• Author / Uploaded
• haudrey Ysturiz

Citation preview

Gálac Gálac es un software que se fundamenta en la contabilidad de la empresa, permite ofrecer a sus clientes la posibilidad, a través de su sistema administrativo y contable, de poder realizar el registro de operaciones económicas que serían de difícil cómputo manual, es decir, llevar un registro exhaustivo de las cuentas por cobrar, por pagar, de los anticipos, pagos de nómina y de proveedores, movimientos bancarios, y órdenes de compra, así como la realización de facturas, cotizaciones, balances generales, etc., de forma diaria y exacta, es una tarea que requiere de mucho esfuerzo. Saint La carta de presentación de Saint son sus 25 años en el mercado. Si un software de sistema administrativo tiene tanta trayectoria, es porque se la ha ganado. Los software desarrollados por esta empresa ofrece una versatilidad en cuanto al manejo de base de datos y a precios accesibles. Lo bueno de Saint es que te da la opción de adquirir sus productos que van desde un CRM (Customer Relationship Management), hasta un servicio administrativo para manejar el flujo de información dentro de tu empresa. Profit Plus 2KDoce Si bien Softech (la empresa dedicada a desarrollar las soluciones Profit) tiene un catálogo bastante amplio de software dedicados a la administración de empresas, nosotros decidimos enfocarnos en su Profit Plus 2KDoce. Este es el que más se puede parecer a tus necesidades como dueño o encargado de un negocio, ya que ofrece soluciones de automatización de procesos de ventas, cobros e impresión de facturas fiscales y convencionales. Resaltamos, de este software, su facilidad en el manejo de consultas generales e individuales de artículos, el manejo de múltiples formas de pago, entre otras. Pos&Touch Software Intuitivo. Control de Inventario. Conocimiento de tus ganancias. Sólo con esas 3 frases podrás saber que Pos&Touch no se queda atrás en cuanto a necesidades que cumple todo Sistema Administrativo. La petición de un demo previo a su utilización nos parece una de las estrategias más llamativas que nos ofrece esta empresa para captar su clientela… ¿valdrá la pena después del demo que ofrecen? Tal vez sí. Pos&Touch, a diferencia de muchos que no lo mencionan, te garantiza la continuidad de tu trabajo porque su funcionamiento no depende del estado de conectividad de tu punto de venta Su slogan reza “El poder de un sistema adaptado a la sencillez de una máquina registradora”. ¡Esto promete! Puede interesarte: El qué, cuándo y porqué de los sistemas administrativos. Valery Systems Cuando un Sistema Administrativo te ofrece tantas bondades como Valery Systems, es difícil saber por dónde empezar a explicarte cómo puede beneficiarte, pero haremos nuestro mejor intento para sintetizarte con lo más importante que Valery Systems tiene. Lo primero que debes saber es que Valery tiene distintos softwares:

