• Author / Uploaded
• Rafael_R_CHI

Citation preview

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS Tema:

ANALISIS DEL AREA DE COMPRAS Empresa: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION Curso:

GESTION DE APROVISIONAMIENTO Profesor:

ING. PERCY MARIN Alumnos:

-

TUMPAY MELLADO, JUAN DIEGO CHAVEZ IGLESIAS, RAFAEL TELLO LUMBRE, DANIELA MORALES DIAZ, PERCY VARGAS CONDEZO,TAMARA

2012 - I

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

INDICE

ANTECEDENTES ................................................................................................... 2

I.

DE LA EMPRESA .......................................................................................................... 2 DE LOS CLIENTES ....................................................................................................... 2 C. DE LOS PRODUCTOS .................................................................................................. 3 1. Las Divisiones de Almacenamiento ............................................................................... 3 2. En las Divisiones de Seguridad ...................................................................................... 3 A. B.

II. DEL PROCESO DE COMPRAS ............................................................................. 8 DE LA ORGANIZACIÓN.............................................................................................. 8 B. DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRAS ....................................................... 11 Personal ............................................................................................................................ 11 Sistemas, software ......................................................................................................... 11 Diagrama de flujo ............................................................................................................. 12 C. DE LOS ARTICULOS Y PROVEEDORES ................................................................ 13 Articulos: Clasificacion, Politicas de inventario .............................................................. 13 Como se registra a un artículo, como se da de alta y de baja a los artículos .................... 13 Tesorería ........................................................................................................................... 14 Como se selección un proveedor, como se evalúa a un proveedor .................................. 15 Como se registra a un proveedor, como se da de alta y de baja a un proveedor .............. 17 D. DE LA PLANIFICACION E INDICADORES ............................................................ 18 PLANIFICACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS ............................................................ 18 INDICADORES .............................................................................................................. 19 A.

III.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................... 20

IV.

ANEXOS ............................................................................................................. 21 DESCRIPCIÓN Y FUNCIONES DE LOS PUESTOS RELACIONADOS AL ÁREA DE COMPRAS ................................................................................................................. 22

V. FUENTES .............................................................................................................. 25

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION I.

ANTECEDENTES a. DE LA EMPRESA

CONSTRUCCIONES METÁLICAS UNIÓN S.A. cuenta con una experiencia industrial de 59 años en el mercado peruano; nunca se ha detenido en el afán de poner al servicio de sus clientes productos de primera calidad. Un equipo que reúne a destacados profesionales de la ingeniería y el diseño industrial trabaja de manera constante para satisfacer las necesidades más rigurosas de solidez y seguridad. La empresa tiene el 60% del mercado de Rack de carga, siendo actualmente este el principal negocio de la compañía. Esta planta tiene un volumen de ventas promedio de 141 917 soles anualmente -entre los años 2003 y 2011- y con un crecimiento de 4% en las ventas anuales del 2011 respecto a las ventas anuales del año 2010; además cuenta con una cantidad de ….. trabajadores que en sus operaciones utilizan equipos y herramientas con tecnologías de punta importada de diferentes países como de Alemania, China, Japón, etc con miras a convertirse en una empresa automatizada o semi-automatizada, principalmente en el área de producción. b. DE LOS CLIENTES Cuenta con muchos proveedores las cuales son importantes empresas en el mercado nacional.     

Aceros Arequipa Soldexa Tekno Empresas de metal y acero ACEPESAC - aceros del Perú SAC

    

Comercial del acero Empresa de pintura en polvo Empresa de Galvanizado Minco Soldadura y corte

Los Sectores y clientes a quienes ofrecen sus productos son de almacenamiento y seguridad. Los productos son suministrados a todos los sectores de nuestra economía. UNIÓN participa en el desarrollo de los sectores:     

Logística Consumo masivo Industrial Banca y comercio Educación

    

Aduanas Farmacias Alimentarias Laboratorios Cuidado personal

Asimismo sus productos son exportados a Norteamérica y Latinoamérica. Entre los principales competidores, tenemos: 

JRM. Especializada en brindar soluciones integrales de almacenamiento, JRM se dedica a la fabricación y comercialización de estanterías, estructuras metálicas, accesorios para almacenes y edificaciones, dirigidas a entidades públicas y privadas en los diferentes sectores económicos nacionales e internacionales.

