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• Adriana R Fernandez

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PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

CLASES DE DOCUMENTOS

DIFERENCIAS

DOCUMENTO ARCHIVO Este documento hace referencia al resultado de una acción o información producida en cualquier fecha, lengua y soporte por cualquier entidad ya sea pública o privada. Estos documentos nacen debido a los procesos administrativos, esto ocurre cuando los autores de dichos procesos informan sus decisiones expresando el cumplimiento de la ley, la oportunidad del criterio, la lógica y coherencia del procedimiento realizado. Parte importante de los documentos de archivo son los valores documentales que tienen una estrecha relación con la teoría del ciclo vital, estos valores denominados primarios y secundarios se deben identificar durante una valoración documental.  El registro se encuentra en un medio cuya información es accesible a través de la escritura manual y se mantiene en papel. 

El contenido no se puede separar de su soporte, por lo cual se garantiza la información en el documento.

DOCUMENTO ELECTRONICO Todos los documentos producidos recibidos o reunidos por una persona de modo voluntario en el transcurso de la actividad que realiza para testimonio haciendo uso del medio electrónico el cual conservan y transmiten cumpliendo su acción durante su ciclo documental como son los archivos de gestión, central e histórico.

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La información se recibe en un medio cuyos símbolos solo puede ser leído por medio de la computadora.

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Su contenido puede ser desglosado de su texto original, para llevarse a otro documento, siendo así más fáciles de alterar o perdiendo la información.

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El valor documental se puede determinar por su autenticidad, entre ellas por la firma.

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Los documentos se archivan en carpetas virtuales y se conservan en formatos digitales.

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Los documentos se mantienen en carpetas tangibles, que son archivadas.

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La autenticidad del documento depende del programa en el cual se haya creado.

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Mantener la información organizada y protegida es el principal objetivo para que sea fácil su localización en el momento de que sea requerida la información.

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Se debe disponer de los elementos necesarios de equipo espacio y personal para el desarrollo de la función archivística.

USOS

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Se deben crear archivos para clasificar la información, tanto la que se produce como la que se recepciona.

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Se realiza la misma clasificación documental.

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Permite y controla el acceso a la información por niveles de seguridad y conservación a largo plazo

VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

TIPOS DOCUMENTALES REGISTRO DE PERSONAL

FACTURA

LICITACIONES

ACTAS DE COMITE

SOLICITUD DE VACACIONES

ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

VALORACION DOCUMENTAL Documento que corresponde a la verificación del tipo de población con el que cuenta la organización. Es la relación escrita que el cliente entrega al comprador detallando el producto que se vendió informando precio y cantidades. Documentos que se conservan de los contratos realizados por la entidad, los cuales poseen valor legal, fiscal, contable y administrativo. Son documentos donde se toman decisiones de carácter administrativo los cuales hacen parte de la empresa para una auditoria. Formato donde se relaciona los días solicitados por el empleado después de cumplir un año dentro de la compañía. Formato de SST, donde se le comunica al empleado los elementos que se entregan de acuerdo al riesgo que está expuesto y el uso del mismo.

DISPOSICION FINAL 3 años después de la elaboración del documento.

5 años después de la elaboración del documento.

El mandato es de 20 años una vez cumplido el documento se puede eliminar. Estos documentos son de conservación total los cuales se digitalizan para consulta y el original se conserva. 3 años después de la elaboración del documento. 20 años después de retirado el empleado este documento se archiva en su hoja de vida, se guardara por ese tiempo.