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CAPÍTULO 14 – EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES Sin el control interno, no podría constituirse un sistema contable, su grado de fortaleza determinara si las operaciones que se reflejan en los estados financieros son confiables o no. El

responsable

del

control

interno

es

la

gerencia,

este

departamento se encarga de realizar estimaciones con el objetivo de asegurar que los beneficios que van a obtenerse son mayores que los costos.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO El control interno representa la seguridad del sistema contable. Sin embargo un sistema de control interno no se limita solo a la confiabilidad a la hora de reportar cifras reflejadas en los estados financieros, también evalúan el nivel de eficiencia en los procesos contables y administrativos. Un sistema contable se encarga de detectar o prevenir errores (omisiones no intencionales) e irregularidades (omisiones intencionales). Todo sistema contable tiene la función del procesamiento de transacciones, que consiste en capturar, procesar, validar y emitir información financiera. Los procesos originan, cambian y transforman información; por su parte los controles verifican la exactitud de un proceso. Los controles pueden ser preventivos (se ejecutan antes de que un proceso se ejecute) y de detección (se aplican durante o después del proceso subsiguiente)

Los objetivos generales del control interno son: •

Custodiar los activos

•

Capturar y procesar información

•

Conducir correctamente el negocio de acuerdo a las políticas empresariales

Los dos primeros objetivos generales, conducen a varios objetivos específicos: •

Integridad: Permite asegurar que las transacciones se registren en el periodo correspondiente.

•

Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad.

•

Exactitud: Los objetivos se presentan por el valor que representan realmente.

•

Autorización: Debe establecer límites al inicio, continuación y finalización de una operación contable, basado en políticas y procedimientos previamente establecidos.

•

Custodia: Establecidos para tratar de controlar el uso o disposición no autorizados de los activos de la empresa. Existen dos tipos: controles de custodia física (previene o detecta el uso no autorizado de activos) y controles sobre la existencia física (verifican si las cantidades o valores custodiados coinciden con los registros)

DEFINICION, CLASIFICACION Y CONDICIONES Definición

El control interno es un plan organizacional que se establece con el propósito de resguardar los activos, verificar la exactitud y razonabilidad de los datos, promover la eficiencia operacional y estimular el cumplimiento de las políticas establecidas.

Clasificación El control interno puede clasificarse de acuerdo a su naturaleza en: Controles internos administrativos: Generalmente no tienen relación con las cifras de los estados financieros. Sus objetivos básicos son: •

Plan de organización

•

Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones

•

Seguir las políticas gerenciales

Controles internos contables: Tienen relación directa con las cifras financieras. Incluyen los siguientes objetivos: •

Métodos y procedimientos relacionados con la protección de activos.

•

Autorizar las operaciones

•

Asegurar que los registros sean exactos.

De acuerdo al momento en que se ejecutan, pueden clasificarse en:

•

Controles para la captura de datos

•

Controles para el procesamiento

•

Controles para la salida de información

Para estos casos, el objetivo del control interno se centra en la integridad, existencia, exactitud y autorización de las transacciones.

Condiciones Son todas las premisas que mantienen la fortaleza de un sistema contable. Estas condiciones son: •

Competencia del personal: Son las políticas y procedimientos que tiene una empresa para contratar, supervisar y entrenar al personal.

•

Delimitación

de

responsabilidades:

Se

asignan

las

responsabilidades de los empleados. •

Establecimiento de niveles de autorización: Establece que las operaciones sean autorizadas por un funcionario competente.

•

Segregación de funciones: Un empleado o departamento no pueden realizar funciones que son naturalmente incompatibles.

TIPOS BASICOS DE CONTROL INTERNO

Para llevar a cabo los controles indispensables de un sistema de contabilidad, disponemos de los siguientes tipos de control: •

De

existencia:

Aseguran

que

las

operaciones

se

registren

completas, que existan y sean validas. •

De exactitud: Permiten registrar las operaciones por el monto que reflejan los documentos que genera la transacción.

•

De autorización: Permiten operaciones validas desde el punto de vista interno.

•

De custodia: Aseguran que los activos valiosos y movibles están resguardados de robo y pérdida.

