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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Departamento de Finanazas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

EcoDishes S.A

Fecha de elaboración: 07/04/2020 ÁREAS DE APLICACIÓN: Área de finanzas PROCEDIMIENTO

Operación de contabilización en ECODISHES OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Establecer, de manera documental los lineamientos y responsabilidades en el proceso de contabilización básico. NORMAS DE PROCEDIMIENTO

  

Los diferentes procedimientos se llevarán a cabo siguiendo la normativa laboral vigente. Los procesos de operación en el departamento de finanzas se efectuarán de acuerdo a las responsabilidades asignadas a los trabajadores del departamento. Se debe realizar en el momento que se solicita.

RESPONSABLE: Omar Alexander Balam Dzidz, Gerente de departamento PASO

ACTIVIDAD

1

El auxiliar del gerente de departamento analiza y clasifica la información

2

Se genera los comprobantes de gastos e ingresos

3

Se envían al gerente de departamento

4

El gerente de departamento revisa los informes y se encarga de aprobar o no estos informes

5

Si son aceptables el gerente de departamento firma los comprobantes

6

Se envían de nueva cuenta al auxiliar para que los registre en el libro auxiliar de contabilidad

7

Se cruzan saldos y cuentas de control

8

Se elabora los comprobantes diarios de contabilidad

9

Se archiva en el libro de mayor de ECODISHES

2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. Si el gerente de departamento no está de acuerdo con los informes, se envía nuevamente al auxiliar encargado de generarlo para actualizarlo y corregirlo. Una vez que el jefe de departamento lo apruebe se sigue con los siguientes pasos. Elaborado por: Jefe de Finanzas. Omar Balam

Autorizado por: Gte Gral, Sandro Pérez

3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. ÁREA DE FINANZAS

INICIO

Se analiza y clasifica la información Se genera comprobantes y se envía Jefe de DTO Revisa informes

Jefe de DTO

Actualizar o corregir informes

¿Aprueba?

Jefe de DTO Firma los comprobantes y envía Auxiliar Registra en el libro auxiliar Auxiliar Cruza saldos y cuentas de control Auxiliar Genera comprobantes diarios

Auxiliar los archiva en el libro mayor de EcoDishes

FIN

DIAGRAMA DE FLUJO: Operación de contabilización en ECODISHES

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DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

ECODISHES S.A

Fecha de elaboración: 05/04/2020 ÁREAS DE APLICACIÓN: Área de finanzas PROCEDIMIENTO Generar un presupuesto de materia prima al área de producción OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Llevar a cabo de manera adecuada cualquier verificación, inspección y generar un presupuesto para el departamento de producción.

NORMAS DE PROCEDIMIENTO

   

Las observaciones o inconvenientes presentados en el presupuesto se reportarán hasta un máximo de 24 horas a la dirección correspondiente. El tipo de presupuesto solicitado debe ser específicamente el de materia prima para poder realizar el presente procedimiento. El presupuesto solicitado debe elaborarse el día que fue solicitado y culminado el día establecido. Los puestos del departamento de finanzas que se involucrar primordialmente en este procedimiento deben estar en sus lugares de trabajo.

RESPONSABLE: Omar Alexander Balam Dzidz, Jefe de departamento PASO

ACTIVIDAD

1

Se inicia los procesos manuales correspondientes en contabilidad

2

Se aplica las políticas para los niveles de producción

3

Se identifica la cantidad total de materia prima por producto

4

Se identifica los gastos por periodos y producción.

5

Se genera el presupuesto y se autoriza el envío al departamento de producción

6 7

Se verifica el presupuesto recibido en producción Si el presupuesto es aceptada entonces se firma y se envía a gerencia para su autorización

8

El gerente general lo recibe y analiza para su autorización

5

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. 9

Si el gerente general lo autoriza entonces lo firma y oficializa el presupuesto para producción.

Si al recibirlo en producción no se acepta dicho presupuesto entonces se corrige, y si el gerente no lo autoriza se invalida el presupuesto y se genera uno nuevo. Elaborado por: Jefe de finanzas, Omar Balam

ÁREA DE FINANZAS

Autorizado por: Gte Gral, Sandro Fernando Pérez

ÁREA DE PRODUCCIÓN

ÁREA DE GERENCIA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

Inicio

Se inicia los procesos manuales

Recibe el presupuesto Se recibe el presupuesto

Se aplica las políticas para los niveles de producción

Lo analiza Se verifica el presupuesto

Se identifica la cantidad total de materia prima por producto.

¿Exist e acepta ción?

