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MANUAL DE USUARIO

VERSIÓN:

SAP BUSINESS ONE 9.1

COMPRAS

ENERO 2016

MANUAL DE USUARIO - Proceso de Compras.

Tabla de contenido 1.

Estructura de Documentos Común ............................................................................................ 3 a)

Cabecera.................................................................................................................................. 4

b)

Detalle ..................................................................................................................................... 5

c)

Pie ............................................................................................................................................ 7

d)

Búsqueda de Datos en los Formularios ................................................................................... 7

2.

Documentos de Compras ........................................................................................................... 8 a)

Oferta de Compra Directa sin gestión de autorización. .......................................................... 8

b)

Orden de Compra .................................................................................................................. 10

a.

Creación de la orden de compra ........................................................................................... 10

i.

Formato de la orden de compra ........................................................................................... 12

b.

Gestión de autorización de la orden de compra: .................................................................. 13

1- Generación de la orden de compra desde el documento preliminar después de la aprobación .................................................................................................................................... 16 c)

Entrada de Mercancías OP .................................................................................................... 17

a.

Entrada de mercadería OP – Opción COPIAR A .................................................................... 17

b.

Entrada de mercadería OP – Opción COPIAR DE .................................................................. 19

d)

Devoluciones ......................................................................................................................... 21

e)

Factura de Proveedores ........................................................................................................ 23

a.

Factura de Articulo Almacenable (Movimiento de stock)..................................................... 23

b.

Factura de Servicio ............................................................................................................... 24

c.

Orden de compra con 2 Facturas .......................................................................................... 26

f)

Nota de Crédito ..................................................................................................................... 28

a.

Nota de Crédito Interna: ....................................................................................................... 28

b.

Nota de Crédito SUNAT: ........................................................................................................ 31

3.

Asistente de Obtención de Documentos ................................................................................. 33

4.

Mapa de Relaciones.................................................................................................................. 36

5.

Informes de compras ................................................................................................................ 37

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MANUAL DE USUARIO - Proceso de Compras.

PROCESO DE COMPRAS 1.

Estructura de Documentos Común

Todos los documentos de compras y de acreedores de SAP Business One tienen campos similares en la parte superior e inferior de la página y 4 pestañas Contenido, Logística, Finanzas y Anexos, como se muestra a continuación:

CABECERA

DETALLE

La pestaña Contenido incluye toda la información específica de los artículos o servicios solicitados. La pestaña Logística contiene la dirección de envío de los artículos o servicios, así como la de los pagos. Aquí también se especifica el método de envío. La mayoría de la información se obtiene de datos maestros pre configurados de la empresa y de datos de proveedor.

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La pestaña Finanzas contiene información relevante de la cuenta de mayor correspondiente a la compra obtenida de los datos maestros de contabilidad financiera. a)

Cabecera



Proveedor: Ingrese el Código del Proveedor o de lo contrario realice la búsqueda seleccionando el campo Proveedor y presionando la tecla “TAB”.



Nombre: El sistema muestra automáticamente el nombre del proveedor que ha sido seleccionado.



Persona de contacto: Nombre de la persona de contacto por defecto tal como se definió en los datos maestros del socio de negocios. De ser necesario, indique una persona de contacto diferente.



Número de referencia: Este valor se genera automáticamente al especificar la serie del documento.



Moneda: Seleccionar la moneda para el importe de la factura.



Número de Grupo: Este campo se utilizará para el tema del cuadro comparativo para la evaluación de la mejor oferta.



N°: Seleccione el número de serie del Documento y el sistema generará automáticamente tanto el número correlativo del documento como también el número de referencia.



Fecha de Contabilización: Especifique la fecha de contabilización. El valor predeterminado para este campo es la fecha actual en la cual se crea la factura de acreedor. Modifique la fecha, si es necesario.



Fecha de Vencimiento o Válido hasta: Especifique la fecha de vencimiento prevista para la factura del artículo o servicio.



Fecha del Documento: Especifique la fecha de emisión del documento.



Fecha solicitada: Especifique la fecha de solicitada del documento.

