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Planeando una Ruta Hacia el Éxito ¿Cómo poner las competencias a trabajar en su organización?

TARGET- DDI Entendiendo las competencias Para la mayor parte de las compañías, “trabajar como siempre” ha adquirido un significado totalmente nuevo. En el ambiente competitivo de hoy en día, pocos pueden darse el lujo de hacer negocios como siempre lo han hecho. El flujo y reflujo del mercado, así como las cambiantes exigencias de los clientes, han forzado a las organizaciones a re-pensar la forma en que operan.

¿El resultado? Las compañías están centrándose en sus productos, servicios y clientes fundamentales. Están tratando de emplear gente con habilidades flexibles, que puedan abarcar nuevas ideas y enfrentar nuevos retos. Están identificando los factores críticos para el éxito de los negocios y enfocando sus esfuerzos de manera congruente. La clave para su éxito depende de lo bien que su organización logre enfocarse; de lo bien que logre que cada persona vaya en la dirección adecuada y trabaje en base a los objetivos deseados. Para esto hemos diseñado un enfoque basado en competencias. Específicamente, un enfoque basado en competencias le permite a su organización:  Adaptarse a los cambios del mercado y garantizar que los empleados cuenten con las habilidades y capacidades apropiadas para mantener el paso.  Alinear los comportamientos cotidianos de los empleados con las metas y estrategias integrales de la organización.  Dar consistencia, eficiencia y manejabilidad a los sistemas y procesos de Recursos Humanos.  Dejar que los empleados se hagan cargo de su propio desempeño, avances y desarrollo.

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TARGET- DDI ¿Qué son las competencias? Aun cuando la mayoría de la gente entiende lo que significa para alguien ser “competente” en un puesto o rol, las organizaciones definen las “competencias” de diferentes formas. Estos distintos enfoques han creado una considerable confusión. De acuerdo a nuestra visión; en un enfoque basado en competencias, una organización no sólo identifica sus factores críticos de éxito –los conceptos en que necesita enfocarse a fin de tener éxito– también identifica los ingredientes de éxito para la gente que emplea. Estos ingredientes se llaman competencias. Y esa así que entendemos que las competencias están referidas a:  Comportamientos relacionados con el trabajo (la forma en que alguien actúa).  Conocimientos relacionados con el trabajo (lo que alguien sabe).  Motivación relacionada con el trabajo (lo que a alguien le agrada o desagrada acerca de un puesto). Conforme a lo anterior, las competencias pueden ser: Impulsadas por la Visión

 Derivadas de la visión, valores y estrategias de negocios de una organización. Es una competencia que respalda la visión y valores, y que es necesaria para todos los empleados de una compañía

Impulsadas por el Puesto

 Derivadas de las características de una categoría amplia de puestos, tales como gerentes o miembros de equipo. Por ejemplo, una competencia para todos los gerentes, independientemente de sus roles específicos.

 Derivadas de las características de un puesto específico. Por ejemplo, las competencias específicas que se requieren para ser Gerente de Comunicaciones Corporativas.

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TARGET- DDI Cómo se Identifican las Competencias Las competencias impulsadas por la visión son importantes porque permiten a las organizaciones alinear lo que la gente hace todos los días con metas más amplias, que incluyen a toda la organización. El identificar estas competencias requiere de una cercana colaboración de la alta administración de una organización. TARGET-DDI estudia las declaraciones de visión y valores de la organización, revisa sus estrategias de negocios y realiza entrevistas a sus ejecutivos respecto a su visión de los retos futuros y lo que la gente tendrá que hacer para enfrentarlos. De este análisis resulta un modelo de competencias formado por Competencias que están claramente enlazadas con la visión y los valores organizacionales.

