• Author / Uploaded
• Ronald Flores Villaseca

Citation preview

Gestión de Inventarios

Contenido:

Introducción…………………………………………………………………………… ………………………….……….2 Que es el inventario.............................................................................3 Costos de mantener un inventario……………………………………………….……………………….3 Desripcion de un inventario……………………………………………………………………………… …………4 Por qué debe ser gestionado un inventario…………………………. ………………………………………5 Beneficios de la Administración de Inventarios....................................6 Sugerencias Para La Gestión de Inventario..........................................7 Tipos de Inventarios…………………………………………………………………………… ………………….……8 como se pueden controlar los inventarios..........................................10 I. Análisis ABC……………………………………………………………………………………………… …………….10 II..............................................................................Conteo por ciclos 11 III.Re orden…………………………………………………………………………………………… ……………………11 Modelo de cantidad fija del pedido.....................................................12 Ejercicios……………………………………………………………………………………… …………………………………………14 Conclusiones…………………………………………………………………………………… ………………………………………… Bibliografía…………………………………………………………………………………… …………………………………………… 1

Gestión de Inventarios

INTRODUCCION:

Existen varias nociones de inventarios. Una corriente de opinión afirma que tener inventario es inevitable dado que los costos de no tenerlo cuando los clientes lo demandan sobre pasa el costo de afrontar dichos costos. La otra corriente de opinión dice con firmeza que el inventario es la raíz de todos los problemas de producción. Dicho de otra forma, la presencia de inventario quiere decir que la empresa esconde detrás de los niveles de inventario ciertas ineficiencias de las firmas. Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la misma. El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General. Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la conclusión correcta por razones equivocadas y 2

Gestión de Inventarios

una forma extraña de tratar un verdadero activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción tienen una miopía similar; por lo general creen que mientras más mejor.

¿Qué es el inventario? El inventario se refiere por definición a las existencias de todo artículo o recurso usado por una organización de cualquiera de las siguientes formas:  

Materias primas Artículos en proceso Artículos terminados Partes componente Suministros   

Los inventarios existen para permitirle a las empresas cumplir con los requerimientos de los clientes. También existen usualmente para suavizar el flujo de bienes en el proceso de producción, especialmente hacia los centros de trabajo dependientes. La razón principal de su existencia es la protección contra la incertidumbre de los proveedores. El inventario también permite la utilización realista y máxima de equipos y personal. ¿Cuáles son los costos de mantener inventario?

Hay dos categorías de costos asociados con el inventario: 1. El costo de mantener el inventario: incluye el costo de materiales por unidad; el costo de pedidos o de reaprovisionamiento; y los costos de mantener y llevar el inventario.

3

Gestión de Inventarios

Cuando la empresa también produce los materiales que necesita para la producción, el costo de reaprovisionamiento es substituido por el costo para configurar maquinas o realizar el cambio de actividades. Los costos de mantenimiento y sostenimiento generalmente incluyen los costos de almacenaje, seguros contra incendio y robo. Y administración de bodegas. El costo intangible relacionado con el mantenimiento de inventarios es la perdida de oportunidad asociada con inversión en inventarios que se podría aprovechar en otras actividades reditables. 2. El costo de no mantener inventario: están relacionados principalmente con la perdida de buena voluntad de los clientes y de Créditos perdidos en caso de escasez o falta de suministros, sin mencionar la posibilidad de dichos incidentes se hagan públicos a clientes potenciales. DESCRIPCION: Hay diferentes formas de inventario y cualquier empresa puede basarse en una o más formas de inventario:

En primer lugar, se menciona el inventario de materiales y componentes: Este tipo de inventario es el almacenamiento de las distintas partes para la fabricación de productos más grandes. Por ejemplo, un fabricante de automóviles tiene ruedas o frenos de pie en su inventario, disponibles para su uso cuando sea necesario agregar a un carro, eso es la industria manufacturera. Del mismo modo, un diseñador Web puede tener una variedad de aplicaciones de software que ayudan a crear sitios Web innovadores. Sin embargo, otro ejemplo de los materiales y componentes de inventario se puede ver en un restaurante: la comida en los restaurantes tienen sus propios refrigeradores y congeladores para luego cocinar y servir a sus invitados. Otra forma de inventario que puede tener una empresa son los productos que están listos para la venta: Por ejemplo, algunas empresas compran sus productos de los fabricantes y acumulan en sus almacenes: esas instalaciones requerirán de gestión de almacén en el inventario. Éstos productos 4

Gestión de Inventarios

están listos para la venta inmediatamente y no requieren se ensamblados, juguetes, artículos para el hogar, muebles y suministros de oficina son sólo algunos de los muchos temas que pueden ser parte de un inventario listo para la venta. Si un negocio es el almacenamiento de los productos para su posterior utilización o almacenamiento de las partes que posteriormente son usadas en la creación de productos, la empresa siempre debe saber lo que tienen en sus manos. De no saber lo que uno tiene, no hay forma que la empresa funcione correctamente. La mala administración de fondos, pérdida de beneficios, y el robo son algunas de las consecuencias más comunes de la mala gestión de inventario.

