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• Jorge Ortiz Ordinola

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PADRÓN DE SISTEMA

CÓDIGO: P-ACPRO7-005

Procedimientos de Almacenes de Suministros – Toma de Inventarios

FECHA: 18/08/08

PÁGINA

ÁREA/DEPARTAMENTO

RAZON DE LA ACTUALIZACION

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Directoria Logística/Jefat.Coorpor.Almacen.

Creación de Procedimiento

1. OBJETIVO Establecer procedimientos comunes en todos los almacenes de suministros para la toma de inventarios para materiales como materias primas, embalajes y suministros diversos; garantizando seguridad en los niveles de stock mostrados por el sistema, la integridad física de los materiales, la operatividad y sinergia entre las unidades fabriles de la Corporación.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los almacenes de suministros a nivel corporativo.

3. DEFINICION Y ABREVIATURAS -

Clasificación ABC: Clasificación de materiales de los almacenes 101/201(materias primas), 103/203 (embalajes) y 104/204 (suministros) considerando el nivel de inversión realizada por la compañía para el abastecimiento de los mismos en un periodo de tiempo determinado. Esta Clasificación se divide en tres grupos: •

Clase A: donde se encuentran los artículos que en conjunto suman el 80% de la inversión total realizada para la compra de todos los materiales.

•

Clase B: donde se encuentran los artículos que en conjunto suman el 15% de la inversión total realizada para la compra de todos los materiales.

•

Clase C: donde se encuentran los artículos que en conjunto suman el 5% de la inversión total realizada para la compra de todos los materiales.

-

Grupo de Inventario: Conformado por personal del almacén de suministros encargados de la toma de inventarios mensual programada por el Jefe de Almacén en base al criterio de Clasificación ABC.

-

Registro ERI: registro que mide el nivel de exactitud de la toma de inventarios mensual de cada almacén de suministros. Este registro se encuentra en un formato especial, el cual está diseñado para ejecutar la toma de inventarios diaria, relacionando la cantidad total de artículos a inventariar por Clase respecto al número de dichos ítems que resulten sin diferencias entre el físico y el dato del sistema.

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4. CONDICIONES GENERALES a.- La toma de inventarios realizados en cada almacén de suministros será ejecutada de forma mensual sobre los artículos resultantes del análisis previo de Clasificación ABC realizado por cada jefe de almacén residente. b.- La Clasificación ABC de los materiales será realizada por cada jefe de almacén residente en un archivo Excell hasta cada tercer día útil del mes, presentando dicho día el resultado del análisis realizado. En este informe se determinarán los materiales a inventariar durante el mes, teniendo como parámetros los siguientes porcentajes: b.1. Para el caso de la Clasificación A, se inventariará el 100% de los materiales que se encuentren en esta clasificación. b.2. Para el caso de la Clasificación B; se inventariará el 100% de los materiales que se encuentren en esta clasificación. b3.- Para el caso de la Clasificación C; se inventariará el 20% de los materiales que se encuentren en esta clasificación. c.- El Registro ERI (Exactitud de Registro de Inventarios) será elaborado por cada jefe de almacén con los resultados de la Clasificación ABC obtenida y en la misma fecha. Este registro servirá para la programación diaria del inventario durante el mes, luego de haber determinado los materiales a inventariar con la Clasificación ABC. d.- El inventario será realizado durante 20 días del mes del total de materiales a inventariar. Diariamente se inventariará un número determinado de ítems de la Clase A, B y C; reflejando los resultados diarios en este archivo ERI, el cual a su vez mide los niveles de exactitud del inventario y detalla también de forma específica las diferencias encontradas en dicha toma. e.- Todos los materiales estarán debidamente clasificados, ordenados y rotulados para una rápida identificación de los inventarios. Cada insumo ubicado según su estatus: aprobado, rechazado y cuarentena. f.- Los resultados finales de la Toma de Inventarios será presentado por cada jefe de almacén todos los días 30 de cada mes. g.- Las diferencias encontradas en la toma de inventarios serán revisadas en una segunda oportunidad a fin de poder verificar la exactitud de la diferencia detectada. Así mismo se analizará si la diferencia se debe a errores propios del almacén durante los despachos de