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION







Oficervitecmer S.A.C. Empresa representante de la marca Ofitecmer S.A. la que se constituyó en el año 1962 en el departamento de La Libertad, en la ciudad de Trujillo, en el año 1968 trasladando su línea de producción a la ciudad de Lima. El espíritu de superación y estudios tecnológicos de los socios, hizo que en el año 1979, obtenga el Registro Nacional de Manufacturada. Tecemperu SAC. Diseña, desarrolla y fabrica productos aplicando normas internacionales de protección, asimismo también representa, comercializa y distribuye marcas líderes a nivel mundial que cumplen estándares nacionales e internacionales de alta seguridad. Steel Secure. Fabrica de cajas de seguridad y puertas de bóvedas de máxima seguridad con cerradura digital y mecánica. Servicio técnico a nivel nacional. c. DE LOS PRODUCTOS Se tienen a las divisiones de almacenamiento y las divisiones de seguridad: 1. Las Divisiones de Almacenamiento Conformado por Estanterías de Ángulo ranurado; los cuales son ideales para el almacenamiento seguro de carga liviana, los ángulos ranurados se adaptan tanto al uso industrial y comercial, como a las necesidades domésticas y personales. Para esto, UNIÓN fabrica diferentes tamaños de paneles y tipos de ángulos. Producidos bajos normas internacionales de fabricación, son una excelente alternativa para organizar objetos del hogar, la oficina, el comercio y la industria. 2.

En las Divisiones de Seguridad

Se tienen a las cajas de seguridad y a las puertas bóvedas. Principales Productos Construcciones Metálicas Unión cuentan con varias líneas de negocio, entre ellos tenemos:  

Racks de carga Estanterías

Producto Estanterías

 

Cajas Fuertes de seguridad Comercialización de montacargas

Descripción/ Tipos Estanterías Fijas. Para uso domestico, comercial, o semi-industrial, son ideales para almacenar desde mercadería menuda y de fácil manipulación, hasta mercadería semi pesada, custodia de archivos en altos volúmenes, y materiales en general, pudiendo hacerlo en varios niveles, alcanzando alturas importantes, optimizando el espacio disponible. Estanterías Corredizas. Han sido ideadas para solucionar problemas de espacio. Su diseño versátil y sólido convierte sus metros cuadrados en metros cúbicos, de una manera rápida, práctica y eficiente.

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

Racks de carga

Racks de Acumulación. permiten almacenar mercadería de alta rotación en el sistema filo (first in last out), ahorrando espacio y multiplicando la capacidad de su almacén. Racks Convencionales. Sin restricción de alturas ni capacidades de carga, nuestros racks convencionales son la mejor alternativa de almacenamiento para carga de clasificación diversa. A través de estructuras totalmente modulares, adaptables a las alturas requeridas y a diferentes formatos de Pallet Push Back Rack. Se implementan para obtener el máximo aprovechamiento de la estructura en uso, con el sistema de estiba telescópica de la carga empaletada y el ahorro de sus espacios

Push Flow. El sistema Pallet - Flow optimiza los espacios de utilización de las estructuras al 100% puesto que el movimiento de las cargas se hace por gravedad, a través del sistema de rodillos. Adaptable tanto a mercadería liviana de todo tipo como a mercadería pesada, el sistema Pallet - Flow asegura una manipulación segura y rápida de su mercadería, dentro del concepto First In First Out (FIFO). Cajas Fuertes de Producidas en elegantes y modernos diseños, nuestras cajas de seguridad seguridad y puertas de bóveda son la mejor opción para mantener sus valores seguros. Se adaptan tanto a las exigencias de instituciones financieras, comercios y negocios en general, como a las necesidades del hogar. Están disponibles en una amplia gama de tamaños y modelos, todos con la alternativa de cerradura digital, cerradura mecánica y/o llave de doble paletón. Todas las puertas de bóveda y cajas de seguridad UNIÓN están construidas y protegidas con nuestro exclusivo y patentado sistema Magic Box, y fabricado bajo normas ANSI/UL-608 Clase 3 y NTP 350-099 respectivamente. Aquí adjuntamos algunas imágenes de las presentaciones y modelos de los productos que ofrece la empresa Construcciones Metálicas UNION. Imagen 1: Espesores de estanterías