METODOS DE DOCUMENTACION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Existen diferentes técnicas para documentar la evaluación del control interno. Entre estas: •

Cuestionarios: Consiste en la formulación de preguntas agrupados de formas distintas: por cuentas principales de los estados financieros, por departamentos de la empresa, por ciclos del negocio, generales.

•

Narrativos: Documentan los controles internos con un alto nivel de detalle.

•

Flujogramas: Dan una apreciación grafica sobre el funcionamiento de un procedimiento general.

INFORME DE CONTROL INTERNO

Es un informe dirigido a la alta gerencia en el que se detallan todas las situaciones o debilidades que se encuentran a la hora de evaluar los sistemas, métodos y procedimientos contables. Estos pueden ser emitidos por el departamento de auditoría interna o por un contador público independiente.

CAPITULO 15- PROCEDIMIENTOS EN LAS OPERACIONES DE UNA EMPRESA Un ciclo de negocios consiste en la repetición de eventos. Cada una de sus fases constituye un grupo de operaciones homogéneas y se agrupan de acuerdo a ellas. Cada uno de los ciclos que se llevan a cabo en una empresa, establecen mediante procedimientos, cómo deberán cumplirse las tareas. En una empresa manufacturera pueden distinguirse cuatro ciclos: •

Compras y cuentas por pagar

•

Producción

•

Facturación y cuentas por cobrar

•

Nómina

CICLO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR Se refiere a las actividades que realiza la empresa con el propósito de obtener los bienes y servicios necesarios para sus operaciones. Su objetivo principal es obtener materiales al menor costo con las mejores condiciones de entrega y financiamiento. Se distinguen los procesos

contables (relacionados con las cuentas por pagar) y los no contables (relacionados con la gestión de compras). Procesos relacionados con las compras Se dan cuando se necesitan bienes o servicios y terminan cuando estos se adquieren o se pagan. Este proceso comprende las siguientes etapas: •

Recibo de la solicitud

•

Emisión de orden de compra

•

Aprobación de la orden

•

Envío de la orden a los proveedores

•

Recepción de bienes o servicios

•

Registro de entrada del bien o servicio

•

Pago de bien o servicio recibido

•

Registro del pago

Registro de cuentas por pagar Comienzan cuando la empresa adquiere un bien o servicio que ha comprado. La transferencia de propiedad debe cumplir con varias condiciones: •

Libre a bordo de puerto de embarque: La transferencia se realiza cuando el proveedor coloca los bienes en el medio de transporte. Los gastos corren por cuenta del comprador.

•

Libre a bordo puerto de destino: La transferencia será traspasado cuando llegue al puerto destino y se descargue la mercancía.

•

Costo, seguro y flete: La transferencia se hace cuando la mercancía llega a puerto destino y es desembarcada.

•

FAS O LAC: El vendedor cubrirá los costos de entrega hasta colocar la mercancía junto al transporte.

•

Costo y flete: La propiedad traspasa el puerto destino, el valor de la mercancía se constituye de su costo y del flete para movilizarla.

•

Contra reembolso: El comprador debe cancelar el bien cuando se lo entregan, desde ese momento se considera traspasada.

Registro de la obligación Comienza con la transferencia de propiedad del bien, cuando la empresa se compromete a pagar siguiendo las condiciones que indica la orden de compra. Clasificación de las cuentas por pagar •

Cuentas y documentos por pagar comerciales

•

Cuentas por pagar a compañías relacionadas

•

Otras cuentas por pagar

•

Gastos acumulados

Control interno El ciclo de compras debe cumplir con los objetivos de integridad, existencia, exactitud y autorización. Para cumplirlos, empresa debe contar con controles preventivos para emitir órdenes, de acuerdo a: Controles de autorización: Se orienta a comprometer la entidad de acuerdo a las políticas y normas de la misma. Encontramos controles en estos casos:

•

Requisiciones: Solo se deben solicitar bienes o servicios basado en una autorización

•

Órdenes de compra: Solo deben emitirse órdenes debidamente autorizadas, se establecen niveles de acuerdo al monto.

•

Órdenes de pago: Los pagos solo serán solicitados y autorizados por un funcionario facultado por la gerencia, con niveles de autorización.

