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• Vanessita Moreira Giler

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UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

PROYECTO– PROCESOS COMPUTACIONALES

TEMA: PROCESOS DE ELABORACIÒN Y COMERCIALIZACIÒN PARA SATIFACER LA DEMANDA DE NUEVOS SABORES DE HELADOS CASEROS INTEGRANTES

Moreira Giler Jennifer Vanessa Demera Gilces Claudia Mariana Avila Guerro Diana Nathali Chunga Ponce Maria fernanda

IV “M” Ing. Kevin Mero Ramírez

1

ÍNDICE 1.

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 2

CAPITULO I ........................................................................................................................ 3 2.

MARCO TEORICO ....................................................................................................... 4

2.1.

DEFINICIÓN ............................................................................................................ 4

2.2.

GESTION DE PROYECTOS CON PROJECT ................................................................ 4

2.3.

¿QUÉ ES UN PROYECTO? ....................................................................................... 5

2.4.

¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS? .............................................................. 7

2.5.

DIAGRAMAS QUE AYUDAN A LA GESTIÓN DEL PROYECTO ................................... 8

2.6.

EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ......................................................................... 9

CAPITULO 2 ..................................................................................................................... 12 3. EJEMPLO PRÁCTICO, EXPOSICIÓN DE LA VISIÓN GENERAL DE UN PROYECTO (POS, PROJECT OVERVIEW STATEMENT) PARA UN PROYECTO MEDIANO .............................. 14 3.1.

INTRODUCCION DE LA EMPRESA ........................................................................ 14

3.2.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD .................................................................................. 15

3.3.

TABLA: DEFINICIÓN, SECUENCIA Y DURACIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO. 17

3.4.

ESTABLECIMIENTO DEL ÁMBITO ......................................................................... 18

3.5.

ESQUEMA DE DESCOMPOSICIÓN DE TAREAS (EDT) ........................................... 19

3.6.

ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y RECURSOS MATERIALES ............ 19

3.7.

INFORME DE LOS COSTOS TOTAL DEL PROYECTO .............................................. 21

4.

ANEXOS ................................................................................................................... 22

4.1.

DIAGRAMA DE GANTT ......................................................................................... 22

4.2.

DIAGRAMA DE RUTA CRÍTICA .............................................................................. 23

4.3.

DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO ........................................................... 24

5.

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA................................................................................... 25

1

1. INTRODUCCIÓN Es una aplicación que nos ofrece las herramientas necesarias para la administración de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar seguimiento a todas las actividades que antes anotábamos en un papel. Podemos introducir toda la información en tablas y tener una visión general de las tareas, recursos y costos tanto juntos como por separado. Si necesitamos hacer una modificación en los datos ingresados todo se recalculará de forma automática La presente investigación consiste en el desarrollo de los procesos para la elaboración de helados caseros para lo cual hemos trabajado básicamente con los programa de Project y WbsChart, el Project nos proporcionas varias característica que nos ayudan a un mejor control y a planificar el trabajo durante la elaboración de mermeladas que sigue siendo uno de los métodos más populares para la conservación de las frutas en general y el WbsChart nos permitió realizar el esquema de descomposición de trabajo (WBS). El proyecto se ha realizado en base a un sin número de problemáticas por las que atraviesa una de las tantas poblaciones de la parroquia Charapoto, en este caso centrándonos en los negocios dedicados al expendio de helados caseros; en esta localidad existe un alto número de puntos de ventas de este tipo de producto donde los inversionistas no están dispuestos a invertir su capital en un negocio dedicado a la elaboración de helados caseros sin considerar que el mercado demandante es alto, además con la propuesta de implementar esta microempresa se pretende mejorar el concepto de inversión recalcando que la satisfacción de los consumidores es importante, elaborar un exquisito helado de excelente calidad, variedad de sabores a precios accesibles para todo público. Microsoft Project es importante para nuestro ámbito laboral porque nos da a conocer muchas características para realizar un proyecto de forma planificada considerando una fecha de finalización. Todas estas técnicas nos servirán para tener una mejor visualización y comprensión y nos ayudará en la toma de decisiones.

