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• Angelica Maria Dzib Chi

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CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2 2.1 FACTORES A REVISAR EN UNA AUDITORIA Y FUENTES DE INFORMACIÓN. ...................................................................................................... 3 2.2 PREPARACIÓN DE PROYECTO DE AUDITORIA. ......................................... 7 2.3 DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL ...................................................................... 8 2.4 INSTRUMENTACIÓN ..................................................................................... 10 2.5 TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN ................................... 13 2.6 ESCALAS DE MEDICIÓN Y PAPELES DE TRABAJO ................................. 14 2.7 EVIDENCIAS ............................................................................................................................ 17 2.8 SUPERVISIÓN ......................................................................................................................... 19 CONCLUSIÓN ................................................................................................................................ 23 BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................. 24

INTRODUCCIÓN La Auditoria y sus procesos se han convertido en una de las técnicas utilizadas, más importantes dentro de las organizaciones, gracias a su implementación y desarrollo, la alta dirección encuentra un mecanismo de control que permite conocer el estado actual del sus procesos y la veracidad de la información, para determinar la eficacia y eficiencia con la cual se están ejecutando y así, poder tomar a tiempo las acciones necesarias para su correcto cumplimiento de objetivos y metas. Se explicará su metodología, campos de aplicación, Normatividad aplicable y aspectos relevantes, dentro de la organización. Desde sus inicios fue consolidada como una necesidad de control, que promovía minimizar el riesgo de todas aquellas actividades que se realizaban en bien común y así mismo, teniendo en cuenta la evolución de la economía fue creando paulatinamente una serie de procesos o actividades con un único fin “mantener el control”. Actualmente su metodología y procedimientos han venido adaptándose, a la medida del crecimiento y la complejidad de las áreas o actividades auditadas, por ello y con especial reconocimiento, es muy importante tener en cuenta que los resultados esperados, se obtienen de la metodología que se utilice para la ejecución de una Auditoria, la cual debe estructurarse con la normatividad vigente para su aplicación, emitiendo de una forma objetiva un dictamen veraz, que permita a la organización hacer mínimas esas brechas existentes entre el riego y el control, permitiendo así una mayor probabilidad en el cumplimiento de los objetivos y por ende una mayor posibilidad de éxito empresarial. Por lo anterior y en busca de una correcta práctica de Auditoria, el profesional que desempeña esta actividad, debe cumplir con un perfil que permitan su buen proceder y confiabilidad en los resultados de la Auditoria.

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2.1 FACTORES A REVISAR EN UNA AUDITORIA Y FUENTES DE INFORMACIÓN. Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son los siguientes: 

Planes y objetivos



Estructura orgánica



Políticas y prácticas



Sistemas y procedimientos



Métodos de control



Medios de operación



Potencial humano y elementos físicos empleados

1. Planes y Objetivos: Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administración no da pleno cumplimiento a los principios de organización. En muchas empresas, las deficiencias se descubrirán por falta de una completa y clara estipulación de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas. Antes de que auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de la empresa. 2. Estructura Orgánica En el establecimiento y operación de una empresa es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas, por ejemplo: a) Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades específicas de la empresa. 3

b) Funciones no coordinadas y controladas c) Falta de delegación y autoridad y responsabilidad en forma apropiada d) Personal no calificado en puestos clave e) Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes Al revisar un organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones orgánicas. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente. 3. Políticas Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para uniformar y coordinar a toda la organización. Un aspecto muy importante es que la política esté claramente expuesta. La expresión, de una política es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal, compras, crédito, ventas, etc. La evaluación de la política de ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y variedad de productos. 4. Sistemas y Procedimientos A l examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su propósito y su forma y decidir sobre sus méritos respecto a la forma en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer operaciones. Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se está haciendo, dónde, cómo, cuándo y por quién; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado. 4

5. Métodos de Control En todo renglón de comercio, industria, servicio, se encuentran métodos de control en pleno funcionamiento. Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la comparación del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo, norma, etc. El control deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de una falta de observancia de los sistemas de supervisión, o de normas de administración insuficientes. Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medición continua y detallada de la realización de la misma. Esto es cierto sobre todo tratándose de operaciones, costos, métodos, productos, sueldos y salarios. El auditor está obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que se efectúen revisiones. 6. Formas de Operación Es igualmente importante un constante examen, análisis y evaluación de los medios de operación. Por lo que respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza de trabajo básico. Con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisión, etc. Las organizaciones que proporcionan servicios tienen como preocupación la rapidez y calidad de la operación, y la capacidad de asimilación de más trabajo.

