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Sistemas Integrados de Gestión ERP

CAT-SECURE 25 de noviembre de 2014 Francisco Javier Baena Matas

Sistemas Integrados de Gestión | 25/11/2014

Índice de Contenidos

1

1.

Introducción

Los tiempos cambian. Las necesidades de las empresas, también. Actualmente la tecnología tiene un papel decisivo y muy influyente en la sociedad. La información se ha convertido en el eje promotor de cambios sociales, económicos y culturales. El auge de las telecomunicaciones ha producido una transformación de las tecnologías de la información y de la comunicación, cuyo impacto ha afectado a todos los sectores de la economía y de la sociedad. El sector empresarial, no es menos. Hay gran cantidad de herramientas informáticas que permiten evolucionar y sacar el máximo provecho de los procesos de negocio tradicionales, facilitando así, por ejemplo, un claro aumento de la productividad y una sustancial mejora en la relación y conocimiento de los clientes. Sin embargo, la experiencia adquirida en los últimos años y la crisis del sector tecnológico en especial, han demostrado que la tecnología en sí no es una solución para las empresas, sino que su valor está en que facilita la mejora y optimización de sus procesos de negocio. Estas herramientas, o aplicaciones informáticas, capaces de optimizar los procesos de negocio son los llamados hoy día como sistemas ERP.

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En las siguientes páginas de este informe, vamos a ver una introducción a estos sistemas. Después analizaremos los procesos de negocio de nuestra empresa, para así determinar cuáles van a ser optimizados y cuáles no. Por último, analizaremos las alternativas en cuanto a software ERP se refiere, elegiremos una, y la implementaremos en nuestra empresa.

2

2.

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) o también conocido como Sistema de planificación de recursos empresariales, es un sistema de información que integra y maneja muchos de los aspectos asociados con las operaciones de producción y distribución de una compañía.

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Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la planificación de recursos empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, inventarios, calidad de administración y dirección de recursos humanos. Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

3



Optimizar los procesos empresariales.



Acceder a toda la información de la empresa.



Hacer posible compartir información entre todos los componentes de la organización.



Eliminar operaciones innecesarias; reducción de tiempo en operaciones.



Centralización de datos.

Los componentes del ERP interactúan entre sí, consolidando las operaciones. Los datos deben ser completos, consistentes y comunes. Normalmente hay que modificar los procesos empresariales para que convivan en armonía con el sistema. Este proceso se conoce como reingeniería de procesos.

2.1



Ventajas de un sistema ERP:

Mayor eficiencia: Al tener todas las operaciones de la empresa contenidas en un mismo sistema, podemos obtener importantes mejoras en eficiencia automatizando tareas administrativas. Los procesos operativos de cualquier empresa llevan siempre asociados la generación de documentos como albaranes, pedidos, facturas, etc... además de la necesaria ejecución de los procedimientos que garantizan una colaboración fluida.



Mayor control: Un ERP es básicamente un sistema transaccional, esto significa que se encarga de recoger y reflejar una gran cantidad de los cambios que tienen lugar en la organización como consecuencia de su actividad. Esto nos permite tener un mayor control sobre todas las operaciones realizadas dando respuestas a preguntas del tipo: ¿Cuándo se vendió este producto a ese cliente? ¿Qué transportista se encargó de llevarlo? ¿Cuántas unidades me quedan de este producto? ¿Cuántas facturas no han sido pagadas este mes dentro de plazo?



Mayor rentabilidad: Se pueden usar las mejoras conseguidas para aumentar la rentabilidad de la empresa.



Menor coste: Siendo la competencia de precios un sector clave, y más en el sector de los antivirus, un ERP puede convertirse en un buen aliado a la hora de ofrecer un precio más competitivo sin distorsionar su modelo de negocio ni disminuir el valor ofrecido a los clientes. Si se consigue incrementar la eficiencia obtenida y reflejarla en una bajada de los precios, estaremos teniendo una ventaja competitiva que permitirá mejorar con respecto a los competidores.



Mejor comunicación interna: El ERP suprime las barreras a la información entre los distintos departamentos de una empresa, integrándolos, y mejorando la comunicación interna a todos los niveles.

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Un buen ERP ha de ser capaz de automatizar parte de esos procesos y ayudar a mejorar la seguridad de los mismos. Además, evitan la inserción de datos duplicados y los errores asociados, ahorrando una gran cantidad de horas de trabajo. Por otro lado el disponer de un único depósito de datos fácilmente accesible reduce el esfuerzo necesario para acceder a la información.

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2.2

Inconvenientes de un sistema ERP:

Hay que tener en cuenta también, los inconvenientes al implementar un sistema de este calibre en una empresa. Entre los más comunes, son los siguientes: 

Dificultad en el uso de los sistemas, lo que puede suponer un periodo de adaptación para el personal.



Análisis coste/beneficio. Los costes de un sistema de este tipo son altos, muy visibles, y puede parecer que los beneficios no llegan, al menos a corto plazo. Son visibles cuando el sistema comienza a operar, y quizás, después de un tiempo de ello.



El éxito depende de las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo como hacer que el sistema funcione correctamente. Además, depende de la verdadera implicación de todo el personal. Muchas compañías reducen costes, reduciendo aprendizajes al uso de estos sistemas, lo que es un error. Esto significa que el ERP está operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.

2.3

Relación Ventajas / Inconvenientes:

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Analizando las ventajas que se han presentado, y los inconvenientes al usar estos sistemas, y teniendo en cuenta el contexto en el que nos movemos (empresa de base tecnológica) pensamos que las ventajas de largo superan a los inconvenientes. Somos conscientes de las dificultades que presentan estos sistemas, pero a su vez, contamos con un personal muy cualificado en constante relación directa con las nuevas tecnologías, por lo que el proceso de aprendizaje no va a ser demasiado tedioso.

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Además, tal y como se dijo en el documento anterior, nuestra prioridad es la satisfacción al cliente, y para poder asegurar esta y hacerlo de la forma más rápida, eficiente y segura posible, un sistema ERP es ideal debido a la mejora en los procesos de negocio que ofrece. (Marketing, publicidad, relaciones con los clientes, etc.). Por tanto, en las siguientes páginas, pasaremos primero a analizar los procesos de la empresa, y después, evaluar las alternativas ERP disponibles. Vamos a seleccionar el criterio de calidad-precio más rentable, teniendo en cuenta el tamaño de nuestra empresa, las posibilidades de expansión, y sobre todo, las posibilidades económicas, que no son muy elevadas. Se intentará también que el idioma de la interfaz de usuario sea el español, para facilitar la tarea de adaptación a nuestros empleados, aunque no será un rasgo decisivo en la implementación.