¿Por qué Debe ser Gestionado El Inventario? Independientemente de la forma de inventario que tenga una empresa, la gestión inadecuada de ese inventario puede dar lugar a excesos en el pedido de materiales, y la pérdida del mismo. La mala gestión de inventario en un almacén o en una empresa puede incluso resultar en el robo: elementos de almacenamiento pueden ser robado sin el conocimiento de la empresa, si el inventario no está bien rastreados. Si un empresario no sabe lo que tienen en el almacenamiento, no puede saber qué es lo que debe ordenar. Si el balance es perecedero, los elementos que hay en el almacenamiento pueden quedar en residuos y el costo de los fondos de la propia empresa podría aprovecharse mejor. También, exceso de productos no perecederos no es lo mejor: la presencia excesiva de acciones puede dar lugar a los pocos espacios de almacenamiento y la necesidad de almacenamiento adicional innecesaria para las acciones. Puesto que, en la mayoría de los casos el espacio de almacenamiento es un activo valioso, el uso de espacio de almacenamiento debe ser utilizado de manera eficiente. La baja de las existencias de inventario puede dar lugar a consumidores descontentos o pobre tiempo de producción. Imagine una empresa que no dispone de todas las piezas que necesita para 5

Gestión de Inventarios

complementar los pedidos en el momento oportuno. Además imaginar una empresa que tiene que pausar la producción para esperar que las de partes que faltan lleguen a su almacén, no puede realizar mucho trabajo y quienes ordenaron el producto pueden estar completamente insatisfechos con la empresa del servicio. Ahora imagina una empresa que anuncia determinados productos a la venta y no tiene suficiente de las existencias para satisfacer la demanda de los clientes, una vez más, los clientes insatisfechos y descontentos son el resultado. Curiosamente, la buena gestión de inventario y de almacén puede poner fin a estas cuestiones y asegurarse de que una empresa funciona sin problemas. En esencia, la gestión del inventario es una medida vital en casi todos los negocios esfuerzo de las empresas pueden mantener un seguimiento adecuado de las pérdidas que se reclamen durante el tiempo de impuestos; puede mantener más de un balance, en virtud de las existencias y el robo a un mínimo.

Beneficios de la Administración de Inventarios Cuando una empresa toma las ventajas de las soluciones de una gestión de inventario ellos verán inmediatamente, los beneficios de estas soluciones. Las empresas que tienen un firme control de su inventario conocen su valor comercial, el valor de su producto, lo que los productos necesitarán en el futuro y precisamente la cantidad de producto que se necesita. Además de los beneficios anteriormente mencionados, hay una serie de otros beneficios que los empresarios puedan obtener de la aplicación de adecuadas medidas de gestión de inventario. En primer lugar, todos los propietarios de negocios deben estar preparados para los imprevistos que pueden dar lugar a enormes pérdidas. Por ejemplo, si una empresa sufre daños como consecuencia de un incendio o como consecuencia de actos de vandalismo, la empresa va a querer hacer una reclamación al seguro. Si la empresa no es plenamente consciente de lo que tienen en su inventario no estarán en condiciones de presentar una reclamación precisa. 6

Gestión de Inventarios

Teniendo un buen inventario actualizo, los propietarios de negocios también puede hacer la reordenación de los productos simples. El reordenamiento es mucho más eficiente cuando los dueños de negocios pueden determinar en un breve o en un rápido inventario lo mucho que tienen. Restando el número de artículos vendidos o utilizados desde el inventario inicial, la empresa puede calcular la cantidad de productos que deben ser ordenados. Los propietarios de negocios pueden satisfacer mejor la demanda del consumidor. Sin embargo, este beneficio tiene una ventaja a largo plazo así: cuando una empresa proporciona a un cliente con los servicios o productos que necesitan con eficacia y de respuesta inmediata, la empresa ganarla lealtad de los consumidores. Por otra parte, la lealtad de la empresa, puede pasar de boca en boca y convertir el éxito en publicidad. Las empresas ganan nuevos clientes y consumidores debido al excelente servicio que prestan. Como punto final, más clientes significan un aumento directo en la línea de resultados del negocio. Para concluir, otro de los factores que cada empresa debe tener en cuenta es el costo de asegurar el inventario. Vamos a ver que el mayor inventario y el más alto corresponden a las primas de seguros. El pago de fondos adicionales para los inventarios puede resultar bastante costoso a largo plazo. Un buen inventario y gestión del almacén son una necesidad.