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La operación de toda empresa implica mantener una adecuada relación entre las diversas funciones, para conseguir mejores resultados. Otros factores son los cambios en la economía del país, ya que afectan la operación de la empresa. En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar políticas y prácticas de personal. Esta evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente. Para ello el auditor llevará un examen de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades. Fuentes de Información: Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Estas pueden ser Internas o Externas  Fuentes de información Internas 

Órganos de gobierno



Órganos de control interno



Socios



Niveles de la organización



Unidades estratégicas de negocio



Sistemas de información

 Fuentes de información externas. 

Competidores actuales y potenciales



Proveedores actuales y potenciales 6



Clientes/usuarios actuales y potenciales



Grupos de interés



Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad.

 Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.

2.2 PREPARACIÓN DE PROYECTO DE AUDITORIA. Con base en la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye dos apartados: Propuesta Técnica y Programa de Trabajo.  Propuesta técnica: Tipo de auditoría que se pretende realizar. 

Alcance: Áreas de aplicación.



Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramientos previos.



Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa.



Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación d recursos.



Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.



Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.



Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.



Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.



Resultados: Beneficios que se espera lograr.



Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

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 Programa de trabajo. 

Identificación: Nombre de la auditoría.



Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.



Área(s) Universo bajo estudio.



Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.



Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.



Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.



Calendario. Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.



Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.



Formato: Presentación y resguardo de avances.



Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.



Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.

2.3 DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL El diagnóstico empresarial es una de las herramientas más recurridas y eficaces para poder realizar este tipo de estudios. Gracias a este diagnóstico podremos encontrar la raíz del problema, lo que nos permitirá poner todos los recursos necesarios para eliminarla y hacer que la corporación mantenga, o recupere, el buen rumbo; A pesar de que en muchos casos este tipo de diagnósticos se dejan bajo la supervisión de expertos en el tema, como consultorías o profesionales ajenos a la empresa a evaluar, lo cierto es que también existe un gran porcentaje de aquellos responsables de sus propios negocios que optan por tomar esta responsabilidad.

Dentro de las clases de diagnósticos que nos encontramos, podríamos reunirlos y clasificarlos a la gran mayoría en dos grandes grupos, éstos permiten diferenciar los unos de los otros en función de sus características y aplicaciones.

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

Diagnósticos integrales: Son principalmente conocidos por la gran cantidad de variables empresariales a las que se puede aplicar. Para poner un ejemplo, podríamos encontrar el diagnóstico de Competitividad, un estudio que permite conocer las oportunidades, debilidades, ventajas y amenazas de una empresa. Y todo ello en base a la evaluación y consideración de numerosas variables que el consultor en cuestión ha puntuado e incluido en el análisis.



Diagnósticos específicos: Se caracterizan por centrarse en aquellos procesos más concretos, es decir, estudia diferentes aspectos del mercado, estados financieros o procesos de gestión, y cualquier otro relacionado con la producción y su consumo.

Independientemente del enfoque que pretendamos darle al diagnóstico, específico o integral, se deben tener en consideración los procesos que según algunos profesionales del sector, serán los que garantizarán un buen trabajo y estudio que permitirán obtener los resultados.  Evaluación. Estableceremos un parámetro que nos permitirá evaluar la actual situación o pudiera despertar el interés por la empresa  Visión detallada. En este punto es cuando el equipo o persona encargados de realizar este diagnóstico se centran especialmente en recoger toda la información posible acerca del sistema concreto de la empresa por el que se está interesado en estudiar  Cálculos. Llegados a este punto y con la información recogida de la fase anterior, es el momento para establecer el grado de alcance en función del parámetro que se haya querido fijar.  Conclusiones. Se analiza toda la información que se ha recogido y se estudia para evaluar y conocer los motivos que impiden alcanzar aquellos parámetros que en su momento se establecieron. Conociendo los problemas, será mucho más fácil encontrar las soluciones.

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2.4 INSTRUMENTACIÓN Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría en la cual se tiene que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables. De acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleará, la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.

