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• Hernando Volveras Quintero

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Registro de retenciones en la fuente (Revisión agosto/2013) Las siguientes cuentas serán manejadas por los contribuyentes Si vende mercancías o servicios debe contabilizar el activo Código Cuenta Autoretecree (0,3,06. ó 1,5%),Solo entre Sociedades y Ocasionalmente a personas naturales, considerados por la DIAN, como Agentes de Retención en 13551501 la Fuente 135515 Retención en la fuente 135517 IVA retenido 135518 Impuesto ICA retenido 23657501 Autoretecree (0,3, 0.6 o 1,5%) Si compra mercancías o servicios debe contabilizar el pasivo 236540 Retención en compras 236740 IVA retenido en compras 236840 Impuesto de ICA retenido Para comprender mejor el ejercicio de la venta de acuerdo a la legislación el registro de contabilidad anterior por valor de $10.000.000 se disgrega en los siguientes términos. Las siguientes mercancías tienen un costo de venta de $8.000.000 y de venta por valor de $10.000.000 con impuesto al valor agregado del 16%. La retención en la fuente del IVA es el 15%, la retención a título de impuesto de renta es el 3.5% sobre compras y retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio del 0.4%, sobre la base de $10.000.000. Se utilizarán los valores de esta factura para los siguientes ejemplos: 1 Grande contribuyente compra a grande contribuyente 2 Grande contribuyente vende a grande contribuyente 3 Grande contribuyente compra a régimen común 4 Régimen común vende a grande contribuyente 5 Grande contribuyente compra a régimen simplificado 6 Régimen simplificado vende a grande contribuyente 7 Régimen común compra a grande contribuyente 8 Grande contribuyente vende a régimen común 9 Régimen común compra a régimen común 10 Régimen común vende a régimen común 11 Régimen común compra a régimen simplificado 12 Régimen simplificado vende a régimen común 13 Régimen simplificado compra a régimen simplificado 14 Régimen simplificado vende a régimen simplificado 1. Grande contribuyente compra a grande contribuyente (autoretenedores) Códigos

Cuentas

143536

Mercancías no fabricadas por la empresa

240802

Impuesto a las ventas en compras

236540

Retención en la fuente Compras

220505

Proveedores

Registra la compra mediante factura 8.000 a Éxito S.A.

Débitos

Créditos

10.000.000 1.600.000 350.000 11.250.000

Códigos Cuentas Débitos 220505 Proveedores 11.250.000 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 8.000 a Éxito S.A. mediante comprobante de pago

Créditos 11.250.000

2. Grande contribuyente vende a grande contribuyente (autoretenedores) Códigos Cuentas 130505 Clientes Nacionales 13551505 Retención en la fuente Autoretecree (0,3, 0.6 o 1,5%) 13551501 413536 Venta de electrodomésticos y muebles Autoretecree (0,3, 0.6 o 1,5%) 23657501 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar Registra la venta de la factura 8.000 a Carrefour S.A.

Débitos 11.250.000 350.000 30.000

Códigos Cuentas 613536 Costo de ventas 143536 Mercancías no fabricadas por la empresa Registra el costo de la mercancías vendida

Débitos 8.000.000

Códigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Clientes Nacionales Registra el recaudo a clientes Carrefour S.A.

Débitos 11.250.000

Créditos

10.000.000 30.000 1.600.000

Créditos 8.000.000

Créditos 11.250.000

Se recomienda que la cuenta de inventarios de mercancías no fabricadas por la empresa, lleve el mismo dígito de la actividad de ventas de comercio al por mayor y por menor que es 413536 Venta de electrodomésticos y muebles para tener coherencias entre las actividades; además toda venta que se realice debe contabilizarse contra la cuenta cliente para soportar la realización de la factura y que en el momento de pago, así sea inmediatamente se ha de generar el recibo de caja que soporta el pago total o parcial. 3. Grande contribuyente compra a régimen común Códigos Cuentas 143536 Inventarios 240802 Impuesto a las ventas 236540 Retención en compras 236590 Retecree 0,6% 236740 IVA retenido en compras 236840 ICA retenido en compras 220505 Proveedores nacionales Registra la compra de la factura 1395 a Muebles Luis XV Ltda. Códigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 5.000 a Muebles Luis XV Ltda

Débitos 10.000.000 1.600.000

Créditos

350.000 60000 240.000 40.000 10.910.000

Débitos 10.910.000

Créditos 10.410.000

Para quien hace las retenciones en la fuente porque compra, constituyen una obligación que tiene que pagar en el período fiscal siguiente (236540 para retención en la fuente, 236740 para el IVA retenido,

236840 para el ICA retenido), en la declaración de retención en la fuente del mes siguiente, y las declaraciones de impuestos a las ventas y de industria y comercio en el bimestre siguiente. 4. Régimen común vende a grande contribuyente Códigos Cuentas 130505 Clientes nacionales 13551505 Retención en la fuente Autoretecree (0,3, 0.6 o 1,5%) 13551501 135590 Retención por CREE 135517 IVA retenido 135518 ICA retenido 413536 Venta de electrodomésticos y muebles Autoretecree (0,3, 0.6 o 1,5%) 23657501 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar Registra la venta de la factura 5.000 a Éxito S.A.

