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• Karen Ailin

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MATRIZ DE COMUNICACIÓN (FLUJOS DE COMUNICACIÓN) PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DEL SGC

OBJETIVO NOMBRE DEL PROCESO

Identificar el flujo de la comunicación, para determinar las dinámicas de la misma en la Firma, tanto interna como externamente, para divulgar los actos administrativos, las decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos. QUE SE COMUNICA Compromiso frente al Sistema de Gestión de la Calidad (Políticas y Objetivos)

GESTIÓN ESTRATÉGICA

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: Octubre 2018

Asignación de recursos

Responsabilidades y Autoridades del SGC Manuales (Estilo Corporativo y de Calidad)

QUIEN LO COMUNICA Alta Dirección Representante de la Gerencia Director Administrativo Alta Dirección Administrativo

PRECONTRACTUAL Y CONTRACTUAL

PRESTACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SERVICIO

CUANDO LO COMUNICA

Todo el personal

Durante la Implementación del Sistema Cuando se diseñe y modifique En campañas de motivación y sostenimiento.

Director Dependencia a la cual asignaron los recursos

Alta Dirección Representante de la Gerencia Alta Dirección Director Administrativo Jefe Inmediato

Sistema de Gestión de la Calidad Representante de la Gerencia (Desempeño de los procesos, procesos y procedimientos) MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

A QUIEN LO COMUNICA

No Conformidades y Planes de Representante de la Gerencia mejoramiento Líder del Proceso

Cuando amerite

A todo el que le interese

Modificación de los contenidos, cambio de funciones, inducción y re inducción.

Todo el personal

En el proceso de inducción y reinduccion

Todo el personal

Cuando se diseñe, modifique En el proceso de inducción y reinduccion

Dependencia a la cual se le levanto la no conformidad

Cuando amerite

Plan de auditoria

Representante de la Gerencia Asistente de Calidad

Todos los procesos

Anual

Documentos actuales del Sistema de Gestión de la Calidad

Representante de la Gerencia Asistente de Calidad

Todos los procesos

Cuando se realice un cambio

Al encargado del cliente

A criterio de la Alta Gerencia

Identificación de las necesidades del cliente

Gerente -Socio Gerente de Auditoria Director Jurídico

Nuevas licitaciones

Director Jurídico Asistente Jurídico

Nuevos clientes

Socio Gerente de Auditoría

Gerente-Socio Gerente de Impuestos Supervisores de Auditoría Dirección Operativa Encargados de clientes

Cada vez que se presenten En el momento en que surja la necesidad

MATRIZ DE COMUNICACIÓN

(FLUJOS DE COMUNICACIÓN)

PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DEL SGC

OBJETIVO NOMBRE DEL PRESTACIÓN PROCESO Y SEGUIMIENTO DEL SERVICIO

PRESTACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SERVICIO

Identificar el flujo de la comunicación, para determinar las dinámicas de la misma en la Firma, tanto interna como externamente, para divulgar los actos administrativos, las decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos. QUE SE COMUNICA

QUIEN LO COMUNICA

A QUIEN LO COMUNICA

CUANDO LO COMUNICA

Nuevos nombramientos de encargados de clientes

Socio Gerente de Auditoría Dirección operativa

Supervisores de Auditoría Encargados de clientes Secretaria Steno

En el momento en que surja la necesidad

Ejecución de la planeación

Socio Gerente de Auditoría Dirección operativa

Supervisores de Auditoría Encargados de clientes

En el momento en que surja la necesidad

Cambios que se surtan en la metodología de NEXIA

Socio Gerente de Auditoría

Supervisores de Auditoría Dirección Operativa Encargados de clientes

En el momento en que surja la necesidad

Departamento de contabilidad

Permanente

Todo el personal

En la inducción y reinduccion del personal

Todo el personal

Permanente

Programa de salud ocupacional Coordinador de Salud ocupacional

Todo el personal

Anual

Decisiones de la Dirección sobre el personal (Horarios, Actividades a desarrollar, notificaciones disciplinarias)

Todo el personal

Permanente, cuando amerite

Novedades de nómina Perfil de Cargos Plan de entrenamiento (Formación y Capacitación) GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICO E INSUMOS

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: Octubre 2018

Director Administrativo Asistente Administrativa Director Administrativo Jefe Inmediato Director Administrativo Gerente de Auditoria