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TARGET- DDI

Las competencias impulsadas por el puesto son importantes porque ayudan a la gente a mejorar su desempeño al alinear sus comportamientos con los requerimientos del puesto. El identificar estas competencias requiere de información proveniente de los gerentes, los interesados y otros conocedores en estos contenidos. TARGET-DDI hace preguntas a ellos acerca de incidentes críticos del puesto que reflejen el desempeño en el puesto, sea éste sobresaliente o ineficiente; posteriormente reúne información sobre las actividades que forman el puesto o rol. Estos datos se integran para generar cuestionarios que serán aplicados al grupo objetivo, los que luego son analizados por un Panel de Expertos el cual las clasifica y califica de acuerdo con su importancia y presencia en puestos y roles particulares.

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TARGET- DDI La metodología para levantar competencias

Determinación de la Matriz de Competencias Es un error común en las organizaciones realizar levantamientos de competencias por cada cargo, dado a que se tendrán tantos perfiles diferentes como cargos hay en la organización, lo que hace muy difícil la administración de los sub-sistemas de RRHH en base a competencias y su efectiva implementación. Por ello y en base a la experiencia de TARGET-DDI a través de la implementación de sistemas de RRHH, ha demostrado que una de las formas más óptimas de comenzar con un proceso de implementación de sistemas de RRHH basados en competencias es a través de la construcción de un sistema de gestión de tipo matricial, el cual consiste en determinar cuáles son los perfiles de competencias de la organización considerando los niveles de puesto y las áreas de la compañía, permitiendo definir las habilidades, conocimientos y motivaciones críticas de cada perfil. A continuación un ejemplo:

SOPORTE Administración Operaciones & del Riesgo Procesos Gerentes Generales, Divisionales, Gerentes, Fiscal y Contralor N 01 Subgerentes, Jefes Divisionales N 02

N 03

Jefes Departamentos, Jefes Área, Jefes Proyectos, Agentes A,B, C, Jefes Plataforma Negocios A

Supervisores, Coordinadores, Jefes de Sección, Agentes D,E,F., Jefes Grupo N 04

N 05

N 06

N 07

Analistas Senior, Ejecutivos de Negocios, Ejecutivos de Cuenta, Asesor Financiero, Operador de Mesa Analista, Desarrollador, Operador (Explotador de Sistema), Asistente Comercial Asistente Atención Clientes, Secretaria, Cajero, Administrativo, Asistente de Curse

Vigilante, Auxiliar, Fotografo, Taquigrafo N 08

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Otros Proceso de Apoyo y Coordinación

Diseño y Construcción de Valor

GESTIÓN DE CLIENTES Y DISTRIBUCIÓN Canal de Mayoristas Distribución Finanzas Masiva

Minoristas

TARGET- DDI En el desarrollo de un sistema matricial de competencias se consideran las siguientes actividades metodológicas: a.- Análisis de Información Anterior Es necesario desarrollar una etapa de recopilación y análisis de información por un lado respecto de la organización, para comprender el escenario en el cual se encuentra inserta actualmente la compañía, y por otro lado indagar respecto de perfiles de competencias o avances anteriores en el tema, de modo de integrarlos y lograr incorporarlos al nuevo modelo. b.- Entrevistas con Titulares Claves Posteriormente en la construcción de los perfiles de competencias, se entrevista a personas claves dentro de cada nivel o área a analizar, obteniendo información por un lado, para determinar las actividades específicas que realizan (Qué), y por otro, respecto de “Cómo” realizan tales funciones para determinar las habilidades y competencias que están a la base del nivel o área. Estas personas son escogidas según los siguientes criterios: 

Deben tener una permanencia mínima en el puesto de 8 meses.



Deben ser individuos de rendimiento efectivo y exitoso en sus respectivos puestos de trabajo.

La elección de dichos participante es tarea del Área de Recursos Humanos de la organización, junto con el apoyo de TARGET-DDI. Se considerarán un número de aproximadamente 5 entrevistas por nivel o área a analizar. c.- Análisis de la Información y Diseño de Perfiles Preliminares Una vez realizadas las entrevistas y con la información obtenida en la etapa anterior, consultores de TARGET-DDI proceden a confeccionar perfiles de competencias preliminares que son validados por la organización en fase posterior.