3.

Procesos y Subprocesos

En las siguientes páginas vamos a analizar los procesos esenciales de la empresa CAT-SECURE; para así poder ofrecer la solución más acorde a sus necesidades. Se buscará optimizar los de mayor relevancia.

3.1

Proceso de diseño y desarrollo de productos:

I LUSTRACIÓN 1: P ROCESO DE DISEÑO Y DESARROLLO DE PRODUCT OS .

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Es fundamental, en una empresa como la nuestra, ir desarrollando versiones de productos orientadas a satisfacer las necesidades de los usuarios, y por supuesto, no decepcionar a los que ya han confiado en nosotros.

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3.2

Proceso de ventas:

Es también de vital importancia. La venta de licencias se hará a través de internet (y en tienda), por lo que será necesario contar con un sistema que gestione todas estas ventas, y almacene información de los clientes.

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En el siguiente diagrama, se mostrara el proceso de venta para nuestra tienda física:

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I LUSTRACIÓN 2: D IAGRAMA DE VENTA .

3.3

Procesos de marketing y evaluación:

No es menos importante que los anteriores. Es vital para el desarrollo de la empresa, tanto para dar a conocer el producto como para mantener buenas relaciones con los clientes. Es una de las tareas en las que más nos puede ayudar el sistema ERP. Para determinar las necesidades del consumidor, llevaremos a cabo un proceso de recogida y análisis de información, vía encuestas telefónicas o vía internet a través de nuestra web.

I LUSTRACIÓN 3: P ROCESO DE MARKETING .

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Se le preguntará al usuario si desea realizar una encuesta, y en caso afirmativo, se almacenarán y analizarán los datos. Para ello necesitaremos un sistema CRM complementario como se verá en la práctica siguiente.

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3.4

Procesos de atención al cliente:

Sin dudarlo, es uno de los más importantes de nuestra empresa. La filosofía de Cat-Secure, desde el inicio, es centrarnos en el cliente, en atender sus peticiones y proporcionarle el mejor servicio técnico. Para ello, está claro que la empresa debe estar preparada. Si el cliente no está satisfecho con algún producto, se proporcionaran tres medios de comunicación con nosotros: Tanto por página web con la cumplimentación de un formulario, como por correo electrónico, como por teléfono.

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Se prestará una atención personalizada al usuario, gestionando las quejas para intentar llegar a la mejor solución posible. Si por algún motivo no se pudiera solucionar el problema, se intentaría buscar una solución o alternativa que contente al usuario final, que a fin de cuentas, es el que paga el producto.

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I LUSTRACIÓN 4: P ROCESO DE ATENCIÓN AL CLIENTE .

3.5

Procesos de gestión de cobros y pagos:

I LUSTRACIÓN 5: P ROCESO DE GESTIÓN DE C OBROS

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Debido al carácter “online” de nuestra empresa, somos conscientes de que la principal vía de ventas será a través de nuestra tienda virtual. En el siguiente diagrama se muestra el proceso de gestión de cobros, dando diferentes opciones tanto a la hora de pagar (tarjeta, transferencia) como a la hora de pagar el producto, debido a los diferentes tipos de subscripciones que tiene nuestro sistema de seguridad.

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3.6

Procesos de gestión de devoluciones:

Como se explicó en el informe inicial, el cliente de Cat-Secure tiene un periodo de prueba en el que decidir si se queda con el producto o no. Es un proceso importante para la empresa gestionar las licencias, saber cuáles están dadas de alta y cuáles no, y por supuesto, devolver al cliente su dinero.

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I LUSTRACIÓN 6: G ESTIÓN DE DEVOLUCIONES .

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Procesos de gestión de recursos humanos:

I LUSTRACIÓN 7: P ROCESO DE RRHH

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4.

Asegurar el éxito de la implantación: Diez pasos de Aisemberg

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Según la empresa de consultoría de gestión de proyectos PM Solutions, las cinco causas que hacen de la implantación de un ERP un proyecto fallido son:

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

Requerimientos ambiguos, imprecisos, o de poca calidad.



Falta de recursos, o mala planificación.



Cronogramas demasiado apretados, poco realistas.



Planificación insuficiente, en base a datos insuficientes.



Riesgos no identificados o supuestos, que no son gestionados.

Pero además, Daniel Aisemberg, consultor argentino con más de 25 años de experiencia en evaluación y selección de software ERP, afirma que para que la implantación de un sistema ERP en una empresa llegue a buen puerto, es necesario principalmente saber identificar adecuadamente las opciones de software disponibles. Para ello, hay diez pasos esenciales a seguir para un proceso de selección efectivo, que son los que identificaremos y realizaremos en las siguientes páginas de este documento.

4.1

Articular las metas de negocio con el nuevo software :

¿Qué ventajas aporta la inclusión de un sistema ERP en Cat-Secure? ¿Qué se quiere conseguir? Esas son las preguntas a la que hay que responder para justificar la inversión tanto económica como temporal al incluir un sistema de este tipo. Para empezar, es fundamental para eliminar la duplicación de tareas. Algo tan simple como almacenar los datos del cliente para la próxima vez que adquiera una licencia del antivirus, es algo que reduce en gran medida la carga de trabajo, disminuye el tiempo de carga de datos, y reduce los fallos a la mínima expresión. Además, la generación de información ordenada, confiable, y oportuna es algo que nos puede ahorrar gran cantidad de tiempo. La reducción de costos, tanto por errores como por tiempos muertos, permitirá incrementar la productividad, y a su vez también, al manejar información de calidad se logrará una mejor toma de decisiones. Por supuesto, se conseguirá una mayor capacidad para previsión, planificación, atención al cliente y solución de problemas.

