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• Bladimir Castro Garcia

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OBJETIVO DEL CURSO Diseñar

y

elaborar

un adecuado sistema de documentación y papeles de trabajo, para el proceso de auditoria, aplicando la normatividad vigente y pertinente,

CONTENIDO DEL CURSO DEFINICIONES OBJETIVOS NATURALEZA Y CARACTERISTICAS LA RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR LOS PAPELES DE TRABAJO Y LA EVIDENCIA DE AUDITORIA LEGAJOS Y ARCHIVO

DEFINICIONES Comprenden la totalidad de los documentos NAG preparados o recibidos por los auditores 224.09 gubernamentales, que en conjunto CGR. constituyan un compendio de las pruebas realizadas durante el proceso de auditoria y de las evidencias obtenidas para llegar a formarse una opinión o abstenerse de ella. El auditor debe mantener un registro del trabajo realizado en forma de papeles de trabajo.

NAG USA 4.34

DEFINICIONES Son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, SAS 41 las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas. El auditor debe documentar en los papeles de trabajo que él prepare u obtenga, todo aquello que sea NIA 9 importante para evidenciar que el examen se efectuó de acuerdo con normas de Auditoría.

OBJETIVOS Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas. Facilitar y servir como evidencia de la supervisión y revisión del trabajo de auditoria. Evidenciar el cumplimiento de las Normas de Auditoria.

OBJETIVOS Fundamentar responsabilidades previstas por disposiciones legales vigentes (Ejm. Leyes Nrs. 843, 1178, etc.). Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeño técnico de los auditores.

NATURALEZA Y CARACTERISTICAS CANTIDAD Y CONTENIDO ORGANIZACIÓN SUGERIDA CARACTERISTICAS Y REQUISITOS REFERENCIACION CORREFERENCIACION MARCAS DE AUDITORIA INFORMACION MINIMA REQUERIDA DEFICIENCIAS MAS COMUNES.

CANTIDAD Y CONTENIDO LA CANTIDAD Y CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO DEPENDEN DE:

La Magnitud de la entidad y la naturaleza de la auditoria e informe a emitir Las características y condiciones de los respaldos de la información a ser auditada. Los requisitos en las áreas de mayor riesgo para una correcta supervisión y revisión del trabajo. El grado de confiabilidad en los controles internos.

ORGANIZACIÓN SUGERIDA PARA AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS

Cédula Sumaria Cédula de Excepciones Cédula de Ajustes Cédula de Deficiencias Programas de Auditoria Cédulas de trabajo

(A) (A-I) (A-II) (A-III) (A-IV) (A-1)

ORGANIZACIÓN SUGERIDA A

CEDULA SUMARIA

Incluyen el detalle de los saldos de cada uno de los rubros o componentes de los estados financieros bajo examen. En base a esta planilla se organizan en forma ordenada las cedulas que sustentan el trabajo realizado.

ORGANIZACIÓN SUGERIDA CEDULA DE EXCEPCIONES

Incluye aquellas evidencias que contradicen los objetivos de los estados financieros o crean dudas respecto a la efectividad de un control, en el cual se confiaba inicialmente para respaldar un objetivo de auditoria determinado. Este tipo de evidencia se relaciona con errores e irregularidades.

ORGANIZACIÓN SUGERIDA CEDULA DE AJUSTES PROPUESTOS

En esta cedula se documentan aquellos ajustes que afectan la razonabilidad del rubro o cuenta examinado, como consecuencia de la identificación de desviaciones a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

ORGANIZACIÓN SUGERIDA CEDULA DE DEFICIENCIAS

Incluye las observaciones o debilidades que representan incumplimientos de los procedimientos de la estructura de control; es decir, procedimientos y técnicas que hacen falta para asegurar el logro de los objetivos de los diferentes sistemas.

ATRIBUTOS DE LAS DEFICIENCIAS Los atributos de las deficiencias de control interno son: 1 2 3

4 5

ATRIBUTOS DE LAS DEFICIENCIAS Es la revelación de:

es decir la deficiencia o debilidad, tal como fue encontrada durante la auditoria. La redacción implica señalar en lo posible la cantidad de errores en forma breve pero suficiente.

ATRIBUTOS DE LAS DEFICIENCIAS Es la revelación de: es decir la referencia a leyes, normas de control interno, manuales de funciones y procedimientos, políticas y cualquier otro instructivo por escrito; o en ciertos casos el sentido común y en otros el criterio del auditor.

ATRIBUTOS DE LAS DEFICIENCIAS Es la revelación del origen del:

lo cual constituye una gran ayuda para orientar adecuadamente la recomendación.