Fuente: CONSTRUCCIONES METÁLICAS UNIÓN S.A

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

Imagen 2: Estanterías Fijas

Fuente: CONSTRUCCIONES METÁLICAS UNIÓN S.A Imagen 3: Estanterías Corredizas

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A

Imagen 4: Racks de Acumulación

Fuente: CONSTRUCCIONES METÁLICAS UNIÓN S.A

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

Imagen 5: Racks Convencionales

Fuente: CONSTRUCCIONES METÁLICAS UNIÓN S.A Imagen 7: Push Back

Fuente: CONSTRUCCIONES METÁLICAS UNIÓN S.A Imagen 8: Push Flow

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

Imagen 9: Medidas de Black Box

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A Imagen 10: Medidas de Bóvedas

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A Imagen 11: Medidas de Cajas de Seguridad

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

Imagen 12: Cajas de Seguridad UNION

Fuente: CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A

II.

DEL PROCESO DE COMPRAS a.

DE LA ORGANIZACIÓN

La organización de la empresa está constituida por la Gerencia General como primer nivel, en segundo nivel están ubicadas la Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de producción y la Gerencia de Ventas. Donde el departamento de compras reporta a la jefatura de logística (Compras) y esta a la Gerencia de Administración y Finanzas. En el grafico siguiente podemos ver como se encuentra organizado el departamento de compras dentro de la Gerencia de Administración y Finanzas.

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

Grafico N. 1 : Áreas de la Gerencia de Administración y Finanzas

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

El grafico N2: Organigrama de la empresa CONSTRUCCIONES METÁLICAS UNIÓN.

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

b.

DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRAS Personal El departamento de compras está constituido por 01 jefe de Compras y 01 asistente de Compras, que reportan directamente a la Gerencia de Administración y Finanzas y cuyas funciones y descripción del puesto se muestran a continuación. Jefe de Produccion o encargado del almacen. - En coordinación con la jefatura de Logística determina el tiempo indicado en el que el requerimiento del sistema o e-mail debe ser atendido Personal de áreas de Control de Calidad, Sistemas, Mantenimiento, RR.HH.- En caso de ser necesaria la intervención de algún departamento específico por cuestiones técnicas. Ejecutivo de compras.- algunas de sus funciones son: solicita cotización al proveedor de ser el caso; envía la O/Compra de acuerdo al requerimiento de productos; espera confirmación de pedido por parte del proveedor con fecha estimada de llegada y confirmación de precios. Sistemas, software

Sistema Visual Manufacturing. Mediante este software y el correo eléctrico se hace llegar al departamento de compras los requerimientos para servicios especiales o Gastos varios, así como para la solicitud de cotizaciones.

Correo electronicos medio por el cual se envía el e-mail indicando el numero de requerimiento a la GAF con copia a Compras para su aprobación.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 11

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

Diagrama de flujo

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 12

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

c.

DE LOS ARTICULOS Y PROVEEDORES

Debido a que únicamente pudimos acceder a cierta información de la empresa, se detalla lo siguiente: Articulos: Clasificacion, Politicas de inventario  Clasificacion Estan clasificados de la siguiente manera: 1. 2.

Materiales para Producción Materiales para Oficina

Dentro de la clasificación de materiales para producción se tienen los siguientes: o o o o 

Materiales Ferrosos Materiales Químicos Herramientas Repuestos

Políticas de inventario

La empresa tiene una política de inventario establecida hace 5 años, la cual indica que se debe disponer del 25% de lo requerido en el periodo posterior en el stock final del presente periodo. Esta política ha reforzado la productividad de la empresa, evitando roturas de stock y controlando continuamente los inventarios mediante sistemas automatizados que emiten el requerimiento automáticamente al Departamento de Compras. Como se registra a un artículo, como se da de alta y de baja a los artículos  Procedimiento para dar de alta un artículo: 1. 2.

3. 4. 5.