Asegurar la participación de todos los involucrados:

El gran esfuerzo que supone la inclusión de un sistema de este tipo en una empresa no es para nada justificable si no se garantiza que todo el personal se va a ver involucrado en el proyecto. Es más, de nada sirve tener estos sistemas si luego no se van a usar. Es necesario que todo el personal utilice el sistema, desde la persona que vende las licencias (por ejemplo, utilizando el sistema de generación de facturas automáticas que incluye cualquier ERP decente), pasando por el departamento de evaluación (facilidad para crear encuestas, y registrar la información de los usuarios que nos brinda un sistema de este tipo), y por supuesto, el departamento de atención al cliente, que mediante un avanzado sistema CRM complementario al ERP procesará, almacenará y gestionará de la mejor forma posible todas las peticiones de los clientes.

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4.3

Limitaciones en los procesos de negocio actuales:

En páginas anteriores se analizaron los principales procesos de CAT-Secure, para poder hacer así un análisis exhaustivo de en qué partes surgen problemas que pueden ser solucionados con un sistema ERP. En particular: 

En el proceso de diseño y desarrollo de productos hay varias carencias que pueden mejorarse: es necesario un sistema automatizado para almacenar la gran cantidad de información que se puede llegar a conseguir a medida que aumenten los usuarios. El procesamiento de esta información, sin un sistema de este tipo se puede hacer prácticamente imposible, y puede llevar a cabo una pérdida de tiempo considerable además de una recopilación de información susceptible a errores.

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Si no se tienen datos exactos de las necesidades o carencias de los usuarios, no se puede saber exactamente si el lanzar un producto (o no) va a ser rentable (o no).

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

En el proceso de ventas, las limitaciones son evidentes. Con pocos usuarios, la generación de facturas puede ser viable sin ayuda. A medida que el número de usuarios crece, y con ellos, sus necesidades (reclamaciones, devoluciones, descuentos) se hace imposible el manejo de tanta información. Si a ello se le añade la venta online y en tienda física de productos, ni si quiera se puede saber con grandes volúmenes de trabajo a ciencia cierta si hay stock de un producto o no.



En los procesos de marketing y evaluación de la calidad es necesario contar con un sistema que almacene información de todos los clientes para después mantener las relaciones. En principio, con poco volumen de datos no habría excesivo problema, pero a medida que la empresa se vaya expandiendo se hace imposible trabajar con esas cargas de trabajo, y es una gran limitación.



Lo mismo sucede con el proceso de atención al cliente. ¿Cómo gestionar las reclamaciones? ¿Cómo atender las peticiones de los usuarios? Sin una forma de organizar todo esto, en cuanto las peticiones aumenten su frecuencia y su cantidad los errores serán frecuentes. Por eso hay que atajar el problema antes de que suceda.



En cuanto a la gestión de cobros y pagos es necesario contar con un almacén de datos y una contabilidad fiable, debido a la gran importancia de estos. Datos bancarios, fiscales, y un largo etcétera de información confidencial que pueden estar en peligro si no se tratan delicadamente.

En definitiva, y tal como se ha visto en la página anterior, la principal limitación de todos a los procesos es el manejo de información. Por eso, se necesita un sistema que gestione todo esto.

4.4

¿Qué procesos de negocio pueden mejorarse?:

Claramente, la principal ventaja al incluir un sistema ERP es la automatización de tareas y la confiabilidad añadida al usar un sistema de este tipo. Para el caso de Cat-Secure, esa ventaja es fundamental, ya que las principales deficiencias en la mayoría de sus procesos vienen dadas por una ausencia de mecanismos de control, o por dificultades en el manejo de grandes volúmenes de información. En particular, el proceso de ventas se puede mejorar con un ERP. Con el sistema que se sigue hasta ahora el proceso de venta es demasiado largo, y hay que minimizar el tiempo. Tareas tan simples como asegurar el stock de un determinado producto, antes de venderlo tanto online como en tienda física, son un problema si se quiere llevar de forma eficiente (con grandes volúmenes de ventas) sin un sistema de este tipo.

Además, en el proceso de marketing se vio también que no se hacía ningún seguimiento sobre los clientes de compra automática (siempre de forma online), a los que se les podrían ofrecer otros productos, a través de estrategias tipo upselling. Se han detectado carencias también a la hora de crear nuevas campañas de marketing. No se puede segmentar a los clientes, ni tampoco hacer un seguimiento continuado de los clientes de venta repetitiva.

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Los procesos de gestión de devoluciones, junto con el de gestión de cobros y pagos y atención al cliente son los que más puntos a mejorar tienen. Es necesario consolidar los datos del cliente, es decir; que todos los departamentos que usan datos del cliente lo hagan trabajando sobre la misma base de datos, para que tengan la misma información. Esto es algo fundamental.

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4.5

Requisitos de Cat-Secure para el nuevo software:

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Hay que tener en cuenta que la empresa Cat-Secure establece varios requisitos, o criterios que debe cumplir la implantación del nuevo software ERP

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

Al ser posible, debe estar en español, aunque no sea un criterio obligatorio sí que es recomendable.



Debe ser fiable.



Debe ser económico; al ser una empresa pequeña no dispone el capital necesario para hacer frente a un sistema ERP del tipo Microsoft Dynamics.



Sencillez de uso. De nada sirve tener muchas funciones si su grado de complejidad hace que no sea posible el uso sin una formación avanzada previa.



Debe permitir importar-exportar datos para su posterior análisis de forma sencilla.



Debe ser compatible con la posterior implantación de un sistema CRM.



Debe contener módulos de gestión de ventas y de compras, gestión de stocks, gestión de finanzas y de contabilidad, gestión de recursos humanos y ayuda en la gestión de decisiones.

4.5

Opciones de software disponibles :

Teniendo en cuenta los requisitos anteriormente establecidos, se va a presentar una lista de opciones que cumpla al menos, los requisitos del coste, que es el que más se ha recalcado que hay que cumplir. Posteriormente se hará un análisis exhaustivo de las cinco opciones que se consideren “finalistas”, para después, escoger el que más se adecue a las necesidades de Cat-Secure e implementarlo.

1. Odoo (Antes llamado OpenERP). OpenSource, integración con CRM, gestión de proyectos, contabilidad, gestión de almacenes e inventarios, fabricación, gestión financiera, eCommerce o tienda online, recursos humanos, y otros. El paquete básico es suficiente para gestionar los procesos de una PYME importante. Hay gran cantidad de módulos y aplicaciones para funciones especiales disponibles. También permite trabajar remotamente mediante una interfaz web. Uno de los principales idiomas es el español.