Software para Puntos de Venta Software Administrativo Software Corporativo Software Administrativo Web Software de Contabilidad Software para Nómina Cada uno posee sus características que se adaptan, sin duda, a cualquier PyME que estés manejando. Así es: ¡otro más que cumple las expectativas y funciona bajo la filosofía de “no todos los negocios son iguales”. ¿Qué hace Valery Systems un Sistema Administrativo que puedes considerar para tu negocio? Que el Valery para Puntos de Venta, por ejemplo, es ideal para negocios de comida rápida, abastos y tiendas de conveniencia porque realiza procesos de facturación de manera rápida y efectiva, mantiene al día el inventario y, lo más importante: arroja reportes adaptados a tus necesidades. Aloha Este Sistema Administrativo está especialmente diseñado para restaurantes. Su lema principal es ofrecer una experiencia excepcional a sus clientes. Otra marca que sabe que los restaurantes pequeños no son iguales a los medianos… ¡y mucho menos a los grandes! Aloha conoce los desafíos que tienes que pasar a la hora de procesar las operaciones más sencillas, hasta las más complejas. Y lo mejor: ¡se adapta a distintos hardware y software que ellos mismos ofrecen! Así que si tienes algún punto de venta especializado o cualquier dispositivo de procesos de pagos móviles, este software es para ti. Aldelo El Aldelo’s XERA POS (su software de punto de ventas) también está diseñado para todo aquel gerente o dueño de restaurante que desee tener, en un solo lugar, un punto de venta y gerencia, integrados en un solo lugar. Su almacenamiento en la nube y su capacidad de movilidad de datos, ofrece las características que creemos que son fundamentales para un Sistema Administrativo. Winrest Un software de manejo de restaurantes que maneje 3 ediciones que te ofrezca servicios adaptados, cada uno, al tipo de restaurantes, puede sonar como algo interesante. Nos dimos cuenta que su versión “Lite” está diseñada para ambientes de servicio rápido; el “Professional” se enfoca más en ambientes más “exclusivos”; y el “Enterprise” ofrece reportes y actualizaciones rápidas y desde cualquier lugar (las necesidades actuales lo obligan a uno a estar en todos lados, en cualquier momento). a2 Esta compañía sabe que la pequeña y mediana empresa venezolana podría estar, todavía, en la época donde lo manual era lo que imperaba en todos los negocios… la automatización, para algunos locales, es algo que sueñan con tener, pero no saben cómo integrarlo a su negocio. Si estás buscando un Sistema Administrativo que, además de ofrecerte el común denominador de los actuales softwares, te ofrezca el control y automatización de vendedores, proveedores y mucho más, a2, entonces es lo que tu restaurant necesita justo ahora. Sin pensarlo.

MICROS ¡Se ganó nuestro respeto instantáneamente! MICROS ofrece diversas soluciones que van desde la gestión de hoteles, hasta locales restaurantes. No solo eso los caracteriza, sino que cumplen con las buenas prácticas de toda empresa dedicada a esto: busca que las compañías que buscan sus servicios intenten innovar y transformar sus negocios, a través del seguimiento de sus clientes. ¿Y de qué manera se logra esto?, pues con un excelente Sistema Administrativo. Oasis Buscamos un software que tuviera como bandera principal su soporte al cliente y lo encontramos. Su nombre es Oasis. Su mantenimiento preventivo para detectar fallos repetitivos y mantener tu sistema actualizado y funcional al 100% es un punto fuerte para otorgar tu confianza a este Sistema Administrativo. Otra cosa que nos encantó de Oasis fue su adición de funcionalidades para mejorar la usabilidad y aplicabilidad de su software. En líneas generales, el mejor Sistema Administrativo debería ser accesible y fácil de usar. Una de las bondades que pueden agregarle un súper valor agregado sería que la marca que te ofrece el Sistema, tenga un soporte al cliente que esté activo las 24 horas del día, los 7 días de la semana. El Sistema Administrativo y sus soluciones es lo que te ayudará a crecer como negocio y, mientras más fácil y sencillo sea ese proceso, podrás lograrlo de una manera más óptima. Tipos de sistemas administrativos Los sistemas administrativos son estructuras informáticas que permiten el ingreso de datos que serán procesados por dicho programa, para la obtención de información relevante que se empleará en la toma de decisiones empresariales. Es sumamente importante que el sistema pueda emitir información relevante y no solo datos contables, de lo contrario la inversión en un sistema sería prácticamente inútil. Cuando se desea implementar un sistema de contable en una empresa en necesario e indispensable que los individuos que vayan a utilizarlo sean conscientes de la importancia que posee la correcta aplicación y que no ofrezcan resistencia en su implementación, de otra forma será casi imposible que se utilice de forma eficiente. A lo largo del tiempo la estructuras de los sistemas contables se van adaptando a las necesidades de las empresas que los implementan, a la vez que ofrecen innovación para negocios que se encuentran en pleno crecimiento. Los sistemas de información contable se según: Tipos de sistemas administrativos según el tipo de registro: Sistemas administrativos de registro electrónico: Tal como su nombre lo indica emplean un sistema informático. Dado el empleo de la tecnología este tipo permite mayor rapidez y exactitud en el procesamiento de la información. Para su implementación se requiere de computadoras o similares. Sistema administrativos de registro manual: Es el método más simple empleado, requiere de una inversión