Se identifica los gastos por periodos y producción. SI

NO

SI

Se modifica

Se firma

Se genera el presupuesto

Se firma el presupuesto

Se autoriza el presupuesto

Se envía el presupuesto

Fin

Se envía el presupuesto

DIAGRAMA DE FLUJO: Generar un presupuesto de materia prima al área de producción

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

Departamento de Producción

8

MANUAL DE DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN LOS PROCEDIMIENTOS

Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

ECODISHES S.A

Fecha de elaboración: 12/04/2020 ÁREAS DE APLICACIÓN: Área de producción PROCEDIMIENTO

Operación de producción en ECODISHES OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO



Establecer, de manera documental presencial los lineamientos y responsabilidades necesarios para el proceso de producción NORMAS DE OPERACIÓN

   

Cada uno de los procedimientos que se realicen, serán respetando los reglamentos establecidos por la empresa y en específico en éste departamento. Todo el personal involucrado a la operación, se deberán encontrar en su puesto de trabajo correspondiente en ese momento. La operación se realiza en el momento en que se solicita. El personal deberá portar la vestimenta y accesorios de seguridad en el momento de la operación.

RESPONSABLE: Nelson Aldemar López Uuh, Jefe de departamento PASO

ACTIVIDAD

1

El supervisor de área revisa si se cuenta con la materia suficiente para la producción.

2

Se determina cuántas unidades se van a fabricar.

3

Se determinan las horas de trabajo que realizarán los empleados.

4

Se le informa al auxiliar del supervisor el número de producción que realizará y el tiempo en el que se requiere.

5

Se da a conocer la información de producción a los empleados de mano de obra.

6

Se inicia el proceso de producción de los productos solicitados.

7

El supervisor de área llega para verificar y supervisar el avance que se tiene y si todo se encuentra en orden.

9

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. 8 Se termina el proceso de producción. 9

El auxiliar del supervisor le pasa los informes a éste para que verifique que todo se haya cumplido tal y como lo pidió.

10

El supervisor del área verifica que todo se encuentre en orden y procede a entregar los productos elaborados.

Elaborado por: Jefe de Producción, Nelson Aldemar

Autorizado por: Gte gral, Sandro Pérez

DIAGRAMA DE FLUJO: Operación de producción en ECODISHES ÁREA DE PRODUCCIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. Supervisor

Se verifica que el material alcance para la producción Se determinan cuantas unidades se producir Se determina el tiempo

Se les informa a los empleados sobre los productos a realizar Se inicia el proceso de producción

El supervisor llega a verificar que todo se esté ejecutando como lo pidió y en orden

Se termina el proceso de producción. La auxiliar entrega los informes al supervisor

SI

NO Si hay algún error se regresa al auxiliar para que haga una revisión

El supervisor verifica que todo esté bien

Se entregan los productos

FIN

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

ECODISHES S.A

Fecha de elaboración: 12/04/2020 ÁREAS DE APLICACIÓN: Área de producción PROCEDIMIENTO

Proceso de pedido de productos OBJETIVO DEL OPERACIÓN Conocer las operaciones básicas que se tienen que realizar cuando la clientela solicite cantidades de productos desde la ventanilla de ventas. NORMAS DE OPERACIÓN    

El personal involucrado en esta operación debe estar al tanto en sus puestos de trabajo Los pedidos realizados por la clientela deberán ser entregados en el momento que el cliente lo haya hecho. El material necesario debe estar a disposición en el momento que se realizara la operación. El personal deberá portar la vestimenta de seguridad en el momento de las operaciones.

RESPONSABLE: Nelson Aldemar López Uuh, Jefe de departamento PASO

ACTIVIDAD

1

El departamento de ventas recibe un pedido de cierta cantidad de productos.

2

Se entrega el pedido a producción.

3

Se revisa si se cuenta con el material suficiente.

4

Si no cuenta con el material suficiente, se informa al área de administración y se hace el pedido de material.

5

Una vez se cuente con la materia prima se pasa al área de producción.

6

Se inicia el proceso de producción.

7

Se termina el proceso de producción.

8

Se entregan los productos elaborados al área de ventas.

9

Ventas entrega el pedido al cliente que lo realizó

Elaborado por: Jefe de Producción, Nelson Aldemar

Autorizado por: Gte Gral, Sandro Peréz

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. ÁREA DE VENTAS

ÁREA DE PRODUCCIÓN

ÁREA DE R.H

Inicio

Un cliente hace un pedido de cierta cantidad de productos.

Se recibe la solicitud de cierta cantidad de productos

Se revisa si se cuenta con la suficiente materia prima para realizar el pedido.

SI

NO ¿Es suficiente?

Se inicia el proceso de producción

Se entregan los productos solicitados desde un inicio

Se solicita el material en administración

Llega el material y se manda a producción.

Se termina el proceso de producción

Se consuma la venta.