Sugerencias Para La Gestión de Inventario En primer lugar, la empresa necesita hacer un primer recuento de todo en la acción. El total de todos los artículos en existenciales deben ser completamente documentados, así como todos los temas que están listos para la venta. El recuento puede garantizar su exactitud. Esto dará a la empresa un punto de partida para el seguimiento de inventario. En este punto, puede resultar una ventaja para la empresa titular utilizar algún tipo de inventario de seguimiento de la aplicación de software. Luego, cuando al nuevo inventario se añade a las existencias, lo primero que una empresa titular debe hacer es comprobar su calidad. ¿Alguno de los productos están dañados o dañado? Si es así, tendrán que ser devueltos a fin de que la empresa puede obtener crédito apropiado, los artículos dañados no sirve tenerlos guardados en los 7

Gestión de Inventarios

estantes o en el depósito del almacén. A continuación, el nuevo inventario debe añadirse a la cuenta del inventario existente, en particular en la documentación de negocios. Esto ayudará a la empresa a mantener un adecuado control de lo que está en la acción. Dado que la gestión de los inventarios no es un proceso que puede o debe evitarse, puede ser una buena idea que los propietarios de negocios contraten a alguien para que se hagan cargo de los grandes inventarios. Muchas veces, el deber de la gestión del inventario es entregado a la autoridad de un director. El gerente es responsable de la semana o mensualmente del recuentos del inventario y de ordenar y reordenar los productos. Esto permite a la empresa centrarse en otros aspectos para la explotación de la empresa. Los software para manejo Inventario puede ayudar a controlar la cantidad de inventario de una empresa tiene. Estas aplicaciones permiten a la empresa titular del documento, calcular y, en algunos casos la creación de nuevos pedidos de existencias. Así pues, las aplicaciones de software pueden minimizar el tiempo de manejo del inventario. Como punto final, una gran cantidad de empresas están no tiene la base y el origen de la gestión del inventario de sus empresas y ellos necesitan contratar a otra empresa para que le ayudé a manejar su inventario.

Tipos de Inventarios Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. De acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:  INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA: Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado. 8

Gestión de Inventarios

 INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.  INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS: Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel está dado por la demanda.  INVENTARIO DE SEGURIDAD: Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.  INVENTARIO PERPETUO: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados.

 INVENTARIO FÍSICO: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.  INVENTARIO EN TRANSITO: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque 9

Gestión de Inventarios

el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.  INVENTARIO AGREGADO: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.  INVENTARIO EN CUARENTENA: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.  INVENTARIO DE FLUCTUACIÓN: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.  INVENTARIO DE ANTICIPACIÓN: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o a un periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horasmáquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.

¿Cómo se pueden controlar los inventarios? Los sistemas de control de inventarios están diseñados para supervisar los niveles de inventarios, para diseñar sistemas y procedimientos para la gestión efectiva de inventarios. Al implantar sistemas de gestión de inventarios, hay dos áreas importantes de decisión: 10

Gestión de Inventarios  

Clasificación de inventarios Exactitud de los registros de inventarios

Las estrategias del control de inventarios incluyen las siguientes: I.

Análisis ABC: esta es una técnica que clasifica los inventarios de la empresa de acuerdo a tres categorías con base en su volumen anual de dólares. El volumen anual en dólares (ADV) se calcula como sigue:

ADV= demanda anual de cada ítem de inventario * costo por unidad Según el ADV, los artículos del inventario se pueden clasificar como sigue: clasificación

Descripción

Clase A

El ADV es alto normalmente y representa cerca del 15% del total de los artículos de inventario pero representa el 75 – 80% de los costos totales de inventario.

Clase B

El ADV es moderadamente alto y representa alrededor del 30% de artículos pero el 15 – 25% del valor

Clase C

El ADV es bajo y representa alrededor del 55% de artículos pero solo el 5% del valor.