Débitos 10.910.000 350.000 30.000 60 000 240.000 40.000

Códigos Cuentas 613536 Costo de ventas 143536 Mercancías no fabricadas por la empresa Registra el costo de la mercancías vendida

Débitos 8.000.000

Créditos

10.000.000 30.000 1.600.000

Créditos 8.000.000

Códigos Cuentas Débitos 110505 Caja general 10.910.000 130505 Clientes nacionales Registra la recepción del dinero en venta de la factura 5.000 a Éxito S.A.

Créditos 10.910.000

Para la persona a la cual se le hace la retención, se constituye en un impuesto pagado por anticipado, (anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor y maneja la cuenta 135515 para renta, 13551501, por AutoRetecree, 135517 para el IVA retenido y el 135518 para el ICA retenido entre otras); el valor retenido en la fuente le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto de renta y complementario de la siguiente vigencia cuando presente la declaración. El IVA retenido le sirve para descontarlo del valor a pagar del impuesto a las ventas bimestral. El ICA retenido le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto de industria y comercio, tableros y avisos del bimestre o del siguiente año., 5. Grande contribuyente compra a régimen simplificado Códigos Cuentas 143536 Mercancías no fabricadas por la empresa 240802 IVA asumido en compras a R. simplificado 236540 Retención en compras 236740 IVA retenido en compras a R. simplificado 236840 Impuesto de ICA retenido 220505 Proveedores Registra la compra mediante factura 3.000 a Julio Cesar Celis Códigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 3.000 a Julio Cesar Celis

Débitos 10.000.000 800.000

Créditos

350.000 800.000 40.000 9.610.000

Débitos 9.610.000

Créditos 9.610.000

6. Régimen simplificado vende a grande contribuyente Códigos Cuentas 130505 Clientes nacionales 135515 Retención en la fuente 135518 ICA retenido 413536 Venta de electrodomésticos y muebles Registra la venta de la factura 3.000 a Éxito S.A.

Débitos 9.610.000 350.000 40.000

Créditos

10.000.000

El régimen simplificado contabiliza el costo de ventas por $8.000.000 contra los inventarios y el respectivo recibo de pago del cliente. Códigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Clientes Registra el recaudo de la factura 5.000 a Éxito S.A.

Débitos 9.610.000

Créditos 9.610.000

Aunque el régimen simplificado no está obligado a generar factura en sus operaciones de venta ni a llevar contabilidad, por formalidad y control se debería generar los respectivos soportes contables y realizar su respectiva contabilización. 7. Régimen común compra a grande contribuyente Códigos Cuentas 143536 Mercancías no fabricadas por la empresa 240802 Impuesto a las ventas en compras 220505 Proveedores Registra la compra mediante factura 8989 a Éxito S.A.

Débitos 10.000.000 1.600.000

Códigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 3.000 a Éxito S.A.

Débitos 11.600.000

Créditos

11.600.000

Créditos 11.600.000

El Gran contribuyente hace lo propio en su contabilidad y el registro es el mismo que en el punto. 8. Gran contribuyente vende a régimen común Códigos Cuentas 130505 Clientes Autoretecree (0,3, 0.6 o 1,5%) 13551505 Autoretecree (0,3, 0.6 o 1,5%) 23657501 413536 Venta de electrodomésticos 240802 Impuesto a las ventas Registra la venta de la factura 8989 a Repuestos Ltda.

Débitos 11.600.000 30.000

Créditos

30.000 10.000.000 1.600.000

Igualmente el gran contribuyente contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo de pago del cliente.

Códigos

Cuentas

110505 Caja general 130505 Clientes Registra el recaudo de la factura 8989 a Repuestos Ltda.

Débitos

Créditos

11.600.000 11.600.000

9. Régimen común compra a régimen común Códigos Cuentas Débitos 143536 Mercancías no fabricadas por la empresa 10.000.000 240802 Impuesto a las ventas en compras 1.600.000 236540 Retención en la fuente 220505 Proveedores Registra la compra mediante factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.

Créditos

Códigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.