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CAPITULO I CAPITULO I

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2. MARCO TEORICO 2.1.

DEFINICIÓN

Microsoft Project (o MS-Project) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

2.2.

GESTION DE PROYECTOS CON PROJECT

Antes de comenzar un proyecto, es necesario definir el objetivo del proyecto y, luego, determinar las tareas que se necesitan realizar para alcanzar ese objetivo. Una vez definido el objetivo del proyecto y determinadas las tareas, el siguiente paso es identificar quien se encargará y cuándo comenzará cada una de ellas, así como cuánto se va a tardar en realizarlas.

Fijación de los objetivos Antes de comenzar un proyecto, hay que empezar por determinar su objetivo. Hay que ser tan especifico como se pueda, incluyendo información tal como fechas, números y elementos. Un objetivo específico clarifica el ámbito del proyecto, las personas afectadas y el período de tiempo. 4

Evaluar un proyecto y definir un objetivo Se deben completar los siguientes pasos, tanto en un proyecto que se está gestionando actualmente como en uno en el que se está preparando su gestión. Si actualmente no hay ningún proyecto en mente, e podrá usar “planificación de unas vacaciones” como un ejemplo de proyecto. 

Considerar la complejidad de su proyecto: ¿requerirá el proyecto una meticulosa planificación?, ¿cuántas personas requiere la realización del proyecto?



Escribir los parámetros o restricciones dentro de los que se deberá trabajar para llevar a cabo con éxito el proyecto.



Definir el objetivo del proyecto.

Descripción de la función del director de proyecto Sea cual fuere la responsabilidad que se tenga o el puesto de trabajo que se ocupe, será útil utilizar técnicas de gestión de proyectos para alcanzar con éxito los objetivos. El director de proyecto es la columna vertebral de una larga red de información, ya que se encarga de coordinar, supervisar, estimar, planificar y evaluar el proyecto. El trabajo del director de proyecto es conducir a éste hacia un final con éxito.

2.3.

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto, servicio o resultado (según la guía PMBOK1) Es temporal porque tiene un principio y un final definidos. Tiene una duración determinada: 2 meses, 1 año, etc. El final se alcanza:   

Cuando se logran los objetivos del proyecto. Cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos. Cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto

5

Desarrollo de las partes de un proyecto. Una vez definido el proyecto, el próximo trabajo es decidir cómo y cuándo se alcanzará ese objetivo. Todo proyecto de un tamaño considerable se puede dividir en una serie de elementos bien definidos. Cada uno de ellos requerirá un cierto tiempo de estudio, análisis y dedicación para llevar el proyecto a buen término. Un proyecto típico se compone de las siguientes partes o elementos: 

Tareas



Hitos



Recursos

Definición de las tareas del proyecto

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Las tareas, también llamadas pasos, se requieren para completar un proyecto y definen el ámbito del objetivo del mismo. La identificación de las tareas es un paso importante en la planificación de un proyecto. Teniendo presente el objetivo, se comienza por identificar los elementos o fases principales de éste. Al identificar las tareas, se deben organizar en una jerarquía o esquema, también llamado Estructura de Descomposición del Trabajo, EDT (en inglés, Work Breakdown Structure, WBS).

2.4.

¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

La Dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Según el PMBOK, se logra mediante la adecuada aplicación e integración de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados en 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de procesos son; • Inicio. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. • Planificación. Aquellos procesas requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto. • Ejecución. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. • Supervisión y Control. Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. • Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Procesos de Supervisión & Control Procesos de planificación

Procesos de inicio

Proceso de cierre

7 Procesos de ejecución

Dirigir un proyecto por lo general implica:  

Identificar requisitos. Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto.  Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con: o El alcance o La calidad o El cronograma o El presupuesto o Los recursos o El riesgo

2.5.