Esta clasificación implica que los artículos de clase A deben tener medidas de control de inventario físico más estrictas, pronósticos más exactos, y que deben involucrar más al proveedor. II.

Conteo por ciclos

El conteo por ciclos implica una auditoria continua de los artículos de inventario. Esto utiliza la clasificación de los artículos de inventario del análisis ABC, hay tres procedimientos importantes en el conteo por ciclos: Contar los artículos de inventario Verificar los archivos 11

Gestión de Inventarios Documentar las inexactitudes Tomar medidas remediales

El conteo por ciclos se hace de forma regular y sin anunciar. La frecuencia del conteo por ciclos depende de la clasificación de los artículos de inventarios, como sigue:

Clasificación

Frecuencia del conteo de ciclos

Clase A

Mensual

Clase B

Trimestral

Clase C

Semestral

III.

Punto Reorden:

Es una práctica bastante extendida en las empresas industriales y básicamente consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos indicando que las existencias de determinado material han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. El punto al que debe hacerse el nuevo pedido debe ser aquel que permita, mientras llega el nuevo pedido, seguir produciendo o vendiendo las existencias. Para determinar el punto de reorden debe tomarse en cuenta el consumo diario, el tiempo de envío del pedido, el surtido del pedido, el tiempo de transportación y entrega, el tiempo de recepción y revisión de calidad y almacenaje.



El punto de Re orden es:

12

Gestión de Inventarios

Modelo de cantidad fija del pedido El modelo es:

Costo total anual =costo anual de compra + costo anual del pedido + costo anual por mantener el inventario

TC

= DC

+ 13

DS/Q

+

QH/2

Gestión de Inventarios

TC = Costo total anual D = Demanda anual C = Costo unitario Q = Cantidad del pedido EOQ = Cantidad económica del pedido S = Costo de preparación en producción o costo del pedido R = Punto de Re orden L = Tiempo de entrega H = Costo de mantener una unidad de inventario promedio (IC, con I en porcentaje) = Demanda promedio por periodo (unidades por día, semana, mes)

Ejercicios: Ejemplo1: Encontrar la cantidad económica del pedido y el punto de reorden para: D = 1000 unidades d = 1000 / 365 unidades por día S = $5 por pedido 14

Gestión de Inventarios H = I*C= $1.25 por unidad por año L = 5 días de tiempo de espera C = $12.50 por unidad

=89.4 unidades

R = (1000/365)*5 = 13.7 unidades o aproximadamente 14

Como política de inventarios se realizan pedidos de 89 unidades siempre que las existencias lleguen a 14 unidades.

El costo total TC = 1000(12.5) + (1000*5)/89 + (89*1.125)/2 = $12,611.81

Ejemplo 2: Los artículos comprados a un proveedor cuestan $20 cada uno y el pronóstico de la demanda para el año siguiente es de 1000 unidades. Si cada vez que se coloca un pedido cuesta $5 y el costo de almacenaje es de $4 por unidad al año:

a) ¿Qué cantidades se deberían comprar por cada pedido?

b) ¿Cuál es el costo total de los pedidos para un año?

15

Gestión de Inventarios

c) ¿Cuál es el costo total de almacenaje para un año?

CONCLUSIÓN. Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la línea de producción si algunas máquinas operan a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias primas, productos semiterminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios. 16

Gestión de Inventarios

Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción, facilitando su programación. Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos en la empresa existe una situación "de la mano a la boca", comparándose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de producción, es decir, comprando y consumiendo. Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer que se detenga la producción. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas. Nuestra conclusión debe ser que la administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la firma. Con él la empresa puede realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa. Sin embargo, se presenta una desventaja: el costo de mantenimiento; ya que se debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el costo de oportunidad causando por inexistencia, y otros. Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.

Bibliografía.

Guajardo C. Gerardo. Contabilidad Financiera. México, 2da. Ed. Editorial McGraw-Hill, 1995. 17

Gestión de Inventarios 

Holmes, W. Arthur. Principios y Procedimientos Contables. España, Editorial Hispanoamericana, 1990.



Cordera Martin José Gestión de Contabilidad. Ediciones Pirámides, Madrid, 1994 Administración financiera. Robert w. Johnson. Capitulo. Administración de inventarios. Inicio pagina 177.



Presupuestos planificación y control de las utilidades. Welsch. Planificación y control de la producción. Inicio pagina 217.



http://www.monografias.com/trabajos60/controlinventarios/controlinventarios2.shtml#xfuncinv#ixzz32q6T1FIm

18