menor. Se realiza con lápiz y papel, no permite la corrección de los datos y necesita de un gran aporte humano para su correcto funcionamiento. En algunos casos este sistema puede arrastrar errores a lo largo de ejercicio contable sin ser detectado. Sistema administrativos mecánico: Este tipo es un sistema intermedio entre los dos anteriores. Emplea aparatología mecánica como calculadoras, cajas registradoras y similares para el ingreso de datos. Contribuye a mejorar la eficiencia de los sistemas manuales. Permite la recolección de datos masivos de forma más rápida. Tipos de sistemas administrativos según la información Sistema administrativos de diario único: Este tipo de sistema se basa en el registro de las actividades diarias de la empresa. Fusiona los libros diario y mayor en uno solo sistematizado. En algunos países su utilización requiere autorización. Sistema administrativos de diario tabular: Este tipo es el libro diario que se traspasa a un medio electrónico. Para su implementación se requiere autorización especial y que el sistema posea una serie de requisitos que impidan la evasión fiscal. En algunos casos la información obtenida de este sistema es registrada en el tipo anterior. Sistema administrativos de diario y caja: Este sistema permite implementar la división de tareas a partir del empleo de sub libros. No todas las cuentas se dividen, sólo las de caudal de información más cuantiosa, que poseen mayores movimientos diarios. De acuerdo a la cuenta que está representando el saldo de cada sub diario será acreedor o deudor. Sistema administrativo centralizado: Para la implementación de este tipo de sistemas se requiere del conocimiento de las actividades habituales de la empresa. Este sistema toma la información de todos los sub diarios y la centraliza. A fin de obtener información unificada para la toma de decisiones. SISTEMA ADMINISTRATIVO El conjunto de componentes que interactúan entre sí y se encuentran interrelacionados recibe el nombre de sistema. Administrativo, por su parte, es aquello vinculado a la administración (el acto de administrar: organizar o gestionar recursos). Sistema administrativo En su acepción más amplia, un sistema administrativo es una red o un esquema de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los objetivos de una organización. El sistema apunta a que los recursos de la organización en cuestión sean administrados de forma eficiente. Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que deben ser respetados por los miembros de una compañía a la hora de tomar decisiones. Esta compleja red se encuentra integrada en la estructura misma de la empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus integrantes apunte hacia los mismos fines. En el manual de un sistema administrativo deben figurar las responsabilidades y los roles que corresponden a cada

puesto dentro de la organización y a cada unidad administrativa. Es importante resaltar que la existencia de un sistema como éste beneficia ampliamente el funcionamiento de una compañía, y facilita considerablemente tareas tales como las auditorías, así como el control del trabajo de cada empleado. Se reconocen varios tipos de sistema administrativo, algunos de los cuales son los siguientes: * abstracto: es el que está compuesto de conceptos tales como doctrinas filosóficas, números o idiomas; * concreto: se opone al anterior, ya que este sistema administrativo consta de máquinas, equipos o cualquier componente tangible; * operacional: tiene el objetivo de generar reportes, además de llevar a cabo el procesamiento de la información, la cual suele ser reiterativa; * directivo: los datos que administra no pasan por un proceso de selección ni son modificados de ninguna forma; * informativo: éste es el tipo de sistema administrativo crucial a la hora de tomar decisiones que sean coherentes con los objetivos planteados por la empresa en primer lugar. A grandes rasgos, se encarga del procesamiento de datos y de la producción de reportes. En la actualidad, la noción de sistema administrativo suele hacer referencia al programa informático que cuenta con diversas aplicaciones para administrar las facetas de una empresa. La intención de este tipo de software es centralizar las tareas administrativas en un mismo sistema informático que permita ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia laboral. Sistema administrativo: Un sistema administrativo, en este sentido, suele contar con diferentes módulos. Cada módulo permite completar una tarea distinta: realizar una factura, emitir un recibo de cobro, organizar la agenda, registrar ingresos y egresos de un balance, controlar el inventario o stock, etc. Veamos con un ejemplo cómo puede trabajar una empresa con un sistema administrativo. Supongamos que una compañía que vende electrodomésticos recibe un pedido de un cliente que quiere adquirir una licuadora. En el sistema administrativo de la empresa, un empleado registrará la compra, emitirá la factura y agendará el envío del producto. De manera automática, el sistema administrativo generará un alerta en la agenda para que dicho envío se concrete y, una vez registrado el mismo, reducirá una unidad del producto del inventario. Cuando el cliente reciba su pedido y lo pague, se consignará en el sistema administrativo la cancelación de la deuda y el ingreso del dinero. Dependiendo del presupuesto de cada compañía, existen dos opciones a la hora de adquirir un sistema administrativo: contratar a un desarrollador para que lo programe desde cero, teniendo en cuenta las necesidades específicas de la empresa; aprovechar uno de los tantos paquetes existentes en el mercado. Si se inclina por esta última opción, a su vez podrá escoger una de las varias

