• Author / Uploaded
• Francisco Cueva Cacho

Citation preview

MANUAL DE USUARIO - PROVEEDORES Descripción

El presente documento tiene como finalidad el registro de facturas en el nuevo Portal AIB

Código:

MUS_AIB20180900A

1. ACCEDER AL PORTAL Para acceder al portal hacer clic en: http://www.proveedores.aib.com.pe/portal

-

Se enviará el mismo link en los correos que reciban por parte de Agroindustrias AIB al Proveedor.

-

Las credenciales de ingreso al portal se adjuntarán en los correos enviados por Agroindustrias AIB al Proveedor.

Ingresar Usuario Ingresar Contraseña

2. VISUALIZAR ÓRDENES DE COMPRA / ÓRDENES DE SERVICIO

Página 1 de 6

-

Para poder visualizar las OC / OC previamente debe estar registrado por el personal de AIB. Se alertará al Proveedor del ingreso de la OC/OS mediante correo.

-

Para poder visualizar las EM (Entradas de Mercancia) debe estar registrado por el personal de AIB. Se alertará al Proveedor del ingreso de la EM mediante correo.

-

Sólo se podrán visualizar las OC/OS y EM que pertenezcan al mismo Proveedor.

-

El Portal AIB para Proveedores presenta las credenciales que fueron otorgadas. o Razón Social del Proveedor o Nombre del Usuario que accedió al Portal

-

Los criterios de búsqueda son:

Página 2 de 6

o Número de OC /OS o Fecha Inicio o Fecha Fin o Tipo de Documento o Estado del Documento

-

El tablero de visualización contiene: o Número de OC /OS o Check de Agrupamiento o Documento PDF adjuntado o Fecha de Ingreso o Importe Valor monetario o Moneda Registrada o Opción para ingresar Factura o Estado del Documento

3. INGRESAR FACTURA AL PORTAL

Página 3 de 6

Proceso principal para que una Orden de Compra sea aprobada a. Identificar la Orden de Compra que desea ingresar su Factura. b. Identificar la correcta relación de la Orden de Compra con la Entrada de Mercancía. Puede existir varias Entradas de Mercancías para una sola Factura, para tal efecto se debe de marcar las casillas correspondientes. También puede existir varias Facturas para una única Entrada de Mercancías. c. Ingresar su factura.

a .

c .

b .

Detalle del llenado correcto de una Factura u otro documento.

Página 4 de 6

1. Tipo: Hace referencia al Tipo de documento, puede admitir varios tipos. a. Factura b. Nota de Crédito c. Nota de Débito 2. Número: Hace referencia al número de documento, para el Tipo Factura, si es electrónica debe empezar con la letra “F” y será necesario incluir el archivo XML (Punto 9) 3. Fecha: Hace referencia a la Fecha de la Factura. 4. Valor sin Impuesto: Hace referencia al monto de la factura. 5. Moneda: Solo admite dos tipos (S/, $). 6. Número de G/R: Hace referencia al número de Guía si existiera (Opcional) 7. Fecha G/R: Hace referencia a la Fecha de la Guía si existiera (Opcional). 8. Archivo Digital: Hace referencia a la Factura en formato PDF, sólo admite hasta 1MB por pdf ingresado. 9. XML: Hace referencia al archivo digital con extensión XML, siendo obligatorio para las Facturas Digitales y opcional para las facturas No Digitales. 10. Guía Remisión / Informe Técnico: Hace referencia a la Guía de Remisión si existiera (Opcional).

Página 5 de 6

4. CONSIDERACIONES -

El monto de la Orden de Compra debe ser igual al monto de una o varias Facturas, de esta manera el área encargada de verificación, aprobará la Orden de Compra.

-

Una vez ingresada su factura, se enviará una alerta al área encargada de verificación para evaluar la Orden de Compra.

-

Se puede eliminar una factura ingresada, siempre y cuando el área de verificación evalúe la factura.

-

Si se aprueba o rechaza una orden de compra, se enviará un correo indicando la fecha de evaluación y los motivos correspondientes.

Página 6 de 6