ATRIBUTOS DE LAS DEFICIENCIAS Es el riesgo del resultado potencial que surge de mantener el actual procedimientos o condición al comparar lo que es con lo que debe ser La identificación del efecto es muy importante para resaltar la magnitud del problema.

ATRIBUTOS DE LAS DEFICIENCIAS Constituye el criterio del auditor para la:

identificadas y debe reflejar el conocimiento y buen juicio con relación a lo que mas conviene a la entidad. Una buena recomendación se basa en el análisis de los recursos y en la consideración costo-beneficio de la misma.

DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO EJEMPLO:

La Entidad no ha efectuado la actualización a moneda constante de los rubros no monetarios incluidos en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio.

DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO EJEMPLO:

Este aspecto, incumple lo establecido en la Norma de Contabilidad N° 3, emitida por el Consejo Técnico Nacional de Auditoría y Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia, respecto de la reexpresión de los estados financieros a moneda constante.

DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO EJEMPLO:

Lo anterior se debe a la falta de inducción y capacitación del personal sobre los principios y normas de contabilidad vigentes, así como a la falta de revisión de los registros contables.

DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO EJEMPLO:

Esta omisión genera distorsión de la información financiera, ocasionando su falta de confiabilidad y de que la misma no se constituya en una herramienta útil para la toma de decisiones gerenciales.

DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO EJEMPLO:

Recomendamos a la Gerencia de la entidad, la elaboración y ejecución de programas de capacitación del personal encargado de los registros contables, así como asignar responsabilidades en las funciones de supervisión de los mismos.

ORGANIZACION SUGERIDA PROGRAMAS Incluyen los pasos detallados o de a ser DE TRABAJO procedimientos

ejecutados para:

definidos para cada ciclo operativo y rubro o componente de los estados financieros. Deben ser elaborados en la etapa de planificación.

ORGANIZACION SUGERIDA CEDULAS SUSTENTATORIAS A-1

Son las planillas subsumarias en las cuales se desglosan saldos resumidos o generales de los estados financieros, o papeles de trabajo que elaboran el auditor con el propósito de documentar el: respecto de un determinado objetivo de auditoria aplicable a la cuenta analizada.

ORGANIZACION SUGERIDA PARA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Conclusión sobre el componente PPC-1 Resumen de deficiencias PPC-2 Resumen de controles PPC-3 Resumen de controles clave PPC-4 Planilla de deficiencias PPC-5 Cuestionario PPC-6 Respaldo a respuestas PPC-7 Flujogramas y narrativos PPC-8 Pruebas de recorrido PPC-9 Programa de cumplimiento PPC-10 Planillas de prueba PPC-11

CARACTERISTICAS Y REQUISITOS

LOS PAPELES DE TRABAJO DEBEN SER:

CLAROS Cualquier lector debe estar en condiciones de entender el propósito, naturaleza, alcance y conclusiones sobre el trabajo realizado.

en consecuencia, jamás deben ser la base o punto de partida para un interrogatorio.

CONCISOS Los papeles de trabajo deben contener únicamente datos y aspectos relevantes para el logro de los objetivos. Deben ser:

sin comentarios excesivos que dificultan su revisión y adecuada interpretación.

PERTINENTES Los papeles de trabajo solo deben incluir información y datos relacionados con los

los cuales deberán constituirse en soporte suficiente y competente para la formación de un juicio profesional.

OBJETIVOS La información contenida en los papeles de trabajo debe reflejar las actividades, operaciones y hechos,

independientemente del auditor que elabore los mismos. (Criterio de imparcialidad).

ORDENADOS Deben ser archivados bajo un sistema uniforme, coherente y lógico de ordenamiento, de tal forma que facilite la supervisión y el acceso a cualquier información. A

DISPONIBILIDADES CUENTA Caja Bancos Dep. a P.F. Total

SALDO Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

A-1

CAJA CUENTA Caja Chica Caja M/N Caja M/E. Total

SALDO Bs 5.000 15.000 20.000 40.000

A-1/1

CAJA CHICA CUENTA Caja Chica 1 Caja Chica 2 Caja Chica 3 Total

SALDO Bs 1.000 2.000 2.000 5.000

INTEGROS Para que un papel de trabajo pueda ser considerado como tal, debe ser: es decir, deberá constituirse en testimonio suficiente e inequívoco del trabajo realizado y de las razones que fundamentan las conclusiones alcanzadas.

