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ACTIVIDAD DE PROYECTO 1 - DETERMINAR LAS ESPECIFICACIONES FUNCIONALES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AP01-AA1-EV04. LEVANTAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA EN DESARROLLO             KELLY JOHANNA SAMBONI ZAMORA DIONISIO ANDRÉS DE JESÚS BLANCO BELLO YULY KATHERINE BUENO JULLY PAOLA ALDANA OBANDO   * Rosa María Oliveros               CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA AGROPECUARIA ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN MOSQUERA 2020

EMA DE

LLO

MACRO – PROCESO ESTRATÉGIC PROCESO: TOMA FÍSICA DE INVENT OBJETIVO

Llevar a cabo un proceso ordenado para la planeación y registro del inventario a u

ALCANCE

Realizar la toma física de todos los bienes, productos, facturas de ventas y compr encuentran en propiedad administrada por la entidad.

RESPONSABLE PROVEEDORES

Director Técnico

Director técnico

ENTRADAS Materia prima Portafolio de productos Facturas de venta y compra de productos Registros de todos los bienes

Equipo encargado del proyecto Registo de todo el inventario

https://drive.google.com/file/d/1JEg3XJi7kCOCgqOb5-a12lEUGQeFp

Recursos Almacén Hardware Software

Documentos Facturas de ventas y compra, registros de bienes de la empresa y materiales

Medición Indicador

Formula

Precio de inventario

Sumatoria del valor de cada uno de los materiales disponibles

ACRO – PROCESO ESTRATÉGICO CESO: TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

ordenado para la planeación y registro del inventario a una fecha determinada.

todos los bienes, productos, facturas de ventas y compras de la empresa AAA DISTRIBUIDORA, los cuales se administrada por la entidad.

PROCEDIMIENTOS Realizar la documentación que permite registrar y almacenar el inventario

SALIDAS

Registo de todo el inventario

Clasificación adecuada del inventario y registro en la base de datos Base de datos del inventario organizada

rive.google.com/file/d/1JEg3XJi7kCOCgqOb5-a12lEUGQeFpwfV/view

Registros Base de datos y registro de todo el inventario

Medición Frecuencia Medición Mensual

Requisitos Tener los documentos debidamente organizados

Metas Tener registrado el valor total de la mercancía en el almacén mes a mes

nada.

AAA DISTRIBUIDORA, los cuales se

USUARIOS

Todas las dependencias

Todas las dependencias

Seguimiento Orden y clasificación del inventario

MACRO – PROCESO ESTRATÉGICO PROCESO: CONTROL DE INVENTARIOS OBJETIVO

Organizar, examinar y custodiar el registro de inventarios de la empresa AAA DISTRI

ALCANCE

Diseñar un sistema de registros que permita los controles actualizados y la detección

RESPONSABLE PROVEEDORES

Director técnico, equipo encargado del proyecto

ENTRADAS

PROCEDIMIENTOS

Director técnico

Base de datos del inventario

Verificación y corrección de los datos para la detección y reporte de inconsistencias.

Director técnico y Equipo encargado del proyecto

Base de datos del inventario

Registrar la informacion proveniente de la base de datos del inventario en el sistema de informacion

https://drive.google.com/file/d/1jGib-ES4zD11_j1pVynjdYHrAgTs8Q4i/view

Recursos

Documentos

Sistemas de información Hardware Base de datos del Software inventario Base de datos del inventario

Registros Informe de inventario actualizado e informe de ingreso de datos al sistema de información

Medición Indicador

Formula

Frecuencia Medición

Stock medio

(stock inicial + stock final)/2

Mensual

ESTRATÉGICO DE INVENTARIOS

ntarios de la empresa AAA DISTRIBUIDORA

ntroles actualizados y la detección de inconsistencias en el inventario

SALIDAS

USUARIOS

Informe de inventarios actualizado

Todas las dependencias

Informe de ingreso de datos al sistema de informacion

Todas las dependencias

S4zD11_j1pVynjdYHrAgTs8Q4i/view

Requisitos

Seguimiento

Revision detallada de los datos

ción Metas Llevar el promedio del stock mensualmente

MACRO – PROCESO ESTRATÉGICO PROCESO: REPORTES DE INVENTAR OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE PROVEEDORES

Director técnico

Elaborar informes detallados del registro de inventarios Asegurar la existencia real de los productos en bodega Director técnico