Controles de integridad: Es necesario unificar los sistemas de contabilidad, almacén y compras. Las normas requieren que los documentos

estén

prenumerados,

entonces

podremos

hacer

seguimiento de las ordenes de compras emitidas y recibidas, y controlaremos la recepción de mercancía. Controles de existencia: Permite registrar únicamente las partidas que están relacionadas con las operaciones de la entidad. Controles de exactitud: Requieren la integración de los sistemas involucrados para ayudar en el registro de inventario conociendo la cantidad exacta de materiales recibidos y comparar el aviso de recepción de la orden de compra con la factura para asegurar el correcto registro del pasivo. CICLO DE PRODUCCION Incluye las actividades necesarias para producir los bienes y servicios que la empresa ofrece a sus clientes, esto comprende la transformación de materia prima en productos aptos para la venta. Este proceso es importante para los gerentes de la empresa, ya que es la base para estructurar los costos.

Procesos relacionados con la producción Para

controlar

la

producción,

las

empresas

establecen

procedimientos. Este se conforma de varias etapas: •

Planificación de materias primas: Coordinan las unidades de materia prima necesarias para producir productos terminados.

•

Planificación de la producción: Tras determinar las cantidades de materia prima, deben ejecutarse actividades enfocadas en colocar las cantidades de bienes que deben ser producidos de acuerdo al presupuesto de ventas.

•

Control de inventarios: Implican un seguimiento estricto de las cantidades que entran y salen del inventario. Clasificación de los inventarios Podemos clasificar los siguientes tipos de inventario en una

empresa manufacturera: •

Productos terminados: Bienes originados de un proceso de fabricación destinados para la venta.

•

Productos

en

proceso:

Costos

incorporados

al

proceso

productivo que no han sido finalizados. •

Materia prima: Bienes que se han adquirido para fabricar bienes terminados.

•

Suministros de fabrica: Inventarios necesarios para llevar a cabo el proceso productivo, ya que son importantes para la elaboración del producto terminado.

•

Material del empaque: Embalaje del producto, forma parte del precio final.

•

Mercancía en tránsito: Bienes que han sido comprados, son propiedad de la empresa gracias al traspaso de propiedad, pero en fecha de balance no habían llegado al almacén.

Control interno Cubre varios aspectos, el más importante salvaguardar el valor del activo. Entre los controles aplicables tenemos: •

Solo

deben

entregarse

o

recibirse

inventarios

que

hayan

autorizado los funcionarios. •

Las entregas se efectúan en base a documentos prenumerados.

•

Deben existir registros de inventarios continuos en caso de costo/beneficio.

•

En

todas

las

transacciones

deben

medirse

las

cantidades

entregadas y recibidas.

CICLO DE FACTURACION Y CUENTAS POR COBRAR Se encarga de controlar, procesar y registrar las actividades que mantienen y aumentan las ventas de la empresa. Procesos relacionados con la facturación y cuentas por cobrar Para medir la productividad de un negocio, se utilizan las unidades de venta, garantizando la comparación de cifras para medir el crecimiento interno. Las ventas pueden clasificarse en: •

Por el volumen de unidades:

-Al detal: pequeñas unidades que van directo al consumidor -Al mayor: Grandes volúmenes que van a distribuidores -Por pedidos específicos: ordenes especiales. •

Por el financiamiento -De contado: Pago en el momento de la compra -A crédito: Pago a cierto tiempo o parcial (cuotas)

•

Por las condiciones de entrega y precios -A entrega futura -A entregas parciales -Con derecho a devolución

Los procesos de venta comienzan con el pedido del cliente, que puede darse con una orden de compra o por un pedido a través del vendedor de la compañía. Este proceso incluye: •