Verifica, a la llegada del proveedor, que el producto corresponda a la orden de compra que se encuentra en el sistema en descripción y cantidad Verifica que los productos definidos en el grupo 1 de acuerdo al procedimiento CMU/I-CO-001 cuenten con los certificados de calidad. En el caso de que los certificados no lleguen junto con el material, se informará a compras para que los solicite al proveedor. Avisa a Control de Calidad para que realice la inspección de aquellos productos que requieran de inspección según lo definido en CMU/I-CC-004. Sella y firma la guía de remisión; entrega al proveedor la guía de remisión para que sea sellada por control interno. Informa vía e mail al final del día, el ingreso de materiales al almacén.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 13

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

6. 7. 8.

Si los materiales no necesitan inspección son colocados en su ubicación respectiva en el almacén. Genera nota de ingreso a almacenes con guía de remisión como referencia y la adjunta a la guía de remisión Entrega a tesorería con cuaderno de cargo la nota de ingreso y la guía de remisión.

CODIGO

NOMBRE Sistema Visual Manufacturing

-----

Nota de ingreso al almacén

---

Cuaderno de Cargo

COPIAS DESTINATARIO –

--

Usuario del Sistema

original 1 1

Tesorería Almacén Almacén

Tabla del Formato de Recepción de Insumos  1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Procedimiento para dar de baja un artículo:

Presenta vale por materiales o vale por materia prima según corresponda con una orden de producción u orden especial. Revisa en el sistema si el vale esta programado (cantidad por atender). Despacha mercadería. Firma vale como constancia de entrega Numera el vale correlativamente. Descarga en el sistema la salida. Imprime la salida del sistema. Archiva vale con la salida del sistema.

CODIGO

NOMBRE Sistema Visual --Manufacturing CMU/R-OP-AL-001 Vale por materia prima

COPIAS DESTINATARIO –

CMU/R-OP-AL-002 Vale por materiales

--

Usuario del Sistema

Original 1 Original 1

Almacén Producción Almacén Producción

Tabla del Formato de Despacho a Produccion Proveedores: cantidad, clasificación, codificación

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 14

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

Construcciones Metálicas UNION S.A. divide la selección de sus proveedores en tres (2) grandes grupos. Grupo 1: Proveedores de productos/insumos principales Grupo 2: Proveedores de productos/insumos no principales (varios) El Grupo 1 está compuesto por los proveedores de: a) b) c) d)

Acero Pintura Solventes/Químicos Pernería

El Grupo 2 está compuesto por proveedores de productos/insumos no principales (varios). En este grupo entran todos los proveedores que no estén comprendidos en el grupo anterior. Los proveedores de la empresa CONSTRUCCIONES METALICAS UNION S.A.: 1. ACEROS AREQUIPA 2. SOLDEXA 3. TEKNO 4. Empresas de metal y acero 5. ACEPESAC - aceros del Perú SAC 6. Comercial del acero 7. Empresa de pintura en polvo 8. Empresa de Galvanizado 9. Minco 10. Soldadura y corte Como se selección un proveedor, como se evalúa a un proveedor Grupo 1 cualquiera sea el rubro dentro de los 4 comprendidos se le solicitará cumplir con los requisitos del formato CMU/R-CO-OP-002 Homologación del Proveedor y se mantendrá en archivo de fácil acceso ó evidenciar tener alguna de las siguientes certificaciones: Un sistema de calidad basado en la norma ISO 9001, homologación de proveedores emitida por una entidad certificadora, BASC.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 15

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

Grupo 2 se solicitara según el rubro la siguiente información: a) Transportistas: consulta de RUC ó copia de ficha RUC b) Ser una empresa formalmente constituida, es decir que cuente con RUC c) Tener disponibilidad del producto requerido d) Mostrar flexibilidad en las condiciones de pago. e) Ser puntual en los plazos de entrega ofrecidos. f) Tener precios competitivos. La evaluación se hará semestralmente obteniendo la información de la base de datos del sistema Visual Manufacturing bajo los siguientes criterios: a) Puntualidad en el plazo de entrega b) Precio c) Facilidades de pago y flexibilidad d) Calidad del producto/ insumo Para la evaluación se consideran 4 niveles por cada requisitos: Puntaje

