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• Johis Velasquez

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Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS La contratación del CONFECCIONES S.A se rige por las normas de derecho privado previstas en la legislación mercantil, Financiera y civil, así como las demás codificaciones normativas. Con el fin de asegurar la calidad de los procesos de compras, y de los productos y los servicios adquiridos a través de los mismos, se ha establecido el proceso de soporte Gestión de Contractual. OBJETIVO: Establecer la sistemática a seguir para llevar a cabo la formalización de solicitudes de necesidad de material, equipos o servicios, así como la posterior tramitación de los pedidos, teniendo como resultado final la entrega de productos o servicios que cumplen todo lo requerido por la organización. ALCANCE: Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación y definición de necesidades de compras de materiales, equipos o contrataciones de servicios, finalizando con la recepción de los mismos en la empresa. DOCUMENTACION APLICABLE: Manual de calidad ISO 9001:2015 RESPONSABILIDADES: El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la mercadería necesaria para la venta de parte de los jefes de bodega, por los elementos faltantes para aprovisionarse de materiales. En el caso de reparaciones o mantenimiento para bienes internos de la empresa, se lo canaliza a través de la conserjería o por cualquier empleado. El Supervisor General es el responsable por los trámites correspondientes de contratación y ejecución instalación de las solicitudes. Para el caso de los productos para la venta, los jefes de bodega asisten al supervisor general en cuanto a la cantidad, espesor y transparencia, u otros atributos relacionados con el producto o servicio.

En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general reunirá toda la información necesaria para contactar al especialista adecuado, para el caso en particular. IMPORTANCIA DEL PROCESO DE COMPRAS EN LA ORGANIZACION 

Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los proveedores, lo que supone obtener competitividad en los costos de los productos que se obtienen, capacidad de negociación y selección de los artículos y proveedores idóneos para mi empresa, impacta en el desarrollo económico que ésta presente en los ciclos de tiempo.



Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos impactará directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la percepción del cliente.



Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de un proceso dimensionan la calidad (definida por mí) que el producto tendrá al final.



Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de cada proceso. El departamento de compras provee los suministros a otros procesos (clientes internos) necesarios para realizar su labor. Si estos no son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los otros procesos.

CONCEPTOS RELATIVOS A LAS COMPRAS 

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Un proveedor puede ser un productor, un distribuidor, un minorista, el vendedor de un producto, el prestador de un servicio.

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Cliente: Organización o persona que recibe un producto. También llamado cliente externo. Un cliente puede ser una persona, el usuario final, un minorista, un beneficiario, un comprador, un mayorista.

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Cliente interno: Elemento de la empresa que recibe el producto (salida) de otro elemento para realizar su función.

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Parte interesada: Persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una organización.

COMO GESTIONAR EL PROCESO DE COMPRAS Ya entrando en materia, partamos teniendo en mente que la empresa tiene la necesidad constante de adquirir recursos: Humanos, de medio ambiente, infraestructura y de materiales. Sin estos recursos, la empresa no va a funcionar. Eso por un lado. Para el funcionamiento normal de sus procesos, son necesarios recursos de personal, de método y de presupuesto, sin los cuales, un proceso no va a funcionar. Aclarado lo anterior, abordamos la gestión del proceso de compras, la cual comprende:        

Identificar los productos críticos a comprar Definir especificaciones del producto a comprar Planear las compras Evaluar y seleccionar proveedores Realizar el trámite de compra Verificar el producto comprado Re-evaluar proveedores Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora)

IDENTIFICAR Y DEFINIR LAS ESPECIFICACIONES DE LOS PRODUCTOS A COMPRAR Se debe de tener definida una metodología y unos responsables para realizar las compras y que esta (la metodología) se informe al proveedor. Todos los aspectos relevantes en la compra deben tener sus requisitos (especificaciones) definidos: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la organización. Te recomiendo se identifiquen los productos críticos en las compras de la empresa. Estos productos críticos son aquellos que impactan directamente el negocio. Te propongo el siguiente formato para identificar productos críticos, pero de nuevo, estos formatos son muy variables y varían de acuerdo a la actividad de la empresa. En él se muestra el producto o servicio que vende la empresa, cuáles son sus características y con base en ello, cuál es el producto crítico, a qué proceso y producto final impacta, si se compra en paquetes y cuál su índice de criticidad.