Director Administrativo Gerente de Auditoria

Período vacacional

Director Administrativo

Todo el personal

Anual

Evaluación del desempeño

Alta Dirección

Todo el personal

Anual

Cronograma de mantenimiento recursos tecnológicos

Ingeniero de sistemas empresas contratante

Alta dirección

Anual

Orden de compra

Alta Dirección

Proveedor del producto o servicio

Permanente

Existencia de insumos y materiales

Secretaria Steno

Director Administrativo

Permanente

Al proveedor

Anual

Evaluación y Reevaluación de proveedores

Director Administrativo Asistente Administrativa Secretaria Steno

MCM 001

ulgar los actos

COMO LO COMUNICA Reuniones Carteleras Manual de Calidad Correo electrónico Página web Acta de Revisión por la Dirección Correo electrónico Comunicación verbal Perfil de Cargos Organigrama Procesos y Procedimientos Documento Impreso Correo Electrónico Capacitaciones Cartelera Documentos del Sistema Correo Electrónico Correo electrónico Intranet

Comunicación verbal Comunicación verbal Correo electrónico Comunicación verbal Correo electrónico Comités de Auditoría

MCM 001

ulgar los actos

COMO LO COMUNICA Comunicación verbal Correo electrónico Comités de Auditoría Comunicación verbal Correo electrónico Comités de Auditoría Comunicación verbal Correo electrónico Comités de Auditoría Correo electrónico Documento Impreso Documento Físico Correo Electrónico Carteleras Correo electrónico Reunión Carteleras Comunicaciones internas Correo electrónico Documento impreso correo electrónico Documento impreso Reunión personal Documento impreso Documento impreso Documento impreso

Correo Electrónico

MATRIZ DE COMUNICACIÓN PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DE SISTEMA DE SGC

OBJETIVO

MCM 001

(ADMINISTRACIÓN DE MEDIOS) FECHA DE ACTUALIZACION: octubre de 2018

Identificar la administración y autorización del uso de los medios de comunicación internos, las funciones, los receptores de la comunicación y demás elementos de la caracterización para fomentar una cultura de responsabilidad y control de los mismos.

Autorización para el uso del medio de comunicación (área)

USO

Función del medio de comunicación

(forma, tamaño, contenido y demás características)

Frecuencia con que se usa este medio de comunicación

Receptores de la comunicación

Evidencia de la comunicación

Alta Dirección

N/A

Registrar y hacer constar por escrito las decisiones, acuerdos o hechos que se han producido en una reunión o junta

Tamaño carta

De acuerdo a necesidad

Áreas de interés

Recepción a conformidad

Tamaños no especificados, B/N o color, contenidos de interés para todo el personal

Semanalmente y cuando la noticia lo requiere

Todo el personal

Copia de lo que se fija en las carteleras y fotografías

Protocolo del medio

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Acta

Carteleras

Director Administrativo

Todas las dependencias

Dar a conocer actividades de la entidad (administrativas, sociales, culturales, etc.) y estimular actitudes en los equipos de trabajo hacia metas generales de la Firma

Internet (Correo electrónico)

Ingeniero de Sistemas a través de claves de acceso

Quien tenga computador y clave de acceso

Enviar y recibir información de carácter institucional

Manual de imagen corporativa

Diario

Todo el personal

Correos enviados o impresos

Tamaños no especificados, B/N o color, contenidos de interés para todo el personal

Cuando surja una actualización de algún documento

Todo el personal

La evidencia se puede tomar ingresando a la intranet

Intranet

Ingeniero de Sistemas a través de claves de acceso

Todas las dependencias

Tener a disposición de todo el personal los documentos actualizados que componen el plan estratégico de Nexia (Sistema de Gestión de la Calidad, Proceso Tributario, Proceso de la Prestación del Servicio, FondeNexia)

Oficio, Carta

Jefe Inmediato

Todo el personal

Comunicar a la institución con personas o individuos a larga distancia o cerca con motivos diversos

Tamaño carta membretado institucional

Diario

Todo el personal

Copias con recibido

Fax

Jefe Inmediato

Todo el personal

transmitir y recibir documentos mediante la red telefónica conmutada

No documentado

Diario

Grupos de interés internos y externos

Reporte de envío

Reunión

Responsable del proceso

N/A

Actividad que congrega a un grupo determinado de personas para tratar uno o varios temas

No documentado

De acuerdo a las necesidades

Asistentes a la reunión

Registro de asistencia

Teléfono

Jefe Inmediato

Todo el personal

Comunicar a distancia

Análogo

Diario

Persona con la cual se logra la comunicación

N/A