Calificación

0

Malo

1

Regular

2

Bueno

3

Muy bueno

Se seguirá considerando como proveedor aceptado a aquel cuya sumatoria de calificación sea como mínimo el 50% de la sumatoria del puntaje máximo (llevado al número entero) Los proveedores descalificados serán registrados en la evaluación indicando la razón y la Orden de compra de referencia, no excluyéndolo de una futura compra en función a evaluación.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 16

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

Registros CODIGO

NOMBRE

Evaluación del desempeño proveedores CMU/R-CO-OP-002 Homologación del proveedor S/C

de

COPIAS

DESTINATARI O

1

compras

1

Compras

Tabla de Formato de Evaluacion de proveedores Como se registra a un proveedor, como se da de alta y de baja a un proveedor Registro de un proveedor El código está conformado de la siguiente forma: PP-DEF-AA-SSSSSSS Donde: PP: País del proveedor (código ISO) DEF: Código definitivo AA: año (Ej. 07) SSSSSSS: Secuencia numérica del proveedor. Se requiere la siguiente información: 1. Nombre y patente del Agente de Aduanas 2. Nombre del proveedor 3. Dirección del proveedor, incluyendo ciudad del proveedor y país del proveedor 4. Teléfonos del proveedor 5. Fax del proveedor 6. Correo electrónico del proveedor 7. Página Web del proveedor 8. Condición comercial proveedor (anexo 1) 9. Código y descripción de la actividad del proveedor (anexo 2) Adicionalmente, incluir copia de la factura comercial de fecha reciente o proforma que contenga los datos del proveedor. Para dar de alta al proveedor, se debe ingresar su información en la base de datos del sistema Visual Manufacturing. Baja de un proveedor

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 17

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

Si un proveedor sale desaprobado en la evaluación semestral de proveedores, se le da de baja. En el sistema, automáticamente da de baja al proveedor, el cual pasa a una relación de proveedores inactivos. Posteriormente, este proveedor podría reactivarse nuevamente. d.

a.

b.

c.

d. e.

f.

g. h.

i.

DE LA PLANIFICACION E INDICADORES PLANIFICACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS El departamento de compras coordina los requerimientos con los diferentes departamentos, con el fin de hacer una buena planificación de compras. Para ello compras solicita reuniones, se comunica vía e-mail o a través del teléfononextel. Las actividades a seguir para realizar la compra de materiales (materia prima e insumos) o productos varios son los siguientes: Los requerimientos para servicios especiales o Gastos varios, así como para la solicitud de cotizaciones, deben llegar al Dpto. de Compras a través del Sistema Visual Manufacturing y enviando vía e-mail el número de requerimiento a la GAF con copia a Compras para su aprobación. En caso de ser necesaria la intervención de algún departamento específico por cuestiones técnicas (Ej. Control de Calidad, Sistemas, Mantenimiento, RR.HH.), el Responsable de área enviará dicho e-mail a este departamento, quien luego de su análisis técnico enviará el requerimiento detallado al Dpto. de compras; incluyendo, de ser el caso, el proveedor o proveedores aptos para proporcionar el producto o e servicio. Los requerimientos para una O/P normal o servicio normal son planificados por asistente de PCP y visualizados a través del Sistema Visual Manufacturing. A todo requerimiento mayor a US$ 100 se le emite orden de compra. Se selecciona al proveedor que tenga la aptitud para cumplir con el requerimiento indicado por producción y/o Sección Técnica (Precio, calidad, marca, condición de pago, oportunidad, etc.) Se solicita cotizaciones telefónicas ó vía email para todo aquel producto que no cuente con un análisis técnico en el requerimiento donde se incluya el proveedor (c). Llama al proveedor al cual se le compró en anterior oportunidad. Cuando no existan otros proveedores para proporcionar el producto o servicio (que cuente con los requerimientos establecidos en CMU/I-CO-001), se indicará en la cotización respectiva y se elegirá entre los aptos. Cuando la empresa tenga intención de verificar los productos comprados en las instalaciones del proveedor, se indicará en los documentos de compra, los acuerdos de verificación y el método para liberar el producto.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 18