 Recopilación de la información Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen objetivo. Es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme, Los datos provienen de observaciones reales o de documentos que se usan de manera cotidiana, es la parte que consume mayor tiempo la cual la podemos obtener de: a. Bancos de datos b. Entrevistas o cuestionarios c. Observación directa o mediciones experimentales  Técnicas de recolección Para recabar la información requerida de forma ágil y ordenada se debe de emplear alguna de las siguientes técnicas: o Investigación documental o Observación directa o Acceso a redes de información o Entrevista o Cuestionarios o Cédula

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 Ejecución de la auditoría Estas herramientas se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoría. Están integrados por formularios cuyo diseño incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis.  Análisis de interpretación de información La evidencia que encuentra el auditor sobre el hallazgo debe ser organizada de manera que contenga los cuatro atributos del hallazgo de auditoría, los cuales son: condición, criterio, causa y efecto. Su redacción será en párrafos separados. Y rigiéndole al ordenamiento señalado en estos elementos.  Organización de la información y evidencias El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la unidad, del personal que participará en la auditoría, planteando el objetivo y alcance del estudio. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA  Escalas de medición Para el auditor obtener información confiable representa un punto de partida clave en la realización de su actividad, ya canalizada adecuadamente es posible aprovecharla en todo proceso de ejecución.  Cédulas de trabajo Concluida la parte preparatoria, una vez definidos los factores que se van a analizar y las fuentes de información viables para este efecto, se procede a la instrumentación de la auditoria. Es la metodología que debe aplicar el auditor interno en la ejecución de las Auditorías, el que se sustenta en un conjunto de herramientas y técnicas que integran parte de los procedimientos generales de su trabajo para la obtención de

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información y los métodos analíticos que empleará para alcanzar los objetivos previstos. SUPERVISIÓN DE LA AUDITORÍA  Indicadores de desempeño Es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega de productos (bienes o servicios) generados por la institución, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos.  Realización del examen La supervisión del trabajo del personal asignado a la auditoría es necesaria para que los que trabajan en todos los niveles del examen comprendan los objetivos generales del mismo y los procedimientos necesarios para lograrlos. Una vez realizados los procesos de recojo de información, le siguen el proceso de organización de los datos previo proceso de conteo (que hoy se ha facilitado gracias a los programas de computadora) y otros que nos han originado cuadros y datos diversos. El proceso de análisis e interpretación es posible si se ha organizado la información en base a las variables propuestas, dándole así un “sentido” y orden, es decir, se convierten en conocimiento para el investigador. Son una sucesión de medidas que permiten organizar datos en orden jerárquico. Las escalas de medición, pueden ser clasificadas de acuerdo a una degradación de las características de las variables. Estas escalas son: 

Nominales



Ordinales



Intercalares o Racionales

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2.5 TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN Una vez definido el objetivo, alcance, el tiempo, el presupuesto, y determinado el personal que llevará a cabo la auditoría administrativa, hemos terminado la etapa de planeación, y lo que prosigue es dar paso a la etapa de obtención de información, en esta etapa el auditor levantará información con el objeto de examinar y evaluar cómo se está aplicando el proceso administrativo, si se han alcanzado, cómo y en qué medida los objetivos, las políticas, los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar. La información que se levante, debe ser suficiente, confiable, válida y sistemática, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases sólidas. A continuación, se explicarán las diferentes técnicas que el auditor puede aplicar en la obtención de información. Entrevistas y cuestionarios: Las entrevistas y los cuestionarios son técnicas que nos permiten recopilar información de campo. Entrevistas: Benjamín Franklin la define como: “consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información.” Para ello el auditor elaborará una guía de entrevista, la cual contendrá preguntas básicas sobre la información que se desea obtener de determinada área u puesto de la empresa, la base del diseño de cada entrevista dependerá del objetivo que el auditor quiera alcanzar y la información que desea obtener. Cuestionarios: Benjamín Franklin la define como: “se emplean para obtener información deseada en forma homogénea. Están constituidos por series de preguntas, escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos y temáticas”

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Observación directa: El auditor al levantar la información debe tener especial cuidado en lo que se refiere a los hallazgos que puede recopilar a través de la observación. Estos datos los debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez, el registro de la observación lo podemos llevar a cabo, por ejemplo, en una auditoría de instalaciones por medio de lista de checado o check list, en donde escribiremos mediante una lista, el nombre de cada una de los elementos a auditar de las instalaciones de la empresa para ir “palomeando” el estado físico en que se encuentran las instalaciones. También el auditor puede registrar las observaciones mediante unas tarjetas “cédulas”, en donde asientan las observaciones y hallazgos que va levantando. Otras técnicas para obtener información: El auditor puede obtener información acerca de la empresa o área auditada mediante la utilización del intranet, ese sistema de información mediante la utilización de redes de web con que cuentan algunas empresas, donde el auditor puede acceder a información sobre: la operación de la empresa, capital mano, proveedores, clientes, acreedores, servicio al cliente, entre otros. (Rodriguez, s.f.)