DIAGRAMAS QUE AYUDAN A LA GESTIÓN DEL PROYECTO

Los diagramas de Gantt, diagramas de redes y estructuras de descomposición del trabajo (EDTs) son herramientas de gestión de proyectos que se han desarrollado durante muchos años. Estas herramientas son simplemente los gráficos que puede utilizar para seguir los diferentes aspectos de su proyecto. La figura 1.2 muestra un Diagrama de Gantt de Microsoft Project, y la figura 1.3 muestra un Diagrama de Red de Microsoft Project. La figura 1.4 muestra un típico EDT, aunque Microsoft Project no incluye un gráfico de EDT como una de sus vistas.

Figura 1.2. Las barras de diagrama de Gantt representa la programación de las tareas de un proyecto. Antes de que la gente use las computadoras para gestionar sus proyectos, los administradores de proyectos hacían estos diagramas a mano. Los grandes talleres de producción tenían un diagrama de red o un Diagrama de Gantt de 3 metros clavado en la pared. Afortunadamente, el software de gestión de proyectos ha hecho que estos diagramas se hagan con el computador y sean más fáciles de generar, actualizar y personalizar. Un Diagrama de Gantt representa las tareas en un proyecto con las barras que reflejan la duración de las distintas tarcas. 8

Figura 1.3. El diagrama de red se asemeja a un diagrama de flujo para trabajar en un proyecto. Los diagramas de red, en cambio, no precisan detalles de los tiempos de un proyecto. En cambio, un diagrama de red muestra el flujo de tareas de un proyecto y las relaciones de las tareas entre sí. Cada tarea está contenida en una caja llamada nodo, y las líneas que fluyen entre los nodos indican el flujo de tareas. Resumen del proyecto

Fase de diseño

1era fase de diseño

Fase de programación

2da fase de diseño

Hito de inicio Tarea de diseño 1

Tarea de programación 1 Tarea de programación 2 Hito de programación terminada

Tarea de diseño 2 Tarea de diseño 3 Tarea de diseño 4 Hito de diseño terminado

Fase de pruebas Prueba 1 Prueba 2 Prueba 3 Hito de programación terminada

Figura 1.4. El gráfico EDT recuerda el organigrama de una empresa

2.6.

EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. Un ciclo de vida puede documentarse con ayuda de una metodología. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado.

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Características del ciclo de vida del proyecto Todos los proyectos, sin importar cuán pequeños o grandes, o cuán sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida: • Inicio, • Organización y preparación, • Ejecución del trabajo y • Cierre.

Fases del proyecto Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse. Independientemente de la cantidad de fases que compongan un proyecto, todas ellas poseen características similares: • Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina con cierta forma de transferencia o entrega del trabajo producido como el entregable de la fase. • El trabajo tiene un enfoque único que difiere del de cualquier otra fase. Esto involucra a menudo diferentes organizaciones y conjuntos de habilidades. • Para alcanzar con éxito el objetivo o entregable principal de la fase, se requiere un grado adicional de control.

Relaciones entre fases Existen tres tipos básicos de relaciones entre fases: • Una relación secuencial, donde una fase sólo puede iniciarse una vez que se completa la fase anterior.

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• Una relación de superposición, donde una fase se inicia antes de que finalice la anterior. • Una relación iterativa, donde en un momento dado sólo se planifica una fase y la planificación de la siguiente se efectúa conforme avanzan el trabajo y los entregables de la fase actual.

INTERESADOS Los interesados son personas u organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del proyecto. A continuación se presentan algunos ejemplos de interesados:

•Clientes/Usuarios. • Patrocinador. • Directores del portafolio/Comité de revisión del portafolio. • Directores del programa. • Oficina de dirección de proyectos (PMO). • Directores del proyecto. • Equipo del proyecto. • Gerentes funcionales. • Gerentes de operaciones. • Vendedores/Socios de negocios.

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CAPITULO 2 CAPITULO 2

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3. EJEMPLO PRÁCTICO, EXPOSICIÓN DE LA VISIÓN GENERAL DE UN PROYECTO (POS, PROJECT OVERVIEW STATEMENT) PARA UN PROYECTO MEDIANO 3.1.

