• Author / Uploaded
• Yulia Marce Pacheco

Citation preview

ASESORIA Y CONSULTORIA PARA MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS.

1. NOMBRE FORMULACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS

2. PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

3. OBJETIVO: Establecer la metodología para la aplicación de acciones correctivas y/o preventivas que permitan minimizar y/o eliminar la causa de hallazgos que afecten la prestación del servicio en las ASECMIPYMES 4. ALCANCE: Inicia con la Identificación y registro de la no conformidad u oportunidades de mejora halladas en los procesos, hasta la consolidación en el formato seguimiento a la mejora continua del desempeño de las acciones implementadas por el proceso 5. RESPONSABLE: Coordinador del Sistema Integrado de Gestión 6. DEFINICIONES . Acción Correctiva: Es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. . Acción Preventiva: Es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial. . Acción de Mejora: Es la acción formulada para incrementar la capacidad de respuesta del proceso y no corresponden exactamente a correcciones, acciones correctivas o preventivas. . Causa: Es la razón por la cual se ha presentado, o es posible que se presente una no conformidad o una oportunidad de mejora. Pueden existir varias causas y hay que priorizar en las que son causa raíz. . Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada de forma Inmediata. . Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades y se alcanzan los resultados Planificados. . Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. . Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

. Evidencia objetiva: datos que respaldan a la existencia o veracidad de algo. . Hallazgo de auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. . No Conformidad: Incumplimiento de un requisito definido previamente con el cliente. . Producto no conforme (PNC): Resultado de un proceso que no cumple con una necesidad o expectativa establecida, el cual genera pérdida económica o de reputación de la Institución. . Requisito: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria. . Revisión: Actividad emprendida para asegurar la convivencia, la adecuación y eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. . Revisión eventual: Acción que se emprende circunstancialmente para determinar la idoneidad, conveniencia y eficacia de las actividades definidas para lograr los objetivos establecidos por cada proceso y el cumplimiento de los requisitos adoptados institucionalmente. . Riesgos: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. . Severidad: Grado de impacto que puede presentar el problema potencial en la gestión de los procesos o en la presentación de servicios. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO 1 Identificación y Funcionario que registro de la no detecta la no conformidad u conformidad oportunidades de mejoras detectadas 2 Para el caso del Funcionario que tratamiento a las no detecta la no conformidades conformidad identificadas en actividades de seguimiento y revisión del sistema integrado de gestión, se realiza la remisión del

3

4

5

6

formato al responsable del proceso, con el fin de que se analicen las causas que dieron origen al hallazgo y se determinen las acciones. Analizar la causa que dio origen al hallazgo teniendo en cuenta la Guía el análisis de causas y la formulación de acciones para el mejoramiento continuo Determinar la acción a implementar, la cual debe eliminar o reducir la causa que origina el hallazgo; definiendo la fecha de implementación y responsable de su ejecución. Ejecución de las acciones planteadas por parte de los funcionarios asignados, teniendo en cuenta las fechas definidas para cada actividad. Hacer seguimiento a la implementación de las acciones, con el fin de verificar la efectividad de los resultados obtenidos, de acuerdo con las fechas establecidas. Consolidar en el formato seguimiento a la mejora continua

Líder del proceso responsable del hallazgo

Líder del proceso responsable del hallazgo

Funcionario responsable de la acción

Profesional Control Interno

el desempeño de las acciones implementadas.