Créditos

Débitos 11.250.000

350.000 11.250.000

11.250.000

10. Régimen común vende a régimen común Códigos Cuentas 130505 Clientes Nacionales Autoretecree (0,3, 0.6 o 1,5%) 13551501 13551505 Retención en la fuente Autoretecree (0,3, 0.6 o 1,5%) 23657501 413536 Venta de electrodomésticos y muebles 240804 Impuesto sobre las ventas por pagar Registra la venta de la factura 3033 a Almacén Campeón Ltda.

Débitos 11.250.000 30.000 350.000

Créditos

30.000 10.000.000 1.600.000

El régimen común contabiliza el costo de la mercancía vendida por $8.000.000 y el correspondiente recibo de pago del cliente. Códigos Cuentas Débitos 110505 Caja general 11.250.000 130505 Clientes Nacionales Registra el recaudo de cartera según factura 3033 a Almacén Campeón Ltda.

Créditos 11.250.000

11. Régimen común compra a régimen simplificado Códigos Cuentas Débitos 143536 Mercancías no fabricadas por la empresa 10.000.000 240802 Impuesto a las ventas asumido 800.000 236540 Retención en la fuente Compras 236740 IVA retenido asumido 236840 ICA retenido 220505 Proveedores Registra la compra mediante documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca

Créditos

350.000 800.000 40.000 9.610.000

Códigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago del documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca

Débitos 9.610.000

Créditos 9.610.000

12. Régimen simplificado vende a régimen común Códigos Cuentas Débitos 130505 Clientes nacionales 9.610.000 135515 Retención en la fuente 350.000 135517 Retención ICA 40.000 413536 Venta de electrodomésticos y muebles Registra la venta mediante documento equivalente No. 8.000 a: Tornillos Ltda.

Créditos

10.000.000

El régimen simplificado contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo de pago del cliente. Códigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Clientes nacionales Registra el recaudo de la factura 8.000 a Tornillos Ltda.

Débitos 9.610.000

Créditos 9.610.000

13. Régimen simplificado compra a régimen simplificado Por su parte, el contribuyente inscrito en el régimen simplificado no hace retención en la fuente a título de renta, de IVA ni de ICA y procede con el respectivo registro de la compra de mercancías no fabricadas por la empresa. Códigos Cuentas 143536 Mercancías no fabricadas por la empresa 220505 Proveedores Registra la compra mediante factura 3648 a Repuestos del Sur Ltda.

Débitos 10.000.000

Códigos Cuentas 220505 Proveedores 111005 Moneda nacional Registra el pago de la factura 3033 a Repuestos del Sur Ltda.

Débitos 10.000.000

Créditos 10.000.000

Créditos 10.000.000

En el momento de hacer la venta el régimen simplificado a un gran contribuyente o a uno del régimen común, no está obligado a facturar, no genera IVA ni hace retención en la fuente, porque no llena los requisitos para hacerlo. Sin embargo, si el contribuyente es persona natural y obtuvo un volumen de ingreso y patrimonio bruto en el año inmediatamente anterior superior a 30.000 UVT y está inscrito en el régimen común de impuesto a las ventas, deben practicar retención en la fuente a título de renta y de IVA cuando compra al régimen simplificado y presentar sus respectivas declaraciones. Al régimen simplificado le hacen retención en la fuente a título de renta, y de industria y comercio, porque independientemente de su naturaleza debe pagar impuestos de renta y complementarios al

igual que el de industria y comercio, cuantificado en el valor de las retenciones que le hayan practicado durante el período fiscal las cuales se constituyen en el impuesto que paga por la vigencia contable. Por su parte, el Gran contribuyente o Régimen común, hacen el respectivo registro de la compra de mercancías no fabricadas por la empresa. El caso se complica porque si tienen que asumir la retención del IVA (el cual siempre ha estado en la disyuntiva de constituir un mayor valor del costo de la mercancía o un gasto descontable). El valor asumido se lleva a un impuesto descontable siempre y cuando genere ventas del negocio. 14. Régimen simplificado vende a régimen simplificado Códigos Cuentas 130505 Clientes 413536 Venta de electrodomésticos y muebles Registra la venta de la factura 3020 a Maria Ángel Caquimbo

Débitos 10.000.000

Créditos 10.000.000

El régimen simplificado contabiliza el costo de venta y el recibo de pago del cliente. Códigos Cuentas 110505 Caja general 130505 Clientes Registra el pago de la factura 3020 a Maria Ángel Caquimbo

Débitos 10.000.000

Créditos 10.000.000

Se disponen todas las transacciones en forma de registro de contabilidad de acuerdo a la codificación de todos los soportes de contabilidad, y en la parte baja del registro el concepto general de la operación para que se facilite el acceso a programas de contabilidad para manejar los procedimientos en la computadora. INSTRUCTOR: HERNANDO VOLVERAS QUINTERO

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