• Author / Uploaded
• Fernanda Paiz

Citation preview

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIRTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-001

Nombre: Sistema Contable

Sustituye a: N/A

1.0 Política: 1.1 El encargado de contabilidad se encargará de ordenar, clasificar y digitar todos los movimientos realizados por la empresa ingresándolos diariamente al sistema. 1.2

El sistema que la cooperativa utiliza para registrar las transacciones se llama MONICA.

1.3

Todos los registros contables deben ser aplicados a los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) y las normas informes financieros (NIF) Normas Internacionales de informes financieros (NIIF).

2.0 Propósito: Obtener un mejor control de las operaciones contables por medio de sistemas electrónicos y a la vez una mayor rapidez en la elaboración de los estados financieros. 3.0 Alcance: Departamento de Contabilidad. 4.0 Definiciones:Software contable en el cual se registra y clasifica todas las transacciones incurridas en el mes (MONICA). 5.0 Responsables:Contador General, Presidente. 6.0 Documentos Aplicables:Programa contable MONICA. 7.0 Revisión de Políticas:1 Año. Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PRO-Cont-001

Nombre: Sistema Contable

Sustituye a: N/A

1.0 Contador 1.1 El contador ordenara clasificara y digitará la documentación de las cuentas en MONICA 1.2 Envía para aprobación del Presidente. 2.0 Presidente: 2.1 Recibe y verifica información de la documentación de los registros contables 2.2 ¿Esta correcta la información? 2.2.1 Si, esta correcta firma y sella. 2.2.2 No, devuelve al contador para que realice los ajustes respectivos. 2.3 Envía documentación al Contador. 3.0Contador 3.1Recibe documentación y elabora los estados financieros 3.2 Asigna todos los principios contables.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PL-Cont_002

Nombre: Inventario de Mobiliario y Equipo

Sustituye a: N/A

1.0 Política: 1.1 El contador realiza un inventario general de todo mobiliario y equipo periódicamente. 1.2

El contador será el encargado de verificar cada vez que se compre nuevo mobiliario y equipo y efectuar el respectivo ingreso en las hojas del libro auxiliar actualizándolo cada mes.

1.3

El contador dará un informe al Administrador sobre el equipo obsoleto el cual procederá a tomar la decisión de hacer los descargos respectivos en los libros contables.

2.0 Propósito:Establecer controles adecuados de la existencia de mobiliario y equipo, y que estén registrados correctamente. 3.0 Alcance:Todas las áreas de la cooperativa. 4.0 Definiciones:N/A 5.0 Responsables:Contador General y Jefes de Área. 6.0 Documentos Aplicables:Libros Auxiliares, Órdenes de Compra, Hojas de Descargo y Traslado. 7.0 Revisión de Políticas:1 Año.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PRO-Cont-002

Nombre: Inventario de Mobiliario y Equipo

Sustituye a: N/A

1.0 Contador 1.1 Realiza el inventario de cada departamento de las instalaciones 1.2 Verifica la adquisición de nuevo mobiliario y hace el ingreso en el libro auxiliar 1.3 Entrega el reporte del inventario efectuado al Presidente 2.0 Presidente 2.1Compara los resultados efectuados en el reporte general con el libro auxiliar. 2.2 Los datos están correctos? 2.2.1 Si, Firma el reporte y remite al contador para su respectivo registro 2.2.2 No, Remite al paso 1.1 1. Contador 1.3 Recibe y realiza los registros contables del inventario efectuado por la cooperativa.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-003

Nombre: Elaboración de Estados Financieros

Sustituye a: N/A

1.0 Política: 1.1

El Contador es el encargado de elaborar mensualmente los estados financieros. A excepción de fuerza mayor y con autorización del Presidente de la Cooperativa podrán ser cambiadas las fechas de entrega.

1.2

El contador tiene bajo su responsabilidad la presentación oportuna de todas las declaraciones de impuestos que son cumplimiento obligatorio.

1.3

La elaboración de los estados financieros deben estar aplicados con los PCGA y las NIIFS, y estos deberán estar firmados por el Presidente.

2.0 Propósito: Establecer la forma de elaboración y la aprobación de los estados financieros que nos permita mostrar la situación financiera de la empresa.