INTRODUCCION DE LA EMPRESA

HELADOS CASEROS es una mediana empresa dentro del mercado de los helados. Tiene en el mercado 2 años y se dedica a la elaboración de helados caseros de frutas, concentrados en la pulpa de la fruta.. Debido a que el mercado de los helados ha crecido de una forma muy desmesurada y en la actualidad es un producto de consumo masivo que les agrada a las personas, nuestra ciudad ha visto un gran incremento de este tipo de negocios; sin embargo, los consumidores no han encontrado la satisfacción total a todos sus requerimientos en cuanto a sabores, calidad, texturas y sobre todo atención. Helados hay muchos, marcas competidoras también y sobre todo negocios que los expenden pero a pesar de ello, los consumidores Charapotenses sienten que no reciben un servicio de calidad; sobre todo porque varias de las heladerías realizan otras actividades que desmerecen a su local para ser catalogado como adecuado para esparcimiento familiar y de la juventud. Además de lo antes planteado es importante sumarle que las personas actualmente están insertadas en una moda light que a más de no ganar peso busca mantener un buen estado de salud, para lo cual se requiere consumir productos naturales, bajos en grasas y preservantes. La empresa tradicionalmente ha elaborado helados de uno, dos y tres sabores, por ejemplo: frutilla, piña, mora, asi como frutimora, cocobanano entre otros; pero debido a los gustos cambiantes de los consumidores, ha incursionado en una modalidad nueva para hacer helados que consiste en mezclar frutas para obtener nuevos sabores.

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3.2.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Nombre de la empresa HELADOS CASERO FREWIIS S.A. .Logotipo

Misión Somos una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de exquisitos helados caseros con los mejores estándares de calidad y frescura, con la finalidad de que los habitantes de Charapoto degusten de nuevos postres fríos. Visión Liderar internamente el mercado de consumo de helados de tipo artesanal y así abrirnos al mercado nacional con un producto de calidad capaz de ser competitivo. Principios Fidelidad a los clientes y proveedores Excelencia Higiene, conservación y protección del medio ambiente. Honestidad. Respeto por la gente y el trabajo Organigrama estructural

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3.3.

TABLA: DEFINICIÓN, SECUENCIA Y DURACIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO. HELADO CASERO FREWIIS DEFINICIÓN, SECUENCIA Y DURACIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Mermeladas frutas tropicales Nombre del proyecto: ELABORACION Y COMERCIALIZACION DE HELADOS CASEROS CON FRUTAS TROPICALES Listado de actividades: No EDT Fases y Actividades Dur. Pred. 1 1 ELABORACION DE HEADOS 2 2 Compra de materia 0,13d prima 3 2.1 Frutas 1h 4 2.2 Azúcar 25m 5 2.3 leche 35m 6 2.4 vainillina 20m 7 2.5 paletas 30m 8 2.6 Recipiente para el helado 15m 9 4 Elaboración del 0,75d 2 producto 10 4.1 Seleccionar las frutas 1h 11 4.2 Quitar la cascara a la fruta 45m 10 12 4.3 Extraer la parte esencial 1h 11 de cada fruta 13 4.4 Determinar el tiempo de 12 trituración 25m 14 4.5 Batir las frutas con leche 10m 13 15 4.6 Darle consistencia a la 35m 14 mezcla con el azúcar y vainillina 16 4.7 Colocar en un recipiente y 15m 14 dejar reposar 17 6 Empaquetado y 1d 9 etiquetado 18 6.1 Esterilizar los recipientes 1h 19 6.2 Envasar el producto 3h 18 20 6.3 Colocar las paletas 2h 29 21 6.4 refrigerar 1h 20 22 6.5 Ubicar en sus fundas 1h 21 23 6.7 Colocar etiqueta friwiis 24 8 Promoción 7d 17 25 8.1 Publicidad del producto 7d (volantes) 26 8.2 Promoción del producto 5d 25 17

27 28

mediante muestras Comercialización Venta del producto

9 9.1

8d 5d

24 28

Control de versiones de la Definición, Secuencia y Duración de Actividades del Proyecto Versión fecha Autor Descripción de cambios 1.1 11/JUN /2013 HELADOS CASEROS Ninguno FRIWIIS Interesados La firma de los interesados indica que se ha leído el documento y se han entendido los puntos cubiertos en él.

