta

X

Rotación del Activo Total

Si se reemplaza cada razón por su fórmula respectiva, se obtiene:

Rentabilidad = de la Inversión

Utilidad Neta Utilidad Neta Después de Después de Impuestos X Ventas Netas ó Impuesto Ventas netas Activo Total Activo Total

El resultado obtenido debe evaluarse en comparación con el promedio del sector económico de la empresa con el fin de tener resultados significativos. La Razón de Rentabilidad de Inversión elimina las deficiencias de analizar individualmente la Rentabilidad Neta sobre Ventas y Rotación del Activo Total, ya que la primera razón no considera el nivel de utilización de los activos y la segunda ignora la rentabilidad o productividad de las ventas. Dos empresas pueden tener la razón de Rentabilidad neta y la Rotación del Activo Total diferentes, pero la rentabilidad de la Inversión igual, por ejemplo: Rentabilidad Neta sobre Ventas

X Rotación del Activo Total

Empresa Alfa 10% X 2 Empresa Beta 20% X 1 4.6. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

= Rentabilidad de la Inversión

= =

20% 20%

4.6.1. Recursos Propios Para hacer empresa, los inversionistas hacen uso en principio de recursos propios, con lo cual constituyen empresas o incrementan sus capitales. La forma como pueden hacer sus aportes es de la siguiente manera: a) En efectivo M/N ó M/E. b) Bienes inmuebles; terrenos, construcciones e instalaciones. c) Bienes - muebles; vehículos, mercadería, muebles, maquinaria; etc. d) Derechos; facturas por cobrar, Letras por cobrar u otros derechos por cobrar. e) Valores; acciones, bonos, etc. f) Semovientes; animales para producción, para trabajo o para consumo. g) Embarcaciones en general. 4.6.2. Recursos de Terceros Las empresas además de los recursos propios, puede hacer uso de recursos de terceros, estos recursos pueden ser: - Recursos Internos. - Recursos Externos. 4.6.2.1. Recursos Internos

Cuando nos referimos a recursos internos lo hacemos pensando en el país y esto quiere decir, que se puede recurrir a los siguientes financiamientos: a) Recursos por intermedio de instituciones financieras, tales como Bancos, Cajas Municipales, Cajas Rurales, Cooperativas, Financieras, Administradoras de Fondos Mutuos, etc; mediante: préstamos, sobregiros, descuentos, documentos en cobranza, etc. b) Recursos de proveedores por intermedio de los créditos en factura, en letras u otro instrumento de crédito. c) Otros recursos, provenientes de otras personas o empresas; formales o informales. d) Recursos de AGIOTISTAS; préstamos a tasas sumamente altas. e) Recursos del Estado; con financiamiento por no pago de tributos (Impuestos, Contribuciones y Tasas). f) Recursos por intermedio de la Banca de Segundo piso; COFIDE u otro organismo que haga sus veces.

4.6.2.2. Recursos Externos Estos recursos provienen de operaciones en o con el exterior, bajo la siguiente modalidad: a) Préstamos bancarios en aval del Estado. b) Créditos de proveedores. c) Cartas Fianzas, para realizar exportaciones. d) ONGs (Organismos No Gubernamentales).

4.7.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA FINANCIERO PERUANO 4.7.1. Sistema Financiero Indirecto. 4.7.1.1. Sistema Bancario: Banca Múltiple. 4.7.1.2. Sistema No Bancario: a) Financieras. b) Caja Rural de Ahorro y Crédito. c) Caja Municipal de Ahorro y Crédito. d) Caja Municipal de Crédito Popular. e) Empresa de Desarrollo de Pequeña Microempresa (EDPYME). f) Empresa de Arrendamiento Financiero. g) Empresa de Factoring. h) Empresa Afianzadora y de Garantías. i) Empresa de Servicios Fiduciarios.

y

4.7.2. Sistema Financiero Directo o Mercado de Valores. 4.7.2.1. Mercado de Valores Primario. 4.7.2.2. Mercado de Valores Secundario. a) Mercado Bursátil. b) Mercado Extrabursátil.