ENTRADAS

Informe de inventario actualizado

PROCEDIMIENTOS Actualización constante de todos los movimientos en el inventario en la base de datos y en el sistema de información; proporcionando información detallada de los elementos que componen el inventario

https://drive.google.com/file/d/1PFtS5H4ELNAZwgYU1-5Sn21n_bQ6U6d

Recursos

Documentos

Sistemas de información Hardware Informe de inventario Software actualizado Base de datos del inventario

Registros Informe de novedades en e inventario

Medición Indicador

Formula

Frecuencia Medición

Tasa de rotación

Demanda total (en un periodo x) /stock medio

Mensual

O ESTRATÉGICO S DE INVENTARIOS

SALIDAS

Informe de novedades en el inventario

USUARIOS

Todas las dependencias

NAZwgYU1-5Sn21n_bQ6U6d1/view

Requisitos NTC-ISO 9901:2000

ón Metas Medir la velocidad en la que se repone el stock

Seguimiento Fechas de actulizacion de informes

MACRO – PROCESO ESTRATÉGICO PROCESO: STOCK DE INVENTARIOS OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE PROVEEDORES

Gestionar y administrar los recursos

Director técnico e instaladores

Materiales del inventario Productos

Realizar despacho efectivo del material, sin presentar desbalances Director técnico e instaladores

ENTRADAS

PROCEDIMIENTOS Realizar el debido despacho y/o adquisición del material a instalar y realizar las facturas de ventas y compras

https://drive.google.com/file/d/1LIB_0JUGQ1-D73An6ivEC5Dc7L0XQp1U/view?usp=s

Recursos

Documentos

Sistemas de información Hardware Registro de facturas de Software ventas y compras Base de datos del inventario

Registros Documentación de todos los movimientos del inventario, para posterior actualización

Medición Indicador

Formula

Frecuencia Medición

Tasa de cobertura

stock promedio / demanda promedio

Mensual

SO ESTRATÉGICO DE INVENTARIOS

ntar desbalances

SALIDAS

Registro de facturas ventas y compras

USUARIOS

Todas las dependencias

73An6ivEC5Dc7L0XQp1U/view?usp=sharing

Requisitos NTC-ISO 9901:2000

ción Metas Proporcionar una cobertura completa para responder las necesidades

Seguimiento Inspección de las fechas de las facturas de venta y compra; verificar la documentación de movimientos en el inventario

MACRO - PROCESO MISIONALES PROCESO: INDICADOR DE GESTIÓN OBJETIVO

Representar una unidad medible gerencial que permita evaluar el desempeño de la orga responsabilidades de la empresa.

ALCANCE

Determinar el crecimiento de la empresa generando los indicadores medible retadores y la empresa AAA DISTRIBUIDORA

RESPONSABLE PROVEEDORES

Director técnico

ENTRADAS

PROCEDIMIENTOS

Objetivos

Identificar objetivos específicos para el crecimiento de la empresa

Metas

Tener los indicadores específicos para tener resultados satisfactorios mes a mes

Estrategias

Consolidar la información de los meses anteriores para encontrar las mejoras mensuales y superar los resultados

Base de datos

Recaudar la mayor información para iniciar la estrategia organizada

Información mensual de la empresa

Llevar un consolidado mensual para ir subiendo el margen de ganancia para la empresa

Director Técnico

https://drive.google.com/file/d/13nry99YbRy-TkpVeLEsNuVb5PWMLTs_C/view?u

Recursos

Información recolectada

Documentos

Registros

Documento donde se dan los indicadores para cumplir Chequeo mensual mensualmente

Medición Indicador

Formula

Programa de Instalación

Información recolectada que es manual más la que empezaremos a recopilar

Frecuencia Medición Mensual

SIONALES E GESTIÓN desempeño de la organización frente a las metas, objetivos y

es medible retadores y alcanzables para una mejor evolución a futuro de

SALIDAS

USUARIOS

Que los indicadores planteados para resultados de la empresa sean mediables y Director Técnico cumplibles para tener una ganancia real y no sobre proyectada

uVb5PWMLTs_C/view?usp=sharing

Requisitos

Seguimiento mensual

Metas Tener claro el margen de error y de crecimiento

Seguimiento Como el anterior requisito debe tener constante seguimiento para que proyectar unos indicadores anuales para los años siguientes

MACRO - PROCESO MISIONALES PROCESO: AJUSTE DE MATERIALES NO C OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE PROVEEDORES

Se llevará el control de los materiales no conformes para tener servicio de calidad Identificar en el programa de vamos a implementar cada cuanto se debe cambiar Director técnico

