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• Andres Fernando Osorio Arbelaez

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ACTIVIDAD EVALUATIVA EJE 3

Fernando Arbeláez

Profesora María Fernanda Hernández

Fundación Universitaria del Área Andina Técnico Profesional en Procesos Administrativos Gestión por procesos Grupo 402 2020

Tabla de contenido

Introducción.......................................................................................................................................3 Importancia de los mapas de procesos en las organizaciones.............................................................4 Conclusión.........................................................................................................................................7 Bibliografía........................................................................................................................................8

Introducción

El mapa de procesos como elemento fundamental para una empresa que desea adaptarse rápidamente a los cambios que propone su entorno. El mapa de procesos es sumamente importante para una empresa para alcanzar el objetivo de negocio que plantea un proyecto específico. Para esto debemos identificar los procesos y actividades de la organización y garantizar que se incluyan todas las actividades de la empresa luego se debe seleccionar los procesos que generen un valor agregado al producto o servicio que preste la empresa, para mejorar y generar ese impacto único en el cliente ya que es quien define y califica nuestro servicio y el crecimiento de la empresa.

Importancia de los mapas de procesos en las organizaciones.

Para adaptarse rápidamente a los cambios organizacionales originados por la globalización y cambios tecnológicos las empresas deben ir evolucionando a medida que cambian los mercados y sus clientes exigen a los proveedores y a su competencia soluciones nuevas, todo esto es derivado de las nuevas tecnologías y para responder a la demanda, se cambia la metodología de la empresa y se debe definir la estructura que le permita alcanzar los objetivos y garantice la eficacia en las operaciones y es debido a esto que los procesos son sometidos a revisiones continuas para mejorar desde el interior de la empresa en la productividad y disminución de costos. Cuando se identifica la necesidad de cambio se debe buscar cual es el mejor método de cambio si es gradual con un método progresivo o si se debe hacer un cambio a corto plazo se debe elegir el método de reingeniería. Pienso que el mejor método es el progresivo debido a que es un cambio gradual y no algo impuesto es muy importante la concientización y motivación en los colaboradores para el logro de los objetivos ya que es un cambio en el método de trabajo y es algo progresivo en el que se hacen estudios para identificar las fallas, lo que necesitan nuestros clientes, se detecta las áreas potenciales de mejora, se diseñan y aplican los cambios para mejorar en la empresa, se normaliza y estabiliza el proceso y por último se crea un plan para la revisión y mejora continua. Lo mejor de este método es que se puede ir adaptando gradualmente sin generar malestar entre los colaboradores de la empresa y se pueden integrar a los objetivos lo cual genera un buen ambiente laboral y se sienten incluidos en un proyecto de mejora de la

empresa. Por otro lado está el método de reingeniería este se utiliza cuando los cambios son a corto plazo lo cual muchas veces implica un cambio radical de un proceso en el cual muchas veces genera un malestar en el que el colaborador ya que trae una manera de hacer un proceso arraigado es por lo cual implica un cambio de mentalidad ya que el proceso es totalmente nuevo, este cambio también sucede debido a la tecnología actualmente en la empresa donde laboro veo un ejemplo de algo que está sucediendo con el método de facturación que está implementando la DIAN en el cual estoy involucrado y es en el método de facturación ya que ha cambiado a facturación electrónica, es la evolución de la factura tradicional tiene la misma validez para efectos legales, sin embargo se genera, valida, expide, conserva electrónicamente y es todo atreves del correo electrónico cuando anteriormente la factura era física lo cual implicaba más costos debido a que se necesitaba la impresión de la factura un mensajero que la hiciera llegar al cliente y otros gastos logísticos. Debido a este cambio la empresa ha tenido que cambiar la forma de recepción de documentos ya es a través de un correo electrónico que se creó solo para recibir facturas y así poder darles trámite, con esta manera se puede realizar el pago a proveedores que son quienes nos entregan la materias primas de suma importancia en la empresa. Es como podemos ver que debido a un cambio en la facturación la empresa se debe adaptar a los cambios ya sea generando nuevos puestos de trabajo o reestructurando los ya existentes de la mejor manera posible sin generar posibles retrasos ni sobrecostos en las operaciones y en el pago a proveedores ya que esto puede frenar otros procesos lo cual es un riesgo ya que la empresa debe seguir produciendo y no se puede permitir un retraso en el pago a proveedores porque esto genera que también ellos retrasen en el envió de materias y sucesivamente ya que esto funciona como un engranaje un proceso lleva a otro y así sucesivamente.

Es debido a estos cambios que se debe generar un buen estudio e implementar un buen proceso y es donde debemos implementar un mapa de procesos para implementar el nuevo proceso que se ha generado con este cambio y que sirva no solo para el cambio a corto plazo sino también a futuro ya que la facturación electrónica es lo que se debe usar de ahora en adelante para todas las empresas. Podemos definir que a medida que pasa el tiempo las organizaciones deben implementar medidas y conocer su funcionamiento, por medio de los mapeos se puede tener claro los roles de cada cargo y las funciones que este debe realizar, al tener identificado los procesos se puede lograr un mejor costo beneficio y con esto lograr mejorar o detectar cambios en los procesos o subprocesos que se puedan generar o implementar cambios de manera rápida y eficiente de esta manera operar de manera eficaz , las organizaciones deben mejorar su competitividad a través de la calidad y la reingeniería en los procesos , el rendimiento de todas las áreas se puede lograr con una identificación clara y que cada empleado conozca su rol en la organización.

Conclusión

Por medio del mapa de procesos puedo concluir que es la estructura principal al momento de implementar procesos y actividades de la organización, donde se pueden identificar las oportunidades de mejora dar un mejor esquema a un proceso detectar fallas y mejorarlas para así dar un valor agregado al servicio o producto que genera la empresa. Implementar los métodos de mejora continua a los procesos para que sirvan por mucho tiempo y se adapten fácilmente a los cambios tecnológicos o los que son generados por la globalización

Bibliografía

CHRISTOPHER, Martin et al. (1994): Marketing Relacional, Díaz de Santos, Madrid. CROSS, Kelvin F., et al. (1995): Corporate Renaissance, the Art of Reengineering, Blasckwell Publishers, Cambridge, MA. Zaratiegui, J. R. (1999). La gestión por procesos: Su papel e importancia. Economía industrial, 330, 81-82. Beltrán, A. F. (2018). Implementación de facturación electrónica en Colombia. Pico, G. (2006). El mapa de procesos: elemento fundamental de un sistema de gestión de calidad para empresas de servicios en Venezuela. Revista Venezolana de Análisis de Coyuntura, 12(2), 291-309 Gestión por procesos - eje 3 pongamos en práctica William León