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

INDICADORES El departamento de compras tiene cinco grandes grupos de indicadores que miden su correcto funcionamiento: Indicadores de innovación, que miden los nuevos materiales o servicios utilizados y los nuevos proveedores. Indicadores de servicios, que miden las cantidades entregadas y el tiempo de entrega. Indicadores de coste, que miden el coste de los productos y servicios comprados, así como las evoluciones históricas de los costes y las causas que provocan alteraciones. Indicadores de calidad, que miden la calidad del producto o servicio comprado. Indicadores de flexibilidad, que miden la efectividad con la que los productos o servicios comprados se integran en el flujo de materiales propios de la empresa (tiempos de las entregas, flexibilidad de repuesta a los cambios de plan, etc.). Por otra parte, estos cinco grupos de indicadores tienen dos versiones diferentes según las visiones que persiguen: a-Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la función de compras desde el punto de vista de sus clientes, que seguramente son los más importantes. b-Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la función de compras desde el punto de vista interno del departamento. Este segundo grupo de indicadores refuerza los anteriores con una atención a la dinámica interna de la función de compras, y mide las funciones propias del departamento de compras que permiten conseguir unos indicadores óptimos de atención al cliente. El último tema mencionado en el ejemplo de indicadores, referente al nivel de agregación, es de extrema importancia para permitir una visión real del funcionamiento del área de compras y de las posibles medidas correctoras. Agregaciones excesivas dificultan el seguimiento al realizar una media de diferentes factores que a menudo se compensan entre ellos, hecho que impide el análisis correcto del problema. Para evitar esta situación, bastante común en la valoración del coste del material comprado en el producto acabado, un importante fabricante de productos de electrónica de consumo eligió tres productos representativos de su cartera (por ejemplo, los productos de más volumen de producción o sometidos a una mayor competencia por parte de otros fabricantes) y siguió la evolución del coste de las compras de forma unitaria y mensual. De esta manera pudo tener una visión real e inmediata de las acciones de sus compradores sobre el coste de venta de estos productos, y conocer el posicionamiento respecto a los costes de estos productos en el mercado.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 19

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

III.

CONCLUSIONES Y/O RECOMENDACIONES CONCLUSIONES Del trabajo realizado en la empresa CONTRUCCIONES METÁLICAS UNIÓN, podemos concluir lo siguiente:

o Correspondiente a los procedimientos de registro de información, se hace notar la necesidad de estandarizar formatos para obtener un mejor manejo de la misma, haciendo de fácil lectura y acceso, pudiendo así establecer mecanismos de contingencia en casos de Fuerza Mayor. o Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de compras para cumplir con la producción y las ventas. La planificación de este proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. La gestión exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: asegurar el normal flujo de materiales para las áreas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y la distribución y entrega del producto terminado a los clientes. o Compras tiene una importancia sustantiva en las empresas, porque es el área que articula las necesidades de producción de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea y porque es el área en la que se genera el proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa. Es el área desde donde sale el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible. o CONSTRUCCIONES METALIAS UNION es un empresa con gran cobertura del mercado en este rubro por lo que requiere la inversión en mucho personal, sistemas integrados, software para asegurar una eficiente, eficaz gestión de las compras ya que esta área es muy importante e influye mucho en la ejecución de todas las operaciones y en la proporción de la utilidades de la empresa. RECOMENDACIONES o Del proceso de Compras en general, se necesita establecer niveles de autonomía entre los actores participantes del proceso, puesto que ayudaría a la flexibilidad y aumentando la performance del mismo. o Por el lado de la evaluación de Proveedores, se debe ajustar los períodos testeo, obteniendo así información más actualizada para la selección de los mismos