Formato Identificación de productos críticos

Producto terminado a vender

Características cualitativas/ cuantitativas producto a vender

Impacto Producto a comprar

Proceso

Producto final

Código:

SII-COXX

Versión:

1

Criticidad (altaCantidad mediabaja)

NECESIDAD DE COMPRA Se debe realizar la revisión de los requerimientos del cliente, según los alcances solicitados por el mismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en la cual se definirán cuáles son los materiales y productos necesarios, y por ende los que se tienen que comprar, definiendo cuales son las características y especificaciones que deben tener. Primeramente, se deberá comprar si dichos materiales están disponibles de stock en almacén, caso sea contrario, se procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución de esta actividad es responsabilidad del Responsable de Compras. PLANEAR LAS COMPRAS La planeación de las compras está relacionada con los pronósticos de demanda, pues a partir de la previsión de lo que pretendo vender, me abastezco de lo que necesito para brindarlo. Con el pronóstico de demanda definido, se crea un programa de compras, el cual establece el producto, las cantidades a comprar y el momento en que lo debo hacer. Tener este tipo de cosas claras me permite mejorar las negociaciones con mi proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir stocks de inventario y mejorar el tratamiento que le brindo al producto, en caso de que sea frágil o pueda caducar.

DESARROLLO CONTROL DE LAS COMPRAS La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material el cual debe asegurarse de: a) que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente definidos, según especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos. b) que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables de la solicitud de un pedido y de aquellas personas y de aquellas personas responsables de su aprobación. SELECCIONAR, EVALUAR Y REEVALUAR EL PROVEEDOR Para seleccionar un proveedor, la organización debe de evaluarlos en función de su capacidad para suministrar productos o servicios. Se definen entonces, criterios de selección de proveedores. Cada organización considerará los criterios que considere pertinentes. Criterios comunes considerados por empresas son, por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. De esta forma, la organización tendrá un listado de proveedores a los cuales comprará. Algunas organizaciones tienen cientos de proveedores, sin embargo, los clasifican por proveedor crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por ende, establecen criterios para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual es permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final Para evaluar un proveedor, es necesario se definan criterios de evaluación. Como en la selección, cada organización considerará cuáles criterios considera pertinentes. Criterios como cantidad, calidad, oportunidad son comúnmente usados por las organizaciones para medir el desempeño, el número de no conformidades también puede ser útil. Los criterios pueden variar de acuerdo al proveedor, pues no a todos se les mide lo mismo. Transcurrido un tiempo, el proveedor será reevaluado para determinar cómo ha sido su desempeño a través del periodo en cuestión, y del resultado de esta evaluación se define si el proveedor continúa, si debe mejorar o si se va. En caso de que tenga que mejorar, es común que algunas empresas soliciten planes de mejoramiento a sus proveedores para que estos aumenten su calificación de desempeño y se mantengan como proveedores. Esta evaluación debe hacerse por lo menos una vez al año.

En el siguiente esquema te muestro la mecánica general de lo que te acabo de mencionar:

IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR Teniendo un listado de los materiales e insumos a comprar, el Responsable de Compras debe identificar de los proveedores más idóneos y aptos de acuerdo a los lineamientos del procedimiento Selección, evaluación y re-evaluación de proveedores externos. EVALUACIÓN DE COTIZACIONES Después de haber definido cuales son los proveedores aptos e idóneos, se les realizará la solicitud de cotización por escrito (E-mail) y/o vía telefónica. Se evaluarán las cotizaciones, eligiendo aquella que brinde las mejores condiciones comerciales. El pedido se realizará según el formato “Requisición de Compra”, el cual debe ser aprobado por la gerencia o jefatura correspondiente. GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Aprobado por la Gerencia o Jefatura correspondiente, el responsable de compras realizará la Orden de Compra según formato. Dicha orden de compra deberá contener toda la información necesaria de la compra como plazo y sitio de entrega, forma de pago, responsable, entre otros. Se deben imprimir tres (03) órdenes de compra, una para el Responsable de compras, una para el registro de pedidos, y la última para el proveedor, aún si ya