alternativas gratuitas o bien pagar una cuota mensual para acceder a un sistema más potente y completo. Características de los sistemas administrativos. El campo de la teoría general de los sistemas nos puede proporcionar algunas ideas sobre las características de los sistemas administrativos. Entendemos por sistema cualquier conjunto de partes interrelacionadas que cumplen una misión específica, así por ejemplo: una empresa, una silla, un procedimiento financiero, una plancha, todos ellos son sistemas. Cuando utilizamos modelos para analizar los sistemas administrativos es muy importante conocer que tanto se ajustan las características de un modelo a las del sistema que estamos estudiando. Las técnicas de utilizar modelos sencillos para aproximar sistemas complejos no son malas, siempre y cuando no olvidemos los supuestos y limitaciones. Modelos de toma de decisión En el proceso de toma de decisiones, un paso vital es la construcción de un modelo del problema o sistema a estudiar. En la investigación de operaciones utilizamos generalmente un modelo matemático. De por sí, existen otras clases de modelos, ya sean modelos físicos o esquemáticos. Como ejemplo de un modelo físico tenemos el modelo a escala de una planta utilizada en el estudio de redistribución de la misma. El organigrama de una empresa muestra la interrelación entre las diferentes funciones establecidas, este sería un ejemplo de modelo esquemático. La teoría de decisiones proporciona una manera útil de clasificar los modelos para la toma de decisiones. Utilizando toma de decisiones como sinónimo de selección, se supondrá que se ha definido el problema, que se tienen todos los datos y se han identificado los cursos de acción alternativos. La teoría de decisiones nos dice que esta tarea de hacer una selección caerá en una de cuatro categorías generales dependiendo de la habilidad personal para predecir las consecuencias de cada alternativa. Categorías Consecuencias Certidumbre Deterministas Riesgo Probabilistas Incertidumbre Desconocidas Conflicto Influidas por un oponente Toma de decisiones bajo condiciones de certidumbre. Si podemos predecir con certeza las consecuencias de cada alternativa de acción, entonces se tiene una tarea de toma de decisiones bajo certidumbre. Otra manera de pensar esto es que existe una relación directa de causa y efecto entre cada acción y su consecuencia. Si está lloviendo ¿deberá llevarse un paraguas? Si está nevando ¿deberá llevarse un abrigo?, en ambos casos las consecuencias son predecibles. Una buena parte de las decisiones que se toman a diario cae dentro de esta categoría. ¿En dónde comer? ¿Qué tipo de transporte utilizar para ir a la escuela o a la universidad? Conceptualmente la tarea es bastante sencilla. Simplemente se evalúan las consecuencias de cada acción alternativa y se selecciona la que se prefiere. Sin embargo, en la práctica,

esto puede no resultar tan fácil como nos parece. El número de alternativas puede ser muy grande o tal vez infinito lo que haría muy dispendiosa su numeración.

decisiones bajo certidumbre. La programación lineal, programación de producción y control de inventarios, el análisis del punto de equilibrio todos ellos incluyen modelos determinísticos.