REFERENCIACION Es un sistema de codificación utilizado para organizar y archivar los papeles de trabajo, de tal forma que facilite la identificación y el acceso a los mismos para propósitos de supervisión, consulta o demostración del trabajo realizado. A-1

A-2

A-3

REFERENCIACION Reglas para el uso: Se asignará una codificación alfanumérica para identificar la sección del legajo o el rubro de los estados financieros al cual corresponden los papeles de trabajo. A

DISPONIBILIDADES CUENTA Caja Bancos Dep. a P.F. Total

SALDO Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

B

CTAS. A COBRAR CUENTA Deudores Proveedores Clientes Total

SALDO Bs 10.000 150.000 240.000 400.000

REFERENCIACION Las referencias deben ser escritas en color diferente al utilizado en el resto de la cédula, preferentemente en Color Rojo y en el ángulo superior derecho de la hoja. A

DISPONIBILIDADES CUENTA Caja Bancos Dep. a P.F. Total

SALDO Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

REFERENCIACION En el caso de una referenciación alfanumérica, se debe utilizar una misma letra para identificar los papeles de trabajo correspondientes a igual rubro o componente, asignando un número correlativo según A A-1 el orden de DISPONIBILIDADES CAJA archivo. CUENTA SALDO CUENTA SALDO Caja Bancos Dep. a P.F. Total

Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

Caja Chica Caja M/N Caja M/E. Total

Bs 5.000 15.000 20.000 40.000

REFERENCIACION Para identificar cedulas que pertenecen a una misma cuenta y análisis correspondiente, es conveniente el desglosar la referenciación con subíndices, guiones y quebrados. A

DISPONIBILIDADES CUENTA Caja Bancos Dep. a P.F. Total

SALDO Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

A-1

CAJA CUENTA Caja Chica Caja M/N Caja M/E. Total

SALDO Bs 5.000 15.000 20.000 40.000

A-1/1

CAJA CHICA CUENTA Caja Chica 1 Caja Chica 2 Caja Chica 3 Total

SALDO Bs 1.000 2.000 2.000 5.000

REFERENCIACION Cuando por cualquier razón válida se haya eliminado un papel de trabajo, deberá explicarse en la hoja anterior o siguiente a la cedula retirada, que su referencia “no fue utilizada”. A-2/1 BANCO UNION CUENTA Cta.Cte M/N Cta.Cte M/E Total

SALDO Bs 20.000 50.000 70.000

A-2/2

A-2/3 No Utilizada

A-2/4

BANCO MERCANTIL

BANCO NACIONAL

CUENTA

CUENTA

Cta.Cte M/N Cta.Cte M/E Total

SALDO Bs 35.000 50.000 85.000

Cta.Cte M/N Cta.Cte M/E Total

SALDO Bs 35.000 50.000 85.000

CORREFERENCIACION También llamado “Cruce de referencias”, es utilizada con el propósito de indicar que una cifra o dato dentro de una cédula tiene relación directa con igual o iguales cifras o datos que figuran en otros papeles de trabajo. A

DISPONIBILIDADES CUENTA

SALDO Bs Caja A-1 40.000 Bancos 250.000 Dep. a P.F. 410.000 Total 700.000

A-1

CAJA CUENTA Caja Chica Caja M/N Caja M/E. Total

SALDO Bs 5.000 15.000 20.000 40.000 A

CORREFERENCIACION Las correferencias deben ser escritas en color diferente al utilizado en el resto de la cédula, preferentemente en color rojo y alrededor de cada partida o dato trabajado. A

DISPONIBILIDADES CUENTA

SALDO Bs Caja A-1 40.000 Bancos 250.000 D.P.F. 410.000 Total 700.000

A-1

CAJA CUENTA Caja Chica Caja M/N Caja M/E. Total

SALDO Bs 5.000 15.000 20.000 40.000 A

CORREFERENCIACION La correferenciacion se logra utilizando siempre dos referencias, una va y otra que viene.

A

DISPONIBILIDADES CUENTA

SALDO Bs Caja A-1 40.000 Bancos 250.000 D.P.F. 410.000 Total 700.000

A-1

CAJA CUENTA Caja Chica Caja M/N Caja M/E. Total

SALDO Bs 5.000 15.000 20.000 40.000 A

CORREFERENCIACION La correferenciacion se logra utilizando siempre dos referencias, una va y otra que viene.

A

DISPONIBILIDADES CUENTA

SALDO Bs Caja A-1 40.000 Bancos 250.000 D.P.F. 410.000 Total 700.000

A-1

CAJA CUENTA Caja Chica Caja M/N Caja M/E. Total

SALDO Bs 5.000 15.000 20.000 40.000 ?

CORREFERENCIACION Solamente se deben correferenciar cifras idénticas.

