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• Agripina Beatriz David Alvarez

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DOCUMENTO BASE PARA LA ASESORIA EN PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

NOMBRE DE LA EMPRESA ILLUMINATA DE LA COSTA S.A.S.

LIZBETH TATIANA CHARRIS FONTALVO DIRECTOR INTEGRAL DE SERVICIO de COLMENA Seguros

ASESORADO POR: JEIFRY LUIS BARRIOS CONDE ASESOR DE PREVENCION POR PROYECTOS Licencia SO 1362 – 2011.

BARRANQUILLA, NOVIEMBRE 2016

1.

Objetivo

Trabajo Asesorado por Colmena seguros Este documento no exime, ni reemplaza las responsabilidades del empleador frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

Definir los criterios requeridos para investigar, identificar, analizar y eliminar las causas de las situaciones reales o potenciales no deseadas que afecte la gestión de los procesos de ILLUMINATA DE LA COSTA S.A.S. y se establezcan las acciones necesarias para prevenir que éstas ocurran o que produzca cualquier impacto. 2. Alcance Este procedimiento aplica para las acciones preventivas/ correctivas que se generen en ILLUMINATA DE LA COSTA S.A.S. 3.

Responsable  

4.       





La Dirección principal, debe velar por el desarrollo de éste procedimiento y garantizar los recursos para la ejecución de los planes de acción. Responsable del SG-SST con los líderes de los procesos debe difundir el procedimiento e implementarlo con todo el personal de ILLUMINATA DE LA COSTA S.A.S. Definiciones Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una situación a mejorar, una situación potencialmente no deseable o un riesgo. Área de Ocurrencia: Denominación del área o dependencia de la UN donde se presenta la no conformidad, riesgo, situación a mejorar u oportunidad de mejora. Causa Raíz: Causa principal de la no conformidad o situación por mejorar. Causa Potencial: Causa adicional a la causa raíz o que contribuye a generarla Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada. Equipo de Mejora: Conjunto de personas de un equipo de proceso o de varios procesos, que se encargan de realizar el análisis de causas de una no conformidad o situación a mejorar, definir y ejecutar el plan de acción y finalizar su gestión. Etapa de Identificación: Actividad emprendida para describir la no conformidad, plan de tratamiento de riesgo, situación a mejorar u oportunidad de mejora y caracterizarla de acuerdo al tipo de acción, proceso, área de ocurrencia y responsables de su gestión en las siguientes etapas. Etapa de Análisis de Causas: Actividad emprendida para identificar las causas de la no conformidad o situación a mejorar, determinando la causa raíz y las causas potenciales.

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 Etapa de Planificación: Momento en el cual se describen las actividades que conformaran el plan de trabajo para gestionar la causa raíz de la no conformidad o situación a mejorar o del plan de tratamiento de riesgo u oportunidad de mejora, según sea el caso, al igual que las fechas de ejecución y sus responsables.  Etapa de Aprobación de la planificación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del plan de acción revisado previamente.  Etapa de Ejecución: Corresponde a la realización y seguimiento de las actividades planificadas para gestionar la no conformidad, situación a mejorar, plan de tratamiento de riesgo u oportunidad de mejora, según sea el caso.  Etapa de Verificación de Eficacia: Actividad emprendida para finalizar la gestión de una acción correctiva, preventiva y de mejora, determinando el grado de cumplimiento de las actividades planificadas, la no reincidencia de la situación y la manera como se alcanzaron los resultados planificados.  No conformidad: Incumplimiento de un requisito.  Ocurrencia: Corresponde a la información completa de la no conformidad, plan de tratamiento de riesgo, situación a mejorar u oportunidad de mejora que se encuentra registrada bajo un número consecutivo.  Oportunidad de Mejora: Acción emprendida para optimizar y potencializar el desempeño de un proceso o el cumplimiento de los requisitos.  Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor las cuales transforman elementos de entrada en resultados.  Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.  Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tenga impacto sobre los objetivos institucionales o de proceso.  Situación potencial no deseada: Situación que potencialmente puede afectar el cumplimiento de un requisito o el desarrollo de un proceso.

5. Desarrollo ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

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Cualquier persona de ILLUMINATA DE LA COSTA S.A.S. puede identificar el incumplimiento de un proceso, en los objetivos, programas, requisitos del cliente, requisitos legales y procedimientos de la Organización. Para el efecto debe diligenciar el formato Identificar y Solicitar de Acción Correctiva y/o Preventiva. Persona que detecta la Acciones Correctivas Es importante verificar si se requiere generar la Acción No Conformidad. y Preventivas Correctiva o Preventiva. Dueño del Proceso Radicar la acción correctiva y preventiva con la siguiente información: 1. Fecha de Apertura. 2. Asignar Consecutivo. 3. Clasificar la no conformidad generada en preventiva, correctiva o Proyecto de Mejora. 4. Identificar la fuente de donde proviene la No Conformidad de acuerdo con lo estipulado en el Radicar y Registrar formato. El Registro 5. Asignar responsable para resolver la no conformidad. Redactar el hecho que da pie a la No Conformidad, teniendo en cuenta los siguientes criterios: 1. Verificar que estamos refiriéndonos a un incumplimiento de un procedimiento, políticas, especificaciones o requisitos. 2. Expresar la información completa de aquello en lo que consiste el incumplimiento. 3. Mencionar con precisión, sin generalizar, todos los aspectos relevantes que tengan que ser registrados. Describir la No 4. Es indispensable que se incluya en forma Conformidad cuantitativa el nivel de ejecución de la No Conformidad.