2. ADempiere. También es OpenSource, y combina ERP con CRM. Es ideal para su manejo con pantallas táctiles y en particular presenta una buena gestión de comercio electrónico, centralización de autenticación de acceso, gestión financiera, gestión de producción, gestión de la cadena de abastecimiento, y gestión de almacenes. Está programado en Java, y también soporta idioma español.

4. Neogia. Es una solución ERP OpenSource gratis para pequeñas y medianas empresas. Entre sus principales funcionalidades destacan las de actividades de producción, financieras, expedición y recepción, gestión de stock y distribución. También incluye gestión de relaciones con los clientes o CRM. Posee un módulo catálogo de productos para comercio electrónico B2B y B2C. Para Cat-Secure se postula como una de las más interesantes.

5. Erp xTuple: antes llamado OpenMFG es una solución OpenSource que integra funciones de contabilidad, ventas, gestión de relaciones con clientes CRM, compras, definición de productos, inventarios, producción, planificación, etc.

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3. ApacheOFBiz. De licencia OpenSource, este sistema integra varias bloques: Open Source ERP (Enterprise Resource Planning), Open Source CRM (Customer RelationShip Management), Open Source E-Business e E-Commerce (Comercio electrónico), Open Source SCM (Supply Chain Management), Open Source MRP (Manufacturing Resources Planning), Open Source CMMS/EAM (Maintenance Management System/Enterprise Asset Management), Open Source POS (Point Of Sale), entre otros. Sus funcionalidades principales son: sistema avanzado de comercio electrónico, gestión de catálogos online, gestión de promoción y precios, gestión de pedidos (ventas y compras), gestión de clientes, gestión de almacén, logística y stock, contabilidad (factura online, pagos, cuentas de facturación, activos fijos, etc.); gestión de eventos, tareas, eventos, blogs, foros, puntos de ventas POS, y varias más.

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La aplicación se distribuye en dos versiones, instalable en servidor o accesible en "la nube" (cloud computing).

6. Compiere: Está distribuido con licencia de código abierto, lo que ahorrará costes a nuestra empresa. Es un ERP flexible que nos permitirá adaptarlo a las necesidades de nuestra empresa. Este ERP está íntegramente desarrollado en Java por lo que puede utilizarse tanto en entornos Windows como Linux. Así mismo, la posibilidad de usar como base de datos tanto PostgreSQL como Oracle, permiten aun mayor versatilidad. Se puede utilizar accediendo al sistema mediante un cliente Java dedicado, pero también usando un entorno web. No obstante, este entorno web solo está disponible en la versión profesional.

7. OpenBravo: ofrece módulos y paquetes ERP para integrar la Gestión de compras y almacenes, gestión de proyectos y servicios, gestión comercial, gestión avanzada de clientes o CRM, Inteligencia de negocio o BI. Desde su lanzamiento ya se han realizado unas 2.000.000 de descargas, lo que habla del interés que despierta esta solución en el mercado. Su modelo de negocio se basa en el canal indirecto y cuenta con unos 100 partners (vendors) en todo el mundo. Aparte de la solución opensource tienen una versión comercial para grandes empresas llamada OpenBravo Professional Edition. Debido a su precio nos centraremos en la versión gratuita.

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8. OpenXpertya: es una solución integral para la empresa que engloba ERP y CRM, comercio electrónico B2B, B2C y B2E, soporte de exportación de facturas, albaranes, y pedidos adaptado a la legislación española fiscal, mercantil, civil, contable, etc. Se utiliza para servicio a una empresa, a un grupo de empresas e en modalidad ASP (Application Service Provider). Está especialmente diseñado para Pymes.

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4.6

Opciones de software finalistas:

Una vez identificadas las opciones de software más interesantes para las necesidades de CatSecure, vamos a seleccionar cinco, para describirlas en mayor nivel de profundidad y decidir así cual va a ser la opción finalista. Hemos descartado las que menos soporte tienen y mayor complejidad de uso.

4.6.1 OpenBravo: Es una aplicación de código abierto de gestión empresarial del tipo ERP destinada a empresas de pequeño y mediano tamaño. La estructura de datos de la aplicación está basada originalmente en una versión antigua de Compiere, proyecto con el cual no mantiene compatibilidad alguna. OpenBravo es una aplicación con arquitectura cliente/servidor web, escrita en Java. Se ejecuta sobre Apache y Tomcat y con soporte para bases de datos PostgreSQL y Oracle. Actualmente se encuentra en español, inglés, italiano, portugués, ruso, ucraniano y francés. OpenBravo inicialmente creó su aplicación partiendo del código de Compiere y otras, práctica conocida como realizar una bifurcación.

Se desarrolló en un principio por dos profesores de la Universidad de Navarra, los dos involucrados desde mediados de los años 1990 en la gestión de la universidad. Usaron como base Compiere y orientaron el proyecto como una aplicación web. La idea se realizó en una nueva compañía nombrada en su momento tecnicia, ahora conocida como OpenBravo S.L., fundad en agosto del 2001 por Serrano, Ciordia, y Aguinaga. El producto resultante fue un nuevo ERP. Actualmente OpenBravo ERP consta de dos versiones; una libre y gratuita con soporte y funciones limitadas (no permite la administración de backups) y tiene las actualizaciones restringidas y sin garantía de corrección de fallos, y otra con elementos privativos y comerciales, que requiere la compra de una licencia. El código de la versión libre se publicó en abril de 2006.

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Esta licenciada bajo OpenBravo Public License. El código de la versión Network no se publica ni está íntegramente bajo esa licencia, sino que hay partes con licencias privativas diversas. La licencia de OpenBravo OBPL aplica además algunas otras restricciones que la hacen incompatible con la licencia GPL.