DIAGRAMA DE FLUJO: Proceso de pedido de productos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

Departamento de Ventas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

EcoDishes S.A

Fecha de elaboración: 15/04/2020 ÁREAS DE APLICACIÓN: Área de ventas PROCEDIMIENTO

Compromiso básico del área de ventas OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Aplicar las actividades básicas que se deben realizar dentro el área de ventas para el logro de objetivos y crecimiento de la empresa, a su vez detectar las estrategias que requieren implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis las actividades de ventas y su productividad. NORMAS DE OPERACIÓN

   

Siempre se deberá tomar como prioridad al cliente y sus necesidades, trabajando con la mejor actitud. Promover la eficiencia de los empleados, indicando que se debe hacer y que se debería evitar. Los procesos de la norma de operación en el departamento de ventas se realizarán de acuerdo a las responsabilidades asignadas a los trabajadores de dicha área. El personal deberá estar al tanto de todas operaciones correspondientes que lleva este procedimiento.

RESPONSABLE: Edwin Eduardo Cohuo Dzib, Jefe de departamento PASO

ACTIVIDAD

1

Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en relación a los pedidos y entregas de productos.

2

Analizar cada uno de los datos de los clientes.

3

Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto.

4

Constar que el cliente está activo en el sistema comercial.

5

Realizar el registro contable, administrativos y archivar en la base de datos.

16

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. 6 Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el control de ventas. 7

Registrar y monitorear las transacciones derribadas de las ventas.

8

Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de pedido y descuentos ofrecidos por pago a tiempo.

9

Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de área de ventas.

10

Autorizar por escrito las órdenes de compra.

Elaborado por: Jefe de Ventas Edwin Cohuo Dzib

Autorizado por: Gte Gral, Sandro Pérez

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. ÁREA DE VENTAS

INICIO

Analizar datos del cliente Solicitar datos personales del cliente

Asegurar que el cliente este en el sistema comercial

Registro de datos contables al cliente

Actualizar o corregir informes

Actualización de los registros contables para el control de venta. Registrar las transacciones derribadas de la venta.

Información al cliente de pagos a tiempo y ofertas.

Enviar el reporte de clientes al vendedor del area de ventas

Autorización de orden de compra en la empresa EcoDishes

FIN

DIAGRAMA DE FLUJO: Compromiso básico del área de ventas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ECODISHES S.A

Fecha de elaboración: 15/04/2020 ÁREAS DE APLICACIÓN: Área de ventas PROCEDIMIENTO

Compra y venta OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Dar a conocer una de las operaciones básicas de compra y venta de productos en EcoDishes NORMAS DE OPERACIÓN

   

El personal involucrado deberá estar al tanto de todas operaciones correspondientes que se llevan a cabo en este procedimiento. Los procesos se realizarán de acuerdo a las responsabilidades asignadas a los trabajadores del área de venta y de los departamentos involucrados. Las operaciones inician cuando el cliente realiza el posterior pedido o compra y se continuara con las operaciones consiguientes en el momento. Deberá haber identificación de los productos solicitados por el cliente de los productos solicitados por el cliente y evitar errores.

RESPONSABLE: Edwin Eduardo Cohuo Dzib, Jefe de departamento PASO

ACTIVIDAD

1

El área de ventas ofrece atención al cliente.

2

El cliente decide si realiza su compra o no, para dar continuidad al paso siguiente, o no se realice nada.

3

El cliente selecciona el modelo del producto que desea obtener.

4

Se pasa al área de finanzas para así este asegurar la compra, con un por ciento del valor del producto, en efectivo.

5

Procede a la obtención de los materiales para la elaboración del producto, si es que se puede realizar o no, en caso de que no se pueda obtener se le devolverá el dinero al cliente sin ningún problema, pero si es que se pudo obtener se pasa a la realización.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. 6 Se pasa al área de producción, para su elaboración. 7

Se le entrega el producto ya listo al área de ventas para su envió a domicilio.

8

Se cobra el total del producto ya en las manos del cliente.

9

Se entrega el dinero al gerente de la empresa para nuevamente poner en función la empresa.

Elaborado por: Jefe Edwin Cohuo

Autorizado por: Gte Gral, Sandro Pérez

DIAGRAMA DE FLUJO: Compra y venta ÁREA DE VENTAS

ÁREA DE FINANZAS

ÁREA DE PRODUCCIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

Cliente

Pedido

Selección del modelo de producto

Si

No

Se pide un porcentaje del pedido para asegurar. Se le devuel ve el dinero al cliente.

Finaliza Se pasa a la compra de cada material para la elabora ción.

No

Si

Se elabora el producto deseado.

Se envía el pedido a domicilio.

Se cobra el total del producto

Se entrega el dinero.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

Departamento de Recursos Humanos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

EcoDishes S.A

Fecha de elaboración: 27/04/2020

ÁREAS DE APLICACIÓN: Área de recursos humanos PROCEDIMIENTO

Capacitación del personal OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Incrementar el conocimiento de los trabajadores para realizar trabajos específicos, impartiendo sistemáticamente nuevas habilidades a los recursos humanos y que las puedan adquirir rápidamente.    