2.6 ESCALAS DE MEDICIÓN Y PAPELES DE TRABAJO ESCALAS DE MEDICIÓN Para lograr una mayor consistencia en la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una estrategia de acción, la cual a su vez se relaciona con la composición del proceso administrativo y los elementos específicos, visualizando el propósito estratégico y atributos fundamentales que los asocian, así como con los indicadores aplicables en cada caso. Las escalas que se empleen con este fi n deben cumplir con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo,

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particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de código múltiple que puedan propiciar una interpretación muy general o errónea. Asimismo, porque el manejo de enunciados, valores numéricos y matrices definen rangos de respuesta que eliminan la ambivalencia y centran los criterios para valorar de manera objetiva la información, lo que posteriormente servirá para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de auditoría. La elección y empleo de las escalas de medición están estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeación de la auditoría. Sin embargo, su variedad de uso y precisión dependen de las acciones que de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y congruente. (Auditoria Administrativa, 2007)

PAPELES DE TRABAJO Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, que no son otra cosa que los registros en donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a las que se llega. Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor incorporará en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; además, apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas. También deben indicar las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida en que esta información respalde la evidencia, la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría. El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el testimonio que

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registra el trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones. Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir: •

Identificación de la auditoría.

•

El proyecto de auditoría.

•

Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado.

•

Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría.

•

Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo.

•

Anotaciones sobre información relevante.

•

Ajustes realizados durante su ejecución.

•

Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación.

•

Reporte de posibles irregularidades.

Para homogenizar su presentación y contenido y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas, sino consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y contener argumentos suficientemente sólidos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes. Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, debe proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que es necesario resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación que pudiera emprenderse, y además de su utilidad para auditorías subsecuentes. Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en papeles de trabajo: registros en donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a las que se llega. En caso de que se abra un proceso de investigación, se podría obligar al auditor a suspender o a posponer la auditoría para no interferir con él en tanto no se aclaren las circunstancias que lo originaron. (Auditoria Administrativa, 2007)

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2.7 EVIDENCIAS La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que surjan durante el proceso de ejecución. La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros: Física Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales. Documental Se logra por medio del análisis de documentos. Está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación relacionada con el trabajo Testimonial Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación de la auditoría Analítica Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes. Para que la evidencia sea útil y válida, debe reunir los siguientes requisitos:  Suficiente Debe ser necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor.

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 Competente Debe ser consistente, convincente, confiable y haber sido validada.  Relevante Debe aportar elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y convincente.  Pertinente Debe existir congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría. Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organización y/o al líder del proyecto las siguientes situaciones: 1. Problemas para obtener evidencia suficiente, producto de registros incorrectos,

operaciones

no

registradas,

archivos

incompletos

y

documentación inadecuada o alterada. 2. Transacciones realizadas fuera del curso normal. 3. Limitaciones para acceder a los sistemas de información. 4. Registros incongruentes con las operaciones realizadas. 5. Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias. En todas las oportunidades el auditor deberá proceder con prudencia, este es, debe preservar su integridad profesional y conservar los registros de su trabajo, lo cual incluye los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas. (ENRIQUE, 2007)

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2.8 SUPERVISIÓN La supervisión es un concepto antiguo que ha ido sufriendo diversos cambios y ha sido visto desde diferentes enfoques. Es de vital importancia que el supervisor tenga conocimiento de la forma en que se aplican las técnicas, procedimientos y la observancia a la normatividad en los trabajos de auditoria, lo que le dará una visión más amplia y le permitirá ejecutar un trabajo más profesional. Con el transcurso del tiempo y debido al crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas, así como a la necesidad de aumentar eficiencia y competitividad en las organizaciones, se desarrollaron técnicas, principios y teorías que transformaron la función de supervisión de una práctica empírica a una labor técnica y especializada. Implícito en esta evolución se halla el reconocimiento al recurso humano como el elemento más importante para el logro de los objetivos. La supervisión es ahora una función que permite vigilar, inspeccionar, evaluar y conducir el trabajo de un equipo, así como promover que éste opere conforme a los criterios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad. Como se observa, la supervisión ha sido necesaria siempre que el trabajo ha implicado el esfuerzo conjunto de un equipo de personas. Por ello, el supervisor es aquél que dentro de la organización conduce a un grupo de personas a él encomendado, hacia el cumplimiento de metas y objetivos, y es el directamente responsable de la coordinación, dirección, verificación, inspección y calidad en el trabajo. Importancia de la Supervisión El éxito de cada auditoría depende en gran parte de la efectividad de la supervisión al personal de todos los niveles. La supervisión es un elemento imprescindible para el adecuado desarrollo de la función de auditoría, ya que permite controlar las actividades que se realizan en ella. Por esta 19

razón se ha elevado a la categoría de norma, a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las labores que se llevan a cabo en los órganos internos de control. En el apartado relativo a las normas de ejecución del trabajo, la norma sexta denominada “Supervisión del Trabajo de Auditoría”, establece lo siguiente: 