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CARACTERÍSTICAS: Es una aplicación completamente web que ha sido desarrollada siguiendo el modelo VistaControlador, lo que facilita el desacoplamiento de las áreas de desarrollo, permitiendo el crecimiento sostenible de la aplicación y una mayor facilidad en el mantenimiento del código. La mayor parte del código se genera automáticamente por el motor denominado WAD, basándose en la información contenida en el diccionario del modelo de datos. Esta característica proporciona una mejor calidad del código, al reducir drásticamente la codificación manual, al tiempo que mejora la productividad y eficiencia del desarrollo. El motor ejecuta y recompila la aplicación cada vez que el administrador modifica la configuración para adaptarla a un nuevo requerimiento. La solución gratuita se ha convertido en una de las primeras alternativas reales al software de pago. Es uno de los sistemas más populares en su área, ha sido descargado más de un millón y medio de veces y se utiliza en alrededor de 50 países. El crecimiento exponencial de OpenBravo es debido a la contribución de su comunidad internacional de usuarios y desarrolladores, siempre en constante expansión. El modelo de negocio de la compañía, basado en el software libre comercial, elimina el coste de las licencias y ofrece soporte, servicio sy mejoras de los productos mediante una subscripción anual. Está respaldado por inversores internacionales, y ha conseguido un record de financiación en el ámbito de los ERP en software libre, de la mano de Amadeus Capital Partners, GIMV y Sodena.

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Tiene las siguientes ventajas:

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Muy completo, y se adapta a las necesidades. Extensa cobertura de funciones: Contabilidad, ventas y CRM, compras, almacén, producción y gestión de proyectos y servicios. Amplio ecosistema de extensiones. Evolución constante. Diseñado para Internet. Fácil de adaptar. Económico. Transparente. Resultados rápidos. Implantación flexible, tanto como para Windows como para Linux.

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

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



Atributos del producto en almacén personalizables. Estos atributos nos sirven para capturar o actualizar las características de los productos que tenemos en el almacén, sobre todo en empresas que manejan diferentes tipos de productos. Lote y número de serie. Nos permite delimitar el número de serie de nuestros productos así como su lote, con el fin de tener un control de los productos que tenemos y nos sirve también para consultar si algún producto no existe o si todavía está en existencia solo con ingresar su lote o su número de serie. Gestión de bultos en almacén. Nos permite administrar los diferentes sub almacenes que tenemos dentro de nuestro almacén principal. Control de reposición. Nos permite saber cuándo tenemos que añadir más productos al almacén, para no tenerlo vacío. Movimiento entre almacenes. Nos permite gestionar los movimientos que tenemos entre nuestros almacenes, sobre todo si contamos con 2 o más de estos. Gestión automática de salidas de stock (vaciado según existencias, con reglas de prioridad por caducidad, ubicación, etc.). Nos permite tener un valor de que productos deben de ser los primeros en venderse, sobre todo si son perecederos, tal es el caso de los alimentos que contienen fecha de caducidad. OpenBravo automáticamente sugiere los productos que deben venderse ya para no generar pérdidas a la empresa. No es una función interesante para Cat-Secure, pero no está de más tenerla. Inventario físico. Planificación de Inventarios. Principalmente nos sirve para planificar en un futuro cuanto producto podemos meter en nuestro almacén, contando con las dimensiones de almacén, dimensiones de producto y la forma de distribuirlos. Informe de movimientos, seguimiento, stocks, entradas/salidas, caducidades, inventarlo, ubicaciones, etc. Informes personalizables. Esta característica nos permite dar seguimiento a los movimientos de entrada y salida de los almacenes, si ya se dio el alta de salida de un producto para llevarlo a otro almacén, OPENBRAVO verifica si el producto llegó a su destino, si no ha llegado lanza una alerta al usuario para verificar este suceso. Muy interesante para la venta online.

En la página http://demoeu1.openbravo.com/erp/org.openbravo.demo.loginpage.security/LoginDemo_F1.html se puede acceder a una demostración de este sistema, que nos enseñará sus principales funcionalidades. Vamos a adjuntar algunas capturas de pantalla:

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Sus características más reseñables son las siguientes:

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Inicialmente, la primera pantalla nos pide que seleccionemos tanto país como lenguaje con el que queremos trabajar:

I LUSTRACIÓN 8: P RUEBA DE O PEN B RAVO . S ELECCIÓN DE IDIOMA .

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Después de seleccionar el idioma, pasamos a la página principal. Desde ahí podremos gestionar las diferentes opciones, y podremos ver las acciones pendientes y de mayor prioridad:

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I LUSTRACIÓN 9: E SPACIO DE TRABAJO P RINCIPAL .

En el menú de aplicación podremos acceder a todas las funcionalidades del sistema.

I LUSTRACIÓN 10: M ENÚ DE APLICACIÓN .

En configuración general podremos modificar todos los aspectos, tanto de configuración regional (moneda, idiomas, país, provincia, ciudad, etc.) como las opciones del programa y gestión de la interfaz. Para acceder a los siguientes módulos simplemente tenemos que ir pulsando en lo que nos interese, gestión de compras, de almacén, de producción, de MRP, ventas, proyectos y servicios y gestión financiera.

I LUSTRACIÓN 11: G ESTIÓN DE MATERIALES .

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Las diferentes aplicaciones que vayamos abriendo se colocarán en modo pestaña, parecido a un navegador.

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Por último, es interesante comentar la posibilidad de acceder al sistema con varios roles, y podremos cambiar de uno a otro desde este submenú:

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I LUSTRACIÓN 12: G ESTIÓN DE ROLES .

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I LUSTRACIÓN 13: L OGO DE O PEN B RAVO .

4.6.2 ADempiere: ADempiere es otra de las opciones más potentes de la lista. El proyecto ADempiere fue creado en septiembre de 2006, después de las diferencias que se tuvieron entre Compiere Inc., los desarrolladores de Compiere, y la comunidad que se formó alrededor del proyecto. La comunidad consideró que Compiere Inc. puso especial énfasis en la naturaleza de código abierto del proyecto, en lugar de la naturaleza comunitaria del proyecto. Después de una intensa discusión se decidió bifurcar el código de Compiere y dar nacimiento al proyecto ADempiere. Al ser un proyecto basado en la comunidad todos tienen el derecho de emitir su opinión y de hecho es algo que se promueve activamente.



Apoyar las decisiones del líder.



Aceptar las contribuciones.



Definir el plan de trabajo.



Votar por nuevas funcionalidades.



Aprobar cambios en el kernel.