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b) Detalle

Contenido: 

Clase de artículo/servicio: Especificar si el documento a generar es artículo o servicio, una vez generado ya no se puede modificar. Sólo el Artículo afecta al stock.



Número de artículo: Ingresar el código del artículo o pulsar la tecla TAB para seleccionar el articulo registrado en el SAP.



Cantidad: Especifique la cantidad solicitada por el proveedor.



Precio Unitario: Especifique el valor unitario del artículo.



%Descuento: Especifique porcentaje de descuento para el artículo.



Indicador de Impuestos: Las opciones son IGV(aplicará el cálculo de 18%) y EXE_IGV (Exento de impuesto)



Total (ML): Es el resultado de la cantidad multiplicado por el precio y tomando en cuenta el % de descuento y el impuesto.



Centro de costos: Seleccionar centros de costos.



Proyecto: Seleccionar el proyecto.

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Logística:

 Destino: La dirección donde se entrega la mercadería, tal como se encuentra definido en el cliente y, lo puede cambiar en el documento si es necesario.  Pagar a: La dirección donde se emite el documento (dirección fiscal) y, lo puede cambiar en el documento si es necesario.

Finanzas:



Asiento contable: Nos lleva al asiento de la factura, abriendo la flecha del campo.



Condiciones de pago: Cuando es al contado el sistema obliga a realizar el pago, el resto de opciones el sistema lo considera que es a crédito y no obliga a realizar el pago.



RUT: Número de identificación fiscal de la empresa

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Anexos:

 c)

Se puede agregar documentos al formulario de compras de SAP.

Pie

 Encargado de Compras: Seleccione el responsable de compras si es necesario  Titular: Ingrese el código del empleado al que pertenece la factura de acreedores.  Comentarios: Ingrese algún comentario sobre el documento ingresado.  Descuento: Se aplicará un descuento al total del importe.  Gastos Adicionales e Impuesto: Se aplicará al documento si existieran.  Total del documento: Es el valor total del registro facturado. d) Búsqueda de Datos en los Formularios SAP Business One nos permite buscar los datos a ser ingresados en el formulario que estamos creando para esto tenemos dos maneras: Una es colocándose en el campo a llenar y damos TAB para desplegar la información, otra manera es usando el botón de desplegar.

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Le damos click al botón o damos TAB.

2.

Documentos de Compras

a)

Oferta de Compra. Ingresamos a la siguiente opción: Compras-> Oferta de Compras

Ingresar los datos relevantes tal como muestra la imagen de la oferta de compra

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Especifique un Proveedor (con la tecla TAB se completa el nombre del proveedor).

Ingrese la fecha solicitada.

Ingresar toda la información solicitada y la cual indica los mensajes de alerta.

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b) Orden de Compra Las órdenes de compra se pueden hacer desde las ofertas de compras o directamente desde el módulo de Compras – Proveedores Pedido.

a.

Creación de la orden de compra Ingresamos los datos relevantes, también podemos cambiar la moneda del documento. Ingresamos el Tipo de Documento y el Tipo compra .

Ingresamos los datos del artículo así como los datos mostrados en la imagen. .

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Adicionalmente podemos crear la orden de Compra desde una Oferta Existente

Abrimos una Orden de Compra y colocamos el Proveedor luego TAB y hacemos clic en “Copiar de” y ubicamos la Oferta de proveedor elegido y creamos el pedido.

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i. Formato de la orden de compra PASO 1: Ubicamos la Orden compra

PASO 2: Damos clic en el siguiente icono para ver el formato de la orden:

PASO 3: Luego imprimimos dándole clic a este icono:

O también Archivo -> imprimir (seleccionamos la impresora a mandar el formato).

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b. Gestión de autorización de la orden de compra: Si no existe una configuración de autorizaciones el flujo de la creación de orden de compra culmina en lo anterior, de lo contrario la orden de compra se guarda como un preliminar hasta que se proceda a su aprobación y creación definitiva.

El usuario que está elaborando la orden de compra puede escribir un comentario que será visto por la persona que aprobara la orden de compra. .