NOTA: La siguiente planificación está basada en la elaboración de 100 unidades de helados.

3.4.

ESTABLECIMIENTO DEL ÁMBITO

Exponer la visión general del proyecto (POS) para el proyecto elaboración y comercialización de mermeladas con frutas tropicales

Problema/oportunidad

     

Meta

Objetivos

Criterios de éxito

Suposiciones, riesgos obstáculos

   

La obtención de las frutas de nuestro medio Alta demanda del producto Los consumidores son exigentes y demandan de nuevos sabores en los productos. Un nuevo producto en el mercado Combinar las frutas para obtener nuevos sabores Poder atender las exigencias de los clientes de querer consumir nuevos sabores de helados, estableciendo para ello estándares de calidad en la elaboración del producto. Elaborar un producto con un buen sabor. Establecer un precio cómodo al nuevo producto Brindar un producto de calidad Atender a los clientes con holgura y en un establecimiento adecuado.

   

Se atiende correctamente la demanda actual. El próximo año se duplicara la cantidad vendida clientes felicitan el nuevo producto En el año siguiente se ha podido abordar una nueva actividad cercana ya identificada.

   

Ser demasiados optimistas a las previsiones. Sobredimensionar las necesidades del nuevo producto Poco conocimiento de la marca del produccto Tener proveedores que son incumplidos en la entrega de productos.

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3.5.

ESQUEMA DE DESCOMPOSICIÓN DE TAREAS (EDT) Descomposición de tareas (EDT)

3.6.

ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y RECURSOS MATERIALES

Establecer el equipo de trabajo con todos los datos relativos a costes. Realizar lo propio en relación a los recursos materiales. Ver tabla E1 Datos para el equipo de trabajo y E2 Datos para los recursos materiales

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Recurso

Tasa normal

Tasa hora extra

Gerente $0.00 /hora $0.00 /hora Ing. en alimentos $8.00 /hora $10.00 /hora Econ. en marketing $10.00 /hora $12.00 /hora Empleado $6.00 /hora $8.00 /hora Vendedor $3.00/hora $5.00/hora Tabla E1 Datos para el equipo de trabajo

Elemento Banano mora coco durazno piña kiwii fresas Azúcar leche vaininilla Recipientes para el helado paletas Volante (publicidad)

Unidad Caja Caja caja caja caja caja caja Libra Litro caja unidad caja Unidad

Costo Unitario $6.00 $4.00 $3.00 $6.00 $5.00 $7.00 $ 4.00 $0.40 $2.00 $2.00 $0.40 $3.00 $0.30

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3.7.

INFORME DE LOS COSTOS TOTAL DEL PROYECTO

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4. ANEXOS 4.1. DIAGRAMA DE GANTT

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4.2.

DIAGRAMA DE RUTA CRÍTICA

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4.3.

DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO

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5. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA LIBROS COLMENAR Antonio, CASTRO Manuel A., CRUZ Francisco Javier y SANCRISTOBAL Ruiz Elio, 2011, “Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2010”, Editorial Alfaomega Ra-Ma, Primera Edición, México. Project Management Institute, Inc., 2008, “Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos” (Guía del PMBOK®), Project Management Institute, Cuarta edición, USA. PAGINA WEB (LINK)  http://es.scribd.com/doc/60491152/19/RUTAS-Y-TAREAS-CRITICAS  http://www.hablemosclaro.org/Repositorio/biblioteca/b_252_Factibilidad_Microe mpresa_helados.pdf

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