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TARGET- DDI d.- Talleres de Validación de Perfiles DDC (Discusión para Determinación De Competencias” La Discusión para la Determinación de las Competencias (DDC) es una reunión donde los expertos en el contenido de los puestos que está siendo analizados, desarrollan las siguientes actividades:  Se revisa una lista preestablecida de competencias (perfil preliminar diseñado en la etapa anterior) para determinar la relevancia de cada competencia para el nivel o área en cuestión. Este análisis incluye la identificación de ejemplos de comportamiento específicos que ilustren la importancia de cada competencia.  Se califica la importancia y el nivel requerido de cada competencia. La evaluación resultante de las competencias (calificación y categorización) sirve como base para las prácticas de Evaluación y Selección de Personal, las competencias clasificadas como más importantes generalmente reciben más atención en el sistema. Se realizar una DDC por cada nivel y área, para determinar los perfiles de competencias en el sistema matricial. Recursos Humanos de la organización junto a TARGET-DDI elegen los participantes para estos paneles (máximo 7 participantes por taller). Las personas que participan en estos talleres deben ser personas exitosas en sus puestos de trabajo y además tener experiencia y conocimiento profundo del o los grupos a analizar. e.- Construcción del Diccionario de Competencias Con los resultados de las DDCs se genera el Diccionario de Competencias de la Organización. Este toma como base la Matriz de Perfiles pre definidos y lista para cada uno de éstos las competencias que considera son críticas para el cargo. Las competencias se presentan de la siguiente forma:

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TARGET- DDI 1. El nombre El nombre de una competencia simplemente proporciona un rótulo conveniente para ser usado al aludir a un conocimiento, motivación o comportamiento específico. 2. Su definición La definición de una competencia sirve para el mismo propósito que la definición de una palabra en un diccionario; asegura el entendimiento común de la terminología. Las definiciones de las competencias son redactadas cuidadosamente para evitar repetición y confusión entre las competencias. Normalmente, la definición de una competencia sigue siendo la misma independientemente del cargo. 3. Acciones Claves Las acciones claves son una extensión de la definición de la competencia; detallan “que” hacen las personas y “como” lo hacen cuando se comportan dentro de una competencia específica. Las acciones claves permiten entender mejor como debe ser el desempeño en la competencia. Las acciones claves de una competencia determinada generalmente siguen siendo las mismas, independiente de cuál pueda ser el cargo en cuestión. 4. Nivel de Dominio Los niveles de dominio corresponden al grado de desarrollo exigido para una determinada competencia de un perfil, bajo la premisa que todas las competencias que componen un perfil conductual son críticas para el desarrollo de un determinado cargo, por lo cual su nivel de dominio siempre es igual o superior a 3 (entendido el 3 como un nivel de dominio competente), sin embargo existen competencias donde el nivel de dominio exigido, es decir, el grado de desarrollo que se requiere para una determinada competencia es mayor, por lo cual los comportamientos deben presentarse en forma destacada (nivel 4) o de manera sobresaliente (nivel 5). Se aconseja que para resguardar los niveles de “realidad” y exigencia, que un perfil de competencias conductuales de un total de ocho competencias, no presente más de dos competencias en nivel destacado (4) o sobresaliente (5).

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f.- Traspaso de Tecnología a la Organización. Es regular el traspaso de la tecnología utilizada por Consultores de TARGETDDI para el levantamiento de competencias a integrantes de la organización, a través de un Programa de Capacitación

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TARGET- DDI Beneficios de un Enfoque Basado en Competencias El enfoque basado en competencias de TARGET-DDI le permite a su organización:

 Vincular los esfuerzos del personal con la visión, valores y estrategias de la organización. Al establecer una serie de competencias impulsadas por la filosofía y estrategias de negocios fundamentales de su organización, y después seleccionar, asesorar y desarrollar a la gente en base a dichas competencias, usted puede estar seguro de que todos en su organización están contribuyendo de manera positiva.

