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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ZULLY GIOVANNA GARCIA RINCON

AUDITORÍA DE CALIDAD

TALLER REALIZACION AUDITORIA INTERNA

MÁLAGA SANTANDER 2019

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

INSTRUCTOR. EDWARD ROLANDO SUAREZ GOMEZ

TALLER REALIZACION AUDITORIA INTERNA

AUDITORÍA DE CALIDAD

MÁLAGA SANTANDER 2019

TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación: Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado Observaciones del documento. No.

Documento revisado

Observaciones del documento

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). e- Generación de hallazgos de auditor. Fecha: Proceso Auditado: Evidencias Criterios de No. de Auditoría Auditoría 1 2 3 4 5

Auditor (es): Auditado (s): Hallazgos de Auditoría

C

NCM

NCm

6 7 C: Conformidad

NCM: No Conformidad Mayor

NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría. g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad). h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Para realizar esta actividad de aprendizaje debe: • Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría. • Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: ALCADIA MÁLAGA Representante: JAVIER ARANGO Dirección: CRA 22 # 25 - 52 Tel: 7777777-77 Cargo: ALCALDE MUNICIPAL Correo electrónico: [email protected] De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad [email protected]

Para: TESORERIA MUNICIPAL Juan David Martínez Fecha: Septiembre 25 de 2019 OBJETIVO: Proporcionar metodología para realizar las auditorías internas con el fin de verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se está ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades de Alcaldía Málaga realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora a la operación de las actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas. Alcance: Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad Alcaldía Málaga en el periodo fiscal vigente.

Criterios de Auditoria 

Política del SGC de Alcaldía de Málaga

   

Política de Gestión Financiera. Política de Logística y Servicio al Cliente Manual de Procedimientos Políticas Corporativa de Alcaldía de Málaga

   

Norma ISO 9001:2015 Manual de Procedimientos de Alcaldía de Málaga Manual de Documentos de Retención y Archivo de Alcaldía de Málaga Manual de Formatos y Registro Alcaldía de Málaga



Manual de Calidad M-AM-001

Reunión de Apertura: 27 de septiembre de 2019 Hora 7:45 am Reunion de Cierre: 1 de octubre de 2019 Hora 4:30 pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios de Alcaldía Málaga consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en

primera

instancia por la tesorería, , el día 27 de septiembre de 2019 del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones de Alcaldía Málaga. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente

comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 27 de septiembre de 2019. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español. Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores Cumplimiento en gestión de compras Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno Responsable Área: Tesorería municipal

Asistentes: • Alcalde municipal • Secretaria de Gobierno • Tesoreria municipal • Coordinación de logística • Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES EQUIPO AUDITOR DE GERENCIA DE CALIDAD NOMBRE RUBEN ARRIETA RAMOR REY MANUEL PEREZ

CARGO Experto Técnico SGC Ingeniero de Procesos Representante de

FIRMA

Gerencia AUDITADOS NOMBRE JAVIER ARANGO

CARGO Alcalde municipal

GONZALEZ PABLO DIAZ

Secretaria de Gobierno

RESTREPO JUANA MARIA OLGUIN PAULA MEJIA ORTIZ WILLIAN ORDUZ

Tesorería municipal Coordinación de logística Oficina Asesora de

QUIROGA

Control interno

FIRMA

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español. Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail @keu.ko Cualquier duda comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos, 7.1.3 (Infraestructura), 7.1.4 (ambiente de trabajo), 7.4 (comunicación interna), 7.5 (información documentada), 8.2 (requisitos para los productos y servicios), 8.4 (control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente, 8.6 ( liberación de los productos y servicios), 8.7 ( control de las salidas no conformes)

Se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes. b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado Observaciones del documento. No.

