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Introducción

Los papeles de trabajo representan los elementos de prueba de la realización del trabajo de auditoría. Constituyen, además, la base para la preparación del informe de auditoría y para la evaluación del desempeño del equipo de trabajo como su importancia en elaboración. Como propósito de los papales de trabajo se puede mencionar que busca tener un registro ordenado y sistemático del trabajo realizado, ya que en ellos se deja evidencia de las revisiones de todo lo planificado al inicio de la auditoría. Los papeles de trabajo se clasifican de manera que se le facilite al auditor realizar una mejor ejecución del trabajo auditado, obteniendo así los resultados planificados al inicio.

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PAPELES DE TRABAJO

La Norma Internacional de Auditoria 230 nos da las bases y lineamientos para preparar papeles de trabajo de forma oportuna, y nos dice que toda documentación debe ser suficiente y adecuada para poder sustentar la opinión de auditoría de estados financieros. Los Papeles de Trabajo son un conjunto de documentos físicos o en archivos electrónicos que resulta útil para el auditor ya que proporciona evidencia de la auditoria que se planificó y ejecutó, y sirve para sustentar la opinión de auditoría. Los papeles de trabajo registran los procedimientos de auditoría aplicados, las conclusiones obtenidas por el auditor.

Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de documentación, (Calidad Vs Cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de auditoria, es decir, certificando o validando información o actuaciones físicas que se tuvo a la vista, mediante marcas y referencias previamente definidas, tales como: √ Verificado y cruzado contra registros contables. ∑ Sumado % Porcentaje observado. ₫ Totalizado ≈ Cifras verificadas. ∞ Soportes originales vistos. ... entre otras.

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Propósito de los papeles de trabajo:

El objetivo global de los papeles es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que la auditoría se realizó de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Los propósitos principales de los papeles de trabajo son ayudar a organizar y coordinar las fases de la auditoría, proporcionar información que será incluida en el informe de auditoría y servir como respaldo de la opinión del auditor. También sirven como evidencia en caso de demandas legales, etc. 1.) Organización y coordinación del examen de auditoría: a través de los papeles se puede revisar y supervisar el trabajo en terrenos de las distintas etapas de la auditoría y verificar hallazgos. 2.) Información a incluir en el informe de auditoría: la evidencia para la preparación de los estados financieros básicos que componen el informe, están respaldados por los papeles de trabajo. 3.) Respaldo de la opinión del auditor: tienen evidencia sobre que el trabajo fue planeado y se basó sobre la revisión de los controles internos, que hubo una correcta supervisión y que se revisó suficiente evidencia competente. 4.) Evidencia Legal: los auditores pueden tener la necesidad de usar papeles de trabajo para apoyar su afirmación de que realizaron la auditoría de un modo profesional, que ejercieron el debido cuidado y que no fueron negligentes en la realización de la revisión. 5.) Informes especializados: los papeles pueden entregar información necesaria para la preparación de informes a la administración, informes a

instituciones

información.

gubernamentales

o

porque

el

cliente

necesita

4 6.) Guía para auditorías subsecuentes: los papeles del año anterior sirven como base para el trabajo de auditoría del año siguiente, en ellos se encuentra información valiosa. Esto también se hace aplicable entre distintas firmas de auditoría.

Importancia de los Papeles de trabajo:

a) Ayudan al auditor al desarrollo de su trabajo, ya que sirven para planificar y ejecutar correctamente su labor de auditoría. b) Ayudan a supervisar y revisar el trabajo de auditoría. c) Ofrecen un soporte importante para la opinión de auditoría y son prueba de que el trabajo se realizó conforme a las NIA. d) Permiten que el trabajo ejecutado pueda ser revisado por un tercero. e) Fomentan un enfoque metódico de la labor que se lleva a cabo. f) En el caso relativamente raro de una acción legal, sirven al auditor como prueba para la defensa de su posición en los asuntos que implican negligencia y fraude. g) Sirven como guía para auditorías recurrentes (subsecuentes o futuras auditorías), al mismo cliente. h) Si los registros de un cliente sufren algún percance, los papeles completos de trabajo podrían ayudar a su reconstrucción.