 Integrar sistemas y procesos de RH. Las competencias pueden actuar como un marco de trabajo alrededor del cual se cimienten todas sus funciones importantes de Recursos Humanos, haciendo posible seleccionar, evaluar, asesorar y desarrollar a la gente en base a criterios congruentes. Al contratar gerentes, por ejemplo, sabrá que las competencias que buscan en los candidatos serán las mismas competencias que utilizarán para evaluar el desempeño de esas personas en el puesto, y para orientar sus esfuerzos de capacitación a lo largo del tiempo.

 Evaluar la disponibilidad para el cambio. Las competencias pueden utilizarse para ayudar a su organización a determinar qué tan factibles son los cambios antes de que sean implementados. Por ejemplo, antes de decidir si el rol de los técnicos de equipo debe incluir también labores de venta, su organización podría evaluar la Capacidad de Ventas de su personal técnico.

 Responder al cambio en el entorno de negocios. Conforme el entorno de negocios cambia, un enfoque basado en competencias le da a su organización las herramientas para enfocar a la gente en diferentes áreas. Por ejemplo, si el desarrollo de nuevos productos se convierte en un importante enfoque de mercado, las competencias Innovación o Resolución de Problemas pueden enfatizarse como parte de un esfuerzo para desarrollo de productos en toda la organización.

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TARGET- DDI  Guiar iniciativas organizacionales. De la misma manera en que su organización puede utilizar las competencias para responder a cambios en el mercado, usted puede utilizarlas para impulsar iniciativas internas. Un aumento en accidentes de trabajo, por ejemplo, podría incitar a un renovado enfoque en la competencia Conciencia de la Seguridad.

 Preparar para el futuro. La planeación de sucesión se ha vuelto cada vez más difícil conforme las organizaciones se vuelven más fluidas y las rutas de carrera están menos definidas. Sin embargo, al definir las competencias necesarias para la sucesión a varios niveles, las organizaciones pueden identificar el potencial individual y desarrollar adecuadamente las habilidades de la gente, independientemente de su posición actual.

El enfoque basado en competencias de TARGET-DDI da a su personal las herramientas para:

 Enfocar sus esfuerzos. Todos en su organización sabrán exactamente lo que se requiere para el éxito. La gente entiende bajo cuáles criterios serán evaluados y en qué áreas necesitan concentrarse para mejorar.

 Mejorar los esfuerzos de desarrollo personal y la planeación de carrera. Los empleados pueden monitorear su propio desempeño y avances, planear actividades de desarrollo personal, y diseñar estrategias de carrera. El transferir estas funciones tradicionales de RH a los individuos, también libera a los profesionales de Recursos Humanos para concentrar sus esfuerzos en otras áreas estratégicas.

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TARGET- DDI Acerca de los Modelos de Competencias Un modelo de competencia es una lista de todas las competencias que se encuentran categorizadas para un puesto/rol en particular, sea éste impulsado por la visión o por el puesto. Debe desarrollarse a través de un cuidadoso análisis, y cuando ha sido bien estructurada se caracteriza por su:

 Enfoque en comportamientos – Con competencias que definan claramente comportamientos específicos y observables y que puedan vincularse con la capacitación.

 Independencia – De tal forma que los comportamientos importantes estén enlistados en una sola competencia y se evite el traslape, que dificulta la evaluación.

 Flexibilidad – Para encajar en la visión específica, valores y cultura de la organización.

 Relevancia – Con competencias que hayan probado su validez dadas las actuales estrategias operativas de la organización.

TARGET-DDI estructura cuidadosamente los modelos que cumplan con estos criterios. Cada competencia dentro de un modelo incluye una definición, una lista de acciones clave y ejemplos de acciones representativas. La claridad de la descripción de competencia facilita a los profesionales de RH la clasificación de comportamientos de manera confiable y ayuda al personal a entender de manera precisa lo que se espera de ellos. Todas las competencias basadas en investigación de TARGET-DDI pueden adaptarse para cumplir con los requerimientos únicos de su organización.