ADempiere incorpora módulos para la gestión de los proveedores, inventarios de la empresa y solicitudes de compra. Asimismo, nos ofrece módulos para gestionar las ventas, clientes y elaborar las facturas correspondientes. Combina soporte ERP, CRM y SCM. Sus principales funcionalidades son compatibilidad con pantalla táctil y puntos de venta minorista (POS), comercio electrónico, centralización de autenticación de acceso, gestión financiera, gestión de producción, gestión de la cadena de abastecimiento, gestión de almacenes, gestión de ventas, gestión de contactos y oportunidades comerciales, pasarela para telefonía Voip integrada con el ERP y CRM, gestión de documentación, repositorio de información, inteligencia de negocio BI, intranet, etc..

Podemos administrar proyectos gracias a un módulo especializado, administrar una gran parte de la contabilidad de la empresa y hasta obtener un “análisis de desempeño” en las

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A efectos prácticos, el proyecto se rige por un consejo de contribuyentes. Un líder es nominado de este Consejo para que actúe como gerente general del proyecto. El papel del Consejo de ADempiere es:

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distintas áreas, esto último gracias a un módulo de informes y reportes muy bueno y detallado. Es un proyecto que posee una comunidad experimentada en su desarrollo, recordemos que ADempiere nació no hace mucho al separarse, una parte de la comunidad de desarrolladores, del proyecto Compiere. A la fecha ha sabido diferenciarse notablemente, pudiendo encontrarla en gran variedad de idiomas, incluido el español. No se trata de una aplicación inestable, es completamente funcional y resulta una opción interesante para empresas que no han implementado todavía algún sistema de información gerencial. Esta es la ventana principal de ADempiere. La interfaz es limpia, intuitiva, sencilla y clara.

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I LUSTRACIÓN 14: AD EMPIERE . E SPACIO PRINCIPAL .

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No ha sido la opción que más nos ha gustado, ya que, aunque teníamos grandes expectativas en ella, tras usarla nos hemos dado cuenta de que está más orientada a otro tipo de negocios, que no se parecen en nada al nuestro, por ejemplo, una tienda de alimentación.

I LUSTRACIÓN 15: L OGO DE AD EMPIERE .

4.6.3 ApacheOfBiz: Apache Open For Business, más conocido como Apache OfBiz, consiste en una herramienta de software libre que permite la automatización de las aplicaciones empresariales, integrando las herramientas para ofrecer una solución eficaz en los procesos comerciales. Es sin duda una de las herramientas de software libre más utilizadas por las Pymes de todo el mundo, ya que no sólo se distribuye de manera gratuita bajo los términos de la licencia Apache License Version 2.0, sino que además se trata de una completa solución empresarial, que brinda soluciones CRM y ERP. El proyecto Apache OFBiz nació como idea de brindar una herramienta que permitiera la automatización del software empresarial, y en la actualidad se ha convertido en una de las más destacadas soluciones para el segmento de las pequeñas y medianas empresas. Debido a sus importantes funcionalidades, Apache OFBiz es utilizada por una gran cantidad de compañías de renombre mundial, que se valen de esta herramienta para basar sus servicios de eCommerce. Entre las marcas más destacables que utilizan esta aplicación podemos destacar Juniper Music, Soundesign, Messer Group, Steiner Sports, Silver Wings Plus Club, American Heart Association: Grocery List Builder y Action Envelope, entre otras. Por otra parte, al tratarse de una poderosa herramienta nacida en el seno del software OpenSource, ha dado lugar al desarrollo de infinidad de aplicaciones puntuales, tales como SourceTap CRM, ALL-IN Software, Opentaps Open Source ERP+CRM, Neogia, Mvelopes, Entente Oya, y una larga lista de aplicaciones del ámbito.

En cuanto al comercio electrónico, la herramienta brinda soluciones en cuanto a la administración de catálogos, gestión de promociones y precios, gestión de contenidos, control de los puntos de venta, y una gran cantidad de prestaciones extras. Se trata en realidad de un framework que permite desarrollar las herramientas necesarias para cada tipo de empresa, permitiendo la utilización de funcionalidades tales como planificación por ERP, gestión de relación con los clientes por CRM, eCommerce, SCM, MRP, CMMS/EAM, POS (punto de venta), y demás, brindando así una verdadera plataforma de soluciones integradas. Para su funcionamiento, Apache OFBiz ha sido construida en base a tres capas perfectamente diferenciadas entre sí, las cuales se describen a continuación:

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La aplicación, desarrollada por la fundación Apache como un Apache Top Level Project, permite la administración de todos los procesos, desde órdenes de pedido, control de almacenes y stock, gestión contable y control de la relación con los clientes.

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Capa de presentación: Se refiere puntualmente a las páginas webs que se muestran en pantalla ante el cliente. Para esto permite utilizar Java Server Pages, páginas FTL construidas a partir del motor de plantillas de FreeMaker, Widgets para formularios y menús, entre otras.

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Capa de aplicación: En este segmento se encuentran los servicios que se le brindan al usuario, donde se manejan las transacciones, la seguridad y demás componentes del eCommerce.

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Capa de datos: Esta capa está destinada al acceso de la información a la base de datos, donde se realiza el almacenamiento de la información, y donde puede accederse para las consultas pertinentes sobre diferentes datos relacionados a las ventas de la empresa.

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Sus módulos más importantes son los siguientes:

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Contabilidad.

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Gestión de activos.

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Catálogo y gestión de productos.

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Gestión de almacenes.

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Planificación de recursos.

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Gestión de clientes CRM.

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eCommerce.

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Planificación de requerimientos de material.

Ha sido una de las aplicaciones ERP que más nos ha gustado y finalista claramente para la decisión. Cuenta con todos los módulos que Cat-Secure necesita, y que permitirían la mejora de las deficiencias que presenta la empresa en sus procesos. No obstante, su mayor complejidad y la ausencia de actualizaciones frecuentes (o no con toda la frecuencia que se desearía) es lo que finalmente, la ha descartado. La última versión estable es del 1 de abril de 2013, hace ya más de un año. De todos modos, es una opción muy recomendable.

