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SERVICIO NACIONAL APRENDIZAJE SENA

DOCUMENTOS COMERCIALES

INSTRUCTOR: JAQUELINE OVALLE GRUPO: 801103 GAES 3

INTEGRANTES:

HASBLEIDY HERNANDEZ ANDREA BARAHONA NELCY HERNANDEZ ESTEFANIA TORRES HOLMAN VERDUGO CRISTINA MEDINA MAYRA ALEJANDRA PEÑA

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

CONTABILIDAD Y FINANZAS

BOGOTA DC. 18-NOV-2009

DOCUMENTOS COMRCIALES

Es el desarrollo de las operaciones comerciales que utilizan una serie de documentos que a la vez contiene la información de base para dichas transacciones, sirve de soporte para el trabajo contable. Tiene el significado económico que son lo negociables y no negociables NEGOCIABLES: Son los que sustituyen el dinero en efectivo y son 1. CHEQUE: Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica, previa presentación, firma y entrega del cheque al mismo banco. Un cheque contiene los siguientes datos: •

Nombre del banco del banco girado

•

Serie y número de cheque

•

Ciudad y fecha de expedición

•

Nombre del beneficiario

•

Valor en número y letras

•

Firma del girador

•

Número de la cuenta corriente

♦ CHEQUE CRUZADO:

Un par de líneas paralelas y oblicuas, que se trazan uno de los ángulos superiores del cheque, indica que solo puede hacerse efectivo mediante su consignación; es decir, no se puede cobrar

por ventanilla.

♦ CHEQUE ESPECIALMENTE CRUZADO: Si, en medio de este par de líneas paralelas trazadas en uno de los ángulos superiores del cheque, se escribe nombre de beneficiario o a la indicación especifica de ser cobrado únicamente por esté, el cheque no puede ser endosado a otra

persona para su cobro.

♦ CHEQUE DE GERENCIA: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos. Pues que este cheque únicamente se hace efectivo al primer

beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece total garantía para el beneficiario.

2. Letra

de cambio

Es un documento negociable mediante el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero en un lugar y tiempo determinado previamente es decir respalda el compromiso del deudor de pagar el dinero

3. Pegare

Es un titulo valor por el cual una persona quien se denomina suscriptor se compromete a pagar cierta suma de dinero en una fecha determinada a otra persona que se llama beneficiario este instrumento es utilizado por las empresas de financiamiento comercial establecimientos bancarios como respaldo de los créditos que otorgan

4. Libranza La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido.

5. FACTURA LIBRANZA: Es un titulo-valor que el vendedor entrega al comprador.

NO NEGOCIABLES: Todos aaquellos documentos que sirven de base para los registyros de contabilidad.

COTIZACIÓN: es una transacción comercial expedida por el vendedor al cliente, contiene información del bien o servicio que se ofrece y la negociación. DECORAMOS LTDA Carrera 15 N° 26-80 Teléfono: 6819477 Santafé de Bogotá Cotizado a:

COTIZACIÓN N° 146 Fecha

Valido hasta:

Tiempo de entrega:

Forma de pago:

Vía :

Flete:

Seguros:

Descripción 1 . 2 . 3 . 4 . 5 . 6 . 7 . 8 . 9 . 1 0 . 1 1 . 1 2 . 1 3 . 1 4

unidad

cantidad

Precio

Valor

1 5 . 1 6 . 1 7 . 1 8 . 1 9 . 2 0 .

Observaciones

Aprobaciones

Cotizado por

Subtotal Impoventas IVA Total Empaque

PEDIDO: es el compromiso formal de una compra, contiene información del objeto de la compra El objetivo es dejar constancia del bien o servicio que el cliente a adquirido El pedido contiene: 1. Número: consecutivo del pedido 2. Nombre del cliente : persona natural o jurídica interesada en la compra 3. Fecha del pedido 4. Dirección del cliente 5. Forma de entrega o envío: personal, marítima, aérea, terrestre 6. Nombre del vendedor 7. Forma de pago: de acuerdo con la cotización 8. Descripción del objeto del pedido: cantidad, descripción precio, descuentos, recarhos y valor total. 9. Firma de los responsables: comprador y vendedor

DECORAMOS LTDA N° Carrera 15 N° 26-80 Teléfono: 6819477 Santafé de Bogotá

Nombre o razón social

PEDIDO

146

Fecha_______________________

Dirección y ciudad de despacho Orden cliente: Pedido 2 1 . 2 2 . 2 3 . 2 4 . 2 5 . 2 6 . 2 7 . 2 8 . 2 9 . 3 0 . 3 1 . 3 2 .

Línea: Nombre:

Cantidad Despachada

unidad

Condiciones de pago: cantidad

Precio

Valor

3 3 . 3 4 . 3 5 . 3 6 . 3 7 . 3 8 . 3 9 . 4 0 .

Observaciones

Cliente

Vendedor

Subtotal IVA Total Aprobación

REMISION Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.

Nombre de la Empresa REMISIÓN Núm.:

Nit Sucursal

Ciudad Nit Dirección Teléfono

Referencia

Fecha Razón Social

Vence:

Ciudad Fax

F.Ped::

Producto

Cant.:

Observaciones: Aceptado:

Vendedor:

Carrera 18 78-74 Of. 308 Tel:5304526 Fax:6364256

Peso

Total

FACTURA: Es un documento que refleja la entrega de un producto o servicio

*RECIBO DE CAJA El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Comprobante de consignación son documentos afiliados al sistema y representan ventas de contado puesto que una vez firmado por el tarjetahabiente puede ser consignado previa deducción de un porcentaje por comisión que esta entre el 5% y 10% este valor constituye un gasto financiero para el vendedor y un ingreso para la entidad financiera que emita las tarjetas de crédito

Nota debito comercial: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. Nota crédito comercial: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

KARDEX El kardex de mercancías esta formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.