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Cómo se Utilizan las Competencias Muchas organizaciones han utilizado uno o más tipos de competencias de puesto/rol, pero no siempre las han utilizado de la manera más efectiva posible. Sin embargo, hoy en día eso está cambiando. Las organizaciones están comprendiendo que, al enfatizar e integrar competencias a través de sus sistemas de Recursos Humanos, pueden volverse más enfocadas, eficientes y flexibles; y que sus empleados pueden tener más confianza y dirección propias. Durante más de 30 años, nuestra organización se ha concentrado en investigar y mejorar el uso de las competencias y ayudar a las organizaciones a tener éxito adoptando un enfoque basado en las competencias.

Hemos dirigido estudios mundiales sobre competencias y la forma en que se utilizan; hemos desarrollado clasificaciones de competencias basándonos en trabajos realizados con más de 40,000 individuos, y publicado varios artículos originales sobre el uso de las competencias para integrar sistemas de Recursos Humanos. 14

TARGET- DDI Crear una Organización Basada en Competencias Ya sea que su organización esté considerando un enfoque basado en competencias por primera vez o esté activamente utilizando competencias, TARGET-DDI puede ayudarle. Con nuestra experiencia en competencias, estamos ampliamente calificados para ayudarle a mantener y desarrollar sistemas de Recursos Humanos integrados y basados en competencias que respalden la dirección estratégica de su organización. La mejor forma de empezar a crear una organización basada en competencias, o para mejorar su enfoque actual, es determinando el nivel actual de integración de competencias en su organización.

¿Cómo? Evaluándolo a la luz de las cuatro capacidades principales de una organización basada en competencias.

   

Perfil de Competencias Evaluación de Competencias Planeación de Competencias Desarrollo de Competencias

De igual importancia es tener en marcha un proceso para evaluar sistemáticamente la medida en que estas capacidades están siendo implementadas y el impacto que están causando. Una periódica “revisión de ruta” y afinación de los sistemas y procesos relevantes de RH, ayudan a asegurar que las organizaciones basadas en competencias conserven su capacidad para cambiar de dirección y adaptarse a diferentes exigencias según sea necesario.

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TARGET- DDI

Comprendiendo las Capacidades de las Organizaciones Basadas en Competencias Perfil de Competencias

Evaluación de Competencias

Planeación de Competencias

Desarrollo de Competencias Proporcionar sistemas de aprendizaje adecuados para ayudar a la gente a ser más competente en áreas relevantes. Asegura que la gente se esté desarrollando de maneras que sean benéficas para las necesidades presentes y futuras de la organización.

Lo que hay Involucrado

Crear modelos con competencias impulsadas por la visión y el puesto.

Evaluar las competencias de los empleados o candidatos actuales.

Identificar las competencias que se necesitarán en el futuro y crear sistemas que respalden su desarrollo.

Por qué es Importante

Identifica los comportamientos, conocimientos y motivaciones necesarios para respaldar las metas estratégicas de la organización y crear una cultura apropiada. Demasiado a menudo, las organizaciones establecen los perfiles de competencias como un proyecto de una sola vez y no como una evolución continua. Si no se reevalúan y se aplican de forma consistente, las competencias pueden traslaparse y los modelos pueden perder relevancia con el tiempo. Los consultores expertos de TARGETDDI, así como su tecnología computacional de punta pueden ayudarle a crear y mantener modelos de competencias relevantes. El software de TARGETDDI le permite establecer una base de datos de competencias de fácil acceso y fácil de actualizar.

Ayuda a las organizaciones a identificar brechas de competencias y a saber dónde se necesita intervenir para cerrarlas.

Da a las organizaciones los medios para evaluar el potencial de la fuerza de trabajo e identificar individuos listos para ascender, así como individuos que requieren de más desarrollo.

Utilizar las herramientas de evaluación equivocadas o usar las herramientas correctas de forma inapropiada es un error común. Los instrumentos de evaluación deben elegirse por su exactitud, legitimidad, credibilidad y factibilidad de costo.

El desarrollo no se da automáticamente. Las organizaciones e individuos a menudo fracasan al planear la forma de desarrollar las competencias necesarias para cubrir necesidades futuras.

Pueden desperdiciarse oportunidades de capacitación si no están accesibles a la gente que las necesita o si no están disponibles en el momento indicado. Deben desarrollarse sistemas de aprendizaje adecuados y proporcionarse de maneras que maximicen su efectividad.

