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• Narvaez Danieliita

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GF-S05-DI-PT-001 PROTOCOLO DE MANEJO Y RECAUDO DE EFECTIVO

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Versión: 03 Fecha:24-11-2014

PROTOCOLO DE MANEJO Y RECAUDO DE EFECTIVO

OFICINA DE TESORERIA

HOSPITAL DE SUBA II NIVEL ESE

La última versión de cada documento será la única válida para su utilización y estará disponible en el Portal Interno Hospital de Suba. No haga copias de este documento porque corre el riesgo de tener una versión desactualizada

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Contenido

Protocolo de Manejo y Recaudo de Efectivo . ............................................................... 3 1. Objetivo General ...................................................................................................... 3 2 Alcance y aplicación del documento ......................................................................... 3 3. Justificación ............................................................................................................. 3 4. Desarrollo del contenido ........................................................................................... 3 4.1. Caja ...................................................................................................................... 3 4.2 Consulta externa .................................................................................................... 4 4.3 Cierre diario de caja ................................................................................................ 4 5. Procedimiento a tener encuenta si hay diferencia entre el efectivo y el arqueo de caja……… 5

5.1 Reintegro dinero a usuarios .................................................................................... 6 5.2 Manejo de pagares ................................................................................................. 6 6. Mecanismos de monitorizacion del protocolo ............................................................ 7 7. Bibliografía ............................................................................................................... 8

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Protocolo de Manejo y Recaudo de Efectivo 1. Objetivo General Identificar cada uno de los puntos de control para el manejo y recaudo de efectivo en forma eficiente y eficaz

2. Alcance y campo de aplicación del documento: Este protocolo hace parte del procedimiento de “Gestión conciliación de caja principal” y va dirigido a cada uno de los auxiliares de facturación del Hospital de Suba II nivel ESE.

3. Justificación: Se requiere el protocolo de manejo de efectivo con el fin de poder administrar y controlar los dineros de la Institución en forma efectiva, siendo de gran importancia para la verificación y revisión de los pasos contenidos en este protocolo.

4. Desarrollo del contenido 4.1 Caja • A. B C. D

Hospitalización-liquidadores

Elabora el egreso del paciente. Efectúa liquidación de la cuenta Elabora la factura Da orden de pago en caja y solicita al usuario regresar una vez pague en caja •

Auxiliar de caja

Elabora recibo de caja “en esta caso es independiente” UNICAMENTE SI TIENE COPAGO Y/O PARTICULAR. •

Liquidador servicio de piso

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Una vez generada la factura y recibo de caja entrega orden al usuario para que solicite la orden de salida, con estos documentos (recibo de caja, factura y orden de salida debidamente firmados) se procede a la salida de la Institución. • NOTAS: Para el caso de las facturas que generan copago o cuota de recuperación una vez generada la factura se envía al acompañante del usuario a las cajas del hospital en los servicios de urgencia o consulta externa con el formato de pago debidamente diligenciado. • El auxiliar de liquidación del servicio genera solo las facturas, por ningún motivo genera el recibo de caja ni recibe de dinero.

4.2 Consulta externa •

Auxiliar de caja

1. Elabora factura por sistema CSO Clinical suit One 2. Al momento de elaborar la factura se GENERA el recibo de caja correspondiente 3. Para los auxiliares del turno de la noche no se elaboran facturas ni recibos de caja a la media noche evitando que la factura quede con una fecha y el recibo de caja con otra

4.3 Cierre diario de caja •

Auxiliar de facturación-caja – consulta externa

A cada usuario se le asigna un número de caja en forma individual e intransferible. Se le INFORMA que una copia de la póliza permanece con el asistente del centro de atención y la otra copia en el libro de registro de efectivo Pasos a seguir para el cierre diario de caja • • • • • • • • •

Identifique el código de la caja correspondiente de acuerdo a la hora de ingreso y elaboración del primero y último recibo de caja. Genere e imprima el arqueo de caja Organice el efectivo recaudado y compare con el total del arqueo. Verifique valor recibido en efectivo y pagares Identifique cuentas por cobrar El valor de este arqueo de caja debe coincidir con el valor recibido en efectivo. Si existen sobrantes, este dinero debe ser consignado en la caja fuerte y registrado en el libro de efectivo. Por ningún motivo deben existir faltantes en caja. Diríjase a la caja principal y registre en el libro de efectivo el valor recaudado (este libro La última versión de cada documento será la única válida para su utilización y estará disponible en el Portal Interno Hospital de Suba. No haga copias de este documento porque corre el riesgo de tener una versión desactualizada

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debe ser diligenciado sin tachones ni enmendaduras de ningún tipo, con esfero de tinta color negro). Los títulos valores se registran en el espacio de observaciones en forma individual. Deposite el dinero en un sobre en presencia de un testigo (preferiblemente el testigo debe ser de la empresa de seguridad). Marque el sobre con su Nombre, Valor, Fecha y Número de caja, selle debidamente. Si hay recibos de caja por pagare registre en el libro de efectivo en la parte de observaciones y guarde copia del formato correspondiente. El formato de pagarés debe estar debidamente elaborado con firma y nombre completo de quien se obliga y quien autoriza el pagare. Las facturas que tengan copago y requieran ser anuladas se solicita la anulación al asistente del centro por intermedio del sistema y en forma verbal y escrita el mismo día o al día siguiente antes de las 8:00am El auxiliar de caja verificara en el sistema de información el reporte de facturas del turno en donde no deben aparecer facturas por cobrar.

