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PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada documento.

INTRODUCCIÓN Los documentos son un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de las funciones por instituciones o personas físicas o morales, jurídicas, públicas o privadas, registrando en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías etc). Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc. Es posible identificar como documento todo aquel soporte que contenga cualquier tipo de información. Los documentos se caracterizan por ser escritos, impresos como planos, fotografías, cintas magnetofónicas, sellos, pinturas. Ayudan a coordinar y conducir las actividades cotidianas de las organizaciones, sustentan la toma de decisiones en todos los niveles y constituyen el testimonio objetivo y concreto de la gestión de todas las organizaciones.

CLASE DE DOCUMENTOS Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos. Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones. Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

CLASES DOCUMENTOS

DIFERENCIAS

DE

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Se determinan por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones

Son la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivos que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como los archivos de gestión, central e histórico.

 El registro esta acogido en un medio, cuya información se hace accesible a través de símbolos implícitos en él.  El contenido es inseparable de su medio o soporte.

 Recoge información en un medio cuyos símbolos solo pueden ser leídos por un ordenador.

 Su valor probatorio se mide por las características de autenticidad, entre ellas la firma.

 Su contenido puede ser separado de su soporte original, para ser transferido a otros. Su autenticidad depende del hardware y software en el cual fue creado, y esta solo se podrá mantener si se conserva en su estructura original.



Similitud en la organización de los documentos.



Tiene el mismo objetivo el cual es mantener la información organizada y protegida, a fin de que sea fácil su localización en el momento de que sea requerida la información.



Se debe disponer de los elementos necesarios de equipo espacio y personal para el desarrollo de la función archivística.



Igualmente se deben crear archivos para clasificar la información, tanto la que se produce como la que se recepciona.



Se realiza la misma clasificación documental.

SEMEJANZA

USO

 Es una constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa.  Nos permite comunicación, a otros órganos o unidades de la administración o a terceros interesados, ya sea personas jurídicas públicas y privadas personas jurídicas naturales

 Permite fácil acceso a la información.  Controla el acceso a la información por niveles de seguridad y conservación a largo plazo.