TARGET-DDI ofrece experiencia, programas y servicios en consultoría para:  Sistemas de selección basados en comportamientos  Sistemas de selección basados en simulación y tareas múltiples  Centros de evaluación estándar  Evaluaciones de 360º  Auto-evaluaciones

TARGET-DDI ofrece experiencia, programas y servicios de consultoría para:  Sistemas para administración de desempeño dad  Planeación de sucesión  Planeación de Desarrollo  Planeación de Carrera  Apoyo y Asesoría

Dado que la capacitación tradicional en salón de clases dirigida por instructor se ha convertido en una opción menos deseable para algunas organizaciones, TARGETDDI ofrece varias alternativas flexibles, incluyendo programas de autoestudio premiados internacionalmente, los cuales aprovechan la más reciente tecnología multimedia de aprendizaje.

Obstáculos a Evitar

Cómo puede ayudar TARGET-DDI

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TARGET- DDI Las competencias proporcionan el marco de trabajo alrededor del cual pueden crearse importantes sistemas de RH, los cuales pueden vincular:      

Selección y promociones Capacitación y desarrollo Administración del desempeño Compensación Planeación de carrera Planeación de sucesión

Planeando Su Ruta Más y más organizaciones están cambiando a un enfoque basado en competencias a fin de aumentar su eficiencia de RH, volverse más flexibles, reaccionar mejor a los cambios del mercado y ayudar a sus empleados a estar más enfocados y tener mejor auto-dirección. El convertirse en una organización basada en competencias es un proceso evolutivo, pero no tiene por qué ser lineal. No es necesario crear las cuatro capacidades primarias (Perfil, Evaluación, Planeación y Desarrollo) en ese orden. En lugar de ello, su organización debe planear primero para evaluar su dominio en las cuatro capacidades, determinando si existe cada una de ellas y, de ser así, conocer su nivel de desarrollo y la importancia que tenga para su estrategia de negocios. Basándose en sus hallazgos, usted puede asignar prioridades a los sistemas o procesos que quiera abordar en cualquiera de las cuatro capacidades y empezar a implementar cambios de forma gradual, evaluando su impacto conforme avance. La dirección que usted elige es determinada por las necesidades de negocios más urgentes en su organización. Si usted tiene problemas para contratar y retener gente de buen nivel, empiece por desarrollar un sistema de selección basado en competencias. Si tiene un problema de fortaleza en general, empiece por planear la forma de mejorarlo a través de actividades de desempeño dirigidas. No importa dónde comience, los efectos positivos son acumulativos; mientras más integradas e institucionalizadas sean las competencias en su organización, mayores serán los beneficios.

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TARGET- DDI El Enfoque Colaborativo de TARGET-DDI TARGET-DDI trabaja con las organizaciones en todas las etapas de la integración de competencias. Más de mil compañías alrededor del mundo utilizan nuestra biblioteca dimensional para análisis de puestos; y nuestros variados sistemas para selección, evaluación, capacitación y desarrollo han mejorado las vidas laborales de casi 15 millones de personas. A través de nuestros expertos servicios de consultoría y nuestra tecnología de punta basada en sistemas computacionales, podemos ayudar también a su organización. Nuestro enfoque es altamente colaborativo. Como sabemos que no hay dos organizaciones iguales, trabajamos hombro con hombro con usted para determinar dónde se encuentra su organización y dónde puede ser más efectiva una solución personalizada y basada en competencias. Desde evaluar la cultura organizacional e implementar iniciativas de re-ingeniería hasta diseñar sistemas integrados de selección, evaluación y desarrollo que trabajen con sus sistemas existentes, e introducir tecnología para el ahorro del tiempo, TARGET-DDI cuenta con la experiencia para cubrir todas sus necesidades relacionadas con competencias.

Para mayor información favor de comunicarse a: Casa Matriz TARGET- DDI, en la ciudad de Santiago de Chile Teléfono (562) 4362300 o visitar nuestra página web www.target-ddi.cl

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