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PROCESO DE COMPRAS

FECHA

Versión 0.1

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OBJETIVO: Realizar la adquisición de materiales, productos y servicios a través de los proveedores que se encuentren aprobados por el Director de Proyecto y/o el Director General.

ACTIVIDADES COMPRA DE MATERIALES, PRODUCTOS Y SERVICIOS PARA OBRA. 1. Establecer necesidad de compra con la debida anticipación.

2. Solicitud de cotizaciones

3. Autorización por parte del Gerente de Proyecto

RESPONSABLE S

Director de Obra Residente de Obra Coordinad or SSTA Residente Administrativo. Gerente de Proyecto

DOCUMENTOS

METODO DE CONTROL

DETAL LE

De acuerdo con la programación de obra se establece la necesidad de la compra con mínimo una semana de anticipación.

Cuadro comparativo cotizaciones Cuadro comparativo cotizaciones Listado de precios unitarios de ferretería, proveedores y contratistas

Se debe realizar como mínimo tres cotizaciones, diligenciar el formato comparativo cotizaciones para ser analizado en el comité de obra. El Director de Obra presenta el formato comparativo cotizaciones al Director de Proyecto quien realizará la aprobación de la compra en el Comité de Obra, los martes. Para el caso de las compras de ferretería igualmente se solicitará la respectiva autorización de compra en el comité y el soporte será el listado de precios unitarios de cada ferretería que deberán ser como mínimo cuatro alternativas. Para el caso de SSTA se realizará la selección del proveedor con base al cumplimiento de requisitos asociados al requerimiento. Proveedores de: Equipos de Protección contra

ELABORO: CAG

REVISADO POR:ZAV

APROBADO POR:JMS

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Certificación de Calidad del Fabricante e inspección. Ficha Técnica de los equipos. Elementos de Protección Personal Ficha Técnica de los elementos de protección personal. Equipos certificados bajo norma acreditada. IPS Licencia de Habilitación Licencia del Médico o los médicos que realizan los exámenes ocupacionales. Tarjeta profesional de los Médicos Servicios de Mediciones Higiénicas y Ambientales. Certificado de Calibración de los equipos. Licencia en Salud ocupacional. Centro de Entrenamiento de trabajo en alturas. Habilitación por parte del Ministerio de Trabajo. Certificado de entrenadores para trabajo en alturas. Servicios residuos. ELABORO: CAG

REVISADO POR:ZAV

APROBADO POR:JMS

de

disposición

de

PROCESO DE COMPRAS 4. Generar orden de pedido al proveedor

Director de Obra

5. Seguimiento al pedido

Residente Administrativo

Orden de Pedido

6. Recepción del pedido

Almacenista del proyecto Director

Orden de pedido Factura

ELABORO: CAG

Orden de Pedido

REVISADO POR:ZAV

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20 20 Versión 0.1 Pagina 3 de 2 Licencia Ambiental. Comparativo entre la cantidad presupuestada y la cantidad solicitada

Verificación visual de los productos con las cantidades

La Orden se realiza una vez que el director de obra realice la respectiva solicitud en el formato Orden de Pedido posteriormente este documento debe ser aprobado por el Gerente de Proyectos y por último enviado al proveedor y al Almacenista del proyecto. El Residente Administrativo. Se hace responsable del seguimiento al pedido para garantizar que el pedido llegue a tiempo. El proveedor envía la factura a la obra de acuerdo con la orden de pedido realizada.

APROBADO POR:JMS

especificadas en orden de pedido y en la factura.

7. Realizar el control y la revisión del inventario Director de Obra. Almacenista Coordinador SSTA

Informe de inventarios

Realizar el conteo físico del material existente en la bodega o almacén

8. Legalización de las facturas o cuentas de cobro

Dirección

Cuadro comparativo cotizaciones Orden de Pedido

Administrativa

Factura

Director de Obra

Dirección General Contabilidad

Estos precios se comparan con los de la orden de pedido enviada por el Director Administrativo de Proyecto. Si los datos concuerdan, queda aceptada la orden. El conteo físico del inventario se realiza 5 días antes de terminar el mes (Almacenista y arquitecto Jr.). Los datos del conteo del inventario se ingresan al cuadro de inventarios. El Arquitecto Jr. debe hacer entrega de este inventario el primero de cada mes. La coordinación administrativa del proyecto ingresa estos datos al formato de control de materiales y lo envía a la dirección de Proyectos. Específicamente de hierro, concreto, enchapes, pinturas y los que el Director de Proyecto estime convenientes. El director de Obra debe presentar la respectiva factura o cuenta de cobro el martes de la semana siguiente al Director de Proyecto o quien haga sus veces, y a la Dirección Administrativa del proyecto. La Dirección Administrativa hará una

revisión de la factura y sus respectivos soportes y dará su aprobación para que el departamento de contabilidad realice el pago o se legalice el respectivo anticipo si fuere el caso. De encontrarse inconsistenciaslas facturas serán devueltas al Director de Obra para su respectiva corrección Observaciones importantes: Para la definición de un proveedor habitual y específico se requiere la aprobación del Director de Proyecto o de quien haga sus veces. 1. Para las compras de ferretería y de maderas se deben tener listas de precios unitarios de por lo menos cuatro alternativas de ferreterías y cuatro alternativas de maderas.