Entradas de almacén

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: Tienen los informativos y soportes Los informativos son

COTIZACIÓN: es una transacción comercial expedida por el vendedor al cliente, contiene información del bien o servicio que se ofrece y la negociación. DECORAMOS LTDA Carrera 15 N° 26-80 Teléfono: 6819477 Santafé de Bogotá Cotizado a:

COTIZACIÓN N° 146 Fecha

Valido hasta:

Tiempo de entrega:

Forma de pago:

Vía :

Flete:

Seguros:

Descripción 4 1 . 4 2 . 4 3 . 4 4 . 4 5 . 4 6 . 4 7 . 4 8 . 4 9 . 5 0 . 5 1 . 5 2 .

unidad

cantidad

Precio

Valor

5 3 . 5 4 . 5 5 . 5 6 . 5 7 . 5 8 . 5 9 . 6 0 .

Observaciones

Aprobaciones

Cotizado por

Subtotal Impoventas IVA Total Empaque

PEDIDO: es el compromiso formal de una compra, contiene información del objeto de la compra El objetivo es dejar constancia del bien o servicio que el cliente a adquirido El pedido contiene: 10.Número: consecutivo del pedido 11.Nombre del cliente : persona natural o jurídica interesada en la compra 12.Fecha del pedido 13.Dirección del cliente 14.Forma de entrega o envío: personal, marítima, aérea, terrestre 15.Nombre del vendedor 16.Forma de pago: de acuerdo con la cotización

17.Descripción del objeto del pedido: cantidad, descripción precio, descuentos, recarhos y valor total. 18.Firma de los responsables: comprador y vendedor

DECORAMOS LTDA N° Carrera 15 N° 26-80 Teléfono: 6819477 Santafé de Bogotá

Nombre o razón social

PEDIDO

146

Fecha_______________________

Dirección y ciudad de despacho Orden cliente: Pedido 6 1 . 6 2 . 6 3 . 6 4 . 6 5 . 6 6 . 6 7 . 6 8 . 6 9 . 7 0 . 7 1

Línea: Nombre:

Cantidad Despachada

unidad

Condiciones de pago: cantidad

Precio

Valor

7 2 . 7 3 . 7 4 . 7 5 . 7 6 . 7 7 . 7 8 . 7 9 . 8 0 .

Observaciones

Subtotal

REMISION Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.

Nombre de la Empresa REMISIÓN Núm.:

Nit Sucursal

Ciudad Nit Dirección Teléfono

Referencia

Fecha Razón Social

Vence:

Ciudad Fax

F.Ped::

Producto

Cant.:

Peso

Total

Observaciones:

KARDEX El kardex de mercancías esta formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.

LOS SOPORTES SON: FACTURA COMERCIAL es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

RECIBO DE CAJA El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. RECIBO DE CAJA MENOR El recibo de Caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello, se establece un fondo, denominado “ Caja menor “, que puede ser de $100.000, $200.000 o $500.000; de acuerdo con las necesidades de la Empresa.

RECIBO DE CAJA MENOR El recibo de Caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello, se establece un fondo, denominado “ Caja menor “, que puede ser de $100.000, $200.000 o $500.000; de acuerdo con las necesidades de la Empresa.

COMPROBANTE DE EGRESO: se diligencia cuando por diferentes conceptos la empresa realiza erogaciones de dinero, en todo comprobante se debe escribir el valor en números y letras El objetivo es dejar constancia de los dineros entregados por la empresa El comprobante de egreso contiene: 1. Número: consecutivo del comprobante 2. Identificación del cheque: banco comercial

DECORAMOS LTDA Carrera 15 N° 26-80 Teléfono: 6819477 Santafé de Bogotá BANCO:

COMPROBANTE DE EGRESO N°

BENEFICIARIO. NIT/CC:

Fecha _____/_____/__________

CHEQUE

POR CONCEPTO DE

CÓDIGO

DEBITO

CREDITO

Valor

Total Firma de recibido Cedula /NIT

Elaborado Por

Aprobado Por

Contabilizado Por

Comprobante de consignación son documentos afiliados al sistema y representan ventas de contado puesto que una vez firmado por el tarjetahabiente puede ser consignado previa deducción de un porcentaje por comisión que esta entre el 5% y 10% este valor constituye un gasto financiero para el vendedor y un ingreso para la entidad financiera que emita las tarjetas de crédito

Notas debito y crédito Las notas debito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

2. CHEQUE: Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al banco que page determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica, previa

presentación, firma y entrega del cheque al mismo banco. Un cheque contiene los siguientes datos: •

Nombre del banco del banco girado

•

Serie y número de cheque

•

Ciudad y fecha de expedición

•

Nombre del beneficiario

•

Valor en número y letras

•

Firma del girador

•

Número de la cuenta corriente

♦ CHEQUE CRUZADO: Un par de líneas paralelas y oblicuas, que se trazan uno de los ángulos superiores del cheque, indica que solo puede hacerse efectivo mediante su consignación; es decir, no se puede cobrar

por ventanilla.

♦ CHEQUE ESPECIALMENTE CRUZADO:

Si, en medio de este par de líneas paralelas trazadas en uno de los ángulos superiores del cheque, se escribe nombre de beneficiario o a la indicación especifica de ser cobrado únicamente por esté, el cheque no puede ser endosado a otra

persona para su cobro.

♦ CHEQUE DE GERENCIA: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos. Pues que este cheque únicamente se hace efectivo al primer beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece

total garantía para el beneficiario.