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• Gabriela roca Hernandez

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ARCHIVO PERMANENTE (NAGU 2.40) Es la información básica de la entidad o área a auditar, sobre la cual deberá mantener un conocimiento actualizado de las actividades que se llevan a cabo, su estructura organizacional, el marco legislativo que le es aplicable, así como, las áreas críticas, los componentes sujetos a examen y el cumplimiento de sus logros y metas; a fin de efectuar un planeamiento y programación de auditoría efectiva. La documentación básica que conforma el Archivo Permanente, se detalle en el Manual de Auditoria Gubernamental. EXCEPCION: El cumplimiento de esta norma no es de aplicación a las Sociedades de Auditoria debido a que sus exámenes, se supeditan a la designación de la Contraloría General, debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente a las auditorias que hayan realizado en armonía con la normativa vigente. 1) EL ARCHIVO PERMANENTE EN LOS ORGANOS DE AUDITOÍA INTERNA – OAI Por ser un órgano dependiente funcional y administrativamente del organismo rector del Sistema Nacional de Control, las Oficinas de Control Interno se encuentran obligadas a implementar la NAGU 2.40 en su entidad y recopilar, clasificar y archivar la información sobre distintos aspectos del quehacer institucional. Es así que las Guías de Papeles de Trabajo emitidas por el Organismo Contralor en 1998, se establece en términos generales el contenido del Archivo Permanente, precisando que comprende un conjunto de documentos que incluyen copias y extractos de información de interés

para el auditor, los que pueden ser consultados para futuros exámenes. Aunque la orientación de tales Guías está dirigida a disponer de un archivo físico con papeles, se entiende que ello no descarta la posibilidad que el OAI pueda implementar un archivo digital de toda la información importe sobre su entidad. Un Archivo Permanente presenta la siguiente información: El primer elemento a considerar por un Archivo Permanente debería ser las normas legales que tienen relación con diversos aspectos de la actividad pública, a pesar que algunas permanecen sin cambios, pero otras sufren modificaciones importantes en el tiempo. Como ejemplo podemos citar los siguientes casos:  Ley Anual de Presupuesto  Ley de Administración Financiera el Estado  Leyes de los sistemas administrativos de Tesorería, Presupuesto,    

Contabilidad y Crédito Público. Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Directivas anuales de los sistemas de tesorería y presupuesto. Directivas emitidas por FONAFE para las entidades que conforman

la actividad empresarial del Estado, cuando es aplicable.  Circulares emitidas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. a) LEY ORGÁNICA DE LA ENTIDAD Y NORMAS QUE REGULAN SU FUNCIONAMIENTO En casi todos los casos, las entidades públicas son creadas por ley, independientemente de que pueda haberse expedido la Ley Orgánica correspondiente a cada sector del aparato del Estado. En algunos casos, existen entidades que cuentan con un Estatuto social por operar bajo las normas de la Ley General de Sociedades. Por lo tanto, el Archivo Permanente debe incluir copias de las normas legales que regulan el

funcionamiento de la entidad o también, podría ser mas practico disponer de un archivo digital con el mismo propósito. b) Organigrama estructural aprobado. c) Reglamento de Organización y Funciones y/o Estatuto debidamente d) e) f) g)

aprobado. Manual de Organización y Funciones Manuales de procedimientos o normas internas equivalentes. Flujogramas de las principales actividades de la entidad Plan operativo institucional e informe de evaluación anual y/o

Memoria h) Convenios o contratos importantes i) Resoluciones y directivas importantes emitidas por la entidad j) Presupuesto institucional autorizado y modificado final k) Estados financieros l) Informes de auditoria m) Plan anual de auditoria n) Informe de evaluación del Plan de Auditoria o) Relación de funcionarios de la entidad 2) ARCHIVO

PERMANENTE

DIGITAL

PARA

EL

CONTROL

GUBERNAMENTAL Dentro de las políticas y procedimientos establecidos en el Sistema Nacional de Control, se establece que por cada entidad sujeta a control debe implementarse un Archivo Permanente, con el propósito de reunir información de interés para su utilización y en el planeamiento de futuros exámenes. Conforme

lo

define

NAGU

2.40

las

Sociedades

de

Auditoría

Independiente que son designadas por el Organismos Contralor para realizar auditorías en las entidades del sector publico en cumplimiento del mandato fijado por la Ley N° 27785, no están obligadas a mantener un Archivo Permanente por cada entidad que examinan, sino mas bien, mantener un archivo general con las información obtenida en las auditorías realizadas.

El disponer de una fuente de información básica y actualizada, ya sea mediante un archivo permanente físico y/o digital tiene innegables ventajas para el desarrollo de la etapa de planeamiento de las auditorias, siendo las principales las siguientes:  Acelera

el

proceso

de

comprensión

de

las

actividades

y

operaciones que ejecuta la entidad pública, puesto que al contar con la información básica permitirá actualizar la data disponible en forma más rápida, a través del acceso a la página web de las entidad

si

fuera

necesario,

principalmente,

en

cuanto

al

funcionamiento de los controles internos en las áreas relacionadas con la administración financiera de los fondos públicos.  Enfoca con mayor propiedad el proceso de comprensión del marco legal y administrativo aplicable a la entidad, puesto que permite realizar una actualización más rápida sobre la información disponible, evitando que por impericia de los auditores que no están acostumbrados al manejo de la normativa aplicable, se omita

el

conocimiento

de

normas

importantes

sobre

el

funcionamiento institucional. 3) ARCHIVO PERMANETE SISTÉMICO Uno de los espacios en los que se produce información en grandes volúmenes diariamente es el sector público que está referida a temas diversos, tales como: legales, reglamentarios, normativos, financieros, contractuales y presupuestarios. Esto genera problemas a los auditores gubernamentales, dado que para realizar sus tareas tienen que mantener un conocimiento permanente, principalmente, sobre la normatividad

vigente

y

los

cambios

que

se

producen

en

las

herramientas de gestión y presupuestales que utilizan las entidades públicas para el cumplimiento de su misión. Paralelamente, el desarrollo de la tecnología de información viene cambiando para cubrir la demanda de los sistemas de comunicación contemporáneos de teléfono, video y

computadora,

motivo

por

el

cual,

los

viejos

estándares

están

actualizándose y los nuevos pasan rápidamente por las etapas de desarrollo e implementación. Esta información en muchos casos es recopilada y archivada en forma física conforme a las practicas y usos establecidos por los distintos usuarios, es decir, desde las Oficinas de Auditoría Interna del sector público y sus auditores, hasta las Sociedades de Auditoria Independiente designadas por el Organismo Contralor, para examinar los estados financieros en las entidades públicas; o en otros casos, solamente comprende una base de daos generales, exclusivamente, para uso local.