Documento revisado si

Observaciones del documento Última actualización 18 de julio 2015

Política de Gestión Financiera Instructivos de desarrollo

si

Última actualización 5 de enero 2015 I-EL-002 Carpetas de Protocolos e Instructivos

Manual de Procedimientos. Cap. Compras y Logística.

si

Última actualización 9 de febrero 2016

Manual de Procedimientos de Compras

si

M-PC-002 Versión Marzo de 2016

Manual de Documentos de Retención y Archivo

si

Libros de registro

Manual de Calidad M-AM-001

si

Versión Marzo de 2016

Política de Logística y Servicio al Cliente

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría.  

Comunicación asertiva Escucha activa

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). 

Lista de chequeo, técnicas de verificación visual y verbal en físico y digital. LISTA DE CHEQUEO

DOCUMENTO Se cuenta con una infraestructura óptima para la prestación del servicio

CUMPLE si

Se cuenta con el ambiente de trabajo adecuado, para la operación d ellos procesos Manual de calidad

si

Las responsabilidades son comunicadas de forma clara. Manual de compras

Si

Servicio al cliente

no

Satisfacción del cliente

no

EVIDENCIA Se evidencia una infraestructura adecuada, se solicita algunas mejoras para garantizar el optimo funcionamiento. Se observa clima organizacional adecuado. Hay registro del mismo, debe incluirse el procedimiento de salidas no conformes

si

Cada uno conoce sus funciones pero no esta documentada Se evidencia, se sugiere crear un registro de compras No se cuenta con un canal de comunicación directo con el cliente o usuario Se debe implementar un buzón de sugerencias

e- Generación de hallazgos de auditor. Fecha: Proceso Auditado: Evidencias de No. Auditoría 1 Procedimientos de costos en

Auditor (es): Auditado (s): Criterios de Hallazgos de Auditoría Auditoría ISO Falta agregar 9001:2015 implementación

C

NCM

NCm X

materiales en bodega y standby

(8.4)

2

Formato único de despachos, Manual de procedimientos

ISO 9001:2015 (7.5, 8.4)

3

Cambios organizacionales

ISO 9001:2015 (8.7,7.5)

4

Las responsabilidade s son comunicadas de forma clara. Manual de compras

ISO 9001:2015 (7.4, 7.5)

5

ISO 9001:2015 (7.4, 8.2)

de procedimiento para costos en materiales de bodega y standby No se tiene en cuenta el formato único de despachos y recibo de mercancía en el procedimiento No se cuenta con un canal de comunicación directo con el cliente o usuario. Cada uno conoce sus funciones pero no esta documentada Se evidencia, se sugiere crear un registro de compras

X

x

x

x

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría. Unas vez realizada la auditoria interna, se sugiere a la alcaldía de Málaga lo siguiente: para el manejo de compras en materiales de bodega y stand-by. 

Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos.



Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han agregado los cambios organizacionales.

Conclusiones de la Auditoria:



Se debe actualizar la Política de Gestión y crear un procedimiento para el manejo de protocolos o estrategia de comunicación con el cliente.



resultados.



Se debe crear un registro de compras físico o digital.



Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros.



Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las áreas locativas.



Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el seguimiento, medición, análisis y mejora para la adquisición de productos o servicios.



Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

El 01 de octubre 2019 a las 4:30 de la tarde se procede a dr cierre a la auditoria interna de calidad en donde se verifico el cumplimiento de de los criterios nombrados a continuacion7.1.3 (Infraestructura), 7.1.4 (ambiente de trabajo), 7.4 (comunicación interna), 7.5 (información documentada), 8.2 (requisitos para los productos y servicios), 8.4 (control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente, 8.6 ( liberación de los productos y servicios), 8.7 ( control de las salidas no conformes) y se pudo evidenciar las siguientes conclusiones 

Se debe actualizar la Política de Gestión y crear un procedimiento para el manejo de protocolos o estrategia de comunicación con el cliente.



resultados.



Se debe crear un registro de compras físico o digital.



Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros.



Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las áreas locativas.



Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el seguimiento, medición, análisis y mejora para la adquisición de productos o servicios.



Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

Se agradece el tiempo y disposición de los auditados y se invitan a seguir mejorando en la implementación del SGC.

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.