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Acciones correctivas y preventivas

CODIGO VIGENCIA EDICION

PR-SC003

03/2019 01

NRO DE PÁG. 1 Rif.: J-31088328-9

PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

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Acciones correctivas y preventivas NRO DE PÁG. 2 Rif.: J-31088328-9

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Coordinador Gestión de Calidad

Gerente de Calidad

Director General

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03/2019 01

Acciones correctivas y preventivas NRO DE PÁG. 3 Rif.: J-31088328-9 1. OBJETIVO Establecer la metodología a seguir para la evaluación y el seguimiento a la implantación de las Acciones Correctivas y Preventivas necesarias para: la no recurrencia de las No conformidades detectadas (en el caso de las acciones correctivas), y eliminar las causas que puedan generar una no conformidad potencial, para prevenir su ocurrencia (en el caso de las acciones preventivas), de acuerdo a lo estipulado en la Norma ISO 9001 e ISO 17020. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las áreas y los procesos de la organización enunciados en el modelo de gestión de calidad de la misma. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 

Las acciones correctivas y preventivas sólo se deben gestionar mediante el procedimiento establecido para tal fin, utilizando el Formato de “Acciones Correctivas /Preventivas y seguimiento



La Dirección Ejecutiva es la unidad responsable del seguimiento al comportamiento de las acciones correctivas.



Todas las áreas pueden proponer acciones Correctivas y/o Preventivas apropiadas para las no conformidades detectadas en productos, procesos y Sistema de Gestión de la Calidad. Las mismas deben ser gestionadas a través las Jefaturas y la Junta Directiva.



El Comité de Calidad será el encargado de decidir la apertura de las acciones Correctivas y/o Preventivas y asignar al responsable de gestionar las acciones correctivas que se presenten.



Toda no conformidad cuya causa raíz sea de origen fundamental o desconocido debe ser gestionada utilizando la metodología de análisis y solución de problemas,

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Acciones correctivas y preventivas NRO DE PÁG. 4 Rif.: J-31088328-9 es decir, que se deben analizar las causas, determinar la causa raíz, aplicar el Diagrama Causa Efecto y elaborar y aplicar un plan de acción. 

Las personas que sean incluidas en todo plan de acción deben ser informadas oportunamente para su debida participación.



Las no conformidades producto de causas inmediatas se pueden cerrar con correcciones básicas tales como: Memorándum informativo, carta de notificación, declaratorias, correos impresos, reuniones.



La confirmación del cierre de las acciones correctivas y/o preventivas es responsabilidad de la Dirección Ejecutiva, una vez que haya sido cerrada por el responsable de la misma Toda acción correctiva y/o preventiva que haya sido cerrada para ser enviada a la Dirección Ejecutiva debe estar conformada por el formulario completado y sus respectivos anexos.

4. DEFINICIONES 1.

Causa Raíz: Es la causa que origina una no conformidad en el sistema.

2.

Causa Inmediata: Es aquella causa raíz que origina una no conformidad la cual puede ser corregida con un mínimo esfuerzo o una actividad básica.

3.

Causa Fundamental: Es aquella causa raíz que origina una no conformidad en el sistema y cuyo origen se desconoce a simple vista, lo cual amerita la aplicación de la metodología de análisis y solución de problemas para corregirla.

4.

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. (Norma ISO 9000:2005).

5.

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. (Norma ISO 9000:2005).

6.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. (Norma ISO 9000:2005).

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Acciones correctivas y preventivas NRO DE PÁG. 5 Rif.: J-31088328-9 7. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. (Norma ISO 9000:2005). 8.

Metodología de Análisis y Solución de problemas: Es la secuencia de actividades orientadas a la investigación de posibles causas de no conformidades, y la aplicación de plan de acción para lograr acciones correctivas.

9.

Plan de Acción: Es el conjunto de actividades que se formulan para corregir no conformidades, utilizando el “Formato de Acciones Correctivas y Preventivas DEJFOR-026”.

5.

NORMAS GENERALES:  Todas las acciones Correctivas y/o Preventivas deben ser apropiadas o inherentes a las no conformidades encontradas o a los efectos de los problemas potenciales. 

Para investigar las causas de las no conformidades se debe convocar a todos miembros involucrados en la acción, a fin de lograr consenso en la toma de acciones.



6.

Serán objeto de revisión potencial los siguientes casos: 1.

Reclamos del cliente.

2.

No conformidad por productos. (Inspecciones)

3.

Resultados de auditoría interna y/o externa.

4.

Resultados de revisión por la dirección.

5.

Resultados de autoevaluación y otros.

PROCEDIMIENTO 6.1Acción Correctiva Todos los Procesos. a)

Solicitante de Acciones Correctivas

1. Realiza la revisión de la(s) no conformidades detectada(s) en el área, la(s) misma(s) deben incluir reclamos del cliente, no conformidad por productos, resultados de auditoría interna y/o externa, resultados de revisión por la dirección, resultados de la medición de la satisfacción del cliente, resultados de

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Acciones correctivas y preventivas NRO DE PÁG. 6 Rif.: J-31088328-9 autoevaluación y otros, cuando aplique. 2. Determina y analiza el impacto de esas no conformidades sobre el proceso, producto, cliente (interno y externo) o sistema de gestión de la calidad. 3. Evalúa si es necesario tomar acciones correctivas (inmediata o fundamental), para asegurar que las mismas no vuelvan a ocurrir 4. En caso afirmativo elabora la solicitud de acciones correctivas utilizando para esto el formato “Acciones Correctivas/Preventivas y seguimiento” 5. Envía el registro levantado al Comité de la Calidad. b)

