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LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Esta Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

DEFINICIONES Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en: Archivo General de la Nación; Archivo General del Departamento; Archivo General del Municipio; Archivo General del Distrito.

Desde el punto de vista territorial, los archivos se clasifican en: Archivos de entidades del orden nacional Archivos de entidades del orden departamental Archivos de entidades del orden distrital Archivos de entidades del orden metropolitano Archivos de entidades del orden municipal Archivos de entidades del orden local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

GESTION DE DOCUMENTOS DECRETO 2609 DE 2012 La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas.

Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad.

Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas: Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características. Mantenimiento. Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. Difusión. Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos. Administración. Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier sistema de información.

Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos. a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b) La Tabla de Retención Documental (TRD). c) El Programa de Gestión Documental (PGD). d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). e) El Inventario Documental. f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos. a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

Características del documento electrónico de archivo. Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características. a) Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado. b) Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.

c) Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente). d) Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta.

Los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes metadatos. De contenido: a) Tipo de recurso de información. b) Tipo documental. c) Título del documento. d) Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. e) Clasificación de acceso (nivel de acceso). f) Fecha de creación, transmisión y recepción. g) Folio (físico o electrónico). h) Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i) Palabras clave.

De estructura: a) Descripción. b) Formato. c) Estado. d) Proceso administrativo. e) Unidad Administrativa responsable. f) Perfil autorizado. g) Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h) Serie/subserie documental.

De contexto: a) Jurídico-administrativo. b) Documental. c) De procedencia. d) Procedimental. e) Tecnológico. Parágrafo. Las entidades públicas podrán, según sus necesidades, agregar otros tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservación de los documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperación.

Neutralidad tecnológica. En la gestión de documentos electrónicos así como en los sistemas de gestión documental se deben utilizar estándares abiertos que no dependan de una tecnología en particular. Parágrafo. Las entidades públicas deben adoptar medidas en contra de la obsolescencia de hardware y software, que eviten afectar la preservación, acceso, consulta y disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del tiempo.

Del expediente electrónico. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerá los lineamientos generales que deben regular el expediente electrónico como unidad mínima del archivo electrónico documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad con lo establecido en Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el Código Único General del Proceso. El expediente debe reflejar la secuencia de las diligencias realizadas dentro de una misma actuación o trámite. Se deberán adoptar mecanismos tecnológicos adecuados para cumplir con el proceso de foliado del expediente electrónico de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias.

TRUCO DESCARTAR OPCIONES ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA GESTIÓN DOCUMENTAL

o Ley 594 de 2000. o Acuerdo 004 de 2013 del AGN. o Acuerdo 049 de 2000 del AGN.

VALLE En la implementación del proceso de organización documental se debe realizar la foliación y para esto debe específicamente A. enumerar cada folio sobre su cara recta. B. rotular los folios con un código numérico. C. marcar cada documento en la parte inferior.

VALLE Con el fin de cumplir con el proceso que se viene adelantando, se debe elaborar un expediente de la documentación de archivos electrónicos de la entidad. Por esta razón y para cumplir con lo establecido, usted señala al comité que se debe A. definir la conformación de los tomos documentales. B. organizar los documentos según su disponibilidad. C. establecer cuáles son los cuadros de clasificación. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

431 DE DISTRITO El instrumento archivístico que establece la disposición final de los documentos se denomina A. Cuadro de Clasificación Documental. B. Tablas de Retención Documental. C. Banco Terminológico. D. Manual de Archivo. Banco terminologico: estandariza la denominación de series y subseries documentales producidas en razón de las funciones administrativas transversales a la administración pública.

EVASIÓN, ELUSIÓN Y CONTRABANDO

EVASIÓN La evasión fiscal o evasión de impuestos, conocida también como fraude fiscal, es toda conducta ilícita en la que incurren personas o empresas, llámese a estos contribuyentes, de manera dolosa o culposa, y que tiene lugar cuando el contribuyente oculta u omite ingresos y bienes a las Administraciones Tributarias, o cuando sobrevalora conceptos deducibles, con el único fin de reducir el pago de una obligación tributaria (impuestos) con respecto a lo que legalmente les correspondería.

ELUSIÓN Un concepto muy relacionado con el de evasión fiscal es el de elusión fiscal. A diferencia de la evasión, la elusión fiscal hace uso de estratagemas en principio legales para reducir o evitar el pago de impuestos, pero que igualmente pervierten y perjudican el propósito del sistema tributario, al aprovechar resquicios no previstos o no solucionados por este. En ocasiones el término «evasión fiscal» se emplea de manera genérica para referirse a ambas prácticas (elusión y evasión).

DINERO NEGRO Se conoce como dinero negro todo aquel que ha evadido el pago de gravámenes fiscales. Son ganancias obtenidas en actividades ilegales o legales, pero que se evita declararlas a hacienda para evadir los impuestos. Se intenta mantenerlo en efectivo, y no ingresarlo en entidades financieras, para que no figure registrado en los movimientos bancarios y el Estado no tenga conocimiento de su existencia.

ECONOMÍA INFORMAL Una parte importante de la evasión fiscal se produce en el contexto de la economía sumergida o economía informal. Esta engloba toda una serie de conductas irregulares entre las que se encuentran no solo el impago de impuestos o fraude fiscal, sino tambien el impago de cotizaciones a la seguridad social, el incumplimientos de las normas laborales, el incumplimientos de procedimientos administrativos o la corrupcion.

MÉTODOS DE EVASIÓN FISCAL Trabajo negro Facturacion sin IVA Declaración de costos y gastos irreales Declarar menos ingresos de los reales Ingenieria fiscal para utilizar vacíos en la legislación Desobediencia o resistencia fiscal

CONTRABANDO Es la entrada, la salida y la venta clandestina de mercancías prohibidas o sometidas a derechos en el que se defrauda a las autoridades locales. También se puede entender como la compra o venta de mercancías evadiendo los aranceles, es decir evadiendo los impuestos.

MODALIDADES Se han considerado como las dos modalidades más importantes de contrabando el abierto y el técnico. Por contrabando abierto se entiende la modalidad más elemental, según la cual simplemente se evade el control legal en torno de la introducción de bienes en su transposición de fronteras. Así, ingresar mercancías por sitios diferentes a los autorizados, empleando rutas diferentes a las establecidas para el tránsito ordinario de mercancías, o en otros casos ocultando las mismas para evadir la acción de la autoridad aduanera; representan llamativos ejemplos de contrabando abierto que omitieron la verificación de la autoridad estatal.

A su vez, se entiende por contrabando técnico a la utilización de canales ordinarios de transporte e introducción de mercancías (puertos, plataformas, aeropuertos, puentes de frontera), donde la conducta maliciosa consiste en fingir declaraciones de importación, presentar documentos falsos o adulterados, trastocar valores reales de la mercancía, emplear codificación aduanera errónea, informar cantidades equivocadas, y un sinnúmero de conductas que pretenden simular un proceso de legalización de importación conforme las normas existentes sobre la materia,cuando en realidad las cantidades, los valores, la especie o la calidad de las mercancías introducidas no se ajustan a los datos declarados.

GRACIAS