se le haya enviado dicha orden por e-mail. Es tarea del Responsable de compras, realizar el seguimiento al proveedor, con la finalidad que se cumpla con los plazos establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando se reciba la factura de la compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada por Gerencia o Jefatura, para poder tramitar el pago de la misma. RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS La recepción del material adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, el cual debe revisar sus características especificadas en el pedido y orden de compra verificando que cumpla con todas las que se requirió; y de no ser así se procederá a realizar la devolución, especificando al proveedor las razones del rechazo. Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de la misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que incapacite la mercadería para su venta o distribución debe ser devuelta inmediatamente, indicando del incidente al Supervisor general. f) La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa al inventario como disponible. Lista para su comercialización. En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios: a) La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por el Supervisor. b) Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificados para cotizar y el factor de compra será el proveedor que cumpla con las especificaciones necesarias a bajo costo y con el menor tiempo de entrega. Para esto se solicita una cotización con el detalle del pedido. c) Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se ha contratado, se realizará la verificación del estado final de la misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que no sea la esperada o negociada, será notificado inmediatamente al Supervisor general. d) Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura contra el pago de la misma, de acuerdo a las condiciones pactadas en el convenio o contrato.

Verificando el producto comprado Siempre al recepcionar lo solicitado, se debe de verificar (sea con una inspección, prueba, ensayo, etc.) los aspectos requeridos del producto. Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico. Aquello que no coincide, puede considerarse una no conformidad del proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias (registros) de la verificación.

ORDEN DE PEDIDO Dirección

Proveedor: Plazo de entrega: Destino: Condiciones de pago: Cantidad Concepto

CRA 23 NO. 7-88 CELULAR: 3122331333 VILLAVICENCIO

Precio

Departamento solicitante

Gerencia

V°. B°

V° B°

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Total

Fecha: Proveedor: SOLICITUD DE COMPRA No.001 Teléfono

Forma de Pago:

Entrega: Solicitado por: Favor despachar o realizar a nuestra orden lo detallado a continuación. CANTIDAD

DESCRIPCIÓN

V.UNIT

V.TOTAL

subtotal

$ 000

I.V.A.19%

$ 000

TOTAL

$ 000

APROBADO POR: ELABORADO POR: NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin previa autorización, La empresa no se hace responsable por artículos enviados que no aparecen en la orden de compra. El número de la solicitud de compra debe aparecer en la factura.

Código Versión: 1 :XXXX OFERTA A OFERTA B OFERTA C (Proveedor) (Proveedor) (Proveedor) V. Tota V.Unitario Total V. Total Unitario l Unitario

CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS

N°

Mercadería o Servicio

Tiempo entrega

Total Criterio recuerde

de

Revisado por

selección: Utilizar el criterio de mínimo costo, mínima demora, igual calidad En caso de utilizar algún otro. Anotarlo aquí: Aprobado por

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Código: XXX

Versión: 1

NOMBRE DEL PROVEEDOR Domicilio: CIUDAD: Teléfono: Correo electrónico: Propietario o representante legal: Puntos Criterios 10 Calidad del producto/servicio 10 Precio del producto/servicio 10 Tiempo de entrega del producto/servicio 10 Condiciones de garantía 10 Variedad de productos/servicios 10 Provee soluciones a los inconvenientes con el producto o servicio Productos/servicios 10 Productos/servicios de acuerdo al mercado Criterio de selección: El proveedor que alcance la nota más alta sobre 70 puntos. Escala: 1 mínimo, 10 máximo. Revisado Aprobado por

Acta de Entrega Recepción de producto Código XXX Versión 1 Lugar y fecha: Por medio del presente certificado recibir mercadería con las siguientes características: Nombre de la Persona que entrega: Nombre de la Persona que recibe: Departamento que recibe:

CANTIDAD

DESCRIPCIÓN

DETALLE HORA

OBSERVACIÓN

Queda certificado con nombre y firma de los aquí mencionados, que es lo recibido en la fecha y hora indicada. Particular que comunico para los fines consiguientes.

Entregué conforme _________________________

Recibí conforme _______________________

CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE ORIGEN EXTERNO

Documentos de origen interno Orden de pedido Solicitud de compra Comparativo de Ofertas Evaluación de Proveedores Acta de Entrega Recepción de producto

Documentos de origen externo Documentos constitución Empresa. Ofertas generadas por proveedores. Documento de Experiencia reconocida si es posible certificaciones ISO etc.

Nota: Para más información externa deberíamos analizar el proceso de evaluación y reevaluación de proveedores.