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• marilucalderon

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PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 1. OBJETIVO Establecer un método unificado de trabajo para prevenir la recurrencia u ocurrencia de situaciones que generan o puedan generar no conformidades reales o potenciales en el servicio, procesos o Sistema de Gestión de la Calidad de TECNAR. 2. ALCANCE Aplica a los procesos del sistema de gestión de la calidad desde la identificación de la no conformidad real o potencial hasta la verificación de efectividad de las acciones tomadas y el cierre de las Acciones Correctivas o Preventivas. 3. DEFINICIONES 3.1. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad o problema existente, con el objetivo de evitar su recurrencia. 3.2. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad o problema potencial, con el objetivo de evitar su ocurrencia. 3.3. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. 3.4. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente explicita u obligatoria. 3.5. Corrección: Acción tomada para eliminar no conformidades detectadas. Nota 1. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. Nota 2. Una corrección puede ser por ejemplo un reproceso o una reclasificación. También se le conoce como acción inmediata. 3.6. Concesión: Autorización escrita para usar o liberar un producto que no cumple con los requisitos especificados. La concesión puede autorizarla el cliente o las autoridades correspondientes dentro de la División. 3.7. Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. 3.8. Reproceso: Acción aplicada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos 4. DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS Y REGISTROS IDENTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES REALES O POTENCIALES Identificar la No Conformidad real o potencial y registrarla en el formato de Acciones Correctivas o Preventivas y entregarla al Todos los Asistente de Calidad. Formato Acciones funcionarios de Nota: La No conformidad real o potencial se puede identificar Correctivas o la Institución durante la prestación del servicio, en auditoria interna o externa de Preventivas calidad, por servicios no conformes, quejas de los estudiantes, revisión gerencial, indicadores de gestión. Recibir la no conformidad real o potencial, definir cuál es el área Cuadro de encargada de la toma de acciones correctivas o preventivas, Control de Asistente de numerarla y registrarla en el cuadro de Control de Acciones Acciones Calidad Correctivas y Preventivas. Correctivas y Entregar la No Conformidad real o potencial numerada al jefe del Preventivas. área responsable de las acciones. Versión 4 01-08-2012

RESPONSABLE

ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DETERMINAR LAS CAUSAS Y ADOPTAR ACCIONES Responsable del Recibir y analizar la no conformidad real o potencial. área Definir equipo de trabajo para el desarrollo de la no conformidad.

Equipo de trabajo designado

Evaluar el requisito incumplido. Analizar la(s) causa(s) reales o potenciales que generaron la No Conformidad. Definir acciones de mejoramiento, responsables de las acciones y fechas de realización. Registrar causas y acciones en el formato de Acciones Correctivas o Formato Acciones Preventivas. Correctivas o Informar a los responsables las acciones definidas y las fechas acordadas de cumplimiento. Preventivas Nota1: Las causas reales o potenciales de la no conformidad se pueden identificar en la Tabla 1. Nota 2: La descripción de las causas y la definición de acciones de mejoramiento, se entregaran al Asistente de Calidad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la identificación de la No conformidad.

Responsables de Ejecutar las acciones definidas y registrar resultados las actividades REVISIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS Asistente de Calidad

Hacer seguimiento a la no conformidad hasta su cierre.

Formato Acciones Correctivas o Preventivas

Hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas y evaluar si las acciones tomadas fueron eficaces. Registrar resultados de la evaluación en el formato de Acciones Correctivas o Preventivas. Responsable del Cerrar no conformidad real o potencial haciendo las observaciones seguimiento del caso o anexando los documentos o registros a que haya lugar. Entregar no conformidad cerrada al Asistente de Calidad. Nota: Si las acciones tomadas no son eficaces, se registra el resultado y se vuelve a evaluar la no conformidad real o potencial para la toma de acciones.

Asistente de Calidad

Registrar resultados de la no conformidad real o potencial en el cuadro de control de Acciones Correctivas y Preventivas. Archivar formato en el fólder AZ de “Acciones Correctivas y Preventivas”

Cuadro de Control de Acciones Correctivas y Preventivas

Analizar el cuadro de Control de Acciones Correctivas y Preventivas para el análisis de indicadores.

Informe de Indicadores

Versión 4 01-08-2012

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

TABLA 1. CLASIFICACION SEGÚN CAUSA TIPO DE CAUSA

DESCRIPCION

Carencia de RH

No se tiene personal suficiente para alcanzar el resultado

Falta de infraestructura

No se cuenta con la infraestructura necesaria

Competencia RH

El recurso humano asignado no tiene la competencia necesaria.

Estado Infraestructura

Documentación soporte Método no adecuado Falta de controles Otros

La infraestructura es obsoleta. Los costos del mantenimiento correctivo son muy altos No se dispone de documentación para soportar las actividades o la existente no es la adecuada. El método definido no es el adecuado o no está definido el método. No se tienen controles definidos, Los controles definidos no son suficientes, No se siguen los controles Aquellas que no estén definidas

5. CONTROL DE CAMBIOS Y REVISIONES Revisión

Fecha

1

13-06-2008

2

26-01-2009

3

26-08-2009

Cambio Se complementa el titulo de identificación de no conformidades con reales o potenciales, lo mismo que en la acción de recibir y analizar la no conformidad. Se cambia el nombre del formato de Acciones Correctivas y Preventivas por Acciones Correctivas o Preventivas. Se aclara que la descripción de las causas y la definición de acciones de mejoramiento, se entregaran a la Asistente de calidad, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la identificación de la No conformidad y se incluye la actividad de entrega del cuadro de Control de Acciones Correctivas y Preventivas a la gerencia general para análisis de indicadores, así como responsabilidades del Asistente de Calidad Se actualiza el Logo de la Institución dentro del documento.

Elaboró

Revisó

Aprobó

LBG

CISH

CISH

Fecha: 01-08-2012

Fecha: 01-08-2012

Fecha: 01-08-2012

Versión 4 01-08-2012