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• Zenaid Rodriguez

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ACTA ESTATUTARIA O CONSTITUTIVA Un acta constitutiva es el documento necesario y obligatorio para la formación legal de una organización o sociedad, que debe estar redactada y contener datos fundamentales según algunos parámetros comunes, y debidamente firmada por quienes serán integrantes de la sociedad. Desde organizaciones deportivas, de actividad sin fines de lucro, no gubernamentales, organizaciones empresariales y comerciales, de trabajo cooperativo, cualquiera sea el tipo y finalidad de la organización es necesaria un acta constitutiva. Como decíamos, un acta constitutiva debe tener datos básicos, necesarios y fundamentales para que legalmente actúe como un acta constitutiva, “piedra” fundadora de toda organización. Para actividades mercantiles o empresariales, existen pautas fijadas de cómo redactar este tipo de documento. Antes de todo, tres datos de todas las personas que constituyen la sociedad: nombre, domicilio y nacionalidad de cada una de ellas. Luego, el objeto de la asociación, que se denomina “objeto social”, y donde se debe especificar las actividades que cada persona está autorizada a realizar dentro de la organización. Un dato importante es la razón social, que es, nada más ni nada menos, que el nombre de la sociedad que se está gestando, y que incluye el nombre de todos sus socios, aunque en el caso de que esto no sea posible, puede nombrarse sólo uno y agregar “y compañía” como un complemento. Éste tipo de nombre es característico de las sociedades de responsabilidad limitada (s.r.l). Por ejemplo, en sociedades anónimas (s.a) se utiliza la denominación social, que no debe llevar el nombre de ninguno de sus socios. A continuación, deben especificarse la duración de la sociedad, que la tradición ha impuesto nombrar como lapso “99 años”, pero no es algo arbitrario, y puede determinarse la cantidad de tiempo (en años) que los socios convengan. Además, se debe especificar el domicilio social que, es el lugar donde los socios se reúnen, y que funciona, legalmente, como el domicilio válido para realizar cualquier trámite. Luego, se deben nombrar las aportaciones, que conformarán entre todas, el capital social, y puede estar nominado en dinero o en especie (trabajo). Determinados los

aportes de los socios, se determinarán las formas de administración, el nombramiento de administradores y las facultades que tendrán los mismos. Por último, se consignarán las formas de distribución de utilidades y pérdidas, el importe del fondo de reserva y las pautas en casos de disolución, que sentará las bases para liquidar una sociedad mercantil si en algún momento se decide finalizarla, por diferentes situaciones o circunstancias. Nombre: En derecho mercantil se le llama también denominación o razón social y se define como el conjunto de caracteres que identifican a una individualidad, distinguiéndola de los demás. Domicilio: Es el lugar donde se harían la principal sede de negocios de una sociedad mercantil. En materia de sociedades mercantiles el domicilio por práctica común se determina en una ciudad, sin especificar número, calle o colonia. Una persona moral o sociedad mercantil puede tener uno o demás domicilios siempre y cuando esto quede plasmado en el acta constitutiva, poder señalar un domicilio principal y varios accesorios, al domicilio principal se le conoce como domicilio matriz y a los accesorios como sucursales, para efectos legales puede utilizar uno u otro indistintamente. Nacionalidad: La nacionalidad de las sociedades mercantiles será mexicana cuando las mismas se conformen de acuerdo a las leyes de nuestro país, y que establezcan su domicilio en el mismo en caso contrario se consideran extranjeras.

CONSTITUCIÓN DE LAS SOCIEDADES MERCANTILES Actualmente para constituir una empresa, las figuras jurídicas más usadas son las sociedades anónimas y las cooperativas, estas últimas por los esfuerzos gubernamentales para desarrollar este tipo de sociedades y las facilidades crediticias que se les están otorgando a las mismas. En ambos casos, los pasos y las obligaciones legales que se deben llevar a cabo para su constitución, reconocimiento legal y para su puesta en marcha, son muy similares y se podían resumir así: 1.- El primer paso formal para constituir una empresa consiste realizar la Reserva del nombre; para ello los socios deben dirigirse al registro mercantil y en el deberán: Comprar y llenar una ficha, en la cual se debe indicar la denominación solicitada. Cancelar la tarifa correspondiente a la reserva del nombre que es la equivalente a 18.800 Bs. Una vez reservado el nombre, deberán esperar tres días hábiles mientras se averiguar si el mismo está libre o ya está siendo utilizado por otra sociedad. En el caso de estar ya en uso, el solicitante deberá buscar otro nombre y llenar nuevamente esta ficha; así mismo deberá esperar tres días hábiles