5. Procedimiento a tener en cuenta si hay diferencia entre el efectivo y el arqueo de caja • • • • • • •

Imprime arqueo Cuente el efectivo recibido. Identifique formas de recibo de dinero (pagare, cheque o efectivo) Genere listado de cuentas por cobrar Genere listado de facturas con copago Genere listado de recibos de caja Puntee listado facturas vs listado de recibos de caja

NOTA: El valor debe coincidir y cualquier diferencia en caja es responsabilidad del auxiliar de facturación y/o caja Auxiliar de caja – con manejo de caja fuerte • Abra la caja fuete y los sobres en presencia de un testigo. • Entregue el dinero recaudado a la persona designada por la institución para realizar la consignación en el banco y haga firmar en el libro la entrega del dinero. • Si por algún motivo debe retirarse del centro de atención debe informar una vez que el recaudador no recoge los dineros todos lo días. • La caja debe ser cuadrada en forma diaria y por ningún motivo se deben presentar diferencias. La última versión de cada documento será la única válida para su utilización y estará disponible en el Portal Interno Hospital de Suba. No haga copias de este documento porque corre el riesgo de tener una versión desactualizada

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5.1 Reintegro dinero a usuarios • • •

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El usuario elabora oficio de solicitud formal de reintegro que contenga mínimo la siguiente información (Firma, Número de cédula, Teléfono, causa de devolución) Entrega solicitud a asistente de facturación adjuntando: (fotocopia de la factura, fotocopia del recibo de caja, fotocopia del documento de identidad) Asistente de facturación verifica causal de devolución, revisa en comprobador de derechos, identifica plenamente y soporta la devolución mediante elaboración de formato de reintegro a usuarios, firma y autoriza la devolución, pasa formato debidamente firmado por la líder de facturación a la tesorería para la autorización y seguidamente a la gerencia para autorización y firma correspondiente. Una vez autorizado informa por escrito al auxiliar de caja que debe hacer entrega del valor indicado, el auxiliar retira el dinero de la caja y hace entrega al usuario una vez ingresa al sistema llamando la opción “tesorería, egresos, registro de devolución” con el número del recibo de caja al recibir el abono se acepta el valor a devolver. El auxiliar de caja debe conservar el soporte de reintegro y verificar antes de la devolución el nombre, valor, documento de identidad y firmas completas de autorización. Registrando en el libro de efectivo el valor del reintegro Si el valor corresponde a recibo de caja del mismo día se efectúa la devolución en forma inmediata una vez el usuario firme con numero de cedula y teléfono el recibo de caja que se debe anular, solicitando la anulación del recibo de caja al asistente del centro de atención.

5.2 Manejo de pagares •

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El usuario que informe que no tiene dinero para el pago correspondiente se le envía a atención al usuario quienes hacen el estudio socioeconómico correspondiente y autorizan el pagare. El área de atención al usuario envía el responsable a el área de cartera quienes verifican y elaboran el pagare y hacen firmar por la persona responsable del pago elaborando un formato de autorización de pago. Con el formato autorizado el usuario se dirige a la caja y se elabora el recibo de caja correspondiente. (si el formato no está bien elaborado o no tiene NOMBRE Y FIRMA del responsable de cartera) no se elabora recibo de caja. Se debe tener en cuenta que el formato debe estar debidamente diligenciado, sin tachones ni borrones, que el valor coincida con el copago o valor a pagar, y debidamente firmado por la persona de cartera en donde especifica que el pagare

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reposa en la oficina de cartera. El auxiliar de facturación debe guardar copia de este soporte, una vez que este documento está soportando un título valor.

6. Mecanismos de monitorización del protocolo El responsable directo de la puesta en marcha del protocolo es el auxiliar de caja con la revisión respectiva del asistente de cada uno de los centros de atención y la vigilancia diaria de la asistente de tesorería y el profesional de tesorería.

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7. Bibliografía • •

Código de Comercio Documento Corporativo. Hospital de Suba. Guía de Gestión Documental.

CONTROL DEL DOCUMENTO Versión

Fecha

02

2010-04-30

Modificación del documento

Profesional de Tesorería

03

2014-11-24

Modificación de documento

Líder de Tesorería

Elaboró:

Descripción de la modificación

Revisó:

Hilda Rosa Vanegas Toquica

Félix Orozco Mejía

Líder de Tesorería

Subgerente administrativo y financiero

Fecha: 2014-11-24

Fecha: 2014-11-24

Realizada por

Aval técnico de normalización:

Aprobó:

Ana María Ramírez Deisy Andrea Vaca Hortúa

Gabriel Enrique Castilla Castillo

Profesionales Gestión de Calidad

Gerente

Fecha: 2014-11-24

Fecha: 2014-11-24

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