Recibir del pedido u orden de compra

•

Elaborar de factura o nota de despacho

•

Preparar el despacho

•

Preparar la factura

•

Entregar de la mercancía al cliente

•

Cobrar al cliente

•

Preparar relaciones de cobro

•

Efectuar depósitos de los cobros en efectivo

•

Preparar estadísticas de ventas

Registros contables •

Registro de ventas a crédito

•

Registro de una venta de contado con descuento

•

Cobros de facturación

•

Registro de devoluciones de mercancía

Clasificación de las cuentas por cobrar •

Cuentas por cobrar comerciales

•

Cuentas por cobrar a compañías relacionadas

•

Cuentas por cobrar a empleados

•

Otras cuentas por cobrar

Control interno Los proceso de facturación y compras deben cumplir con los objetivos de integridad, existencia, exactitud y autorización. Para cumplirlos, empresa debe contar con controles: •

Las facturas deben estar prenumeradas

•

Las notas de entrega deben estar acompañadas de la factura

•

Los limites de crédito deben respetarse

•

Se deben relacionar los registros auxiliares y las cuentas de mayor.

CICLO DE NOMINA Enfocado en transacciones relacionadas con el personal. Procesos relacionados con el personal El departamento de recursos humanos de la compañía se encarga de controlar el factor humano que laborara en la empresa. Entre los aspectos que maneja, tenemos: •

Reclutamiento y selección

•

Ingreso de personal

•

Entrenamiento y desarrollo

•

Control de asistencia y horas trabajadas

•

Cumplimiento de obligaciones gubernamentales

•

Beneficios vacacionales y otras prestaciones

•

Caja de ahorros

•

Prestamos al personal.

Para realizar las funciones que corresponden al ciclo de nomina tenemos lo siguientes sistemas: •

Sistema de nomina

•

Sistema de beneficios contractuales

•

Sistema de préstamos a empleados

•

Sistema de información sobre nomina

Registros contables Entre estos tenemos: •

Pagos por nomina

•

Otorgamiento de prestamos

•

Terminación de la relación laboral

•

Pago de retenciones laborales

•

Otorgamiento de anticipos a cuenta de prestaciones sociales.

Clasificación de las cuentas relacionadas •

Prestamos a empleados

•

Nomina por pagar

•

Retenciones y aportes patronales

•

Anticipo de prestaciones

•

Prestaciones o cargos sociales

Control interno Este debe enfocarse en fomentar la eficiencia operacional que obliga a crear un clima de control adecuado y salvaguardar los activos, que involucra el manejo del efectivo para el pago de la nomina.

CONCLUSIONES Los sistemas son indispensables para almacenar información, modificarla y posteriormente consultarla. Son de gran importancia ya que minimizan los errores de transcripción de datos. La utilización de sistemas en el área contable es fundamental y reciben el nombre de sistema contable. Para que un sistema contable pueda constituirse, necesita hacer uso del control interno. Su grado de fortaleza asegurara la confiabilidad de los datos. El control interno se encarga de custodiar los activos, capturar y procesar información y conducir el negocio correctamente de acuerdo a las políticas empresariales, esto trae objetivos como la integridad, existencia, exactitud, autorización y custodia. Existen dos tipos de control interno: el administrativo que no se relaciona con cifras y el contable que tiene que ver con las cifras financieras. Para que el control interno pueda funcionar, deben cumplirse varias condiciones como verificar la competencia del personal, delimita responsabilidades,

establecer

niveles

de

autorización

y

segregar

funciones. Para el cumplimiento de los objetivos fijados por la compañía deben seguirse normas y políticas establecidas por la empresa,

entonces se utilizan procedimientos que indican cómo deben cumplirse las responsabilidades. Existen 4 ciclos que debe cumplir toda empresa manufacturera, tenemos el ciclo de Compras y cuentas por pagar, que corresponde a la adquisición de bienes o servicios. Producción, que se encarga de la transformación de materia prima en productos terminados, Facturación y cuentas por cobrar que constituye operaciones comerciales de las empresa y Nómina, relacionado con los gastos del personal necesarios para que se realicen las actividades de la empresa. Todos estos ciclos siguen procedimientos específicos que permiten que los propósitos de la compañía se cumplan a cabalidad, asegurando la correcta ejecución de los procesos que llevaran a la empresa a formalizar el cumplimiento de sus tareas aumentando la productividad de la misma.

BIBLIOGRAFIA CATACORA, Fernando. Sistemas y procedimientos contables. Red Contable Publicaciones. Caracas-Venezuela. 2009.