ENTRADAS

Materiales

Director técnico Cotizaciones

Garantías

https://drive.google.com/file/d/1fNc006XGI19m57h8Yi7GzloRhZetMoUW/view

Recursos Facturas de compra de materiales

Documentos Formato de recibido y de salida

Medición Indicador

Formula

Medición de materiales en buen Chequeo de estado de la mercancía y acuerdo con el proveedor estado

ACRO - PROCESO MISIONALES AJUSTE DE MATERIALES NO CONFORME

s materiales no conformes para tener servicio de calidad y evitar pérdidas en materiales

de vamos a implementar cada cuanto se debe cambiar o hacer efectivas las garantías de los productos

PROCEDIMIENTOS

SALIDAS

Validar que los materiales sean de alta Ingresar al sistema todo el calidad material que ingrese a la empresa con fecha de entrega y de caducidad para llevar un control de ellos. Que se tenga en cuenta a la hora de cotizar que los materiales que se Tener claro tipo de adquieran tengan su garantía proveedores para el cambio de la mercancía Indispensable hacer efectiva cada garantía de cada producto en el momento que sea necesario

USUARIOS

Director técnico

gle.com/file/d/1fNc006XGI19m57h8Yi7GzloRhZetMoUW/view?usp=sharing

Registros

Requisitos

Registrar todo material que haya en la NTC-ISO 9901:2000 empresa y el que se solicite de mas

Medición Frecuencia Medición Mensual

Metas Entregar la mejor mercancía a nuestros clientes

Seguimiento Checar lista de productos que se usen en las instalaciones, que no presenten ningún deterioro o inconveniente

MACRO - PROCESO MISIONA PROCESO: DESPACHO E INSTALACIÓN DE HERRAMIENTAS OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE PROVEEDORES

Director Técnico

Llevar un registro de todo el material que salga para instalaciones e ingrese por co

Tener el control absoluto y llevar un orden mes con mes del material de uso e inst Director técnico

ENTRADAS

Lista de clientes Talonario de entrega

Técnicos instaladores

Talonario de recibido

https://drive.google.com/file/d/1ccUA-q6gCu8Zi1iAok6oNzUTXTqZJgE

Recursos Papelería Computador Materiales

Documentos Talonarios de entrega talonarios de recibidos

Medición Indicador

Formula

Registro de salida y entrada

Registro más responsabilidad

MACRO - PROCESO MISIONALES DESPACHO E INSTALACIÓN DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS

el material que salga para instalaciones e ingrese por compra o devolución.

y llevar un orden mes con mes del material de uso e instalaciones.

PROCEDIMIENTOS

SALIDAS

Recolectar la lista de los clientes que tengamos para instalaciones nuevas y antiguas

Lista con datos completos con NIT o RUT persona a cargo de la contratación

Llevar un registro de lo que sale de bodega y se le entrega al instalador

Talonarios con membrete de la empresa y espacio para firma del que recibe

De la misma manera el instalador debe firmar que material recibió, en donde especifica estado de los materiales, cantidad y fecha

Talonarios con membrete de la empresa y espacio para firma del que recibe

ve.google.com/file/d/1ccUA-q6gCu8Zi1iAok6oNzUTXTqZJgEe/view?usp=sharing

Registros Registrar la información que anteriormente fue informada

Medición Frecuencia Medición Diaria

Requisitos NTC-ISO 9901:2000

Metas 100% de las instalaciones con su debido inventario

USUARIOS

Director Técnico Técnicos instaladores

Seguimiento Se debe llevar estrictamente el registro para que no haya margen de error

MACRO – PROCESO DE APOYO PROCESO: ORDEN DE COMPRA OBJETIVO

Detallar, registrar y simplificar el proceso de una futura compra de un servicio

ALCANCE

Autorización y especificación en términos de pago y entregas de los servicios solicitad de compra, con certeza y optimización en el proceso. Director técnico y equipo encargado del proyecto

RESPONSABLE PROVEEDORES

Director técnico y equipo encargado del proyecto

ENTRADAS

Base de datos del inventario

PROCEDIMIENTOS • Revisar el sistema de inventario • Crear una orden de compra • Se envía al proveedor • El proveedor recibe la orden de compra, llama y confirma el pedido

https://drive.google.com/file/d/1ep0fvZogGEpGivR8lg_8uPpFhrcoS39S/view?u

Recursos

Documentos

Sistemas de información Hardware Orden de compra Software Base de datos de inventario

Indicador

Formula

% cumplimiento plan de compras de bienes y servicios

(Plan de compras programado/ plan de compras ejecutado) * 100

Registros

Copia de orden de compra para la dependencias encargadas.