Persona que detecta la No Conformidad. Dueño del Proceso

Persona que detecta la No Conformidad. Dueño del Proceso

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Analizar las no conformidades, encontrando las causas que originan el incumplimiento, para que se logren los resultados. a través de una de las metodologías existentes, con el fin de asegurar la eliminación de las causas raíz de mayor incidencia para la No conformidad.  Lluvia de Ideas  Diagrama Causa Efecto  Análisis de Pareto  Técnica del Por qué? Por qué? Para los casos en los que la No conformidad se origina por un accidente de trabajo, se debe hacer análisis por un Investigar y analizar grupo (COPASST) interdisciplinario nombrado por la las causas alta dirección y responsables de los procesos afectados. Dueño del Proceso Precisar los criterios con base en los resultados de los análisis de causas, definiendo las acciones que aseguren la solución eficaz y oportuna del plan. 1. Con base en las causas encontradas se determinan las a. acciones necesarias para asegurar la no recurrencia. 2. Registrar el responsable de la ejecución de la acción y la a. fecha estimada para la implementación. El plazo debe b. ajustarse a los recursos actuales, sin dar márgenes de c. tiempo que extienda la situación de riesgo. 3. Fecha de Ejecución: Registrar la fecha en la que se ha Elaborar y ejecutar a. finalizado la ejecución de las acciones correctivas o plan de acción b. Preventivas Dueño del Proceso

Costos Totales

Diligenciar valores en pesos asignados para la implementación del plan de acción en materiales, mano de obra, equipos, contratos, otros. Dueño del Proceso

Detallar los beneficios obtenidos con el plan de acción Beneficios Obtenidos ejecutado Dueño del Proceso

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En esta etapa se verifica el cumplimento de las acciones trazadas, con el fin de asegurar que se ejecuten de acuerdo a lo planificado. Realizar seguimiento a la aplicación y evaluación de la eficacia de las acciones realizadas a través de auditorías internas, inspecciones u observaciones, solicitando Hacer Seguimiento y evidencia objetiva de las acciones implementadas para la evaluación de da eliminación de la causa raíz. eficacia de la Acción Registrar seguimiento en el formato de Acción Dueño del Tomada Correctiva y/o Preventiva. auditor Aprobar y firmar como evidencia de cierre de la solicitud de acción correctiva y / Preventiva en la casilla correspondiente tener en cuenta las siguientes precauciones para el cierre de la Acción Correctiva y/o Preventiva: Este seguro de tener la evidencia completa. Este seguro que su evidencia es objetiva. En caso de duda investigue. Identifique las pistas para investigaciones Cierre del SAC adicionales. Auditor

6.

Proceso

Generalidades

Fuentes de identificación de no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora:  Auditorías interna.  Auditorías externas.  Análisis de datos del SG-SST (Indicadores de Gestión).  Análisis del reporte de las fallas en la prestación del servicio.  Autogestión y autoevaluación.  Evaluación de satisfacción de usuarios.  Resultados de la revisión por la dirección.  Seguimiento y medición de procesos/productos/servicios.  Quejas, reclamos y sugerencias de servidores o usuarios.  Administración del Riesgo.  Evaluación independiente de la oficina de control interno o gerencia.  Evaluaciones Independientes de entidades externas.  Requerimientos proceso del SG-SST. Trabajo Asesorado por Colmena seguros Este documento no exime, ni reemplaza las responsabilidades del empleador frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST



Cumplimiento de los objetivos del SGSST.

En qué casos se puede emprender una acción correctiva:  Una no conformidad detectada y confirmada en auditoria.  Quejas, reclamos y sugerencias sistemáticas o recurrentes por parte de los usuarios, vecinos, y trabajadores de ILLUMINATA DE LA COSTA S.A.S.  Indicadores de gestión y de proceso con resultados insatisfactorios.  Resultados de evaluación insatisfactoria por parte de los usuarios.  Fallas en las actividades recurrentes o sistemáticas.  Hallazgos insatisfactorios reportados en informes de evaluación independiente internos y externos.  Resultados insatisfactorios en la revisión por la dirección. En qué casos se puede emprender una acción preventiva:  Identificación de debilidades reportadas en informes de evaluación independiente internos y externos.  Identificación de debilidades reportadas en la revisión por la dirección.  Observaciones identificadas en una auditoría.  Desviación parcial en detrimento del cumplimiento de las metas establecidas sin que haya incumplimiento de las mismas.  Planes de tratamiento de riesgos. En qué casos se puede emprender una oportunidad de mejora: Cuando se identifica a partir de las diferentes fuentes de análisis de datos, resultados de auditorías, resultados de seguimiento y medición, revisión por la dirección, entre otras, que es posible incrementar la capacidad de cumplimiento de un proceso.  Sugerencias de mejoramiento de servidores o usuarios.  Propuestas de mejoramiento resultado del autocontrol.

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