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 20

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

o Con respecto a las Políticas de inventario, la medida adoptada que versa sobre el aseguramiento de disponer del 25% de lo requerido en el periodo posterior en el stock final del presente periodo, genera una carga económica muy alta, aumentando el costo de tenencia de inventario y disminuyendo la rotación promedio de las existencias de la empresa. o En tanto a los procedimientos seguidos dentro de los procesos de compra, se tendría que incluir Acuerdos de Niveles de Servicio entre los niveles organizacionales participantes del proceso para realizar la medición de la trazabilidad del flujo de proceso. o Se necesita incluir mas criterios para la evaluación de proveedores como el servicio post-venta. o Se recomienda llevar a cabo una gestión de proveedores mas adecuada, que asegure el contacto permanente con el proveedor así como el cumplimiento de las entregas o La empresa tiene un proceso de compras muy complejo, nosotros hemos intentado sintetizar mediante un diagrama de flujo-omitiendo quizá algunas actividades- para mostrar una visión genérica del proceso de compras en esta empresa. Vemos que en su proceso hay una revisión constante de los especificaciones hechas en los requerimientos; sin embargo cuando no hay proveedores disponibles que cumplan estas especificaciones pasan hacer la compra e indican las observaciones correspondientes por ello recomendamos a la empresa que dentro de su planificación integre la formación alianzas con ciertos proveedores, los cuales deberán pasar por una evaluación adicional para asegurar la calidad de sus insumos, ahorrar costos operacionales, ahorrar doble planificación y la perduración del abastecimiento de estos mismos. o Se recomienda establecer alianzas estratégicas, para ahorrar costos operacionales y doble planificación. IV.

ANEXOS Anexo 1. Adjuntamos los documentos proporcionados por la empresa de los cuales nos basamos para hacer el presente trabajo.  Selección, evaluación de proveedores.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 21

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

     

Compras Importaciones Referencia de registros Referencia de documentos Homologacion de los proveedores Acciones preventivas correctivas

Anexo 2 DESCRIPCIÓN Y FUNCIONES DE LOS PUESTOS RELACIONADOS AL ÁREA DE COMPRAS El departamento de compras está constituido por 01 jefe de Compras y 01 asistente de Compras, que reportan directamente a la Gerencia de Administración y Finanzas y cuyas funciones y descripción del puesto se muestran a continuación: CARGO: Jefe de Compras Departamento : COMPRAS Área: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUPERVISIÓN QUE RECIBE Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES Reportándose a la Gerencia de Administración y Finanzas y actuando en su coordinación, es responsable de realizar las siguientes tareas principales: I. General a) Seguimiento de importaciones de acero y cerraduras. b) Determinación de costos de productos importados c) Revisión y autorización de Órdenes de Compra. d) Evaluación de proveedores. e) Homologación de proveedores f) Autorización de facturas de transportistas. g) Coordinación para el servicio de corte. h) Tramite total de las importaciones, desde la emisión de la orden de compra o comunicación con el exterior, hasta el ingreso a nuestros almacenes. i) Seguimiento al Asistente de Compras II. Supervisión que ejerce: Supervisión al departamento de Compras PERFIL DEL PUESTO I. Formación deseable Estudios superiores universitarios ó equivalentes. Inglés intermedio Office practico. II. Experiencia Necesaria 2 años de experiencia en funciones similares. III. Nivel .- 2

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 22

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

CARGO: ASISTENTE DE COMPRAS Departamento : COMPRAS Área: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUPERVISIÓN QUE RECIBE Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES Reportándose al Jefe de Compras y actuando en su coordinación, es responsable de realizar las siguientes tareas principales: I. General a) Cotizar precios de insumos y materias primas de compra nacional y extranjera. b) Envío de fax ó por email de Órdenes de Compra c) Visar órdenes de compra. d) Efectuar las compras locales generales de la empresa y realizar el respectivo seguimiento. e) Verificación del material a comprar si se requiere. f) Cotización y/o compra de útiles de oficina g) Coordinación con Finanzas para la programación de pagos de las órdenes de compra. h) Control y seguimiento de requerimientos locales de la empresa. i) Emisión de órdenes de compra. j) Correspondencia con proveedores por correo y por medio electrónico. k) Atención a proveedores. l) Revisión y seguimiento de las órdenes de compra pendientes por proveedor. m) Revisión de stocks mínimos en el sistema. II. Supervisión que ejerce: No corresponde. PERFIL DEL PUESTO I. Formación deseable Formación técnica superior. Ingles nivel básico. II. Experiencia Necesaria De 6 meses de experiencia en puesto similar I. Nivel.- 3 CARGO: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Departamento: GERENCIA DE ADM. Y FIN. Área: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUPERVISIÓN QUE RECIBE Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES Reportándose a la Gerencia General y actuando en su coordinación, es responsable de realizar las siguientes tareas principales: I. General a) Programación de pagos (letras, proveedores). b) Negociaciones con bancos (Control de créditos, fianza, pagares, descuento de letras, etc.) c) Solicitud de créditos d) Establecer política de pagos a proveedores.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 23