para tener una respuesta. Si el nombre está libre se deberá cancelar por caja el costo del registro, para luego hacer la debida presentación del acta constitutiva. 2.- Redactar el acta constitutiva, esto previa la elaboración de los estatutos por parte de los miembros de la organización. Una vez redactada el acta constitutiva y antes de su la presentación ante el registro, se debe aperturar una cuenta bancaria a nombre de la empresa, en esta cuenta que es provisional, se depositará el aporte hecho en efectivo por cada uno de los accionistas y depende del tipo de sociedad que se esté creando. 3.- El abogado debe visar el documento constitutivo de la empresa, en el colegio de abogados correspondiente en este documento debe quedar claro quién será la persona encargada de ejercer las funciones del comisario, el cual obligatoriamente deberá ser un profesional graduado en las carreras de administración, contaduría o economía, este puede ser socio o no de la organización. 4.- El abogado junto a los socios deben llevar el acta constitutiva al Registro mercantil para su presentación legal. Además del acta deberán presentar los siguientes requisitos: 1. Fotocopia de la cédula de identidad de cada uno de los socios o accionistas. 2. Balance mobiliario (balance inicial o de apertura), firmado por un contador público o administrador y visado por el respectivo colegio. 3. Carta de aceptación del cargo de comisario. 4. Autorización de los cónyuges de los accionistas. 5. Si hay aportes de bienes inmuebles, vehículo o maquinaria pesada, copia del título de propiedad. 6. Comprobante bancario, en el que consten los aportes en efectivo hechos por cada uno de los socios. Una vez inscrita la empresa en el registro mercantil, los propietarios están en la obligación de publicar el documento constitutivo de la misma, en un diario de circulación nacional, esta es otra de las obligaciones iniciales de todo comerciante, está publicación deberá hacerse dentro de los primeros quince días hábiles. 7.- Adquirir los libros de contabilidad obligatorios establecidos en el Código de comercio y llevarlos al Registro Mercantil junto a un documento en el cual se solicite el sellado de estos, para poder hacer uso de ellos. Los libros serán entregados a los tres días hábiles de su entrega en el registro. Por este concepto se deberán cancelar 11.000 bolívares por cada uno de los libros. Luego se deberán realizar los respectivos asientos de apertura, esto a manos de un contador público. 8.- Solicitar ante las oficinas del SENIAT o a través de Web http://www.seniat.gov.ve/, del registro de identificación fiscal,

la

página

8.- Inscribir a la empresa y a sus trabajadores en el Instituto Venezolano de Seguros Sociales. Para ello los socios deberán solicitar ante las oficinas del IVSS los siguientes formatos: (14-01) y el (14-02), estos formatos también están disponibles

en la página Web http://www.ivss.gov.ve/.La planilla denominada forma (14-01), se utiliza para inscribir a la empresa ante este instituto, esta inscripción se deberá realizar dentro de los tres días siguientes al inicio de actividades. Esta forma (1401), deberá ser llenada en original y dos copias y a ello se le deberá anexar: 1. Fotocopia de registro mercantil. 2. Fotocopia de RIF. 3. Fotocopia de la factura telefónica y/o electricidad de la empresa. 4. Copia de documento de propiedad o arrendamiento del inmueble. 5. Última declaración del Impuesto Sobre la Renta (mínimo 3 años). 6. Copia de la Cédula de identidad del Representante legal. 7. Solvencia del Seguro Social (si la empresa tiene más de un año inscrita en el Registro Mercantil) La planilla denominada registro de asegurado, forma (14-02), es utilizada para registrar ante esta institución a cada uno de los empleados de la empresa, así como a sus familiares que estén calificados, conforme a la ley de Seguro Social. La afiliación la debe realizar el patrono dentro de los 3 días siguientes desde que un trabajador comienza su relación laboral. Este formulario deberá presentarse ante la oficina administrativa correspondiente en dos (2) ejemplares, con copia de la cédula de identidad y la forma 14-01. Además, se debe anexar una copia de los siguientes documentos: 1. Fotocopia de la Cédula de identidad del trabajador a afiliar. 2. Constancia de trabajo firmada por el patrono. 3. Copia de la cédula del patrono. 10. -Solicitar el permiso de funcionamiento ante la Alcaldía del municipio donde esté ubicada la empresa.