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materiales; para lo cual se deberá realizar las regularizaciones respectivas. Estos errores pueden ser: - Cruce de materiales en los despachos. - Notas de Salida no descargadas. Estos errores deberán se manifestados de igual forma en el archivo ERI colocando en las observaciones el detalle de la solución planteada a la diferencia. h.- Las diferencias obtenidas serán ajustadas de acuerdo a niveles de responsabilidad y de la siguiente manera: h.1. Las diferencias encontradas en los materiales de la Clasificación A serán evaluadas por el Gerente de Logística y el Director de Operaciones para su validación del ajuste respectivo. h.2. Las diferencias encontradas en los materiales de la Clasificación B serán evaluadas por el Gerente de Logística y el Director de Operaciones para su validación del ajuste respectivo. h.3. Las diferencias encontradas en los materiales de la Clasificación C serán ajustadas directamente por cada almacén de suministros. i.- Los auxiliares de almacén encargados de la toma de inventarios son designados por el Jefe de Almacén Residente a quienes les proporcionará: Reportes de toma de inventario (Hojas ERI), calculadoras, lapiceros, tableros, máscaras para polvo y gas, según corresponda. j.- No está permitido el uso de corrector líquido para corregir anotaciones en los reportes de inventarios. k.- Las balanzas deberán estar debidamente calibradas. l.- Los ajustes por diferencia de referencia y/o cantidades son sustentadas por el Jefe de Almacén Residente y autorizado por el jefe de Área. Finalmente firma el Jefe de Logística y autoriza el ajuste de los materiales que se encuentran con diferencias y que pertenecen a la Clasificación A y B, para los materiales con diferencias que pertenecen a la Clasificación C serán ajustados directamente por el mismo almacén. m.- En caso de haber alguna diferencia, esta será sustentada por el Jefe de Almacén Residente. De no haber diferencias se da por terminado y válido el inventario correspondiente.

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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS NA

6. REGISTROS RELACIONADOS -

Reporte de saldos de stocks de materia prima, material de empaque y suministros.

-

Reporte de stocks de materia prima, material de empaque y suministros.

-

Reporte de cantidad de compra de materias primas, material de empaque y suministros.

-

Reporte de costo unitario de materia prima, material de empaque y suministros.

7. ANEXOS NA

8. TOMA DE INVENTARIOS Actividad

Responsable

Descripción

01

Jefe de Almacén Residente

- Emite los siguientes reportes del sistema: 1. Stocks de materiales. 2. Compra de materiales 3. Costo unitario Para el caso del punto 1, Stocks de Materiales, deberá considerarse las materias primas, embalajes, mercaderías, que se encuentren en almacenes externos. Estos reportes serán emitidos mensualmente y permitirán realizar la Clasificación ABC por almacén, el cual deberá ser presentado cada tercer día útil del mes.

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02

Jefe de Almacén Residente

- En base a la lista de Materiales resultantes de la Clasificación ABC, programa la Toma de Inventarios del mes en curso, de acuerdo a la siguiente distribución: 1. Clasificación A: se inventariará el 100% de los ítems. 2. Clasificación B: se inventariará el 100% de los ítems. 3. Clasificación C: se inventariará el 20% de los ítems. Con esta distribución, programa la cantidad de materiales a inventariar por día en el mes en curso.

03

Jefe de Almacén Residente

- Elabora el Plan de Inventario del mes en curso en el archivo de Exactitud de Registro de Inventario (ERI), en el cual se plasma toda la relación de materiales a inventariar en el transcurso del mes en un planteamiento de inventario diario que tiene como plazo máximo 20 días.

04

Jefe de Almacén Residente

- Entrega a los auxiliares de almacén responsables del inventario el plan de inventario elaborado (ERI).