4.6.4 Compiere:

Compiere.inc (la compañía) fue creada en 1999 por Jorg Janke y fue un proyecto del top 10 en Sourceforge desde 2002 durante 4 años llegando al millón de descargas y a los 100 asociados en 2006. Es una aplicación para negocios de código abierto, ERP y CRM destinada para las empresas de pequeño y mediano tamaño y con una gran expansión en el mercado anglosajón en los últimos años. Está desarrollada usando J2EE. La aplicación y el código fuente se provee sobre la base de distribución libre bajo una licencia basada en la licencia pública Mozilla. Puede ser configurada y extendida dentro de la aplicación y por medio de la adición de componentes modulares. La documentación y el soporte solo están disponibles mediante pago. Desde la versión 2.5.2, Compiere es independiente de la base de datos, y existe una infraestructura para la conexión a múltiples bases de datos. Soporta Oracle como una única base de datos oficial. Aunque Compiere está gobernado por una licencia de software libre derivada de la MPL 1.1, la CPL 1.1 (Compiere Public License), realmente es difícil saber cuánto del producto es código abierto y cuánto no, al incluir varias librerías internas cuyo código no se proporciona con el producto e incluso algunas de pago (de terceros en cualquier caso) que realizan funciones centrales en el producto. Asimismo, la propia licencia CPL incluye la posibilidad clara de que la empresa desarrolladora pase partes, o la totalidad del código, a licencia comercial transcurridos dos años de su fecha de lanzamiento.

También existen varios proyectos adicionales derivados de Compiere, algunos son simplemente ligeras adaptaciones del producto para tratar de ponerlo acorde con las necesidades legales en diversos países (Compiere está muy orientada a la legislación norteamericana únicamente y es difícilmente adaptable en algunos puntos a diversas leyes Europeas y sudamericanas, sobre todo en al apartado contable y fiscal). Otros son proyectos independientes de documentación libre de Compiere (La documentación oficial de Compiere no está disponible bajo licencia libre). Otros son proyectos más elaborados que cubren nuevas facetas que Compiere no desarrolla y finalmente otros están construidos a partir de Compiere o con fusión de Compiere y otros ERPs o programas de gestión de software libre, pero ampliando sus características y mejorando la personalización y adaptación legal para un determinado país o zona.

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Actualmente existen bastantes consultores en todo el mundo dando soporte del producto Compiere; algunos (unos pocos) homologados directamente por la empresa desarrolladora, otros lo hacen de manera independiente.

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Debido a su filosofía de código abierto, así como diferencias presentadas entre distintos grupos han llevado a generar gran cantidad de bifurcaciones, que aun años después contienen gran cantidad de código libre desarrollado inicialmente para Compiere, las más destacadas bifurcaciones son Adempiere, iDempiere, y sobre todo, OpenBravo. Es muy fácilmente personalizable, y fácilmente se puede editar el código.

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Como aplicación ERP es una de las más fáciles de utilizar que hemos probado, pero presenta varios inconvenientes que nos han hecho decantarnos por otras alternativas:

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Dependencia de Oracle para las bases de datos.

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No admite el sistema operativo Linux, por lo que no funcionará en todos los equipos de la empresa.

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No ofrece formación ni soporte técnico, la única forma de resolver cualquier incidencia es a través de sus propios foros.

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Gestión de proyectos incompleta.

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El módulo financiero está muy incompleto; no gestiona las nóminas, ni activos fijos ni el efectivo.

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El módulo de gestión de clientes no nos ofrece la característica de gestionar los descuentos ni las devoluciones de pedidos, requisito imprescindible.

I LUSTRACIÓN 16: L OGO DE C OMPIERE .

4.6.5 Decisión final. OpenERP (Odoo): Tras probar detalladamente las cuatro alternativas anteriores, e ir descartándolas por diversos motivos, nos hemos decidido por esta opción final, que en nuestra opinión es la más equilibrada en todos los aspectos, tanto por el coste total, por facilidad de uso, por personalización y flexibilidad, por sus características y funciones añadidas y por su posición en el mercado y soporte. Conocido ahora conocido como Odoo, es un sistema de ERP integrado de código abierto actualmente producido por OpenERP s.a. OpenERP es un sistema muy completo, con infinitud de módulos específicos para distintos sectores de actividad. Es un sistema potente, ya que añade en la mayor parte de sus áreas herramientas de análisis y generación de informes, por lo que la gestión y visualización de la información se simplifica. Es una herramienta flexible, que permite modificar y adaptar el código a las necesidades de las empresas de forma ágil. Es software libre, basado en estándares, abierto y ampliamente soportado. Existe una importante comunidad de desarrolladores que están constantemente fortaleciendo el proyecto (amplia documentación, foros, cvs, mailing, listas, etc.). Es accesible, se suministra bajo licencia GPL, por lo que no se abonan licencias de adquisición. Únicamente conlleva los costes de integración y adaptación a las necesidades de nuestra empresa.

La parte del servidor está escrita en Python. El cliente se comunica con él a través de interfaces XML-RPC. La funcionalidad del negocio se organiza en módulos, que no son más que meras carpetas con una estructura predefinida, con código en Python y archivos XML en su interior. Un módulo define la estructura de los datos, formularios, informes, menús, procedimientos, flujos de trabajo, etc. Los módulos se definen mediante una sintaxis independiente del cliente, de tal forma que añadir nuevos objetos, como menús y formularios los hace disponibles para cualquier cliente. Los principales módulos disponibles son:

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OpenERP tiene componentes cliente-servidor separados. El servidor se ejecuta independientemente del cliente y maneja la lógica de negocio y comunica con la aplicación de base de datos. El cliente presenta la información a los usuarios y les permite interactuar con el servidor.

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Empresas. Facturación, cobros y pagos. Contabilidad. Estadísticas. Productos. Recursos humanos. Control de inventario. Gestión de Atención a Clientes y Proveedores. Gestión de Compras. Gestión de Almacenes. Gestión de proyectos. Planificación de Proyectos. Gestión de Producción/Fabricación. Gestión de Ventas. Facturación. Gestión de informes. Gestor documental.

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Vamos a realizar una breve descripción de los módulos más importantes, y que más usaremos en Cat-Secure:

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1. Contabilidad. Disponibles módulos de localización española para que OpenERP se adapte a la normativa vigente de Hacienda.  Sencillez de procesos contables.  Obligaciones fiscales e informes oficiales.  Gestión de pagos y cobros. 2. Ventas. Gestión de ventas o iniciativas y comerciantes.  Integración con CRM.  Campañas y oportunidades comerciales.  Control postventa. 3. Almacén. Control total de stocks, almacenes e inventarios.  Multialmacen y trazabilidad.  Entrada/salida de productos.  Valoración de inventario. 4. CRM. Manejo relativo de algunas de las acciones más comunes relacionadas con CRM y Marketing, tales como la segmentación de clientes o la realización de campañas de Marketing. En la siguiente página es posible acceder a una demostración de OpenERP http://demo.openerp.com/

4.6.6 ¿Por qué hemos elegido OpenERP (Odoo)?: Como se ha dicho anteriormente, en nuestra opinión es la más equilibrada en todos los aspectos, tanto por el coste total, por facilidad de uso, por personalización y flexibilidad, por sus características y funciones añadidas y por su posición en el mercado y soporte.

