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DECANATO DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES

INTEGRANTES Aniaris López Pamela Turbi Alexander Aquino Cecilia Gonzalez

TEMA Proceso de compras.

ASIGNATURA Gestión de compras y logística.

PROFESOR Ricardo Antonio Castillo Santana.

Introducción.

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, ya que tiene su origen en la edad de piedra

por medio del trueque. En la actualidad

comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos, luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas. Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite administrativo. Por tal razón las empresas han de preocuparse por tener estructurado un buen proceso de compras, para de esta forma cumplir con la producción y las ventas, evitando así ser desplazadas por la competencia. Hoy en día varios factores están incrementando la importancia de las compras. Estos son: el tremendo impacto de los costos de los materiales sobre las utilidades, la creciente importancia de la manufactura automatizada, la popularidad de la manufactura justo a tiempo y la creciente competencia mundial. La gestión de compras ha adquirido un alto nivel de importancia en los últimos años, esto debido a que una gestión exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite a las organizaciones asegurar el normal flujo de materiales para las áreas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y la distribución y entrega del producto terminado a tiempo y con los más altos niveles de calidad. La finalidad de este trabajo de investigación es el ahondar en todo lo referente a el proceso de compras que llevan a cabo las organizaciones y sus etapas, así como los puestos que desempeñan un papel primordial en la realización del mismo, todo esto con el propósito de determinar la importancia que tiene dicho proceso en las organizaciones en la actualidad.

El proceso de compras. El proceso de compras no es más que la secuencia de etapas y actividades dentro de las mismas que transforman, por medio de los recursos disponibles de la organización, una solicitud de un bien o servicio realizada por un departamento en la provisión del bien o la prestación del servicio solicitado por parte del proveedor. El proceso de compras se inicia mediante una solicitud de un departamento o unidad interesada en la provisión de un bien o un servicio. La solicitud es estudiada y canalizada por el departamento de compras. Dicho departamento es quién desarrolla una solución para satisfacer esa necesidad de un bien o un servicio, buscando potenciales proveedores y contribuyendo a la selección de la mejor oferta. Este proceso culmina con la entrega del bien o el servicio por el proveedor y la satisfacción de la necesidad del departamento que inició el proceso y, posteriormente, la administración efectúa el pago del precio convenido al proveedor. La gestión eficaz del proceso de compras sería aquella capaz de incorporar en cada fase un valor añadido como las mejores condiciones de calidad y precio, rapidez, comodidad y simplicidad para todos los participantes en el mismo, además por su puesto, del cumplimiento del procedimiento legalmente establecido.

Características del proceso de compras. El proceso de compras tiene una serie de características que nos ayuda a distinguirle como tal. Estas son: 

Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el

departamento

de

compras

es

el

intermediario

para

cubrir

las

necesidades de la Empresa con sus proveedores. 

Importancia de Compras: Se encarga de asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además se encarga de saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede



traer consigo mayores economías y ganancias para la Empresa. Organización de Compras: La organización de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas.

La organización centralizada es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el departamento, sección o encargado de compras. Las ventajas de este sistema son: • La obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades. • Calidad uniforme de los materiales adquiridos. • Mayor especialización de los compradores. • La organización de los procedimientos de compras. Las desventajas de este sistema son: • La poca flexibilidad. • No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos.

La organización descentralizada es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades específicas y locales. Las ventajas de este sistema son: • Mayor conocimiento de los proveedores locales. • Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la Empresa. • Agilidad en las compras. Entre las desventajas tenemos: • Permite un menor volumen de compra.

• No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores. • Falta de esquematización en los procedimientos de compra. • Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados. Etapas del proceso de compras. Para llevar a cabo un buen proceso de compras, el mismo ha de tener cinco etapas principales. Estas son:

•Análisis de la Solicitud de Compra: Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el departamento de compras recibe la solicitud de compra, emitida por el área que requiera un determinado producto. En esta el departamento de compra hace el análisis del pedido, para conocer los

antecedentes

del

material

requerido

tales

como:

Especificaciones,

cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros. •Investigación y Selección de Proveedores: Ésta es la segunda etapa del proceso de compras. La misma está dividida en dos partes: La Investigación y La Selección de los Proveedores. -La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación la realiza el departamento de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados. -La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el más conveniente para la organización.

Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. •Negociación con el Proveedor: La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor. En esta etapa el departamento de compras pacta con el proveedor la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago para llegar a un acuerdo, pasando así a hacer la orden de compra. •Acompañamiento del Pedido (Follow-Up): En esta etapa el departamento de compras

hace un seguimiento del pedido ya sea por medio de correos,

llamadas telefónicas o visitas al proveedor. Esto tiene la finalidad de asegurar que la entrega del material se haga de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada. •Control de la Recepción del Material Comprado: Es la quinta etapa del proceso y se da cuando el departamento de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción se verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, llevan a cabo la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra. Una vez hacen esto el departamento de compras autoriza a la bodega o almacén recibir el material y encomienda al departamento de cuentas por pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.

Departamento de compras El departamento de compras es primordial para que el proceso de compra se lleve a cabo,

esto se debe a que este es el encargado de realizar las

adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que

no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización. Las

funciones

de

considerablemente

un

departamento

de

compras

pueden

variar

dependiendo de cada empresa, y muchas veces sus

funciones dependen de otros departamentos, como son el área de finanzas, tesorería o producción.

Es por ello que es muy importante que este bien

estructurado y sus funciones bien definidas,

de manera

que se pueda

asegurar que su desempeño sea óptimo. Por lo general las funciones que abarca este departamento van de seleccionar y establecer fuentes de abastecimientos de materias primas, servicios y suministros para la empresa, hasta establecer el contacto con los proveedores, cotizar y establecer puntos de entrega, transporte, aceptar y rechazar o negociar los bienes o servicios suministrados.

Puestos y sus funciones El departamento de compras tiene un sin número de personas que ocupan puestos específicos, los cuales velan por que el mismo tenga un desempeño óptimo. Estos son: •Jefe de compras: Encargado de coordinar, ejecutar y controlar la adquisición de materiales y materia prima que necesita la empresa para su funcionamiento velando por que dichas adquisiciones se realicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio más conveniente. •Subjefe de compras: Encargado de contactar proveedores y negociar con ellos términos y condiciones de compra. •Comprador de Maquinarias y Equipos: Se encarga de comprar las maquinarias y equipos utilizados dentro de la organización.

•Comprador de materia prima: Ejecuta las órdenes de compras emitidas por el jefe, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta – demanda). •Comprador de implementos de oficina: Encargado de comprar todos los utensilios que se utilizaran dentro de la oficina. •Auxiliar

administrativo:

Se

encarga

de

ejecutar

los

procesos

administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

Jefe de Compras

Subjefe de Compras

Comprador de Maquinarias y Equipos

Comprador de Materia Prima y Suministros

Comprador de Implementos de Oficina

Auxiliar Administrativo

Organigrama típico del Departamento de Compras

Conclusión. La gestión de compras constituye un proceso complejo, que requiere una serie de acciones y decisiones, cuyo objetivo final del sistema de compras es indicar a la persona encargada de esta tarea que se debe comprar y a quien, cuanto, cuando y a quien debe comprarse. Dicha gestión constituye un factor de éxito para muchas empresas, ya que si esta es llevada a cabo de manera eficaz, además de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad demandados, también permite ahorrar costes y obtener beneficios empresariales directos. La importancia de tener un proceso de compras eficiente cada vez es más importante, ya que el mismo permite un control adecuado de la adquisición de los bienes y servicios, así como el análisis de los procesos de manera más detallada, y por ende se realiza una compra exitosa, manteniendo el equilibrio laboral al asegurar la recepción de los materiales, equipos, etc., necesarios y la entrega a tiempo de los mismos, para realizar de forma equilibrada las actividades diarias relacionadas con el procedimiento.

Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier empresa, organización o institución que quiera alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras óptimo permite tener la probabilidad de alcanzar el éxito, esto debido a que por medio de esta es posible ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, esto debido a que dicha gestión influye en el éxito o fracaso de la organización. A partir de lo investigado hemos llegado a la conclusión de que el departamento de compras es el más importante de una empresa, ya que debe velar porque los bienes y/o servicios requeridos por otros departamentos llegue cumplidamente y en buen estado, ya que si algo falla la producción se verá afectada y, por consiguiente, la empresa perderá dinero. Todas las empresas deben de preocuparse por tener un buen proceso de compras en conjunto con un departamento de compras bien estructurado, ya que esto influirá en que la misma este en la cúspide del éxito o en el inevitable fracaso.

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