05

Auxiliar de almacén

- Se ubica en su área física asignada para toma de inventario.

06

Auxiliar de almacén

- Ubica los productos y procede al conteo o pesaje. En todo momento tomará medidas para evitar una exposición prolongada de materia prima a la luz, humedad y calor. - En el caso de las bobinas de cintas, la unidad de medida será en Kg., descontándose la tara del cono. - En el caso de materiales por unidad, la cantidad se observará de la etiqueta del proveedor o de la etiqueta de almacén

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donde se indica la cantidad por paquete, caja, saco o pallet; se delimitará la ruma y se calculará o inventariará la cantidad de material que la conforma. - Cuando se trate de materia prima a granel, se colocará en las observaciones que este tipo de materiales se inventariarán muy aparte de este proceso. Las materias primas a granel, serán inventariadas mensualmente por el proveedor Las Camelias a través de un cubicaje mensual. - Cuando la unidad de medida sea unidades, aplicar el pesaje de las unidades que no se encuentren en paquetes sellados o cantidades definidas de origen, tomando como referencia, tomando como muestra el peso de los paquetes sellados para establecer por regla de tres simple, el peso de las unidades sueltas. - En el caso de encontrarse unidades dañadas (frascos rotos, estuches maltratados, etc), se debe anotar el total contado y en observaciones se indicará ''Incluye ''X'' unidades dañadas''. - Para los envases sellados, se tomará las anotaciones del proveedor, previa verificación de los sellos de fábrica. En este caso se tomará el peso neto indicado en el envase por la cantidad de envases sellados para determinar el peso total. - Para el caso de Materia Prima envasada en frascos, cilindros, tachos, se pesará todo el envase sin abrirlo, obteniéndose el peso bruto y restándole luego la tara, para determinar el NETO.

07

Auxiliar de Almacén

- Hace los cálculos de cantidad y registra en los reportes de inventario las cantidades contadas.

08

Auxiliar de Almacén

- Procede a pegar con stickers (de color designado por el Jefe de Almacén) sobre los envases, cajas, paquetes, sacos, sacas de

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la referencia inventariada. - Para el caso de la toma física de los productos del almacén de materiales rechazados y almacén de materiales para devolución al proveedor, se procede de igual manera.

09

Auxiliar de Almacén

- Al final de la toma física asignada, entregará los reportes debidamente firmados por el responsable del inventario efectuado.

10

Jefe de Almacén Residente

- Realiza la digitación diaria de los reportes alcanzados de toma de inventarios. - Valida digitación en cuanto a: código, descripción, presentación, referencia, reanálisis, cantidad, unidad de medida y ubicación. - Coloca listado de diferencias en el archivo de Exactitud de Registro de Inventarios, considerando todas las diferencias encintradas, indicando en observaciones los probables motivos de dichas diferencias. - Los listados de diferencias son reportados al Jefe Corporativo de Almacenes.

11

Jefe de Almacén Residente

- Concilia diferencias y detecta los posibles errores en la toma de inventario. - En caso de detectarse algún error se corrige en los listados para su nuevo procesamiento.

12

Jefe de Almacén Residente

- Al término de la conciliación, procede a emitir los listados definitivos de inventario del almacén bajo su responsabilidad. - Remite listado ERI al Jefe Corporativo de Almacenes para la validación de los resultados. - Se procede a la firma de los listados

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según se indica en Condiciones Generales.

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Jefe Corporativo de Almacenes

- Procede a la firma de los listados según se indica en Condiciones Generales. - Entrega el listado firmado al almacén para su archivado.

14

Jefe de Almacén Residente

- Procede a emitir los partes de ajuste positivo y/o negativo de las diferencias con lo cual se igualan los saldos de inventario al stock físico (ajuste) según se indica en Condiciones Generales.

9. ELABORADO POR Ing. Víctor Pereda Florez 10. FECHA 18/08/08 11. REVISADO POR

12. APROBADO POR