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No hay que contratar a un distribuidor oficial para su implantación, en el caso de necesitar más módulos somos libres de desarrollarlos, incluso podremos mejorar los ya existentes. También es multiplataforma. No hay costes de licencias, fundamental para una empresa con el tamaño de CAT-Secure. Es capaz de solucionar las deficiencias en los procesos que hemos planteado al principio.

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5.

OpenERP: Implementación

Vamos a simular el proceso de instalación de este sistema ERP, añadiendo datos de nuestra empresa. Lo primero es ir al sitio donde podremos descargar el programa. Para ello, visitaremos el sitio web http://openerpspain.com/descargas/

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I LUSTRACIÓN 17: P ÁGINA DE DESCARGA DE O PEN ERP.

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Una vez descargado el instalador, el siguiente paso es ejecutarlo, para comenzar el proceso de instalación. Es recomendable cerrar todos los demás programas que estén en ejecución, y sobre todo, el navegador. Cuando ejecutemos el instalador, la primera ventana será de bienvenida. Tendremos que pulsar en Next (siguiente) para que la instalación continue. La siguiente ventana serán los términos de licencia típicos en cualquier programa, que debemos de leer y aceptar pulsando en I agree.

I LUSTRACIÓN 19: T ÉRMINOS DE LICENCIA .

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I LUSTRACIÓN 18: P RIMERA VENTANA DEL P ROCESO DE INSTALACIÓN .

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La siguiente ventana que vamos a ver será para seleccionar los componentes que deseamos instalar. Será necesario instalar tanto el servidor como el soporte para la base de datos, que almacenará la información necesaria.

I LUSTRACIÓN 20: O PEN ERP. I NSTALACIÓN DE COMPONENTES .

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La siguiente ventana es para configurar los datos de acceso para el cliente. Podremos cambiar el nombre de usuario, contraseña, puerto y nombre de hostname. Lo dejamos por defecto:

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I LUSTRACIÓN 21: C ONFIGURACIÓN DE LOS DATOS DE ACCESO A LA BBDD .

Por último, seleccionamos la ruta de instalación y pulsamos en siguiente. El programa comenzará a instalarse.

I LUSTRACIÓN 22: R UTA DE INSTALACIÓN DE OPENERP .

I LUSTRACIÓN 23: P RIMER INICIO DE O PEN ERP.

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Una vez la instalación haya concluido, iniciamos OpenERP a través de nuestro navegador preferido. En el primer inicio se nos pedirá cumplimentar información relativa a la base de datos que usa el programa. Rellenamos con los datos de nuestra empresa:

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Cuando el proceso finalice, accederemos a la página principal, donde aparecen los módulos disponibles para su instalación en función de nuestras necesidades.

I LUSTRACIÓN 24: M ÓDULOS DISPONIBLES .

5.1

¿Qué módulos vamos a instalar para Cat -Secure?

Teniendo en cuenta las carencias en los procesos de Cat-Secure, los módulos que más nos interesan son:

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Contabilidad: El módulo contable de OpenERP provee contabilidad general, analítica y presupuestaria, y cuenta con todas las funcionalidades para llevar los libros contables de forma rigurosa. Gracias a este módulo podremos llevar a cabo gran variedad de tareas, como definir centros de costos, gestionando de una manera eficiente la contabilidad analítica en nuestra empresa. OpenERP dispone de contabilidad automática de doble entrada, que se combina con una gran cantidad de herramientas de informes y análisis totalmente integradas. Este módulo nos ayudará en la gestión de los datos económicos de nuestra empresa, siendo posible la utilización de múltiples planes de cuentas de manera simultánea. También permite la generación de presupuestos, informes, etc. Con este módulo la tesorería puede gestionar los flujos de caja y el efectivo con un alto nivel de trazabilidad.

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Ventas: OpenERP permite una completa gestión y planificación de las oportunidades comerciales en tiempo real. Los procesos de venta y presupuestación están completamente integrados en el módulo de gestión de clientes (CRM). La forma en que OpenERP puede acceder a la información acerca de los clientes lo hace muy útil para la administración de ventas. Las herramientas de segmentación permiten generar de forma automática ofertas especiales para clientes disconformes o para clientes que no han realizado pedidos en un determinado período de tiempo. Además, la segmentación de ventas permite asignar los mejores representantes comerciales a los mejores clientes y realizar un seguimiento continuo de las oportunidades. Ideal para solucionar las carencias de Cat-Secure en este sentido.



Marketing: El diseño de cada campaña de marketing es sobre todo un proceso a largo plazo y el éxito de cualquier campaña depende de la investigación y la eficacia en la selección de los clientes en la campaña. Hay ciertas preguntas que el director de nuestra empresa podría plantearse al diseñar su campaña:

La campaña en OpenERP funciona sobre el principio básico de la automatización de prospectos (posibles clientes) por el cual se crea una ventaja basada en una respuesta específica por un cliente hacia un estímulo. La prospección de ventas se considera el primer escalón para conseguir una venta, por lo que una vez que tenemos los prospectos comenzaremos con la campaña de marketing. El módulo de campaña de marketing está estrechamente sincronizada con el módulo de CRM. Inicialmente, vamos a considerar el segmento que atendemos en la campaña como prospecto. Se establecen las metas para cada campaña, que sería considerado como un estado deseado. Una vez que el prospecto cumple nuestros criterios objetivos de metas nosotros cambiamos su estado para convertirlo en una oportunidad (es decir, debemos dar un atención enfocada a los prospectos). Una vez que el prospecto cumple con el objetivo final se le considera como un nuevo cliente y cerramos el prospecto.

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o ¿Cuál sería nuestra campaña de marketing? o ¿Quién sería el público objetivo sobre el que nuestra respectiva campaña girará en torno? o ¿Cómo medimos la efectividad de nuestra campaña?

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