3.0 Alcance: Todos los estados financieros de la cooperativa. 4.0 Definiciones: N/A. 5.0 Responsables: Contador General y Presidente. 6.0 Documentos Aplicables: Libros Contables. 7.0 Revisión de Políticas:1 Año.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PRO-Cont-003

Nombre: Elaboración de Estados Financieros

Sustituye a: N/A

1.0Contador 1.1 Obtiene la información del mes de todas las operaciones y transacciones Efectuadas en la Cooperativa. 1.2 Revisa y verifica si la información obtenida es confiable 1.3 La información es confiable? 1.3.1 Si, Realiza las transacciones u operaciones en el sistema y verifica la Información obtenida por las áreas de departamento. 1.3.2 No, devuelve información para que se haga las correcciones. 1.0 Presidente: 1.1 Recibe y verifica estados financieros 2.2 Firma y sella.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-004

Nombre: Conciliaciones Bancarias

Sustituye a: N/A

1.0 Política: 1.1 Las conciliaciones bancarias deben ser revisadas y autorizadas por la administración, el cual se llevara a cabo la correcta aplicación y actualización de los asientos contables. 1.2

El contador se encargara de elaborar la conciliación bancaria mensualmente cada 10 días con el fin de conciliar el saldo en libros y el saldo en bancos, para obtener un mejor control en las entradas y salidas de efectivo de las cuentas de cheque y flujos de efectivo que mantiene la empresa con las instituciones bancarias

2.0 Propósito: Establecer un control adecuado de todas las entradas y salidas de efectivo, y así determinar la disponibilidad del efectivo. 3.0 Alcance:Todas las salidas y entradas de efectivo de la cooperativa. 4.0 Definiciones: N/A. 5.0 Responsables:Contador General, Administrador. 6.0 Documentos Aplicables:Estados de cuenta, Cheques, Depósitos. 7.0 Revisión de Políticas:1 Año.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PRO-Cont-004

Nombre: Conciliaciones Bancarias

Sustituye a: N/A

1.0 Banco: 1.1 Envía el Estado de Cuenta a la Cooperativa. 2.0 Contador: 2.1 Recibe estado de cuenta del banco. 2.2 Verifica y revisa cheques emitidos, depósitos en saldo en libros. 2.3 Coteja el saldo en libros con el estado de cuenta del banco. 2.4 ¿Hay errores? 2.4.1 Si, informa al banco para que realice las investigaciones del caso. 2.4.2 No, realiza conciliación bancaria. 2.5 Remite conciliación bancaria al Presidente para su firma.

3.0 Presidente: 3.1 Recibe conciliación bancaria. 3.2 Firma y sella. 2.0 Contador: 2.6 Recibe y archiva conciliación bancaria.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-005

Nombre: Elaboración de Planillas

Sustituye a: N/A

1.0 Política: 1.1 El Administrador contable será el responsable de la elaboración de la planilla quincenal del personal eventual y permanente. Este se elaborara mediante un reporte de entrada y salida del personal. 1.2

Todas las deducciones se efectuaron en base a ley cómo ser IHSS, ISR y otras deducciones que se le otorguen al empleado por deducción de préstamos otorgados por la cooperativa.

2.0 Propósito: Cumplir con la elaboración de las planillas y hacer los pagos puntuales a los empleados en la fecha correspondiente, y evitar reclamos futuros. 3.0 Alcance:Todas las Planillas. 4.0 Definiciones:N/A. 5.0 Responsables:Administrador, Contador. 6.0 Documentos Aplicables:Programa Contable Monica. 7.0 Revisión de Políticas:1 Año.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PRO-Cont-005

Nombre: Elaboración de Planillas

Sustituye a: N/A

1.0 Contador o Administrador: 1.1 Revisa la documentación de soporte para la elaboración de planilla (Reporte de asistencia, deducciones, etc.). 1.2 Realiza los cálculos y concilia con la documentación de soporte. 1.3 Remite al Presidente para su aprobación. 2.0 Presidente: 2.1 Recibe y revisa planillas. 2.2 ¿Están correctos los datos? 2.2.1 Si, firma y aprueba planillas. 2.2.2 No, remite al contador o administrador para que realice los ajustes respectivos. 2.3 Envía planilla al contador o administrador. 1.0 Contador o Administrador: 1.4 Recibe y efectúa pago a los empleados.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-006