PASO 1: Proceso de Autorizacion Al momento de crear el pedido este pasa por un proceso de autorizacion. Podemos visualizar el estado de nuestra orden preliminar. RUTA:Compras-Proveedores->Informes de documento

Compras->

Informe documento

preliminar

de

En usuario se mostrará el usuario con el que estamos conectados (si queremos otro usuario desplegamos la opción y buscamos el usuario). Marcamos las opciones mostradas en la imagen y OK.

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Damos clic en nuestro documento preliminar y luego clic derecho sobre el documento abierto y elegimos Informe status de autorización.

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Mediante este informe podemos observar en qué estado esta nuestro documento y que persona es la que lo autoriza.

Paso 2: Mensajes de Autorización- (SOLO PARA LOS QUE AUTORIZAN DOCUMENTOS) se abrirá automáticamente una ventana para crear la orden o para autorizar.Podemos visualizar nuestros mensajes y alertas aquí:

Seleccionamos la petición de autorización y le damos clic a la flecha amarilla para abrir la solicitud de autorización.

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En la solicitud podemos verificar la orden haciendo clic en la flecha amarilla, si está bien la orden cambiamos el estado de pendiente a autorizado.

En el caso de ser rechazo el documento (No aprobados) este regresa al usuario que ha creado el documento. En este caso modificar la oferta de compra y volver a realizar el informe comparativo. 1- Generación de la orden de compra desde el documento preliminar después de la aprobación Luego de proceso de autorización la orden de compra llega al usuario mediante una alerta de autorización.

Seleccionamos el mensaje de autorización, luego clic en la flecha amarilla que viene a ser nuestra orden a crear (ya autorizada).

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Creamos la orden de compra (la cual está en estado autorizado).

c)

Entrada de Mercancías OP El procedimiento regular indica que toda entrada de mercadería a almacén debe llevar una orden de compra. SAP permite crear la Entrada de Mercancías OP desde la Orden de Compra o crearla directamente en el documento Entrada de Mercancías OP. Es así que se nos presentan 2 casos: Para la compra de servicios se registrará una entrada de mercancía a manera de conformidad de servicio. a.

Entrada de mercadería OP – Opción COPIAR A

Ingresamos a la siguiente opción: Compras -> Orden de Compra Ubicamos la Orden de Compra en SAP (ya creada anteriormente) y utilizar la opción COPIAR A

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Seleccionar el botón Copiar a “Pedidos Entrada Mercancías” El sistema abre la entrada de mercadería y arrastra todos los datos de la orden de compra. Revisar el documento y si todo está correcto procede a CREAR.

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MANUAL DE USUARIO - Proceso de Compras.

1

INGRESAR INFORMACION EN LOS CAMPOS DE USUARIO. Ingresamos los datos de la factura o de la Guía. Y demás datos relevantes

b. Entrada de mercadería OP – Opción COPIAR DE Ingresamos a la siguiente opción: Compras -> Entrada de Mercancías

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En el campo Proveedor seleccionar el Código del proveedor que se encuentra registrado en

la

Orden de Compra, presionar la tecla “TAB” y utilizar la opción COPIAR DE

Seleccionar el botón Copiar de “Pedidos”



Ingresamos la misma información en los campos de usuario descritas en el punto a. Entrada de mercadería OP – Opción COPIAR A.

 Recordar que se puede registrar una entrada de un Servicio, esto representa la conformidad del servicio. El sistema abre una nueva ventana, mostrando una lista de Orden de Compra pertenecientes al proveedor seleccionado.

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Doble clic en el registro o seleccionar, el sistema mostrara el siguiente asistente:

Seleccionar los parámetros que muestran la figura y clic en el botón finalizar. El sistema arrastrará los datos de la orden de compra hacia el documento de Entrada de Mercancía, si los datos están correctos se procede a CREAR. Aunque copie todos los datos de un pedido existente, se pueden ajustar las cantidades y los precios así como la fecha, el proveedor y la información del artículo antes de contabilizar (añadir) el documento. Para más información consultar la sección: Sección 3: Asistente de Obtención de Documentos

d) Devoluciones PASO 1: Las Devoluciones se realizan desde la entrada de mercadería.

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Por ejemplo queremos devolver del artículo tríptico la cantidad de 5, entonces le damos clic en “Copiar a” y elegimos Devolución.