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

e) g) h) i) j) k) l)

Establecer y supervisar política de créditos y cobranzas a clientes. Análisis de los estados financieros del período Autorización del pago de planillas a empleados/obreros Pagos, depósitos, gestión bancaria. Preparación de flujos de caja y del presupuesto general de la empresa. Sustentación financiera en directorio. Asume parte de las obligaciones del Gerente General en caso de ausencia de éste m) Revisión de planilla de pago a empleados/obreros n) Coordinación con Encargado de Despachos sobre disponibilidad de productos para cumplimiento de pedidos. o) Revisión de los vales de salida del Almacén general. p) Autorización de Vales de Ingreso al Almacén General. q) Supervisión de inventarios en los almacenes. II. Supervisión que ejerce: Supervisión a los departamentos de Tesorería, RR. HH., Sistemas, Almacén General, Despachos, Logística y Compras. PERFIL DEL PUESTO I. Formación deseable Profesional Universitario Titulado, con estudios formales de especialización. Conocimiento del Inglés Office practico II. Experiencia Necesaria 3 años de experiencia en funciones similares. III. Nivel.- 1

j.

k.

l.

m.

DISPOSICIÓN ESPECÍFICA Los requerimientos para servicios especiales o Gastos varios, así como para la solicitud de cotizaciones, deben llegar al Dpto. de Compras a través del Sistema Visual Manufacturing y enviando vía e-mail el número de requerimiento a la GAF con copia a Compras para su aprobación. En caso de ser necesaria la intervención de algún departamento específico por cuestiones técnicas (Ej. Control de Calidad, Sistemas, Mantenimiento, RR.HH.), el Responsable de área enviará dicho e-mail a este departamento, quien luego de su análisis técnico enviará el requerimiento detallado al Dpto. de compras; incluyendo, de ser el caso, el proveedor o proveedores aptos para proporcionar el producto o e servicio. Los requerimientos para una O/P normal o servicio normal son planificados por asistente de PCP y visualizados a través del Sistema Visual Manufacturing. A todo requerimiento mayor a US$ 100 se le emite orden de compra.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 24

PROCESO DE COMRAS EN LA EMPRESA CONSTRUCIONES METALICAS UNION

n.

o.

p. q.

r.

Se selecciona al proveedor que tenga la aptitud para cumplir con el requerimiento indicado por producción y/o Sección Técnica (Precio, calidad, marca, condición de pago, oportunidad, etc.) Se solicita cotizaciones telefónicas ó vía email para todo aquel producto que no cuente con un análisis técnico en el requerimiento donde se incluya el proveedor (c). Llama al proveedor al cual se le compró en anterior oportunidad. Cuando no existan otros proveedores para proporcionar el producto o servicio (que cuente con los requerimientos establecidos en CMU/I-CO-001), se indicará en la cotización respectiva y se elegirá entre los aptos. Cuando la empresa tenga intención de verificar los productos comprados en las instalaciones del proveedor, se indicará en los documentos de compra, los acuerdos de verificación y el método para liberar el producto. DESCRIPCIÓN El Asistente de Compras

 En coordinación con la jefatura de Logística, el Encargado de almacén ó el Jefe de producción, determina el tiempo indicado en el que el requerimiento del sistema o e-mail debe ser atendido.  Con el requerimiento del material, solicita cotizaciones ó llama al proveedor al cual se le compró en anterior oportunidad para comprobar que tenga en stock y sea el precio de la base de datos o el que más se le aproxime, de lo contrario llama a otro proveedor. El Jefe de Compras  Emite orden de compra indicando cantidad, unidad, descripción del ítem, marca (de ser necesario), condiciones de pago y de entrega. El Gerente de Administración y Finanzas  Autoriza con su firma la orden de compra. El Asistente de Compras     V.

Faxea ó envía via email la orden de compra al proveedor. Envía original de la orden de compra Administración & Finanzas. Archiva copia de orden de compra. Realiza seguimiento de las órdenes de compra. FUENTES o DOCUMENTOS PROPORCIONADOS POR LA EMPRESA o PAGINA WEB DE LA EMPRESA: http://www.union.com.pe/qsomos.htm

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Página 25