“El objetivo fundamental de los papeles de trabajo es suministrar evidencia de los procedimientos de trabajo realizados y los comentarios detallados que respaldan la opinión”

5 1. Los papeles de trabajo sirven como base en las decisiones y conclusiones de la auditoría. 2. Estos están compuestos por todos los datos que se han compilado durante el curso de la auditoría externa (independiente) y también durante el proceso de una auditoría interna. Estos datos apoyan los principios, normas y procedimientos de auditoría que se realizaron durante el examen. 3. En muchos casos la preparación de los papeles de trabajo puede anteceder al examen del control interno y el examen de la evidencia puede conducir a la preparación de los papeles de trabajo. 4. No existen formas “estándar” para los papeles de trabajo. Esto se da porque el desarrollo de una auditoría utiliza un enfoque de juicio profesional y cada encargo presenta sus particularidades, por lo que los papeles de trabajo deben diseñarse de tal manera que estén acorde con las necesidades de cada entidad auditada. 5. Deberán igualmente facilitar una evaluación rápida de los resultados de la parte correspondiente del trabajo de auditoría. 6. Estos papeles constituyen el registro material que el auditor conserva del trabajo planificado y ejecutado, incluyendo los procedimientos empleados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones formuladas. 7. Normalmente incluyen flujogramas, notas sobre procedimientos contables, cuestionarios

de control interno, programas

de auditoría,

análisis,

memorandos, cartas de confirmación y de manifestaciones, resúmenes de documentos del cliente, listas, notas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor, entre otros. 8. Así mismo, se podría decir que los papeles de trabajo y su contenido son fiel reflejo del grado de confianza que tiene el auditor en los sistemas de control interno de la entidad sujeta a examen.

6 9. En materia de técnica de auditoría, estos abarcan todos los impresos utilizados desde la fase de pre auditoría hasta las conclusiones finales. Esta generalidad precisa por consiguiente ser aceptada para que se pueda comprender cuál es el verdadero concepto de los papeles de trabajo. Los

papeles

de trabajo

pueden tener

tres finalidades

distintas y

fundamentales: a) Ser presentados al cliente para evidenciar el trabajo realizado. b) Servir de elemento para el control interno y las conclusiones del auditor. c) Servir de pieza clave para las conclusiones fiscales y demostraciones del impuesto a la renta

De acuerdo con estas finalidades pueden: a)

Indicar la conclusión de servicios por los auditores;

b)

Indicar el proceso de auditoría aplicado en el desarrollo de las tareas;

c)

Indicar el estado fiscal de la empresa en carácter también de conclusión.

Clasificación de papeles de trabajo:

Los papeles de trabajo usualmente suelen agruparse en 2 rubros que son:  Papeles de trabajo de Archivo permanente  Papeles de trabajo de uso continuo

Archivo permanente: Son aquellos papeles, que la necesidad de utilizarlos sobrepasa 1 año, Ejemplo:

7  Contratos mayores a un año.  Actas.  Manuales de procedimientos.  Constituciones etc. Archivo de uso continuo: Son aquellos papales, que se utilizan con regularidad y que su uso es menor al de un año. Ejemplo:  Contratos menores a un año.  Centralizadoras, Sumarias, analíticas, Sub-analíticas, cedulas de detalle, etc. Requerimientos mínimos de las cedulas de auditoria: Los papeles de trabajo deben de presentarse con estética y formalidad contando con aspectos específicos como lo son:  Encabezado  Título del papel de trabajo  Índice  Identificación de la persona que lo realiza y lo supervisa,  Fecha  Marcas de auditoria. Referencia en el uso de marcas de Auditoria: Los papeles de trabajo deben referenciarse de forma entendible, de forma física y electrónicamente, esto con el fin de llevar un mejor control y hacer una auditoria simple y práctica.

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Conclusión

Para la elaboración de los papeles de trabajo como suma importancia es la de dejar evidenciado que se realizó un análisis profundo de la situación de la entidad, y que fueron expuestos ante la gerencia todas aquellas situaciones que se encontraron en la revisión realizada. Es importante que durante la revisión de una auditoría los papeles de trabajo reflejen las conclusiones finales que el auditor determinó para formar una opinión en base a las evidencias obtenidas. La finalidad de los papeles de trabajo trata de facilitar al auditor su trabajo, con ello se busca que las evidencias obtenidas a lo largo de la revisión del encargo de auditoría sean oportunas para la toma de decisiones en base al informe presentado.

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Bibliografía

www.auditool.org/blog/auditoria-externa/306 Papeles de trabajo en auditoría Lic. Marco Hernando Bonilla Martinez

www.auditool.org/blog/auditoria-externa/1800 Nía 230 documentación de la auditoria Lic. Vladimir Martínez R.

(NIAS) Normas Internacionales de Auditoría