Devolución creada

PASO 2: Ahora lo que tenemos que hacer es ir a la orden de compra y creamos una nueva entrada de mercadería y seguimos todo el proceso hasta la factura.

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e) Factura de Proveedores Para visualizar las facturas creadas Ingresamos a la siguiente opción: Compras-> Factura de Proveedores

Tenemos 2 tipos de artículos (almacenables y servicio) procederemos a explicar la creación de la factura para cada tipo de artículo. a.

Factura de Articulo Almacenable (Movimiento de stock) PASO 1: Seleccionamos la entrada de mercadería y procedemos a darle clic al botón Copiar a y elegimos Factura de proveedores.

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MANUAL DE USUARIO - Proceso de Compras.

Al seleccionar “Copiar a” nos aparece la factura a crear. Actualizamos el tipo, serie y correlativo. Le damos crear y listo.

b. Factura de Servicio PASO 1: Seleccionamos la entrada de mercadería y procedemos a darle clic al botón Copiar a y elegimos Factura de proveedores. Para el caso de los servicios la entrada de mercancía se considera una “Conformidad del servicio” y este documento no genera asiento.

Al seleccionar “Copiar a” nos aparecerá la factura a crear.

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PASO 2: Al crear la factura en caso el SN este afecto a Detracción/Retención aparecerá la siguiente pantalla “Tabla de Retención de impuestos”.

Al momento de darle CREAR a la factura nos saldrá esta ventana si el monto es suficiente para tener detracción le damos Sí y si no es suficiente le damos No y creamos la factura.

Al momento de darle clic al Botón Si nos sale esta ventana donde nos muestra el impuesto que tiene el cliente. Si queremos colocar otro impuesto más le damos clic al botón indicado en la imagen.

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Seleccionamos el impuesto que queremos agregar y damos clic en seleccionar luego clic al botón actualizar y finalmente OK.

PASO 3: Una vez seleccionado el % de detracción le damos actualizar y OK Luego le damos Sí a la siguiente ventana y se crea la factura.

Recordar que si la factura que no está sujeta a detracción procedemos a crear la factura dándole clic a botón No en la ventana de tabla de retenciones.

c.

Orden de compra con 2 Facturas Existe la posibilidad de nos llegue dos facturas por una misma orden de compra para esta situación hacer lo siguiente: PASO 1: Desde la orden de compra realizamos 2 entradas de mercaderías primero una por una parte y la otra por lo restante (según indique la factura). Tal como muestra la imagen:

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MANUAL DE USUARIO - Proceso de Compras.

Primero creamos una entrada usando el “Copiar a” luego regresamos a la orden y creamos la otra entrada con lo restante.

PASO 2: Teniendo las dos entradas de mercadería procedemos a crearle a cada una su factura de compras y listo.

Recordar que se puede registrar una entrada de un Servicio, esto representa la conformidad del servicio.

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f)

Nota de Crédito Ingresamos a la siguiente opción: Compras-> Nota de Crédito Proveedores

Existen dos tipos de nota de crédito: La nota de crédito interna y la Nota de crédito SUNAT. a.

Nota de Crédito Interna: La utilizamos cuando nos hemos equivocado en algún dato de la factura y queremos anularla. OJO: Este proceso anula toda la factura.

PASO 1: Elegimos la factura a anular y le damos clic en el botón “Copiar a” y seleccionamos Nota de crédito.

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Cuando creamos una nota de crédito interno se le asigna la serie ANC. Procedemos a Crear la nota de crédito.

Verificar que tenga la misma fecha de la factura a eliminar.

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PASO 2: Al momento de darle crear nos saldrá la tabla de retención de impuestos si la factura tiene detracción se la aplicamos tal como lo hicimos en la factura si no tuviera le damos No.

PASO 3: Luego nos saldrá la ventana que si queremos reabrir los artículos del pedido original, le damos sí y creamos la nota de crédito.

PASO 4: Tenemos la nota de crédito creada y observamos que tiene el tipo de documento AC, esto para que no salga en el registro de compras.