Nombre: Emisión de Cheques

Sustituye a: N/A

1.0 Política: 1.1 Los cheques se emitirán como límite máximo y mínimo por el valor de lps.500 en adelante. 1.2 Todo cheque deberá contar con las firmas autorizadas del Presidente, Tesorero y Secretario. 1.3 El tiempo máximo que la empresa guardara un cheque no reclamado por un beneficiario será de 3 (Tres) meses, transcurrido este tiempo, si el cheque no es reclamado se procederá a su respectiva anulación. 1.4 Todo cheque emitido deberá ser respaldo por un Boucher de pago emitido. 2.0 Propósito: Mantener los procedimientos necesarios para la emisión de los cheques que son pagados para cubrir los diferentes compromisos adquiridos por la Cooperativa. 3.0 Alcance: Todos los cheques emitidos por la empresa. 4.0 Definiciones: N/A. 5.0 Responsables: Contador, Presidente. 6.0 Documentos Aplicables: Cheques, Boucher, Facturas y Recibos. 7.0 Revisión de Políticas: 1 Año.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR Área: Contabilidad

Código: PRO-Cont-006

Nombre: Emisión de Cheques

Sustituye a: N/A

1.0 Contador: 1.1 Revisa los próximos pagos a vencer. 1.2 Recopila documentación para la emisión de cheques. 1.3 Realiza la emisión de los cheques. 2.0 Presidente: 2.1 Revisa que la documentación este correcta 2.2 ¿Esta completa la documentación? 2.2.1 Si, firma y sella el cheque. 2.2.2 No, solicita completar la documentación y remite al contador. 1.0 Contador: 1.4 Realiza los cheques emitidos y efectúa el pago.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-007

Nombre: Cheques Devueltos

Sustituye a: N/A

1.0 Política: 1.1 Queda estrictamente prohibido recibir cheques por concepto de venta de mercancía. 1.2 Cualquier operación con cheque deberá ser autorizado por el Departamento de Crédito o el Gerente de zona. 1.3 En el caso de cheques devueltos, éstos son responsabilidad del encargado, por lo tanto se les dará el mismo trato que la cuentas por cobrar. 2.0 Propósito: Velar que todo cheque sea cobrado, así la Cooperativa no tendrá un gasto adicional al pagar un cheque devuelto. 4.0Alcance: todos los cheque devueltos 3.0 Definiciones: N/A 4.0 Responsables: Presidente, Contador. 5.0 Documentos Aplicables: Cheques, notas de cargo, notas de débito. 6.0 Revisión de Políticas:1 Año.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-007

Nombre: Cheques Devueltos

Sustituye a: N/A

3.0 Contador: 1.5 Revisa los próximos pagos a vencer. 1.6 Recopila documentación para la emisión de cheques. 1.7 Realiza la emisión de los cheques. 4.0 Presidente: 2.1 Revisa que la documentación este correcta 2.2 ¿Esta completa la documentación? 2.2.1 Si, firma y sella el cheque. 2.2.2 No, solicita completar la documentación y remite al contador. 2.0 Contador: 1.8 Realiza los cheques emitidos y efectúa el pago.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-008

Nombre: Solicitud de Compra de Activos

Sustituye a: N/A

1.0 Política: 1.1 Los bienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el presupuesto aprobado de la institución. 1.2 Los bienes y servicios a comprar, que no estén incluidos en el presupuesto, deberán cumplir con las exigencias establecidas para estos casos por el presidente de la cooperativa. 1.3 Las compras de artículos, bienes y servicios, serán realizadas, análisis de la administración con la aprobación de la junta Directiva.

previo

2.0 Propósito:Realizar un mejor control para la compra de activos y establecer los lineamientos en base al presupuesto de la cooperativa. 3.0 Alcance: Todas las compras de activo. 4.0 Definiciones: N/A 5.0 Responsables: Departamentos de compra, administrador y contador. 6.0 Documentos Aplicables:Órdenes de compra, cheques, facturas, cotizaciones. 7.0 Revisión de Políticas:1 Año.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-008

Nombre: Solicitud de compras de Activos.