NORMAS DE OPERACIÓN

Se debe realizar en la fecha establecida Respetar el marco de horario establecido para cada capacitación Mantener el orden y la organización de las personas a quienes se les impartirá la capacitación Disponer de todos los materiales a utilizar, antes del comienzo de cada capacitación

RESPONSABLE: Randy Ulises Patrón Chuc, jefe del área de recursos humanos. ACTIVIDAD

PASO

1

Realizar un análisis de las necesidades

2

Diseño de la instrucción o material

3

Validación por el jefe o encargado del área

4

En caso, detener una negación de la capacitación se procede con la realización del análisis de necesidades.

5

En caso, de la aceptación de la capacitación se procede con el proceso.

6

Aplicación de la capacitación

7

Evaluación o seguimiento

8

Finalización de la capacitación

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. Elaborado por: Jefe del área de recursos Autorizado por: Gte Gral, Sandro Pérez humanos, Randy Ulises Patrón Chuc

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

DIAGRAMA DE FLUJO: Capacitación del personal ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

ECODISHES S.A

Fecha de elaboración 27/04/2020

ÁREAS DE APLICACIÓN: Área de finanzas PROCEDIMIENTO

Contratación de un nuevo personal OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Formalizar con apego a la ley, la futura relación del trabajador para garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa.

NORMAS DE OPERACIÓN

  

Establecer obligaciones, responsabilidades que tiene derecho el trabajador. Definer las condiciones bajo las cuales se prestará la actividad a desempeña. Especificar las prestaciones a las que tendrá derecho el colaborador como son sueldo, jornada laboral, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, demás remuneraciones, beneficios, y otros.

PASO

ACTIVIDAD

1

Realización del proceso de reclutamiento del personal

2

Realización de la selección del personal

3

Aplicación de técnicas de selección

4

El área de recursos solicita a contratación la elaboración del contrato

5

Revisión de las prestaciones, obligaciones y funciones de la vacante

6

Incluir al formato los datos de la empresa

7

Incluir en el formato del contrato el tipo de contrato y su duración.

8

Remitir una copia de este contrato al Servicio de Empleo Público Estatal

9

En el área de finanzas, se le envía un formato del contrato para la generación de la nómina.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. 10 Se le envía al gerente para la aprobación y el conocimiento del nuevo personal. Elaborado por: Jefe del área de recursos humanos, Randy Ulises Patrón Chuc

Autorizado por: Gte Gral, Sandro Fernando Pérez

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

DIAGRAMA DE FLUJO: Proceso de contratación de un nuevo personal

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

RECOMENDACIONES  Es recomendable que las descripciones de los procedimientos a realizarse sean insertadas dentro de tablas, esto permite una mejor presentación y orden de cada uno de los datos que se darán a conocer.  Al elaborar un diagrama de flujo de cualquier departamento sea cual sea el procedimiento, siempre generar de manera escrita los pasos que cada diagrama sigue en su orden cronológico, de esa forma se proporciona información más completa y entendible. Tal y como se otorgó en cada uno de los diagramas expuestos.  Al realizar los diagramas de flujo es importante saber que estos deben ser elaborados con una orientación adecuada, esto para que los elementos y datos puedan ser acomodados de manera adecuada y poder obtener un mayor espacio de trabajo.  Implementar el uso de colores para cada diagrama de flujo, ya sea para diferenciar los cruces entre departamentos o distinguir cada acción que se van generando entre figuras del diagrama.  Tener el mayor cuidado al utilizar las diferentes figuras geométricas que componen a un diagrama de flujo, pues cada uno de ellos representan alguna acción u operación.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

GLOSARIO  Área funcional: Son los departamentos o unidades comerciales, que tienen funciones específicas para que la empresa funcione de manera eficiente. Son equipos de empleados que tienen habilidades y experiencia similares y que, en conjunto, satisfacen las necesidades del área dentro de la organización.

 Diagrama de flujo: Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender. Los diagramas de flujo emplean rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras para definir el tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia.  Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución. 

Norma:  Una norma es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o actividades. 

 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 

Procedimiento: Puede definirse como, todo aquel método implementado guiado por una serie de paso ordenados en forma secuencial y plenamente clasificados según se necesite, para lograr un fin determinado o poder ejecutar algo en particular.

 Objetivo:  El fin al que se desea llegar o la meta que se pretende lograr.  

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

ANEXOS 

A continuación, se relacionan los símbolos utilizados en los diferentes diagramas de flujos, para una mejor compresión de los procesos levantados.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

 A continuación, se presentan algunos formatos que se pueden utilizar para darnos ideas para generar nuestro propio formato y describir nuestros procesos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes. d

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Manual de procedimientos de la empresa EcoDishes.

Bibliografía (s.f.).

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