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El proceso deja en estado abierto la orden de compra, pero solo se puede modificar la cantidad, si estuviera mal otro dato se tendría que cancelar la orden (clic derecho sobre la orden y le damos cerrar) y volver a crear las Órdenes de compra, las que pasaran por el proceso de aprobación. b. Nota de Crédito SUNAT: La utilizamos cuando queremos modificar algún dato de la factura y el proveedor genera su nota de crédito como por ejemplo una devolución de artículos por algún motivo. PASO1: Buscamos la factura que vamos a generarle la nota de crédito.

Por ejemplo queremos devolver la cantidad de 1 del artículo 3C000DLL6 porque están dañados y el proveedor hace su nota de crédito SUNAT. Nosotros también debemos hacer nuestra nota de crédito por devolución así que nos dirigimos a la siguiente ruta:

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Compras-> Nota de Crédito Proveedores PASO 2: Una vez abierta la nota de crédito procedemos a ingresar los datos de la factura:

. 1. Ingresamos el proveedor. 2. Seleccionamos la serie NCP (nota de crédito SUNAT). 3. Ingresamos los datos de la nota de crédito y de la factura (doc. Vinculado). 4. Ingresamos los datos del articulo a devolver (en el ejemplo devolvemos la cantidad de 1). 5. Ingresamos todos los datos del detalle tal como está en la factura. 6. Le damos CREAR y listo.

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3.

Asistente de Obtención de Documentos El asistente de obtención de documentos le ayuda a crear un documento nuevo a partir de uno existente orientándole paso a paso a través del proceso y asesorándole al mismo tiempo. El asistente está disponible para la mayoría de los documentos de los módulos de ventas y compras.

1

Buscamos el Proveedor al que queremos generarle la factura.

En el ejemplo usamos una factura de compras pero esto es igual para todos los documentos de compras y ventas.

2

Clic en Copiar de y elegimos pedido de entrada de mercadería.

3 La ventana nos muestra que hay 1 pedido para este proveedor elegimos el pedido para crearle la factura haciendo doble clic sobre el pedido o clic en el botón seleccionar.

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Esta ventana nos indica que puede copiar todos los datos iguales desde el pedido (arrastrar todos los datos) o si queremos modificar alguno (configurar). Si no queremos modificar le damos finalizar y si necesitamos cambiar algún dato le damos Configurar y Siguiente.

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Nos muestra el detalle del pedido donde podemos modificar los datos que están de blanco como cantidad, precio unitario, total, etc. Para este ejemplo vamos a cambiar la cantidad de 11 a 2 al hacer esto cambia los totales. Tal como muestran las imágenes.

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Finalmente la Factura de Proveedores esta creada con los datos modificados usando el asistente además podemos observar que en el campo comentarios nos indica que pedido se usó para crear la factura. Si todo está conforme le damos CREAR.

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4.

Mapa de Relaciones SAP cuenta con una utilidad que nos permite ver el flujo que ha seguido un documento desde su creación para esto hacemos lo siguiente: a.

Nos ubicamos en el documento a analizar y le damos clic derecho.

b.

Seleccionamos Mapa de relaciones y nos muestra el camino que ha seguido esta factura desde su inicio.

Si le hacemos doble clic en cualquiera de los cuadros nos dirige hacia el documento.

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5.

Informes de compras

SAP cuenta con reportes de gran utilidad se pasa a describir cada uno de ellos: RUTA: Compras-Proveedores->Informes de compras a. Lista de Partidas abiertas: Nos muestran todos los documentos pendientes ya sean facturas, pedidos, etc.

b. Informe documento preliminar de documento: Nos muestran los documentos que están en estado preliminar es decir que están participando de un proceso de autorización. c.

Informe de comparación de oferta de compra: Permite la elección de la mejor oferta autorización

d. Análisis compras: Nos muestra un análisis de los proveedores, cuantas facturas, pedidos y entrada de mercancías tienen y saldos pendientes.

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Elegimos los filtros que necesitamos y le damos ok.

DOCUMENTACIÓN ADICIONAL

Puede encontrar más información acerca de esta versión de SAP y otras en el siguiente enlace: http://service.sap.com/smb/sbocustomer/documentation

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