La supervisión implica dirigir los esfuerzos de los auditores involucrados; instruirlos, mantenerse informado de problemas encontrados que sean significativos, revisar el trabajo realizado y proporcionar capacitación en el campo.



La supervisión debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo de auditoría y en proporción inversa a la experiencia, la preparación técnica y la capacidad profesional del auditor supervisado. En caso de que la auditoría sea tan compleja que requiera los servicios de varios auditores, el supervisor establecerá una línea de mando con un auditor como supervisor, designando para esa actividad al de mayor experiencia y capacidad profesional. Objetivos de la supervisión La supervisión persigue ciertos objetivos que posibiliten promover las acciones para ejercerla de la mejor forma y evaluar la efectividad de su aplicación. Dichos objetivos son, entre otros, los siguientes:



Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión periódica del trabajo del auditor, en función de los objetivos planteados;



Lograr que las revisiones se desarrollen con la máxima economía, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad y con apego a las Normas Generales de Auditoría Pública y demás normatividad aplicable;



Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen información objetiva; además, obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente en las auditorías;



Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la realización de la auditoría pública;



Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría; 20



Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos específicos de auditoría



Incrementar las relaciones humanas y de trabajo profesional en los grupos de auditoría. Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración deberán ser informados de los aspectos significativos observados. Estos componentes, vinculados entre sí, generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno. El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. El sistema de control interno es más efectivo cuando los controles se incorporan en la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia de la empresa. Mediante los controles incorporados, se fomenta la calidad y las iniciativas de la delegación de poderes, se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las circunstancias cambiantes.

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Responsable: El procedimiento será ejecutado por: a) El Jefe de Grupo al auditor. b) El supervisor al Jefe de Grupo c) El supervisor al auditor, si en la Auditoría no se ordena Jefe de Grupo. Riesgos: 1. Que los auditores tengan impedimentos que limiten comprender de forma clara y precisa la etapa que se supervisa. 2. No se cumplan las recomendaciones dejadas en supervisiones anteriores. 3. Que las supervisiones no se efectúen en el momento necesario que requiere la Auditoría y/o el auditor que realice el trabajo. 4. Poca preparación del supervisor para valorar el desenvolvimiento de una actividad y/o auditoría.

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CONCLUSIÓN El proceso de auditoria es una rama interna la cual tiene una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, para agregar valor y mejora a las operaciones de una organización, ayuda a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado, para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección. Debe contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización, examina la gestión económica de una entidad a fin de comprobar si se ajusta a lo establecido por ley o costumbre. El proceso siempre tiene la acción de ir hacia adelante, ir en tiempo y forma de acuerdo a lo establecido, su alcance debe definir objetivos, debe contar con la planeación de las próximas visitas, criterios a revisar, establecer a los involucrados, designar al responsable, cumplimiento de los parámetros o indicadores definidos, observaciones para mejorar. Lo que prosigue es dar paso a la etapa de obtención de información, en esta etapa el auditor levantará información con el objeto de examinar y evaluar cómo se está aplicando el proceso administrativo, si se han alcanzado, cómo y en qué medida los objetivos, las políticas, los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar. De esa forma y basado con instrumentos, las técnicas de obtención de información, escalas de medición, las evidencias, y supervisiones, se determinan los resultados. La información que se levante, debe ser suficiente, confiable, válida y sistemática, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases sólidas.

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BIBLIOGRAFÍA Auditoria Administrativa. (2007). En E. B. F., Gestión estratégica del cambio (pág. 872). Naucalpan de Juárez, Edo. de México: Pearson Educación de México, S.A. de C.V. ENRIQUE. (2007). AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. En E. B. F., GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL CAMBIO (pág. 872). MÉXICO: PEARSON EDUCACIÓN. Rodriguez, J. M. (s.f.). Blogspot. Obtenido de http://lum2010audadm.blogspot.com/2009/10/obtencion-de-lainformacion.html

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