Medición Frecuencia Medición Mensual

ROCESO DE APOYO ORDEN DE COMPRA

utura compra de un servicio

o y entregas de los servicios solicitados a proveedores, dando como resultado un contrato eso.

SALIDAS

Ingreso y actualización de la base datos de los inventarios

USUARIOS

Todas las dependencias

ogGEpGivR8lg_8uPpFhrcoS39S/view?usp=sharing

Requisitos Control de Documentos Control de Registros Análisis de Datos

Medición Metas

100%

Seguimiento Verificar que la necesidad requerida sea una prioridad para el desarrollo de las Actividades de la Empresa

MACRO – PROCESO DE APOYO PROCESO: MATERIALES Y HERRAMIEN OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE PROVEEDORES

Llevar un orden especifico para que los materiales y herramientas se puedan emplear y aumentar la productuvidad Evaluar los materiales y herramientas para que la instalacion sea efectiva y de buena c mejor en calidad Director técnico y equipo encargado del proyecto

ENTRADAS

PROCEDIMIENTOS

•Tener la lista de los proveedores prinsipales para 1.Base de datos de los proveedores que el sistema envie una orden Director técnico y equipo 2.inventario de dotacion al personal para inmediata. encargado del proyecto instalcion 3.lista de mateial por • ingresar , cada instalacion instalacion. saliente de la empresa y reportado por cada instalador.

https://drive.google.com/file/d/1BqAPgt6Z5xc2j17jgu8iADEL566VtQo2/view?u

Recursos

Documentos

Sistemas de información Hardware Software base de datos de proveedores. Base de datos de inventario

Registros Copia de resibido de los materiales y herramientas que utilizan los instaladores .

Medición Indicador

Formula

% cumplimiento plan de (Responsable de despacho / responsable de compras de bienes y recibido ) * 100 servicios

Frecuencia Medición Mensual

O DE APOYO Y HERRAMIENTAS

as se puedan emplear de forma masiva es imprescindible reducir los costos

ea efectiva y de buena calidad , acreditando la empresa en el sector como la

SALIDAS

Ingreso y actualización de la base datos de los inventarios

USUARIOS

Todas las dependencias

u8iADEL566VtQo2/view?usp=sharing

Requisitos Control de Documentos Control de Registros Análisis de Datos

Metas 100%

Seguimiento Verificar que la necesidad requerida sea una prioridad para el desarrollo de las Actividades de la Empresa

MACRO – PROCESO DE APOYO PROCESO: NEGOCIACIÓN CON PROVEEDOR OBJETIVO

Generar un equilibrio económico, que sea adecuado para la empresa desarrollando e negociación con los proveedores.

ALCANCE

Tener identificados los proveedores potenciales y lograr una negociación anual gener

RESPONSABLE PROVEEDORES

Director técnico y equipo encargado del proyecto

Director técnico y equipo encargado del proyecto

ENTRADAS

PROCEDIMIENTOS

1. Diseño de sistema de negociación 2. Seleccionar proveedores 3. Tener pleno conocimiento del producto ofrecido

• Crear una estrategia que incremente las ganancias de la empresa • Reconocer en el mercado los proveedores con mejor acreditación en el mercado

https://drive.google.com/file/d/12UIHnkl5gO5OvSu8eG03_UEdeVbdVUq6/view?usp=

Recursos

Documentos

Sistemas de información Hardware Base de datos de Software proveedores Base de datos de inventario

Indicador

Formula

% cumplimiento gestion compras

(gestion de compras / proveedores potenciales ) * 100

Registros Estrategias para presentar a los proveedores, y lista de potenciales proveedores

Medición Frecuencia Medición Mensual

ESO DE APOYO N CON PROVEEDORES

do para la empresa desarrollando estrategias para llegar a una excelente

ograr una negociación anual generando mayores ganancias a la empresa.

SALIDAS

USUARIOS

Se actualiza mensualmente la base de proveedores de Director técnico y equipo encargado acuerdo con las del proyecto negociaciones que se manejen según lo acordado

vSu8eG03_UEdeVbdVUq6/view?usp=sharing

Requisitos Control de Documentos Control de Registros Análisis de Datos

ción Metas 100%

Seguimiento Identificar los proveedores que a lo largo del Q3 sigan sosteniendo descuentos o valores razonables dentro del mercado