Sustituye a: N/A

1.0 Contador: 1.1 Realiza la solicitud de compra de activos. 1.2 Realiza las cotizaciones con los proveedores. 1.3 Determina la oferta menor más apropiada para la compra de activo. 1.4 Remite la factura de la compra al departamento de compras. 2.0 Departamentos de compra: 2.1 Recibe la factura. 2.2 Remite la factura al contador. 3.0 Contador: 3.1Archiva la factura y los estados.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-009

Nombre: Firmas Autorizada

Sustituye a: N/A

1.0 Política: 1.1 Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para la emisión de cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente. 1.2 Firmas mancomunadas. Para el caso de las cuentas bancarias los cheques deberán expedirse siempre con dos firmas, definiendo -así se sugiere- una que invariablemente deberá ir. 1.3 Las firmas autorizadas para la aprobación de los estados financieros son, las junta directiva, presidente y contador. 2.0 Propósito: Establecer las normas y procedimientos para determinar y delimitar el uso de firmas para los diferentes tipos de autorizaciones que serán aplicables a todas las dependencias de la Cooperativa. 3.0 Alcance:El contador. 4.0 Definiciones: N/A 5.0 Responsables:Contador y Presidente. 6.0 Documentos Aplicables:Cheques y Documentos Legales. 7.0 Revisión de Políticas:1 Año.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-009

Nombre: Firma Autorizada

Sustituye a: N/A

1.0 Contador: 1.1 Realiza la verificación que todo documento, Los estados financieros y cheques emitidos se encuentren con las firmas autorizadas en caso contrario remite la documentación a la persona encargada de dicha firma. 2.0 Administrador: 2.1 Recibe y verifica la documentación del contador. 2.2 Si, Se encuentra toda la documentación_ 2.2.1 Si, Firma y Autoriza. 2.2.2 NO, Remite al contador para su respectiva información. 1.0 Contador: 1.2 Recibe toda la documentación firmada y autorizada por el Administrador. 1.3 Archiva todos los cheques y estados.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR) Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-010

Nombre: Arqueo de Caja Chica.

Sustituye a: N/A

1.0 Política: El administrador, tiene como objetivo principal cubrir los gastos menores, no previsibles y/o urgentes y que no pueden ser provistos en tiempo y forma a través del proceso habitual de adquisiciones y contrataciones. 2.1 Propósito: Asegurar el correcto funcionamiento y administración de las Cajas Chicas de la Cooperativa.Establecer adecuados procedimientos administrativos para la asignación, utilización, reposición y rendición de Caja Chica. 2.0 Alcance: Será de aplicación obligatoria en todas las áreas de la Cooperativa que soliciten administren y rindan fondos para el funcionamiento de Caja Chica, así como aquellas que aprueben la apertura, autoricen ciertos gastos, informen sobre la existencia de determina dos bienes y realicen el control de la rendición. 3.0 Definiciones: N/A 4.0 Responsables:Administrador. 5.0 Documentos Aplicables:Factura y Registros Contables. 6.0 Revisión de Políticas:1 Año.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR Área: Contabilidad

Código: PL-Cont-0010

Nombre: Arqueo de caja chica

Sustituye a: N/A

1.0 Administrador: 1.1 El Administrador inicia el procedimiento con la elaboración del acta respectiva. 1.2 Solicita la última documentación girada para practicar el corte documentario, visando cada una de los documentos que lo conforman. 1.3 El administrador presenta documentación y los últimos movimientos en el sistema mecanizado o manual según corresponda. 1.4 Procede al conteo y confirmación de saldos, visando cada uno de los cierres, efectuando la conciliación o verificación de saldos. 1.5 Efectúa el cierre de acta respectiva, anotando en ella, de ser el caso, cualquier diferencia que haya sido detectada o cualquier otra observación que afecta a la normatividad. 1.6 Emite el acta original y dos copias, procediendo a firmarla conjuntamente con el sujeto de arqueo, en señal de conformidad y distribuirla de la siguiente manera:  Original: Departamento de contabilidad.  Copia 1: El administrador.  Copia 2: Tesorería. 1.7 La división de contabilidad analiza el acta elaborada 1.8 ¿Determina si existen diferencias? 1.9 Si no existen diferencias, Termina el procedimiento. 1.10 Si existen diferencias, Informa por escrito al administrador y solicita descargo a diferencias detectadas.

Elaboró

Aprobó

Nombre:

Nombre:

Firma:

Firma:

Revisión y Fecha de Aprobación

COOPERATIVA MIXTA MERCADO ELPORVENIR LTDA (COMIXMEPOR)