A

DISPONIBILIDADES CUENTA

SALDO Bs Caja A-1 40.000 Bancos 250.000 D.P.F. 410.000 Total 700.000

A-1

CAJA CUENTA Caja Chica Caja M/N Caja M/E. Total

SALDO Bs 5.000 15.000 20.000 40.000 A

CORREFERENCIACION Solamente se deben correferenciar cifras idénticas.

A

DISPONIBILIDADES CUENTA

SALDO Bs Caja A-1 40.000 Bancos 250.000 D.P.F. 410.000 Total 700.000

A-1

CAJA CUENTA Caja Chica Caja M/N Caja M/E. Total

SALDO Bs 5.000 15.000 20.000 40.500 A

CORREFERENCIACION La posición de la referencia respecto de una cifra debe indicar la dirección a la cual esta se dirige. La referencia hacia la planilla de la cual proviene una cifra debe colocarse a la izquierda o arriba de dicho importe:

A

DISPONIBILIDADES CUENTA Viene de: Caja A-1 Bancos D.P.F. Total

SALDO A-1 Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

CORREFERENCIACION La posición de la referencia respecto de una cifra debe indicar la dirección a la cual esta se dirige. La referencia hacia una cifra que se lleva de atrás hacia delante se coloca a la derecha o debajo del importe a referenciar:

A-1

CAJA CUENTA SALDO Bs Caja Chica 5.000 Caja M/N 15.000 Caja M/E. 20.000 Total 40.000 A A Va Hacia:

CORREFERENCIACION Debe tratarse de que las correferencias vayan de lo general a lo particular. A

DISPONIBILIDADES CUENTA

SALDO Bs Caja A-1 40.000 Bancos 250.000 Dep. a P.F. 410.000 Total 700.000

A-1

CAJA CUENTA Caja Chica Caja M/N Caja M/E. Total

SALDO Bs 5.000 15.000 20.000 40.000 A

MARCAS DE AUDITORIA CONCEPTO:

Son señales o tildes que utiliza el auditor para indicar en forma resumida, la aplicación de un determinado procedimiento. A DISPONIBILIDADES

CUENTA Caja Bancos Dep. a P.F. Total

T/R

SALDO Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

Verificado

MARCAS DE AUDITORIA Al igual que las referencias y correferencias, las marcas deben ser escritas al costado de la partida o saldo trabajado con lápiz o tinta de color rojo. A

A

DISPONIBILIDADES

DISPONIBILIDADES

CUENTA

CUENTA

Caja Bancos Dep. a P.F. Total

SALDO Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

A la izquierda

Caja Bancos Dep. a P.F. Total

SALDO Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

A la derecha

MARCAS DE AUDITORIA Para referenciar un conjunto de cifras y evitar la repetición de la marca en cada una de ellas, es conveniente utilizar flechas o llaves. A

A

DISPONIBILIDADES

DISPONIBILIDADES

CUENTA

CUENTA

Caja Bancos Dep. a P.F. Total

SALDO Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

Caja Bancos Dep. a P.F. Total

SALDO Bs

40.000 250.000 410.000 700.000

MARCAS DE AUDITORIA Cuando una o varias marcas sean utilizadas en distintas cedulas, el T/R podrá ser referenciado a la cedula que contiene las respectivas explicaciones. A A-1 DISPONIBILIDADES CUENTA Caja Bancos Dep. a P.F. Total

T/R

SALDO Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

Verificado

DISPONIBILIDADES CUENTA Caja Bancos Dep. a P.F. Total

SALDO Bs 40.000 250.000 410.000 700.000

Ver t/R en A

MARCAS DE AUDITORIA Dentro de una misma planilla o cedula de trabajo no se debe utilizar una misma marca para explicar la ejecución de procedimientos diferentes. A INVENTARIOS CUENTA SALDO Bs Papelería 10.000 Materiales 20.000 Folders 30.000 Total 60.000

T/R

Verificado Nota de Ingreso Verificado factura

MARCAS DE AUDITORIA Dentro de una misma planilla o cedula de trabajo no se debe utilizar una misma marca para explicar la ejecución de procedimientos diferentes. A INVENTARIOS CUENTA SALDO Bs Papelería 10.000 Materiales 20.000 Folders 30.000 Total 60.000

T/R

Verificado Nota de Ingreso Verificado factura

MARCAS DE AUDITORIA El auditor que haya utilizado una marca deberá inicialar la misma al final de la explicación, como constancia de haber realizado satisfactoriamente el procedimiento aplicado. A INVENTARIOS CUENTA SALDO Bs Papelería 10.000 Materiales 20.000 Folders 30.000 Total 60.000

T/R

Verificado Nota de Ingreso JRC Verificado factura JRC

INFORMACION MINIMA REQUERIDA Referencia o codificación de la cédula Fecha e iniciales del auditor Fecha e iniciales del supervisor Nombre de la entidad auditada Tipo de auditoria y periodo que cubre el examen Referencia al Procedimiento del Programa de Auditoria Identificación de la cuenta o ciclo auditado.