Varios de los modelos y técnicas que se presentan en la administración de las empresas se diseñan para tomar Toma de decisiones bajo condiciones de riesgo En esta categoría se incluyen las decisiones en las cuales las consecuencias de una acción dada dependen de algún evento probabilista. Ejemplo 1-1 Supóngase un comerciante que está a cargo de la venta de juguetes para la próxima temporada navideña. La decisión que debe tomar el comerciante es decidir cuantos juguetes ordenar para la siguiente temporada. Supongamos que se pagan $35.000 por cada juguete (en promedio), y solo se pueden ordenar lotes de 100 y se tiene pensado venderlos a $80.000 cada uno. En el caso de no venderlos no tienen valor de recuperación. Se recopilan los registros de ventas pasadas del comerciante y se analiza el crecimiento potencial de las ventas con otros vendedores, llegando a las siguientes estimaciones para la próxima temporada: Venta de Juguetes Probabilidad 100 0.3 200 0.3 300 0.4 1.0 Con los datos anteriores se pude calcular la ganancia para cada combinación de cantidad ordenada y ventas eventuales, la cual llamaremos ganancia condicional. Así por ejemplo, si se compran 300 juguetes y sólo se venden 200, la utilidad neta será de $45.000 por cada juguete vendido menos una pérdida de $35.000 por cada juguete no vendido. Es decir: 200(80.000-35.000)-100(35.000)=9'000.0003'500.000=$5'500.000 Otra forma de obtener lo mismo es considerando los ingresos totales menos el costo total, para cada nivel de venta correspondiente a cada nivel de compra o inventario disponible. Si observamos la que hemos llamado matriz de ganancias condicionales o matriz de pagos, ¿Cuántos juguetes deberán ordenarse?. Si se ordenan 200, puede ganarse $9'000.000 ó $1'000.000. Una orden de 300 árboles tiene utilidad potencial que fluctúa entre $-2'500.000 y $14'000.000. ¿Cuál debe escogerse? Como resultado más importante de la teoría de decisiones bajo riesgo es indudablemente que debemos seleccionar la alternativa que arroje el mayor valor esperado. Si nos referimos a su valor numérico, el valor esperado de una variable aleatoria discreta llamada X se calcula como se muestra a continuación: E(X) =

Xi p (Xi)

Lo anterior nos indica que el valor esperado de X, llámese E(X), es igual a la sumatoria de los valores posibles de X multiplicada por sus respectivas probabilidades. En el ejemplo que venimos trabajando el valor esperado de cada

alternativa quedará así: E 4'500.000(0.3)+4'500.000(0.3)+4'500.000(0.3) $4'500.000 E 1'000.000(0.3)+9'000.000(0.3)+9'000.000(0.4) $6'600.000 E (A3)= 2'500.000(0.3)+5'500.000(0.3)+14'000.000(0.4) $6'500.000

(A1)= = (A2)= = =

Según los resultados del valor esperado para cada opción o alternativa de decisión deberá escogerse la alternativa A2, cuyo valor esperado es mayor, es decir deberán comprarse 200 árboles para la próxima temporada, puesto que esta alternativa representa la mayor utilidad esperada en condiciones de riesgo. Otra forma de tomar la decisión es desde el punto vista de las pérdidas esperadas, para lo cual debemos conformar la Matriz de Pérdidas esperadas, de igual forma calcularemos el valor esperado de cada alternativa y escogemos aquella que presente el menor valor esperado; que en este caso, naturalmente deberá ser la misma alternativa A2. Existen muchas decisiones administrativas que pueden catalogarse como toma de decisiones bajo riesgo. Algunas de ellas son: ¿Deberá introducirse un nuevo producto en el mercado? ¿Deberá construirse una nueva planta o ampliarse la existente? ¿Cuantas comidas deberá preparar un restaurante para la venta diaria? ¿Qué condiciones deberán ofrecerse para obtener un contrato? ¿Deberá iniciarse un nuevo programa costoso de publicidad? ¿Deberá una compañía petrolera realizar pruebas de penetración costosas antes de hacer una nueva perforación?