Director Ejecutivo:

1. Convoca al Comité de la Calidad, y a los involucrados (en caso de ser necesario) para realizar una revisión de la solicitud y determinar si es necesario abrir una acción correctiva o preventiva. Si la apertura de la acción no requiere un tiempo de respuesta inmediato, se presenta en la reunión del Comité de la Calidad. 2. Si es necesario apertura la acción, el Director Ejecutivo procede a registrar los datos de la misma en el Formato “Acciones Correctivas/Preventivas y seguimiento” y asigna el correlativo a la acción. 3. En el caso de la medición de los procesos se abrirá según lo establecido en el registro Indicadores de gestión , utilizando para ello el formato Informe de Indicadores de Gestión (DGN-FOR-064). c)

En el caso de los resultados de las auditorias, cada no conformidad generara la apertura de una acción correctiva sin demora injustificada, y además se deberá registrar la misma en el formato Plan de Acciones Correctivas

d)

Receptor de la solicitud de acciones Correctivas 1. Recibe la solicitud de “Acciones Correctivas o Preventivas y procede a dar respuesta a la misma, de acuerdo a lo indicado a continuación:  Revisa la no conformidad. 

En caso de que la causa raíz de la No Conformidad sea de origen desconocido, determina (conjuntamente con un panel de expertos) las causas de las no conformidades.



Evalúa la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir. En caso de que la causa raíz la no

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Acciones correctivas y preventivas NRO DE PÁG. 7 Rif.: J-31088328-9 conformidad se pueda eliminar con una corrección, debe realizarse la justificación correspondiente, la cual debe ser aceptada por el comité y el solicitante de la acción respectivamente. 

Si es necesario adoptar acciones para evitar la recurrencia de las no conformidades, determina e implementa las acciones necesarias para evitar la recurrencia de las mismas.

e) 1.

Solicitante de las Acciones Correctivas Recibe la respuesta a la solicitud de acciones correctivas y evalúa si las acciones propuestas son coherentes a su solicitud.

2.

En caso afirmativo procede a aceptar la acción correctiva.

3.

En caso negativo, devuelve la solicitud al responsable de la toma de acciones, para que responda la solicitud de acciones nuevamente.

f) 1.

Seguimiento del plan de acciones correctivas (Dirección Ejecutiva) Realiza el seguimiento a las acciones correctivas tomadas, registrando el mismo en la última página del formato “Acciones Correctivas o Preventivas DEJ- FOR-026”.

2.

Una vez implementadas las acciones correctivas, verifica a través del solicitante de la acción la eficacia de la implementación de las mismas, teniendo en cuenta que la eficacia es la “extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados” (ISO 9000:2005).

3.

Procede a cerrar la solicitud de acciones correctivas, si los resultados del seguimiento y verificación de la eficacia han sido satisfactorios.

4.

En caso que los resultados del seguimiento y verificación de la eficacia de las acciones, no sean satisfactorios, procederá a realizar nuevamente la solicitud de acciones correctivas al

6.2

Acción Preventiva.

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Acciones correctivas y preventivas NRO DE PÁG. 8 Rif.: J-31088328-9 Todos los Procesos a) 1.

Obtención y análisis de información: Recopila toda la Información proveniente de los resultados del control y seguimiento de los procesos, productos, Sistema de Gestión de la Calidad, auditorías, reclamos de clientes, reclamo a los proveedores, entre otros para detectar y analizar las posibles causas que puedan originar No conformidades.

2.

Desarrolla estudios estadísticos u otras técnicas adecuadas, que permitan visualizar y/o proyectar la ocurrencia de No conformidades potenciales.

3.

Evalúa los No conformes potenciales detectados y verifica sus posibles causas.

4.

Evalúa la necesidad de la toma de acciones preventivas, en función de su impacto en el proceso, producto o Sistema de Gestión de la Calidad.

b) 1.

Solicitud de Acción Preventiva Informa al Director Ejecutivo sobre la apertura de la acción, quien procede a registrarla en el “Plan de las Acciones Correctivas/ Preventivas y seguimiento”

2.

Solicita la acción preventiva al área que corresponda, registrándola de acuerdo a lo estipulado en formato “Acciones Correctivas/Preventivas y seguimiento”

3.

En el caso del proceso de producción, evalúa si la magnitud de la acción preventiva solicitada, amerita que tenga un tratamiento de mejora y requiera algún tipo de soporte del área de Ingeniería, de ser afirmativo, realiza la solicitud

mediante

el

formato

“Acciones

Correctivas/Preventivas

y

seguimiento” 4.

Revisa la acción preventiva propuesta, verifica que la misma es apropiada a la magnitud de la No conformidad potencial detectada y están orientada a evitar la ocurrencia de la No conformidad. En el caso de que esto no se cumpla realice nuevamente la solicitud de acciones de acuerdo a lo

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Acciones correctivas y preventivas NRO DE PÁG. 9 Rif.: J-31088328-9 estipulado en los puntos anteriores. Esta actividad la realiza el responsable del proceso que solicita la acción preventiva. c)

Aplicación de la acción preventiva

1.

Implementa la Acción preventiva y registra sus resultados.

2.

Realiza el seguimiento a la acción preventiva y evalúa la eficacia de la misma.

3.

Procede a cerrar la acción preventiva. El registro de la misma se realiza en el formato “Acciones Correctivas/Preventivas y seguimiento” proceso responsable de su implementación.

7.- REGISTRO 

Acciones correctivas/preventivas y seguiminto



Plan de Acciones Correctivas

9.- ANEXOS N/A

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