INFORMACION MINIMA REQUERIDA Título o propósito de la cédula. Objetivo del trabajo Alcance del procedimiento realizado y de ser aplicable, el método de selección de la muestra. Descripción del trabajo realizado (Aclaración de las marcas utilizadas y análisis de auditoria) La conclusión de los procedimientos aplicados y sus resultados.

INFORMACION MINIMA REQUERIDA PTO # 5 DE C-IV

HECHO POR ABCFECHA 31/03/XX REVISADO POR JRCFECHA 01/04/XX

C-3

EMPRESA MULTINACNIONAL S.A. Auditoria de Estados Financieros al 31/12/XX

ACTIVO FIJO ANÁLISIS DE LA ACTUALIZACION A MONEDA CONSTANTE CUENTA Terrenos Edificios Vehículos Muebles y Enseres Equipos Otros TOTAL

VALOR 01/01/XX 40.000 50.000 200.000 120.000 400.000 20.000 830.000

ACTUALIZACION 300 375 1.500 5.000 3.000 150 10.325

SALDO 31/12XX 40.300 50.375 201.000 125.000 403.000 20.150 840.325

1

a

b

T OBJETIVO:Verificar la razonabilidad de la actualización de los activos fijos a moneda constante al 31/12XX SELECCIÓN:Muestreo a criterio ALCANCE: 97 % Representado por: E 820.175 x 100 T/R 840.325 T Sumado a satisfacción Extractado de libro mayor y Balance General al 31/12XX T/C inicio 8,00 y finalización 8,06 según publicacion BCB El importe de la actualización es incorrecto. Ver Ajuste N° 1 en C - II CONCLUSIÓN:Sujeto al ajuste propuesto, el saldo de la cuenta es razonable al 31/12/XX

a

b

1

LA RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR

PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

CONSERVACION PROTECCION CONFIDENCIALIDAD ACCESO.

Y

Y

PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son propiedad del auditor o entidad auditora. Este derecho de propiedad está sujeto a las limitaciones impuestas por la:

CONSERVACION Y PROTECCION TIPO DE PAPELES Relacionados con exámenes que no involucran responsabilidades previstas en normas legales. Que involucren aspectos relacionados con responsabilidades civil y penal definidas por la Ley Nº 1178. Que constan documentación legal del Estado.

TIEMPO

NORMA LEGAL

Cinco años (Como Mínimo)

Art. 1507 Código Civil

Diez años (Como Mínimo)

Art. 40 Ley 1178

Indefinido

D.S. Nº 22144 y Nº 22145

CONFIDENCIALIDAD Y ACCESO El auditor debe, durante y después de la finalización de su trabajo, mantener confidencialidad sobre los asuntos relacionados con la entidad. Existe autorización escrita de la entidad. Existe un deber ético y profesional. Es requerido por Ley.

CONFIDENCIALIDAD Y ACCESO El auditor, en cumplimiento del concepto de confidencialidad, no debe entregar los papeles de trabajo a terceros. Otros auditores La Entidad. Entes de control

LOS PAPELES DE TRABAJO Y LA EVIDENCIA DE AUDITORIA

Es la información obtenida por el auditor durante el proceso de auditoria para respaldar sus conclusiones y opiniones.

LOS PAPELES DE TRABAJO Y LA EVIDENCIA DE AUDITORIA

Debe sustentar las conclusiones tanto en calidad como en cantidad.

Proviene de fuente independiente. Existe un adecuado control interno. Se obtiene por métodos directos

LOS PAPELES DE TRABAJO Y LA EVIDENCIA DE AUDITORIA Deberá resultar costobeneficiosa. Tendrá que obtenerse dentro del tiempo establecido para la auditoría.

LOS PAPELES DE TRABAJO Y LA EVIDENCIA DE AUDITORIA Proporciona satisfacción sobre los controles identificados, en el sentido que existen y han operado eficazmente durante el periodo bajo examen. Brinda satisfacción de auditoría sobre las afirmaciones contenidas en los saldos de los estados financieros sujetos a revisión.

LEGAJOS DE PAPELES DE TRABAJO PARA AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS:

LEGAJO PERMANENTE

LP

LEGAJO DE PROGRAMACION

SECCION PERMANENTE

PP

SECCION CORRIENTE

PC

LEGAJO CORRIENTE

LC

LEGAJO RESUMEN

LR